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Filtros de lista de documentos
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Los usuarios con perfil de Miembro verán los filtros de Fecha, Estado, Etiquetas, Cantidad y Moneda.
Puedes usar los siguientes filtros por separado o al mismo tiempo:
Fecha (modificación, creación y fecha de vencimiento)
Estado
Propietario
Destinatarios
Etiquetas
Cantidad
Moneda
Empresa
Para usar el filtro de Empresa, primero necesitas agregar un valor al campo *Empresa* en Detalles del documento.
Para hacer esto, pasa el cursor sobre el documento en la lista de Documentos y selecciona los tres puntos verticales en el extremo derecho. Selecciona Detalles del documento del menú desplegable.
Luego escribe un nombre en el campo de empresa en la pestaña «Detalles».
Nota: Los valores de la empresa se reconocerán automáticamente a partir del contenido del documento para los PDF digitales cargados y los documentos editables creados en PandaDoc solo para cuentas del plan Enterprise.
Nota: Las plantillas y los elementos de la biblioteca de contenido se pueden filtrar por Fecha, Propietario, Etiquetas y Roles.
Si estás buscando un documento específico por una palabra clave, también puedes usar filtros de documentos para reducir los resultados.
Si tu plan de suscripción incluye la función Repositorio de contratos, también tendrás la opción «Más», que te permite filtrar documentos por campos de datos. Puedes aprender más sobre filtrar documentos con campos de datos aquí.
Buscar un documento
Disponibilidad: Todos los planes
Para buscar un documento, ve a Documentos o a la página de Inicio y comienza a escribir una palabra o frase del contenido del documento (tanto los documentos subidos desde archivos PDF/Word como los documentos editables son buscables), el nombre del documento o el nombre del destinatario en la barra de búsqueda. Palabras con signos de puntuación (p. ej. O'Brien) o con caracteres de diferentes idiomas (p. ej. Amália Gonçalves) también son buscables.
Puedes ver todas las coincidencias o explorar las coincidencias encontradas en la pestaña «Solo títulos».
Para abrir un documento simplemente haz clic en él o usa las flechas e Intro (Return) en tu teclado. Para ver la lista de todas las coincidencias selecciona Ver # coincidencias.
En la pestaña «Todas las coincidencias» en los resultados de búsqueda, los documentos se ordenarán de la siguiente manera:
- Coincidencias de título de nuevo a antiguo por última modificación
- Coincidencias de correo electrónico y nombre completo de destinatarios de nuevo a antiguo por última modificación
- Coincidencias de contenido de nuevo a antiguo por última modificación.
Si estás usando numeración automática de documentos, puedes buscar por el número de secuencia generado por PandaDoc.
Duplicar, Mover, cambiar el nombre y Eliminar documentos y plantillas
Disponibilidad: Todos los planes
Notas importantes:
No hay opción para mover documentos entre espacios de trabajo. Ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte para que te ayude a mover una copia de un documento a otro espacio de trabajo. Todos los documentos copiados estarán en estado Borrador.
El título de la plantilla/documento no debe exceder 250 caracteres.
Si necesitas renombrar un documento enviado, puedes hacerlo eligiendo la opción Cambiar el nombre del menú desplegable.
Para duplicar, mover, cambiar el nombre o archivar un solo documento/plantilla, etc., coloca el cursor sobre el documento en el extremo derecho, haz clic en los tres puntos verticales y elige una acción del menú desplegable. Consulta más información sobre cómo mover documentos en carpetas rápidamente a continuación.
Puedes hacer una copiar, mover, descargar y archivar varios documentos/plantillas a la vez. Verifica todos los documentos que deseas administrar. En la esquina superior derecha, elige una acción.
Restaurar documentos archivados
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Solo puedes encontrar y recuperar documentos eliminados en la pestaña Archivados en Documentos o Plantillas. Desafortunadamente, no hay forma de recuperar un formulario eliminado, pero puedes votar por esta solicitud de función y usar una solución alternativa descrita aquí.
Para recuperar un documento archivado, abre primero la lista de documentos, selecciona la pestaña *Archivados*, pasa el cursor sobre la derecha del documento y selecciona los tres puntos verticales >*Restaurar*.
Los documentos y plantillas se eliminan automáticamente de la pestaña Archivados después de 90 días. Si no encuentras un documento en la pestaña Archivados, o ha sido eliminado permanentemente, contacta a nuestro Equipo de Soporte — pueden restaurarlo hasta 60 días después de la fecha de eliminación permanente. Por favor, proporciona el nombre del documento, la fecha aproximada de creación y el correo electrónico del propietario. Más allá de esa ventana de 60 días, la restauración no es posible para ningún documento ni plantilla.
Advertencia: Los enlaces de destinatario no funcionarán para documentos eliminados. Una vez restaurado, los Destinatarios podrán ver el documento.
Advertencia: Los documentos eliminados a través de la API no se pueden restaurar desde la pestaña Archivados. Si necesitas esta capacidad, considera upvotear esta solicitud de función aquí. Para recuperar un documento eliminado a través de API, comunícate con nuestro equipo de Soporte dentro de 60 días después de la eliminación e indica el nombre, la fecha aproximada de creación del documento y la dirección de correo electrónico del propietario para que podamos ayudarte a restaurarlo. Después de 60 días, el documento ya no puede ser recuperado.
Para recuperar varios documentos, selecciona cada uno de ellos en la izquierda por su nombre, luego selecciona Restaurar en la esquina superior derecha.
Nota: Los documentos se restaurarán en la carpeta raíz de la lista de documentos.
