Puede ser útil actualizar el estado de tu documento de PandaDoc para reflejar cualquier documento completado o pago fuera de línea. De este modo, todos tus contratos firmados pueden mantenerse en un solo lugar.
Disponibilidad: Todo plan
Puedes cambiar manualmente tu documento a estados completado, vencido, declinado o pagado.
Matriz manual de cambio de estado:
completado
Para garantizar que tus documentos sean legalmente vinculantes, todos los documentos firmados y destinatario-completados incluirán un certificado de firma al finalizar. Si cambias manualmente un documento al estado de "completado", no se generará ningún certificado de firma.
Caso de uso: Envías un documento PandaDoc y tu destinatario lo imprime, firma, escanea y te lo envía como archivo adjunto por correo electrónico. El trato está cerrado, pero el documento se queda atascado en tu PandaDoc panel como "enviado" o "visto". Puedes cambiar manualmente el estado para mover el documento de "visto" a "completado".
vencido
Si tienes un documento que ya no es válido y no necesita un certificado de firma, puedes vencidar manualmente el documento.
Caso de uso: Envías un documento PandaDoc y el destinatario no lo firma. Ya no quieres que el destinatario tenga acceso al documento (los términos del trato tienen vencido, etc.), así que quieres vencido el documento de inmediato.
pagado
Si tienes un documento con una aplicación de pago, y el cliente completa el documento (rellenado, firmado y finalizado), pero no completó el pago, el estado del documento será "pendiente de pago". En caso de que el cliente pague con un método de pago alternativo, puedes cambiar manualmente el documento a "pagado".
Nota: Draft, declinado y vencido documento solo pueden cambiarse a pagado si contienen una extensión de pago.
Ejemplo de caso de uso: destinatario completado a documento con un campo de pago pero pagado en efectivo o cheque por correo, puedes usar el cambio de estado manual para mover el estado del documento de "pendiente de pago" a "pagado".
Cómo cambiar manualmente el estado
Advertencia: No puedes cambiar el estado dentro de un documento. Solo puedes cambiar el estado desde la lista de documentos o desde la página principal.
Si no ves la opción para cambiar manualmente el estado del documento, por favor pide a tu propietario de la cuenta que lo active en las Extensiones.
Ve a la lista de documentos o a la página principal
Pasa el cursor sobre el documento en el extremo derecho
Selecciona las elipses verticales
Seleccione Cambiar estado en el menú desplegable
Opciones de cambio de estado
Cuando hagas clic en Cambiar estado, verás las opciones:
Estado de/para: Cambiar el estado de un documento según la "matriz de estado" anterior.
Notas privadas: Proporciona "notas privadas" sobre el cambio de estado del manual.
Adjuntar un archivo: Adjuntar un archivo que será accesible tanto por el Autor como para el destinatario cuando se complete el cambio manual. Esto es útil cuando el documento estaba firmado o pagado fuera de línea, y se te enviaba un recibo/copia firmada por correo electrónico.
Nota: Puedes añadir archivos de hasta 25 MB de tamaño.
notificación: enviado un correo electrónico de notificación sobre el cambio de estado a todos los destinatarios.
Advertencia: Ten en cuenta que si cambias manualmente el estado de un documento a "completado", destinatario seguirá recibiendo una notificación por correo electrónico con un PDF adjunto si la opción "Adjuntar PDF al correoelectrónico" está activada en la configuración de destinatario. Esto ocurrirá incluso si desactivas la opción "enviado notificación a todos los destinatarios" durante el cambio de estado.
Las notas privadas y los anexos añadidos durante el cambio de estado del manual pueden encontrarse más adelante en la sección de Traza de auditoría.
Ejemplo de un correo electrónico de notificación
Si has configurado los cambios del manual para notificar a tu destinatario, aquí tienes un ejemplo de este correo electrónico a continuación.
Si subes algún archivo adjunto al cambiar manualmente el estado de un documento, se incluirá en la notificación por correo electrónico.
