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Antes de empezar a configurar tus plantillas y enviar documentos, tómate un minuto para revisar la información de tu perfil. Asegúrate de que tu nombre y apellidos son correctos, añade tu firma y revisa las notificaciones. Añade tu foto de perfil: ¡aparecerá en los correos electrónicos de PandaDoc cuando envíes un documento a alguien!

Disponibilidad: planes Business y Enterprise

Puedes personalizar los correos electrónicos de PandaDoc procedentes de tu cuenta añadiendo el logotipo de tu empresa, ajustando el color del botón y el color del texto del botón, y personalizando el pie de página del correo electrónico.

¿Por qué debo crear plantillas? - te preguntarás. Crear y enviar documentos es mucho más fácil cuando no empiezas desde cero. Construye plantillas reutilizables con PandaDoc para aumentar tu productividad y crear coherencia en todos tus documentos.

Piensa en una plantilla de texto, diseño y marca que pueda utilizarse como punto de partida al generar un nuevo documento.

Puedes crear una plantilla desde cero, subir un PDF estático o mezclar ambas opciones.

También puedes elegir una de las plantillas profesionales de la Biblioteca de plantillas.

Una plantilla creada desde cero te da un control total sobre su formato y diseño, pero tardará más en crearse. Para acelerarlo, puedes convertir tu archivo .docx en un archivo editable PandaDoc, lo que te llevará unos segundos.

Una plantilla cargada no será editable, pero puedes añadir texto sobre ella y arrastrar y soltar campos. Es una forma rápida y fácil si quieres sacar un PDF y que alguien lo firme.

Una vez que hayas iniciado una plantilla, tu siguiente paso es crear roles de plantilla. Los roles son marcadores de posición para futuros destinatarios, por ejemplo Cliente, Responsable, Contable o Remitente.

Preasigna campos a un Rol en tu plantilla y actuarán como marcadores de posición para tus futuros destinatarios. Cuando crees un documento a partir de esta plantilla, asignarás destinatarios a cada función de la plantilla. Todos los campos preasignados se asignarán automáticamente a los destinatarios designados.

Cada rol genera 11 variables de rol para obtener información dinámica sobre los destinatarios. Cuando crees un documento a partir de la plantilla, las variables se rellenarán automáticamente basándose en la información de los contactos.

Acabamos de mencionar las variables en el contexto del rol, ¡pero puedes utilizar variables fuera de él! Piensa en la información que siempre es única para cada documento concreto, y sustitúyela por una variable.

Cuando crees un documento a partir de esta plantilla, rellena las variables una sola vez, y los datos se rellenarán en todo el documento. Así de sencillo.

El trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Ahora, varios miembros del equipo pueden editar un documento simultáneamente. Aparecerán avatares en el documento para mostrar quién está haciendo cambios.

Disponibilidad: planes Business y Enterprise

En la Biblioteca de Contenidos, puedes almacenar piezas de información que utilizarás una y otra vez, como Testimonios o Términos y Condiciones. Es una forma estupenda de enviar documentos personalizados con una redacción coherente.

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Muy bien, ya has configurado tu plantilla: has añadido roles, contenido y campos. ¡Es hora de añadir algo de estilo! Para diseñar tu plantilla, haz clic en Diseño en el panel derecho. Tienes un montón de opciones para dar estilo al Texto, los Encabezados, las Tablas, el Fondo de la Página, el Encabezado o el Pie de Página, y elegir el color de tu tema. Cualquier cambio se aplicará a toda la plantilla.

Para dar estilo a un trozo de texto, resáltalo y aplica los cambios utilizando la barra de herramientas superior. A continuación, utiliza Propiedades para añadir un fondo y ajustar los márgenes y rellenos.

Haz clic en las elipses de la parte superior derecha para manipular los ajustes de tu plantilla, como Recordatorios automáticos, Vencimiento automático, Renovaciones. Todos los documentos creados a partir de esta plantilla heredarán la configuración.

Haz clic en Gestionar o en Añadir funciones/receptores > y activa la opción Adjuntar un PDF al correo electrónico de la derecha.

Asegúrate de que la notificación "Documento completado por todos los destinatarios" está marcada (puedes volver a comprobarlo en Configuración > Perfil).

Puedes ajustar la mayoría de las configuraciones a nivel de espacio de trabajo, y todas las plantillas y documentos nuevos heredarán las configuraciones. Siempre puedes cambiar la configuración de plantillas y documentos concretos, lo que anulará la configuración del espacio de trabajo.

Pero, ¿qué pasa con los productos y los precios? En PandaDoc, puedes crear un catálogo de productos para automatizar la creación de presupuestos. Puedes crearlo desde cero o importar productos mediante CSV:

Primero, añade una tabla de precios. A continuación, haz clic en él para acceder al modo de edición. Y aquí puedes añadir artículos de tu catálogo que ya hayas configurado o importado.

Con la tabla de precios de PandaDoc, tienes flexibilidad para añadir un número ilimitado de columnas personalizadas para las tarifas, los descuentos e impuestos de las partidas y el multiplicador adicional:

Establece elementos opcionales o editables en QTY, añade secciones de opción múltiple que permitan a tu cliente elegir la opción que más le convenga:

Aquí tienes más consejos y trucos para aprovechar al máximo la tabla de precios PandaDoc .

Bien hecho: ¡has creado tu plantilla! Ahora estás preparado para generar un documento y enviarlo. En tu plantilla, selecciona Utilizar esta plantilla > asignar destinatarios a Roles y haz clic en Continuar:

Alternativamente, selecciona Crear nuevo documento > y elige tu plantilla de la lista:

Rellena las variables sin rellenar - éstas van a ser las variables personalizadas que hayas configurado en la plantilla.

¡Revisa el documento y envíalo! Aquí tienes una guía detallada para enviar y firmar un PandaDoc.