Disponibilidad:
PandaDoc: Planes Business* y Enterprise
HubSpot: Visita el marketplace de HubSpot
*La función de automatizaciones externas está disponible como complemento de pago para el plan Business (39 $ al mes por cuenta/ 468 $ al año por cuenta) y está incluida en el plan Enterprise.
Esta integración funcionará para Contactos, Empresas y Acuerdos en HubSpot.
Ver un vídeo general:
Ir a:
Funciones
Variables: Puedes transferir información de HubSpot a los documentos de PandaDoc de forma automática con la ayuda de variables y viceversa.
Productos: Transfiere información de productos desde los tratos de HubSpot a las tablas de precios y los bloques del creador de presupuestos de PandaDoc, y viceversa.
Crear documentos: puedes crear documentos de PandaDoc desde tratos, contactos y empresas de HubSpot.
Seguimiento de estado: puedes hacer un seguimiento del estado del documento en HubSpot.
Instalar la integración PandaDoc <> HubSpot
Notas y limitaciones:
El propietario de la cuenta de PandaDoc y los Administradores con permisos de Administrador en HubSpot pueden instalar la integración.
Esta integración funciona con varios Espacios de trabajo. Para ello, asegúrate de habilitar la integración en cada Espacio de trabajo. En la sección de documentos de los módulos de PandaDoc, verás únicamente los documentos creados a través de la integración y ubicados en el Espacio de trabajo en el que has iniciado sesión.
Debes iniciar sesión en el Espacio de trabajo conectado a un HubSpot CRM activo para usar la integración.
Las cuentas de PandaDoc de la UE deben iniciar la conexión de la integración desde PandaDoc. Conectar la integración desde HubSpot no funcionará.
Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de HubSpot. En PandaDoc, ve a Ajustes > Integración > HubSpot
Selecciona Conectar. Esto abrirá una nueva ventana, selecciona "Conceder acceso" > Conectar app
Ve a HubSpot y abre cualquier registro de trato, contacto o empresa. En el lado derecho de tu pantalla, verás el módulo de PandaDoc.
Pasar información de HubSpot a PandaDoc
Advertencia: Esta funcionalidad no está disponible para los usuarios del plan de firma electrónica.
Configurar plantillas
Para transferir información desde HubSpot a documentos de PandaDoc, primero debes configurar tu plantilla para especificar qué datos se transferirán y dónde se colocarán.
En PandaDoc, abre tu plantilla (haz clic aquí para aprender a crear una nueva)
Ve a Extensiones en el panel derecho y selecciona HubSpot
Conecta la extensión seleccionando +Añadir al documento > Conectar
Importante: Al conectar tu cuenta de HubSpot a través de Automatizaciones, los permisos necesarios se preseleccionan automáticamente. No es necesario ajustar los valores de "Scopes" durante el paso de Autorización en los ajustes avanzados.
Nota: El usuario que conecte la cuenta de HubSpot debe tener configurado el permiso de acceso a la Tienda virtual de aplicaciones.
Selecciona Conectar y selecciona tu cuenta de HubSpot y autoriza a PandaDoc para acceder a HubSpot
Nota: Una vez que te hayas conectado correctamente a HubSpot, es posible que tengas que esperar hasta 5 minutos; el panel lateral se actualizará en cuanto se establezca la conexión con la plataforma.
Configurar variables
Añadir variables de trato de HubSpot
Preconfigura una plantilla de PandaDoc con variables que extraerán información del trato de HubSpot y de la empresa asociada cada vez que crees un nuevo documento a partir de esta plantilla.
Notas y limitaciones:
Para utilizar variables que están asignadas a otros campos en PandaDoc o en tu CRM, deben coincidir exactamente. Las variables distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y un solo carácter incorrecto hará que el token no se rellene. Ejemplo: [Contact.Address] [contactaddress]
Las variables no funcionarán en todos los objetos. Si creas un documento desde un contacto, puedes usar variables de empresa y de contacto. Si creas un documento desde una empresa, solo puedes usar variables de empresa. Si creas un documento desde un trato, puedes usar variables de empresa y de trato.
