Disponibilidad: plan Business y Enterprise
El Repositorio de Contratos de PandaDoc simplifica la gestión de contratos al permitirte capturar datos esenciales del contrato como términos, fechas y obligaciones. Los usuarios pueden introducir estos datos manualmente, facilitando la búsqueda y filtración de documentos según estos criterios. Este sistema te permite organizar tus contratos de forma eficiente y encontrar información clave rápidamente, ayudándote a gestionarlos de forma más eficaz sin necesidad de una configuración exhaustiva.
Consejo: PandaDoc puedes extraer automáticamente los datos del contrato — como el tipo de documento, la contraparte, la fecha de renovación y la fecha de caducidad — directamente de tu documento, así que no necesitas introducir todo manualmente. También puedes usar Búsqueda con IA para encontrar e informar sobre documentos utilizando consultas en lenguaje natural sobre estos datos extraídos.
Así es como funciona:
Crea campos de datos que vayas a utilizar para recoger información en tus acuerdos y otros documentos.
Define los tipos de documento y enlaza tus campos de datos para crear conjuntos de campo que permitan el seguimiento de datos en un tipo de documento específico.
Introduce valores de campo en un documento designado o en una plantilla.
Busca documento según los valores que hayas introducido.
Crea informes personalizados basados en tus entradas de datos.
Mira un vídeo de resumen:
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Configuración de datos para el espacio de trabajo
Nota: Solo los usuarios con un perfil de cuenta Administrador o gestor pueden acceder a la pestaña de configuración de datos en Ajustes.
Selecciona el icono de engranaje/tu imagen de perfil en la esquina inferior izquierda para acceder a Ajustes, luego selecciona Datos. Desde aquí, puedes configurar 'tipos de documento' y 'campos de datos' que usarás en tu plantilla y documento. Estos pueden rellenarse manualmente más adelante y utilizarse para filtrar búsquedas y generar informes que analizen contratos en toda tu organización.
Antes de empezar:
Si plan hacer seguimiento de diferentes puntos de datos para distintos tipos de documentos, primero elabora una lista de tipos de documentos. Sáltate este paso si el conjunto de datos será el mismo para todo tu documento.
Luego piensa en la lista de datos que vas a registrar en tu documento. Una vez que tengas esa información, estarás listo para proceder a crear tus campos de datos y tipos de documentos.
Primero, crea la lista de campos de datos. Una vez que estén establecidos, puedes pasar a crear tipos de documentos y vincular tus campos de datos a varios tipos de documentos.
Haz clic en el botón de campo +Data para crear un campo nuevo. Introduce el nombre del campo e indica el tipo de dato y el formato.
El tipo de dato permite validar la entrada del usuario cuando se introducen valores en los campos de datos. Por ejemplo, al crear un campo de datos para registrar fechas, selecciona el tipo de dato Date para asegurarte de que todas las fechas siguen el mismo formato.
Aviso: Una vez creado un campo, solo puedes cambiar su tipo de dato si no contiene ninguna entrada de datos en plantilla/documento.
Los siguientes tipos de datos están disponibles para que los elijas:
Tipo de datos | Descripción | Ejemplos |
Texto de una sola línea | Muestra un campo de entrada de texto de una sola línea. Está diseñado para acomodar breves entradas textuales. |
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Texto de varias líneas | Muestra un cuadro de texto más grande para capturar textos más largos con párrafos. |
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Fecha | Muestra un selector de calendario para validar la entrada del usuario y mostrar los datos según el formato de fecha especificado en la configuración del espacio de trabajo. |
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Número | Captura valores numéricos y los muestra según el formato numérico especificado. |
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Porcentaje | Captura valores numéricos y los formatea como porcentajes. |
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Moneda | Captura valores numéricos y los formatea como moneda por configuración de moneda del documento. |
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Duración | Este campo solo acepta enteros y formatea la entrada como duración según la configuración del campo, por ejemplo, días, semanas, meses, etc. |
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Despregable | Muestra un desplegable con una lista de opciones predefinidas. Los usuarios pueden seleccionar una o varias opciones en un desplegable. |
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Casilla para marcar | Muestra una casilla para verificar. Es mejor para respuestas verdadero/falso o sí/no a condiciones o términos específicos. |
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Después de configurar la configuración del campo Datos, selecciona Guardar en la esquina superior derecha o selecciona la flecha pequeña junto al botón de Guardar para seleccionar Guardar y crear otro campo.
