Disponibilité : Démarrage*, Business* et Entreprise forfait
* Renouvellements d’accord se déploie progressivement vers Débutant et Professionnel forfait. Si vous ne le voyez pas encore, il arrive bientôt.
Qui reçoit les alertes de renouvellement
Les e-mails de notification de renouvellement sont adressés uniquement au propriétaire du document — la personne qui a créé ou possède le document dans PandaDoc.
Note : le destinataire de documents (contreparties, signataires) ne reçoit pas d’alertes de renouvellement. Les notifications de renouvellement sont uniquement internes.
Désactiver ou activer l’extension des renouvellements d’accord
Les renouvellements d’accord sont un extension qui peut être activé ou désactivé pour votre espace de travail par le propriétaire du compte.
Note : Sur certains comptes plus récents, les renouvellements d’accords sont activés par défaut dans le cadre du déploiement de la CLM IA.
Pour le désactiver ou le réactiver :
Va dans les Extensions.
Trouvez les renouvellements d’accord dans la liste. Lien vers l’extension.
Sélectionnez Installer/Désinstaller si vous avez un espace de travail. Si vous en avez plusieurs, sélectionnez l’espace de travail, puis cochez/décochez l’espace de travail et sélectionnez Enregistrer les modifications.
Note: Seul le propriétaire du compte peut activer et désactiver les extensions.
Comment se fixent les dates de renouvellement
Il y a deux façons dont une date de renouvellement se retrouve sur un document : l’IA la règle automatiquement, ou vous la définissez manuellement.
Si votre compte a activé l’extraction de données par IA , l’IA lit chaque contrat téléchargé ou importé et fixe la date de renouvellement pour vous — aucune configuration manuelle n’est nécessaire. Une fois la date de renouvellement fixée, l’alerte de renouvellement est également automatiquement activée pour ce document.
L’IA calcule la date de renouvellement en utilisant la première règle de correspondance qu’elle trouve :
Ce que l’IA découvre dans le contrat | Comment il fixe la date de renouvellement |
Une date d’expiration | Utilise cette date directement |
Une date d’accord + durée initiale du terme | Date de l’accord + durée de la durée |
Une durée initiale seulement | Date de fin du document + durée du mandat |
Note : Si l’IA ne trouve qu’une date d’accord sans date d’expiration ni durée de durée, elle ne fixera pas automatiquement de date de renouvellement. Vous pouvez le régler manuellement à la place (voir ci-dessous).
Note : Le réglage automatique de la date de renouvellement nécessite que les renouvellements d’accord et l’extraction de données par IA soient actifs sur votre compte.
Fixez manuellement une date de renouvellement
Vous pouvez définir ou outrepasser les paramètres de renouvellement sur n’importe quel document ou modèle, que l’extraction de données par IA soit activée ou non.
Sur un modèle
Définissez les paramètres de renouvellement au niveau du modèle pour que chaque document créé à partir de ce modèle les hérite automatiquement.
Ouvre ton modèle en mode édition.
Sélectionnez le menu Fichier en haut à gauche.
Allez sur modèle > Renewal.
Dans la section Date de renouvellement, choisissez l’une des options suivantes :
Non fixé — pas de date de renouvellement
Après document achèvement — le renouvellement déclenche X mois après la fin de la document
Activez la notification de renouvellement si vous souhaitez que le propriétaire de la document reçoive une alerte par e-mail.
Fixez le nombre de jours avant la date de renouvellement où l’alerte doit être envoyée.
Sélectionnez Appliquer pour sauvegarder.
Sur un document individuel
Ouvrez votre document en mode édition.
Sélectionnez le menu Fichier en haut à gauche.
Rendez-vous dans > Renouvellement .
Dans la section Date de renouvellement, choisissez l’une des options suivantes :
Non fixé — pas de date de renouvellement
Après document achèvement — le renouvellement déclenche X mois après la fin de la document
À une date précise — choisissez une date exacte auprès du sélectionneur de la date
Date définie automatiquement — basée sur la date de renouvellement ou d’expiration du document extraite par l’IA.
Activez la notification de renouvellement et réglez la valeur des jours précédents si nécessaire.
Sélectionnez Appliquer pour sauvegarder.
Note : La date de renouvellement ne peut être fixée qu’à une date spécifique dans le document.
Avant d’envoyer un document
Vous pouvez aussi configurer les paramètres de renouvellement depuis le flux envoyé :
Ouvrez l’onglet Renouvellement sous Paramètres du document dans l’étape Configurer la livraison & paramètres.
Activez les renouvellements .
Choisissez une option de date de renouvellement et définissez le délai de notification.
Sélectionner Terminé.
Renouvellements à venir de Consulté
Dans votre liste document , sélectionnez l’onglet Renouvellements à venir pour voir tous les documents avec une date de renouvellement proche.
Passez la souris sur une date pour voir l’heure exacte.
Utilisez le bouton Filtres pour restreindre la liste par plage de dates de renouvellement, statut, propriétaire, contrepartie ou autres champs de données.