El formato de la variable de fecha depende del formato de fecha predeterminado configurado en los ajustes de tu Espacio de trabajo.
El formato de las variables de moneda se basa en la configuración regional de vista del destinatario. Las variables de dinero personalizadas se pasarán al documento sin un símbolo de moneda ni formato.
PandaDoc no admite los tokens de datos de HubSpot marcados como "Sensitive" y "Highly Sensitive".
En la extensión de HubSpot a la derecha, selecciona Ver variables relacionadas.
Desde aquí, puedes buscar, copiar y pegar las variables de HubSpot necesarias en tu plantilla.
Añadir variables de empresa o contacto de HubSpot
Configura previamente una plantilla de PandaDoc con variables que extraerán información de la empresa o el contacto de HubSpot cada vez que crees un nuevo documento a partir de esta plantilla.
Abre tu plantilla (haz clic aquí para aprender a crear una nueva)
Usa variables de HubSpot: dentro de HubSpot, a la derecha, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc. Selecciona Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc
Copia estos tokens (variables) con los corchetes y pégalos en un bloque de texto de tu plantilla
Cuando crees un documento con esta plantilla, la información de HubSpot se completará mediante variables.
Nota: Si la plantilla no está disponible para seleccionarla en HubSpot, abre PandaDoc y asegúrate de que has iniciado sesión en el Espacio de trabajo donde se creó la plantilla.
Utiliza perfiles y variables de perfil para completar la información de contacto
¿La información de contacto no se completa cuando creas documentos desde un objeto de trato u objeto de empresa? Lamentablemente, las variables de contacto no están disponibles dentro de un trato o empresa, pero hay una solución alternativa. Perfiles de plantilla y variables de perfil son una excelente forma de transferir algunos datos de contacto mientras creas documentos dentro de un trato/empresa. Puedes transferir el nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, cargo, dirección, ciudad, código postal, país y estado/región de un contacto asociado con un trato o una empresa.
En caso de que preasignes un destinatario a nivel de plantilla, se le asignará automáticamente al perfil cuando se cree el documento.
En tu plantilla, haz clic en + Añadir roles en la parte superior y añade uno
Haz clic en Variables y busca el nombre de tu perfil específico
Haz clic en el icono de duplicar junto a una variable para copiarla y pégala en tu plantilla. Ejemplo: [Client.Name]
Al crear un documento desde un(a) trato/empresa, asigna el contacto asociado a este al perfil que has creado
Nota: Un contacto conectado con un registro de HubSpot aparecerá en el menú desplegable al asignar destinatarios a perfiles. Para asignar un destinatario desde tus contactos de PandaDoc, empieza a escribir su nombre o dirección de correo electrónico.
Configurar campos de combinación
Puedes pasar datos a los campos de PandaDoc de forma similar a como funcionan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no debes incluir corchetes.
Añadir campos de combinación de trato de HubSpot
Selecciona un campo o añade uno nuevo y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, la fuente de datos de Campo de combinación debería mostrar el "trato de HubSpot"
Puede buscar y seleccionar las variables necesarias del trato de HubSpot y de la empresa asociada al trato.
Añadir campos de combinación de HubSpot Empresa o Contacto
En la lista de tokens, copia el token de empresa/contacto sin corchetes y pégalo en el área Merge field en las propiedades del campo.
Añade campos de combinación de perfil para completar la información de contacto
Pasa el nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, cargo, dirección, ciudad, código postal, país y estado/región de un contacto asociado con un trato o una empresa.
Selecciona Variables en el panel derecho y busca tu variable de perfil específica
Selecciona el icono de duplicar junto a una variable para copiarla y pégala en Merge Field sin corchetes
Al crear un documento desde un trato/una empresa, asigna el contacto asociado a este al perfil que has creado
Una vez que se haya enviado el documento, el destinatario verá los datos precompletados y podrá actualizar este campo, siempre que el campo se le haya asignado. Ve aquí para aprender cómo sincronizar las actualizaciones de vuelta a HubSpot.
Configurar bloques de precios
Notas y limitaciones:
Los valores de texto de HubSpot no se pueden transferir a las columnas que solo permiten números (Precio, cant., Descuento, Impuesto, Tarifa, Multiplicador adicional).
