Nota:
Algunas de las imágenes y enlaces de este artículo solo están disponibles en inglés (EE. UU.).
Disponibilidad:
Automatizaciones de PandaDoc (de PandaDoc a servicios PandaDoc): Plan Enterprise
Automatizaciones externas (de PandaDoc a servicios de plataformas externas como CRM, RR. HH. y herramientas de almacenamiento): Plan Enterprise
Los usuarios del plan Entreprise reciben una asignación gratuita de 20 documentos al mes para las suscripciones mensuales y de 250 documentos para las suscripciones anuales, todos ellos generados mediante automatizaciones y disponibles por cuenta, de forma gratuita. Una vez alcanzado el límite, el titular de la cuenta puede comprar un paquete de volumen adicional en Configuración > Facturación. Los dos servicios que cuentan para este límite son:
Enviar un documento de seguimiento al enviar o completar un documento.
Enviar un nuevo documento al crear un nuevo registro de empleado en BambooHR.
Las automatizaciones te permiten ahorrar tiempo y automatizar tareas cada vez que el estado de un documento cambie a «Enviado» o «Completado».
Las automatizaciones se basan en plantillas, por lo que, una vez que configures una automatización dentro de tu plantilla, todos los nuevos documentos creados a partir de esa plantilla heredarán la configuración.
Nota:
Si duplicas una plantilla, tu configuración de automatizaciones no se extenderá a la versión duplicada.
Ver un vídeo general:
Ir a:
Configurar una automatización
Nota:
Los usuarios conun perfil de miembro no pueden configurar automatizaciones.
Para empezar, haz clic en Automatizaciones en el panel izquierdo y selecciona +Nueva automatización.
Alternativamente, abre una plantilla para la que quieras configurar una automatización y, a continuación, selecciona Automatizaciones en el panel derecho.
Nota:
Las automatizaciones no funcionan en un formulario creado a partir de una plantilla en la que ya se haya configurado una automatización.
A continuación, elige una de las automatizaciones recomendadas o haz clic en +Automatización para explorar todas las opciones disponibles.
Acciones disponibles actualmente:
Mover un documento al almacenamiento en la nube (Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox y Box)
Mover un documento a una carpeta de PandaDoc
Enviar otro documento PandaDoc cada vez que se actualice el estado de un documento
Cambia la etapa de cotización, oportunidad o acuerdo de Microsoft Dynamics, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento
Actualizar las partidas presupuestarias de Microsoft Dynamics, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Zoho o Zendesk Sell cada vez que se actualice el estado de un documento
Adjuntar un PDF en Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot, Zoho, Pipedrive, BambooHR, Greenhouse, SharePoint y NetSuite
Crear un registro en BambooHR, Greenhouse cada vez que se actualice el estado de un documento
Crear una nota en Microsoft Dynamics
Las automatizaciones no afectarán a ninguna de tus configuraciones de integración nativa.
Advertencia:
Tal vez tengas que desactivar la configuración «Bloquear cookies de terceros» en tu navegador para que funcionen las automatizaciones.
Automatizaciones del flujo de trabajo
Guardar archivos PDF completados en Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box
Puedes guardar fácilmente los PDF completados en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box con los documentos adjuntos utilizando el campo recopilar archivos.
Selecciona «Enviado» o «Completado» en el menú desplegable de Estado del documento (te sugerimos que selecciones en este punto el estado «Completado» para asegurarte de que solo se adjunten los documentos finalizados con un certificado de firma
Selecciona Autorizar > Conectar para vincular tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box a tu cuenta de PandaDoc
Selecciona una carpeta para cargar los documentos
Selecciona la casilla de verificación «Cargar archivos recopilados» para adjuntar también esos documentos
Selecciona Guardar automatización
Nota:
Te sugerimos que modifiques el nombre del documento antes de enviarlo para que la versión creada en tu carpeta de almacenamiento en la nube tenga un nombre único. El nombre del documento no debe contener corchetes «[ ]», barras «/, \», ni signos «Mayor que»/«Menor que» «<> ».
Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (incluso si se cambia el estado manualmente), se creará una nueva carpeta con un PDF y los archivos cargados (si los hay) en tu cuenta de Microsoft One Drive, Google Drive, Dropbox o Box si no seleccionas ninguna carpeta al configurar la automatización. La carpeta heredará el nombre del documento.
Mover documentos enviados o completados a una carpeta de PandaDoc seleccionada
Selecciona «Mover un documento a una carpeta de PandaDoc»
Selecciona «Enviado» o «Completado» en el menú desplegable de Estado del documento
Elige Seleccionar carpeta y luego elige una de las carpetas existentes o crea una nueva
Selecciona Guardar
Cada vez que se complete un documento generado a partir de esta plantilla, se moverá automáticamente a la carpeta seleccionada.
Enviar otro documento cuando cambia el estado del documento PandaDoc
Selecciona «Enviar otro documento PandaDoc cuando cambie el estado del documento PandaDoc».
Selecciona «Enviado» o «Completado» en el menú desplegable Estado del documento
Elige Seleccionar plantilla
Elige una de las plantillas existentes y haz clic en Seleccionar
Selecciona Guardar
Cada vez que se envíe o complete un documento generado a partir de esta plantilla (dependiendo de la configuración de tu automatización), se creará automáticamente otro documento a partir de la plantilla que hayas seleccionado y se enviará a los mismos destinatarios (se ignorarán los destinatarios preasignados en esta plantilla).
Automatizaciones de CRM
Abre uno de los enlaces siguientes para obtener información sobre automatizaciones con un CRM que utilices:
Desactivar automatizaciones
Puedes desactivar o eliminar tus automatizaciones en cualquier momento. Para ello, selecciona Automatizaciones en el panel izquierdo, luego haz clic en Activar y desactiva el conmutador situado debajo de cualquier automatización.
Alternativamente, puedes seleccionar la elipsis (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha de la automatización y seleccionar Eliminar.