Para eliminar documentos permanentemente, pasa el cursor sobre el documento y selecciona los tres puntos verticales en la esquina derecha > *Eliminarpara siempre*. También puedes seleccionar múltiples documentos y hacer clic en *Eliminar para siempre*para borrarlos permanentemente.
Advertencia: Cuando eliminas una carpeta con documentos, se eliminará permanentemente y no la encontrarás en la pestaña Archivados. Comunícate con el equipo de Soporte dentro de 60 días después de la eliminación e indica los nombres, las fechas aproximadas en que se crearon los documentos colocados en una carpeta y las direcciones de correo electrónico de los propietarios de los documentos para que podamos ayudarte a recuperarlos. Después de 60 días, estos documentos ya no se pueden recuperar.
Descarga masiva de documentos
Disponibilidad: Todos los planes
Esto está disponible solo para documentos. Para descargar varios documentos a la vez, sigue estos pasos:
Selecciona todos los documentos que quieres descargar. Desplázate hacia abajo para poder seleccionar más de 30 documentos a la vez.
Luego haz clic en el botón Descargar en la esquina superior derecha.
Verás una notificación de que la descarga ha comenzado y una vez que se procese, recibirás un correo de notificación de PandaDoc que incluye un archivo .zip archivo de tus documentos.
Nota::
Los archivos adjuntos y los archivos cargados a través del campo Recopilar archivos no se añadirán al .zip Archivo.
El enlace al .zip El archivo vencerá dentro de una semana.
Consejo: Te recomendamos descargar documentos en lotes (200-300 documentos a la vez) para recibir archivos zip más rápido.
De la misma manera, puedes descargar una carpeta de documentos.
Descargar documentos como .pdf
Nota: El límite de páginas para descargas de archivos PDF por documento es 1000.
Hay tres formas en que puedes descargar tus documentos como .pdf:
Selecciona el documento que te gustaría descargar y selecciona *Descargar* en la esquina superior derecha.
Pasa el cursor sobre el documento en el extremo derecho, haz clic en los tres puntos verticales y selecciona *Descargar* del menú desplegable.
Abre una plantilla o documento, luego selecciona Archivo → Descargar → Documento PDF (.pdf)
Descargar documentos como .docx
Disponibilidad: planes Starter, Business y Enterprise
Puedes descargar tus plantillas o documentos como .docx solo dentro de una plantilla o un documento.
Cómo habilitar/deshabilitar: el propietario de la cuenta puede habilitar o deshabilitar esta función en Extensiones usando este enlace.
Nota: No puedes descargar artículos de la biblioteca de contenidos y formularios como .docx Archivo.
Abre una plantilla o documento, luego selecciona Archivo → Descargar → Microsoft Word (.docx)
Limitaciones conocidas de la exportación del creador de presupuestos a .docx
Solo listas numeradas y listas con viñetas en descripciones de productos son compatibles actualmente; otro formato puede perderse.
Las imágenes en la tabla de cotización aún no son compatibles y no aparecerán en la exportación.
Desactiva la descarga de documentos para destinatarios
Puedes desactivar la descarga de documentos para los destinatarios solo en el generador de flujo de trabajo de una plantilla. Para desactivar la opción de descarga de documentos para los destinatarios en una plantilla:
Select Definir perfiles step
Select Gestionar permisos de perfiles
Desactiva el botón de alternancia para Permitir descargas
Ordenar
Disponibilidad: Todos los planes
Puedes ordenar documentos por título, estado y fecha de creación.
Puedes ordenar las plantillas por título o fecha de creación.
Haz clic en el encabezado de una columna y elige el orden en el que deseas ordenar los documentos, ascendente o descendente (A-Z/Z-A).
También puedes ordenar para mostrar documentos antes que carpetas:
Organiza documentos/plantillas en carpetas
Disponibilidad: Todos los planes
Para crear una carpeta nueva, selecciona *Nueva carpeta* junto a *+Documento* o *+Plantilla* en la derecha.
Para mover documentos/plantillas a una carpeta, puedes arrastrarlos y soltarlos en una carpeta de la lista o en el árbol de carpetas.
Alternativamente, selecciona los documentos y selecciona Mover en la esquina superior derecha, elige la carpeta de destino y selecciona Mover aquí.
Mover documentos de una carpeta a la carpeta raíz
Selecciona los documentos que quieres mover a la carpeta raíz, arrástralos a Todos los documentos en la parte superior y luego suéltalos.
Para renombrar o eliminar una carpeta, actívala y haz clic en los puntos suspensivos en el extremo derecho > Cambiar el nombre o Eliminar.
Alternativamente, navega a Ver opciones en la esquina superior derecha y selecciona Ver árbol de carpetas para abrirlo.
Luego haz clic en los puntos suspensivos a la derecha del nombre de la carpeta y elige *Cambiar el nombre* o *Eliminar*.
Etiqueta
Disponibilidad: Todos los planes
Nota: Las etiquetas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Para etiquetar un elemento:
Pasa el cursor sobre el documento/plantilla y haz clic en los tres puntos en el lado derecho
Select Añadir etiquetas
Elige una etiqueta de la lista o crea una nueva
Press Guardar
Podrás filtrar documentos por todas las etiquetas existentes desde los filtros en la parte superior.
Para desmarcar un documento:
Pasa el cursor sobre el documento y haz clic en los tres puntos en el extremo derecho
Haz clic en Añadir etiquetas
Presiona la «x» roja junto a la etiqueta que deseas eliminar
Press Guardar
Advertencia: Por favor contacta a nuestro equipo de Soporte si necesitas eliminar etiquetas. Si tienes un perfil de Miembro, es posible que solicitemos la aprobación de un usuario Administrador en tu cuenta.