No hay forma de extraer valores en la columna Subtotal de tu tabla de precios, ya que esta columna se calcula automáticamente en PandaDoc.
El orden actual de los artículos de línea en el trato se mantiene en la tabla de precios y en el bloque del generador de presupuestos cuando creas un documento desde tu trato o actualizas información en el documento usando el botón Actualizar datos.
Enviar información de productos a una tabla de precios en PandaDoc
Para enviar información de productos desde tus tratos de HubSpot al bloque de tabla de precios, primero añade el bloque de tabla de precios a tu plantilla. Luego, crea un documento a partir de un trato en HubSpot.
Una vez que crees un documento usando esta plantilla, se enviará la siguiente información del producto a la tabla de precios:
Precio
Cantidad
Descuento a nivel de partida de línea
Nombre del concepto de partida
Descripción del concepto de línea
Coste ('Coste unitario' en HubSpot)
Lo que no es compatible:
Impuestos (ya que HubSpot no admite impuestos);
Los pagos recurrentes configurados en HubSpot se transferirán como una opción de pago único a la tabla de precios. Si necesitas incluir pagos recurrentes en tu documento de PandaDoc, puedes usar bloque de Creador de presupuestos.
Cómo asignar campos de productos del trato a columnas específicas de la tabla de precios
La asignación de columnas te permite extraer fácilmente los campos de productos del trato en columnas específicas de la tabla de precios en PandaDoc.
Abre una plantilla que utilizas para crear documentos desde HubSpot
Buscar o añadir una tabla de precios
Accede a la combinación de datos en las propiedades de la tabla de precios o debajo de la tabla de precios seleccionando +Producto > Configurar combinación de datos desde CRM/API
Selecciona Habilitar
En la ventana emergente de fusión de datos, seleccione Asignación de columnas.
Escribe los nombres de los campos de HubSpot (izquierda) para que coincidan con los nombres de las columnas de la tabla de precios (derecha).
Advertencia: Usa "cant." como valor de campo para cantidad para evitar errores de asignación de cantidad.
Para asignar columnas adicionales:
Cierra la configuración de combinación de datos y, a continuación, añade columnas seleccionando el signo más a la derecha.
Haz doble clic en el encabezado de combinación de datos para acceder a la asignación de columnas e introducir los nuevos nombres de campo para las columnas añadidas recientemente desde HubSpot.
Nota: Para encontrar los nombres de los campos personalizados, puedes crear un documento desde tu trato, seleccionar el signo más a la derecha y localizar tu campo de producto personalizado en Añadir oculto.
Una vez que la configuración esté completada, los nombres de los campos de producto de HubSpot aparecerán en las columnas correspondientes resaltadas en azul.
Cómo extraer los productos del trato a secciones específicas de la tabla de precios y/o a tablas de precios específicas en tus documentos
También puedes extraer fácilmente productos de tu trato de HubSpot a secciones específicas de tablas de precios o a tablas de precios en tus documentos.
Abre o crea una plantilla para tu integración con HubSpot.
Añade o selecciona una tabla de precios y, a continuación, accede a las propiedades de la tabla de precios.
Selecciona Configurar combinación de datos desde el panel flotante o haciendo clic con el botón derecho en un encabezado de sección.
Selecciona Enable.
Descripción general de las reglas de combinación de productos
Un producto solo se puede añadir una vez a una tabla de precios, siguiendo la primera regla aplicable.
Sin reglas, todos los productos se añadirán si la combinación de datos está habilitada.
Solo se añadirán los productos que cumplan las reglas establecidas.
Debes utilizar los campos de producto del trato predeterminados (Nombre, Descripción, Precio, cant., Descuento) exactamente como están escritos.
Notas importantes:
Campo Descuento. Solo funcionan los valores "Contiene" y "No contiene".
Campo cant. Si está en blanco en HubSpot, establece el valor en "0" en Reglas de fusión.
Cómo combinar productos en secciones específicas
Añade las secciones necesarias a tu tabla de precios haciendo clic en +Sección.
