Las automatizaciones te permiten ahorrar tiempo y automatizar tareas cada vez que el estado de un documento cambia a “Enviado” o “Completado.”
Las automatizaciones se basan en plantillas, por lo que, una vez que configures una automatización para una plantilla, todos los nuevos documentos creados a partir de esta plantilla heredarán la configuración.
Disponibilidad:
Automatizaciones de PandaDoc (recetas de PandaDoc a PandaDoc): disponibles para los planes Business y Enterprise.
Automatizaciones externas (recetas de PandaDoc para plataformas externas como CRM, RR. HH. y herramientas de almacenamiento): disponibles como complemento pagado para el plan Business (39 $ al mes por cuenta/468 $ al año por cuenta) e incluidas en el plan Enterprise.
Créditos de uso
Importante: Los créditos de uso gratuito están incluidos en los planes de suscripción únicamente durante los primeros 12 meses de vigencia de la cuenta. Al renovar la suscripción después de 12 meses, las cuentas ya no recibirán créditos de uso recurrentes gratuitos.
Cada documento generado por automatizaciones* consume un crédito de uso.
*Las dos recetas que cuentan para este límite son:
Enviar un documento de seguimiento cuando se envía o se completa un documento
Enviar un nuevo documento cuando se cree un nuevo registro de empleado en BambooHR
Planes Business y Enterprise (mensual): 10 créditos de uso al mes
Business and Enterprise (anual): 120 créditos de uso al año
Prueba de Business and Enterprise: 10 créditos de uso
Los créditos de uso de la prueba no se transfieren una vez que tu suscripción pagada esté activa.
Tras alcanzar el límite, el propietario de la cuenta puede comprar un paquete de crédito de uso adicional (entre 50 y 500 documentos) que vence al final del período de facturación directamente en Ajustes >Facturación.
Advertencia: Si excedes tus créditos de uso incluidos, las tarifas por esos créditos de uso adicionales serán iguales a la tarifa por unidad aplicable en el pedido vigente del cliente.
Nota: Cada espacio de trabajo puede tener hasta 300 automatizaciones activas. Si superas este límite, solo los primeros 300 se ejecutarán correctamente.
Ir a:
Configurar una automatización
Nota: Solo los usuarios con perfiles fijos de administrador o gestor pueden acceder a las automatizaciones y configurarlas.
Los perfiles personalizados, incluso si se les otorga el permiso «Puede configurar y gestionar automatizaciones», no podrán usar automatizaciones.
Primero, navega a Extensiones y habilita las automatizaciones de PandaDoc o las automatizaciones externas. Aprende cómo habilitar extensiones aquí.
Nota: Solo el propietario de la cuenta puede habilitar o deshabilitar las extensiones.
Una vez activadas las automatizaciones, selecciónalas en el panel izquierdo.
Selecciona +Automatización.
Explora las recetas disponibles y, a continuación, selecciona Pruébalo para empezar a configurar tu automatización.
Acciones disponibles:
Mover un documento a un almacenamiento en la nube (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box, o SharePoint)
Mover un documento a una carpeta de PandaDoc
Enviar otro documento de PandaDoc cada vez que se actualice el estado de un documento
Cambiar la fase de cotización, oportunidad o trato en Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento
Actualiza las líneas de Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento
Adjuntar un PDF en Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint y NetSuite
Crear un registro en BambooHR, Greenhouse cada vez que se actualice el estado de un documento
Crea una nota en Microsoft Dynamics
Nota: Las automatizaciones no afectarán a ninguna de tus configuraciones de integración nativa.
Advertencia: es posible que debas desactivar el ajuste «Bloquear cookies de terceros» en tu navegador para que las automatizaciones funcionen.
Automatizaciones del flujo de trabajo
Guardar archivos PDF completados en Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint
Puedes guardar fácilmente archivos PDF completados en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox, Box o SharePoint junto con los documentos adjuntos a ellos mediante el campo recopilar archivos.
Nota: Las automatizaciones no se activarán para los documentos generados a partir de un formulario si dicho formulario comparte la misma plantilla que la automatización.
Selecciona «Enviado» o «Completado» en el menú desplegable de estado del documento (sugerimos seleccionar el estado «Completado» aquí para asegurarnos de que solo se adjuntarán los documentos finalizados con un certificado de firma).
Seleccionar plantilla
Selecciona Autorizar > Conectar para vincular tu cuenta de Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox o Box a tu cuenta de PandaDoc.
Selecciona la carpeta en la que se cargarán los documentos (paso opcional)
Marca "Subir archivos recopilados" para incluir esos documentos. Marca "Incluir el número de secuencia en el nombre del archivo" para numerar automáticamente cada documento subido por la automatización (paso opcional).
Selecciona Guardar automatización
Nota: Te sugerimos modificar el nombre del documento antes de enviarlo para que la versión creada en tu carpeta de almacenamiento en la nube tenga un nombre único. El nombre del documento no debe contener corchetes «[ ]», barras «/, \», o signos de mayor que y menor que «<>».
Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (incluso si el estado se cambia manualmente), se creará una nueva carpeta con un PDF y los archivos cargados (si los hay) en tu cuenta de Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox o Box si no seleccionas ninguna carpeta al configurar la automatización. La carpeta heredará el nombre del documento.
Mover los documentos enviados o completados a una carpeta PandaDoc seleccionada
Selecciona «Mover un documento a una carpeta de PandaDoc».
Selecciona “Enviado” o “Completado” en el menú desplegable Estado del documento
Seleccionar plantilla
Selecciona Seleccionar carpeta, luego elige una de las carpetas existentes o crea una nueva
Selecciona Guardar automatización
Cada vez que se envía un documento generado a partir de esta plantilla, se moverá automáticamente a la carpeta seleccionada.
Enviar otro documento cuando cambie el estado del documento de PandaDoc
Selecciona «Enviar otro documento de PandaDoc cuando cambie el estado del documento de PandaDoc».
Selecciona “Enviado” o “Completado” en el menú desplegable Estado del documento
Elige Seleccionar plantilla
A continuación, selecciona una plantilla para el documento de seguimiento
Nota: Si ambas plantillas usan las mismas variables personalizadas, el segundo documento completará automáticamente esas variables con la información introducida en el primer documento.
Seleccione Guardar automatización
Nota: Los perfiles en ambas plantillas deben coincidir; de lo contrario, no se enviará otro documento.
Cada vez que se envía o complete un documento generado a partir de esta plantilla (dependiendo de la configuración de tu automatización), se creará automáticamente otro documento a partir de la plantilla que seleccionaste y se enviará a los mismos destinatarios (los preasignados en esta plantilla serán ignorados).
Nota: Para que los valores de las variables se transfieran correctamente del primer documento de tu automatización al segundo, asegúrate de que los nombres de las variables coincidan.
Automatizaciones de CRM
Abre uno de los siguientes enlaces para conocer las automatizaciones con un CRM que uses:
Desactivar las automatizaciones
Puedes deshabilitar o eliminar tus automatizaciones en cualquier momento. Para hacer esto, selecciona Automatizaciones en el panel izquierdo, luego haz clic en Activo y desactiva el interruptor debajo de cualquier automatización.
También puedes seleccionar la elipsis (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha de la automatización y seleccionar Eliminar.