A continuación, ve a la pestaña 'Tipos de documento' y haz clic en +Type.
Introduce el nombre del tipo de documento y selecciona +Campos de datos para enlazar los campos de datos relevantes que aparecerán cuando este tipo de documento se seleccione en una plantilla o documento.
Selecciona Guardar en la esquina superior derecha o selecciona la flecha pequeña junto al botón de Guardar para seleccionar Guardar y crear otro tipo.
Cómo eliminar o restaurar los tipos de campos/documentos de datos
Si quieres dejar de recopilar información para ciertos campos o tipos de documentos, puedes eliminarlos fácilmente.
Pasa el cursor sobre un campo/tipo de documento a la derecha y selecciona Archivo.
Alternativamente, haz clic en el campo/tipo que quieres desactivar y selecciona Archivo en la esquina superior derecha.
Para archivar varios tipos de campos/documentos a la vez , seleccionalos marcándolos a la izquierda en sus nombres y selecciona Archivo en la esquina superior derecha.
Para restaurar campos/tipos de documento archivados, abre la pestaña 'Archivado' en 'Campos de datos'/'tipos de documento', selecciona los campos/tipos que quieres restaurar y selecciona Restaurar en la esquina superior derecha. Alternativamente, selecciona las elipses verticales a la derecha en un campo y selecciona Restaurar.
Uso de campos de datos y tipos de documento para rastrear datos en plantilla y documento
Abre una plantilla/documento y selecciona Revisar datos en el panel derecho. A partir de aquí, si has configurado los tipos de documento, selecciona uno y rellena los valores del campo de datos. De lo contrario, verás la lista completa de campos de datos configurados en la configuración del espacio de trabajo. Entonces puedes empezar a rellenarlo con valores.
Nota: Los usuarios con un gestor o un perfil Administrador solo pueden seleccionar tipos de documento y añadir valores a los campos de datos en una plantilla/documento. Los usuarios con un perfil miembro solo pueden seleccionar tipos de documento y campos de datos en el documento creado. Los usuarios con un perfil gestor o administrador pueden definir campos de datos para un tipo de documento en Configuración de datos.
Si no ves el campo que necesitas, selecciona Configuración de campos de datos. A partir de aquí, o bien enlazas uno existente con un tipo de documento correspondiente, o creas un nuevo campo de datos si aún no existe.
Usa los campos de datos para filtrar documento
Para filtrar documento, puedes usar documento type o cualquier campo de datos que tenga un valor de entrada. Simplemente selecciona el menú de elipses, elige el tipo/campo de datos del documento que quieres filtrar en función de la selección y selecciona Aplicar.
Una vez que el campo seleccionado se muestre en la lista de tus filtros, haz clic en el desplegable del filtro y escribe o selecciona el valor por el que quieres filtrar. Selecciona Aplicar.
Crear informes
Ir a Informes
Seleccione informe de datos de documento o Crear un informe nuevo en la sección 'datos de documento'
Selecciona Personalizar en la esquina superior derecha para configurar las columnas del informe. Puedes seleccionar cualquier número de campos de datos y tipo de documento
Selecciona Más para elegir por qué campos de datos quieres filtrar los registros de tu informe
Guarda tu informe seleccionando tres puntos suspensivos verticales en la esquina superior derecha > Guardar como nuevo
Selecciona Exportar CSV desde el desplegable para descargarlo como archivo CSV.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar campos de datos y tipos de documentos en documentos subidos?
Sí, también puedes añadir campos de datos y tipos de documentos configurados en la configuración de datos en el documento subido.
¿Cómo puedo eliminar un campo de un documento?
Puedes crear conjuntos de campos personalizados y aplicarlos a un documento con la ayuda de tipos de documento, configurando el conjunto de campos por tipo de documento y aplicándolo a un documento o a una plantilla.
Archiva los campos de datos innecesarios para eliminarlos de documentos, filtros e informes.