Accede a las reglas de combinación mediante el encabezado azul de combinación de datos o las propiedades de la tabla de precios.
Selecciona Añadir regla y establece condiciones para filtrar los productos en secciones.
Guarda la regla.
Como ejemplo, filtra los productos para que el campo Nombre contenga "Plan" en una sección de suscripción.
Cómo combinar productos en tablas de precios específicas
Añade una tabla de precios y accede a las reglas de combinación.
Selecciona Añadir regla, establece las condiciones y selecciona "Tabla de precios, sin sección" en la sección Entonces.
Guarda la regla y repite la operación para cada tabla de precios si es necesario.
Cuando crees un documento desde un trato de HubSpot utilizando esta plantilla, los productos se filtrarán en sus respectivas secciones o tablas según las reglas de combinación.
Enviar información de productos a un bloque de creador de presupuestos en PandaDoc
Para enviar información de productos desde tus tratos de HubSpot al bloque de creador de presupuestos, primero añade el bloque de creador de presupuestos a tu plantilla. Luego crea un documento desde un trato en HubSpot.
Una vez que crees un documento usando esta plantilla, se enviará la siguiente información del producto al bloque de presupuesto:
Precio
Cantidad
Descuento a nivel de partida de línea
Nombre de la partida de línea
Descripción del concepto de partida
Coste ('Coste unitario' en HubSpot)
Frecuencia de facturación (solo anual, semestral, trimestral y mensual)
Plazo del contrato ('Plazo (Meses)' en HubSpot)
Para mostrar los campos personalizados ocultos en el documento creado, haz clic en el bloque del creador de presupuestos > selecciona Editar presupuesto en el panel flotante, selecciona Añadir columna en la parte superior derecha de una sección y selecciona tu columna personalizada en el desplegable bajo "Mostrar ocultas".
Nota: Si tienes varias secciones en tu bloque de creador de presupuestos, los productos se extraerán en la última sección. Si tienes varios bloques de creador de presupuestos en tu plantilla, los productos de tu presupuesto/oportunidad se extraerán en cada bloque.
Cómo asignar campos de producto de trato a columnas específicas del creador de presupuestos
La asignación de columnas te permite extraer fácilmente campos de productos del trato a columnas específicas del creador de presupuestos en PandaDoc.
Activar o crear las columnas de presupuesto necesarias
Abre las propiedades del bloque del creador de presupuestos > Configurar combinación de datos
La fuente de datos mostrará el "trato de HubSpot"
Nota: de forma predeterminada, las reglas de combinación utilizan la asignación de columnas estándar a los campos de partidas de línea Nombre, Descripción, Precio, cant., Descuento y Término del contrato. Si necesitas cambiarla a otros campos de partidas de línea o añadir asignación de columnas a otras columnas del presupuesto, haz lo siguiente:Haz clic en una celda que corresponda a la columna de presupuesto > borra el texto existente > encuentra el campo de partida correspondiente > Guardar
Cómo extraer productos de tratos a secciones específicas del creador de presupuestos y/o a presupuestos específicos en tus documentos
Las reglas de combinación te permiten extraer fácilmente productos de tu trato de HubSpot a secciones específicas de la tabla de precios y/o a tablas de precios específicas en tus documentos.
Abre las propiedades del bloque del creador de presupuesto > Configurar combinación de datos > Combinar reglas
La fuente de datos debe incluir el "trato de HubSpot"
Abre esta página para más información.
Pasar información de PandaDoc a HubSpot
Puedes actualizar los tratos de HubSpot cuando el estado del documento de PandaDoc cambie, con la ayuda de la función Automatizaciones externas* y los "Modos de sincronización".
Nota: *La función Automatizaciones externas está disponible como complemento de pago para el plan Business (39 $ al mes por cuenta/468 $ al año por cuenta) y está incluida en el plan Enterprise.
