Sur la nouvelle expérience PandaDoc ? Voir Rappels automatiques.
Grâce à notre fonction de rappels automatiques, vous pouvez configurer des rappels pour qu’ils soient envoyés automatiquement par email à tous les signataires qui n’ont pas encore terminé le document.
Disponibilité: Professionnel et Entreprise forfait
Vous pouvez désactiver/activer les rappels automatiques en allant dans la section « flux de travail » dans le Extensions.
Nous recommandons de configurer des rappels automatiques sur votre modèle. Tout nouveau document créé à partir de ces modèles héritera de ces paramètres de rappel automatique.
Note : Les rappels peuvent être envoyés uniquement aux signataires.
Configurez des rappels automatiques pour tous les modèles et documents
Note : Les rappels automatiques sont limités à un maximum de 10 par destinataire et par document. Une fois que 10 auto-rappels ont été envoyés à un destinataire, aucun autre auto-rappel ne sera envoyé pour ce document. Les rappels manuels ne sont pas affectés par cette limite et peuvent toujours être envoyés une fois par jour comme d’habitude.
Sélectionnez votre image de profil située en bas à gauche pour ouvrir les Paramètres, puis choisissez Paramètres du document > Rappels automatiques.
Ici, vous pouvez :
Activez/désactivez les rappels automatiques. Ce réglage est activé par défaut, mais vous pouvez facilement le désactiver et envoyer des rappels manuellement quand c’est nécessaire
Choisissez la méthode de livraison pour les rappels automatiques.
Note : Lorsque vous sélectionnez les rappels automatiques via SMS (SMS), assurez-vous que les numéros de téléphone du destinataire sont ajoutés au format international, comme +15551234567.
Personnalisez le paramètre pour le premier rappel : « envoyé en... "
Personnalisez le paramètre pour les « Rappels répétés... « Option.
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications en bas.
Une fois un rappel envoyé, le destinataire recevra un message : «{Sender name} demande que vous signiez {Document name} — vous pouvez l’ouvrir à {Document link}. »
Note : L’envoi de rappels par SMS (SMS), ainsi que l’envoi de documents par SMS (SMS), nécessitent le consentement du destinataire. Une fois le consentement du destinataire donné, il ne sera plus demandé.
Configurez des rappels automatiques dans un modèle ou un document
Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour un modèle spécifique et tous les documents créés à partir de ce modèle.
Ouvrez n’importe quel modèle, puis cliquez sur les points de suspension en haut à droite, choisissez Paramètres, et sélectionnez Rappels dans le menu déroulant (ou allez dans Informations du document > Paramètres > Rappels automatiques) pour configurer et personnaliser les rappels automatiques :
Activez/désactivez les rappels automatiques. Une fois désactivé, vous aurez toujours la possibilité d’envoyer des rappels manuellement quand c’est nécessaire.
Choisissez la méthode de livraison pour les rappels automatiques.
Note : Lorsque vous sélectionnez les rappels automatiques via SMS (SMS), assurez-vous que les numéros de téléphone du destinataire sont ajoutés au format international, comme +15551234567.
Personnalisez le paramètre pour le premier rappel : « envoyé en... "
Personnalisez le paramètre pour les « Rappels répétés... « Option.
Sélectionnez Appliquer une fois terminé.
Note : Vous pouvez configurer des rappels automatiques de la même manière pour un document spécifique.
Vérifiez les paramètres des rappels automatiques avant d’envoyer un document
Après avoir sélectionné envoyé et modifié le nom du document, vous verrez la fenêtre contextuelle « document envoyé ». Vous verrez aussi le paramètre rappels en bas — sélectionnez-le pour activer ou modifier les rappels automatiques.
Révisez/modifiez les rappels automatiques sur un document envoyé
Ouvrez le document puis cliquez sur les points de suspension en haut à droite. Ensuite, choisissez Paramètres et sélectionnez Rappels dans le menu déroulant pour modifier les rappels automatiques sur un document envoyé.
Suivez les rappels automatiques dans Dernière activité et Chronologie
Lorsqu’un rappel automatique est envoyé à vos signataires, cet événement apparaît dans la timeline et sous « Dernière activité » dans le panneau d’informations du document .
Voici à quoi ressemble un email de notification automatique pour un destinataire :
Rappels de paiement
Les rappels de paiement vous aident à suivre document paiements en envoyant des rappels aux signataires avant, pendant et après l’échéance du paiement.
Voici comment cela fonctionne :
Paiements ponctuels
Avant l’échéance. Un rappel est envoyé 3 jours avant la date d’échéance. C’est activé par défaut.
À la date d’échéance. Un rappel est envoyé sur l’échéance elle-même, également activée par défaut.
Après l’échéance. Jusqu’à quatre rappels de suivi sont envoyés après l’échéance, espacés comme suit :
7 jours après l’échéance
14 jours après l’échéance
21 jours après l’échéance
28 jours après l’échéance
Paiements échelonné
Avant l’échéance. Un rappel est envoyé 3 jours avant chaque échelonné échéance, activé par défaut.
À la date d’échéance. Un rappel est envoyé à chaque date d’échéance, activé par défaut.
Après l’échéance. À l’instar des paiements ponctuels, jusqu’à quatre rappels de suivi sont envoyés, programmés comme suit :
7 jours après l’échelonné échéance
14 jours après l’échelonné échéance
21 jours après l’échelonné échéance
28 jours après l’échelonné échéance
Comment arrêter les rappels
Si vous devez arrêter les rappels pour des paiements document spécifiques ou à un niveau d’espace de travail, utilisez les options suivantes :
Niveau document. Marquez un document comme « payé » dans le tableau de bord Paiement pour éviter les rappels.
Sinon, changez manuellement document statut depuis la liste document .
Niveau de l’espace de travail. Désactivez les rappels de paiement dû et en retard en désactivant le paramètre « Rappels de paiement » dans vos paramètres espace de travail.
Note : Les rappels de paiement envoyés 3 jours avant l’échéance ne seront pas désactivés par ce réglage.