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Puede ser útil actualizar el estado de tus documentos en PandaDoc para reflejar la finalización o el pago offline de cualquier documento. De este modo, todos tus contratos firmados pueden guardarse en un mismo lugar.

Disponibilidad: Todos los planes

Puedes cambiar manualmente tu documento a los estados Completado, Expirado, Rechazado o Pagado.

Para que tus documentos sean legalmente vinculantes, todos nuestros documentos firmados y completados por el destinatario proporcionarán un certificado de firma cuando se finalice el documento. Si cambias manualmente un documento al estado "Completado", no se generará ningún certificado de firma.

Caso práctico: Envías un documento a PandaDoc y el destinatario lo imprime, firma, escanea y te lo envía como archivo adjunto por correo electrónico. El acuerdo está cerrado, pero el documento está atascado en tu panel de PandaDoc como "Enviado" o "Visto". Cambia manualmente el estado para que el documento pase de "Visto" a "Completado".

Si tienes un documento que ya no es válido y no necesita un certificado de firma, puedes caducarlo manualmente.

Caso práctico: Envías un documento a PandaDoc y los destinatarios no lo firman. Ya no quieres que los destinatarios tengan acceso al documento (las condiciones del acuerdo han expirado, etc.), así que deseas caducar el documento de inmediato.

Si tienes un documento con una app de pago, y el cliente completó el documento (rellenado, firmado y finalizado), pero no completó el pago, el estado del documento será "Esperando pago". En caso de que el cliente pague con un método de pago alternativo, puedes cambiar manualmente el documento a "Pagado".

Los documentos que sean Borradores, Rechazados o Caducados sólo pueden cambiarse al estado Pagado si contienen un bloque de pago.

Ejemplo de caso práctico: El destinatario completa un documento con un campo de pago pero paga en efectivo o con un cheque por correo. Puedes utilizar el cambio de estado manual para cambiar el estado del documento de "Esperando pago" a "Pagado".

No puedes cambiar el estado desdeInicio o dentro de un documento. Sólo puedes cambiarlo desde la lista de Documentos.

Si no ves la opción de cambiar manualmente el estado de un documento, pide a tu Propietario de Cuenta que la habilite en el Marketplace (que se encuentra en el panel izquierdo de tu cuenta de PandaDoc).

Cuando hagas clic en Cambiar estado, verás las opciones:

Estado De/A: cambia el estado de un documento según la "matriz de estados" anterior.

Notas privadas: Proporciona "notas privadas" sobre el cambio de estado manual.

Adjuntar un archivo: Adjunta un archivo al que podrán acceder el Autor y los destinatarios cuando se complete el cambio manual. Esto es útil cuando el documento se firmó o pagó de forma offline y se te envió un recibo/copia firmada por correo electrónico.

Puedes añadir archivos de hasta 25 MB.

Notificaciones: Envía un correo electrónico de notificación sobre el cambio de estado a todos los destinatarios.

Si has establecido que se notifiquen los cambios manuales a tus destinatarios, aquí tienes un ejemplo de este correo electrónico.