Primero, asegúrate de que las Automatizaciones externas estén habilitadas para tu Espacio de trabajo
En tu plantilla, selecciona la extensión de HubSpot en la parte derecha
Selecciona Configurar reglas
Cambiar la etapa del trato de HubSpot cada vez que se actualice el estado de un documento
Activa el interruptor «Cambiar etapa del trato en HubSpot»
Selecciona el embudo
Selecciona el estado del desencadenante para los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot
Selecciona la etapa del trato: todas las etapas de trato disponibles se reflejarán en el menú desplegable
Selecciona Guardar
Cada vez que un documento creado a través de un trato de HubSpot con esta plantilla cambie al estado seleccionado en la regla, la etapa del trato se actualizará automáticamente a la etapa correspondiente según la configuración de tu regla.
Mover un documento a archivos adjuntos en tratos de HubSpot
Activa el interruptor "Adjuntar PDF a HubSpot"
Selecciona el estado del activador para cualquier documento de PandaDoc creado a través de HubSpot; puedes elegir entre “Enviado” y “Completado”
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que creas a través de un trato de HubSpot utilizando esta plantilla se envía o se marca como completado (según la configuración de tu automatización), se adjuntará automáticamente al trato.
Actualizar las propiedades del trato en HubSpot con el valor del campo de PandaDoc cuando cambie el estado del documento de PandaDoc
Para sincronizar en el trato de HubSpot los valores de los campos actualizados en un documento de PandaDoc, primero debes vincular el campo en HubSpot con el campo en tu plantilla usando el Campo de combinación. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo importar información de HubSpot en campos de PandaDoc.
Selecciona un campo o añade uno nuevo y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, la fuente de datos del campo de combinación debería mostrar el "trato de HubSpot"
Puede buscar y seleccionar las variables necesarias del trato de HubSpot y de la empresa asociada al trato.
Nota: Solo los tipos de campo Texto, Fecha, Lista desplegable, Casilla de verificación y Botón de opción se pueden sincronizar de vuelta a HubSpot.
A continuación, en tu plantilla, debes configurar la regla:
Ve a la extensión de HubSpot en el panel derecho
Activa "Actualizar las propiedades de trato de HubSpot con los valores de los campos de PandaDoc"
Selecciona el estado del desencadenador para los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado"
Selecciona Guardar
Crear un documento a través de un trato de HubSpot usando esta plantilla
Si eliges el estado de "Enviado" del documento como desencadenante y actualizas los campos extraídos del trato, tanto las propiedades en HubSpot como la empresa principal asociada con el trato se actualizarán cuando se envíe el documento.
Como alternativa, si seleccionas "completado" como estado desencadenante, la información sobre las propiedades de los campos en tu trato y en la empresa principal asociada se actualizará tan pronto como el estado del documento cambie a completado, siempre que el destinatario edite los valores extraídos del trato.
Algunas notas importantes:
Si un determinado campo no puede completar la información enviada en el campo de combinación, la regla no funcionará. Motivos de ello:
sin permisos para el campo de HubSpot asignado
el formato del valor no coincide con las reglas de tipo/formato del campo de HubSpot.
Los campos cuyos nombres contienen solo símbolos especiales no funcionarán.
Actualizar, añadir y eliminar partidas en HubSpot cada vez que cambie el estado de un documento
En la extensión de HubSpot a la derecha, selecciona Configurar reglas
Activa el conmutador "Actualizar, añadir y eliminar partidas en HubSpot"
Selecciona el estado del disparador para los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre "Enviado" y "completado"
Selecciona la casilla de verificación para sincronizar los conceptos agregados o eliminados (opcional). Esta funcionalidad garantiza que, cuando cambie el estado de un documento, cualquier elemento agregado a la tabla de precios o al creador de presupuestos se genere en el trato asociado. Del mismo modo, si se elimina de la tabla de precios o del creador de presupuestos un elemento que se había obtenido originalmente del trato de HubSpot, también se eliminará del trato de HubSpot.
Selecciona Guardar
Crea un documento a través de un trato de HubSpot usando esta plantilla
Si seleccionas el estado de "Enviado" del documento como desencadenante y actualizas los productos extraídos de un trato, la información del producto se actualizará en el trato en cuanto envíes el documento.
Si seleccionas "completado" como estado desencadenante, la información del producto en tu trato se actualizará si actualizas los productos extraídos a la tabla de precios/generador de presupuestos antes de enviarlo, o si un firmante del documento actualiza la cantidad de productos en la tabla de precios/creador de presupuestos (siempre que tengas habilitada la edición de cantidades antes de enviarlo).
Algunas notas importantes:
Los campos principales de producto, incluidos SKU, Nombre, Descripción, Precio, Cantidad y Descuento, reflejarán de forma coherente los valores procedentes de PandaDoc. Los campos personalizados solo se actualizan si la columna correspondiente es visible en el documento de PandaDoc.
Si el mismo campo se utiliza más de una vez y tiene valores diferentes, damos prioridad al que se haya modificado más recientemente.
Si la validación de alguno de los campos no se supera, la regla fallará.
El importe del trato se recalcula automáticamente en función de las partidas de línea en HubSpot.
Cuando los elementos opcionales están habilitados en el creador de tabla de precios/presupuesto, las elecciones realizadas afectarán a la lista de productos en el trato:
Los elementos seleccionados se sincronizarán y, si un elemento seleccionado no existe en HubSpot, se creará.
Los elementos no seleccionados se eliminarán del trato.
Actualiza las propiedades del trato en HubSpot con valores de variables de PandaDoc
Utiliza esta regla de sincronización para actualizar automáticamente los datos de CRM en HubSpot siempre que se realicen cambios en tus documentos de PandaDoc y el estado del documento cambie a Enviado o Completado. Al sincronizar las variables de vuelta a HubSpot, puedes evitar actualizaciones manuales, optimizar los flujos de trabajo y minimizar errores, garantizando que los datos de tu CRM se mantengan precisos y actualizados.
Nota: Las variables deben incluirse en el contenido del documento para garantizar que los valores correspondientes se actualicen en HubSpot.
Sincronizar contactos de PandaDoc con HubSpot
Puedes crear automáticamente nuevos contactos en HubSpot añadiendo destinatarios a un documento generado desde un objeto de HubSpot.
En HubSpot, abre cualquier registro de Contacto, Empresa u Trato y haz clic en "Crear documento".
Selecciona una plantilla, asigna los destinatarios a los perfiles correspondientes y crea el documento.
Revisa tu documento y añade cualquier destinatario adicional que sea necesario.
Después de enviar el documento, todos los destinatarios que aún no estén en HubSpot se crearán automáticamente como contactos nuevos.
Crear y hacer seguimiento de documentos
Ve a HubSpot y abre cualquier registro de Contacto, Empresa u Trato. Luego haz clic en "Crear documento".
Elige la plantilla que quieras usar y asigna tus destinatarios. Después, revisa tu documento y realiza los cambios necesarios para adaptarlo a tu destinatario;
Selecciona Enviar y sigue las indicaciones para personalizar el título y el mensaje de correo electrónico de tu documento;
Ve al módulo de PandaDoc en tu registro de HubSpot para seguir el estado de tu documento.
Vincular un documento a un trato en HubSpot
Si has creado un documento en PandaDoc que te gustaría vincular a un trato en HubSpot, ¡te cubrimos!
Asegúrate de haber iniciado sesión tanto en HubSpot como en PandaDoc.
En tu pestaña de PandaDoc, abre el documento y luego haz clic en el icono de HubSpot en la derecha.
Haz clic en Enlazar documento y se te pedirá que selecciones un trato de tu cuenta de HubSpot.
Elige un trato y haz clic en Enlazar. La lista mostrará todos los tratos a las que tienes acceso, y los diez tratos que has actualizado más recientemente aparecerán en la parte superior.
A la derecha, en "Información del trato", puedes ver la fecha de creación del trato, su estado y el importe total. Ten en cuenta que la información del trato que se muestra en PandaDoc puede necesitar actualizarse para asegurarte de que estás viendo la última versión. Si el importe del trato o la fecha de creación aparecen como "Desconocido", significa que este campo está vacío en HubSpot.
Ahora ve al registro de negocios de HubSpot. El documento se mostrará en el módulo de PandaDoc como si se hubiera creado a través de HubSpot.
Para desvincular un documento de un trato o vincularlo a otro, selecciona los tres puntos verticales junto al nombre del trato y selecciona Desvincular trato en el menú desplegable. Si has creado el documento desde otro objeto (Empresa, Contacto), no podrás desvincularlo de ese objeto ni vincularlo a un trato ni ver la información relacionada.
Si la integración con HubSpot no está conectada a tu cuenta, verás uno de los errores que se muestran en las capturas de pantalla a continuación. Ponte en contacto con el Administrador del Espacio de trabajo de PandaDoc para que conecte la integración o, si eres el Administrador, conéctala tú mismo en ajustes > integración.
Actualizar un documento con valores de HubSpot
Nota: Para utilizar esta función, el estado del documento debe ser "Borrador".
Nota: El orden actual de los conceptos de línea en el trato se mantiene en la tabla de precios y en el bloque del creador de presupuestos cuando creas un documento desde tu trato o actualizas la información en el documento usando el botón Actualizar datos.
Si actualizas la información en tu trato después de que el documento ya se haya creado o vinculado al trato, puedes actualizar fácilmente tu documento con los nuevos valores del trato vinculado. Así es cómo:
Dentro del documento de PandaDoc, ve al panel de Integración haciendo clic en el icono de HubSpot en la parte derecha.
Selecciona Actualizar datos.
Las variables y la información de producto de tu tabla de precios/creador de presupuestos se actualizarán con la información correcta desde HubSpot. Ten en cuenta que no podrás actualizar campos de PandaDoc ni variables de perfil.
Si se ha eliminado un producto del trato vinculado, también se eliminará de la tabla de precios/creador de presupuestos. Si se ha añadido un producto al trato vinculado, también se reflejará en la tabla de precios/creador de presupuestos.
Para actualizar la moneda en un documento de PandaDoc cuando no coincide con la moneda en HubSpot, sigue estos pasos:
Dentro de HubSpot, a la derecha, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc. Haz clic en Actions > Show PandaDoc tokens. A continuación, localiza la variable [Deal.DealCurrencyCode] en la pestaña trato y asegúrate de que la variable incluye el código de moneda.
Dentro del documento de PandaDoc, ve al panel de Integración haciendo clic en el icono de HubSpot a la derecha.
Selecciona Actualizar datos
La moneda se actualizará en la tabla de precios o en el creador de presupuestos y se reflejará en el valor del documento.
Nota: Un trato de HubSpot debe incluir el código de moneda en la variable [Deal.DealCurrencyCode]. Si a esta variable le falta un valor, es un indicador de que la cuenta de HubSpot está configurada para usar una sola moneda. Recomendamos activar una moneda adicional en HubSpot si quieres utilizar esta función.
Advertencia: En los casos en que la variable esté vacía en el trato de HubSpot, la función Actualizar datos no actualizará la moneda del documento asociado ni de sus productos en la tabla de precios.
Cómo desinstalar la integración PandaDoc <> HubSpot
¿Quién puede desinstalar la integración? El propietario de la cuenta de PandaDoc y los Administradores con permisos de Administrador en HubSpot.
En PandaDoc, ve a Ajustes > Integración > HubSpot y selecciona Desconectar en la pestaña "Resumen". Selecciona Desconectar una vez más en la ventana emergente para confirmar la acción.
Ve a HubSpot y selecciona el icono de la Tienda virtual en la barra de navegación superior. En la sección Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas. Selecciona Acciones en la aplicación “PandaDoc | eSignatures & More” y, a continuación, haz clic en Desinstalar. En el cuadro de diálogo, escribe “Desinstalar” en el campo de texto y haz clic en Desinstalar.
Nota: Al desinstalar la aplicación no se eliminarán los datos existentes de PandaDoc | firma electrónica y más en HubSpot, pero dejarán de actualizarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo actualizar el estado del trato una vez que se haya firmado un documento?
No dentro de nuestra integración. Sin embargo, puedes usar Zapier para actualizar el estado del trato una vez que se haya firmado un documento. También puedes usar nuestras automatizaciones para actualizar la fase del trato una vez que cambie el estado del documento.
No veo la plantilla que necesito cuando quiero crear un documento desde un trato de HubSpot
Si no ves la plantilla que necesitas, abre PandaDoc y asegúrate de que has iniciado sesión en el Espacio de trabajo donde se creó la plantilla.
Cómo usar las propiedades personalizadas de HubSpot como variables
Del mismo modo, puedes extraer propiedades personalizadas creadas en HubSpot a documentos de PandaDoc. Una propiedad personalizada creada en HubSpot para un objeto específico (trato, contacto o empresa) aparecerá en la lista correspondiente de tokens/variables.
En tu trato de HubSpot, selecciona el icono de engranaje en la parte superior derecha para abrir Ajustes
Seleccione Personalización de registros > Personalizar la barra lateral izquierda
A continuación, seleccione Vista predeterminada en el panel derecho.
Selecciona una propiedad personalizada existente en el panel izquierdo o crea una nueva y selecciona Guardar
Abre el trato > busca tu propiedad en la parte izquierda > rellena el valor
Después de eso, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc a la derecha y haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc para encontrar allí tu variable. Para que se complete en los documentos, simplemente copia la variable y pégala en un bloque de texto de tu plantilla.
Solución de problemas
Algunas de mis variables de HubSpot no se están rellenando
Hay algunas razones por las que esto podría ocurrir.
Los caracteres de la variable no coinciden exactamente con la variable asignada. Ve a Acciones > Ver tokens de PandaDoc para verificar que coincidan.
Estás utilizando una variable de otro tipo de registro de HubSpot que no es compatible con el registro desde el que estás creando tu documento. Por ejemplo, los tokens/variables de trato no funcionarán cuando crees documentos desde Contactos.
No se ha proporcionado ningún valor en la propiedad asignada a tu variable de HubSpot.
Mis productos no se transfieren a la tabla de precios
Comprueba si la tabla de precios en la plantilla desde la que estás creando documentos tiene activada la opción "Fusión de datos". Para hacerlo, selecciona la tabla de precios que quieres rellenar. Luego haz clic en Propiedades en el panel flotante y, en las propiedades de la tabla a la derecha, activa el interruptor que dice Fusión de datos. Ahora ya puedes empezar a crear un documento.
Si la opción 1 no ayuda o no es relevante, pide a alguien de tu equipo con permisos de Super Admin en HubSpot que vuelva a conectar la integración (recomendado por HubSpot). Para hacer esto en PandaDoc, ve a ajustes > integración > HubSpot > haz clic en Deshabilitar. Luego, vuelve a activarla.
PandaDoc te pide que inicies sesión continuamente
1. Es probable que tengas el ajuste "Bloquear cookies de terceros" habilitado en tu navegador. Según el navegador que estés utilizando, sigue uno de estos enlaces para desactivar este ajuste:
En Safari, ve a Preferencias > Privacidad > Gestionar datos de sitios web. Haz clic en Eliminar todo, o selecciona hubspot.com y pandadoc.com y haz clic en Quitar.
2. Además, es posible que debas desactivar el ajuste "Impedir el rastreo entre sitios" en Safari (debe estar desactivado):
Sigue este enlace para aprender cómo desactivar este ajuste en otros navegadores.
[#$tu737]
Los documentos de PandaDoc solo se pueden vincular o desvincular del objeto de tratos en HubSpot. Si ves este error en tu documento de PandaDoc, significa que este documento se creó desde un objeto diferente (Empresa o Contacto). No podrás desvincularlo de ese objeto para vincularlo a un trato ni ver la información relacionada. Puedes duplicar este documento y vincularlo a un trato en PandaDoc, o crear uno nuevo directamente desde el trato en HubSpot.
Veo un error en la aplicación de HubSpot en mi documento de PandaDoc: "PandaDoc no está conectado a HubSpot. Ponte en contacto con tu administrador de PandaDoc para configurar la integración."
Para usar la integración, debes haber iniciado sesión en el Espacio de trabajo conectado con un HubSpot CRM activo. Ve a Ajustes > Integración, haz clic en HubSpot y comprueba si la integración está conectada al Espacio de trabajo en el que has iniciado sesión actualmente.