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Disponibilidad:
PandaDoc: plan Business* y Enterprise
HubSpot: consulta el mercado de HubSpot
*La función de automatizaciones externas está disponible como complemento de pago para el plan Business ($39 por mes por cuenta / $468 por año por cuenta) e incluida en el plan Enterprise.
Esta integración funcionará para Contactos, Empresas y Negocios en HubSpot.
Características
Variables: Puedes pasar información de HubSpot a documentos de PandaDoc automáticamente con la ayuda de variables y viceversa.
Productos: Transfiere la información de productos desde negociaciones de HubSpot a tablas de precios y bloques del creador de presupuestos de PandaDoc y viceversa.
Crear documentos: Puedes crear documentos de PandaDoc a partir de ofertas, contactos y empresas de HubSpot.
Vincular/desvincular del documento: Vincula o desvincula un negocio de HubSpot desde el documento usando el panel Detalles del documento.
Seguimiento de estado: Puedes hacer un seguimiento del estado del documento en HubSpot.
Instalar integración PandaDoc <> HubSpot
Notas y limitaciones:
El propietario de la cuenta de PandaDoc y los administradores con permisos de administrador en HubSpot pueden instalar la integración.
Esta integración funciona con múltiples espacios de trabajo. Para eso, asegúrate de habilitar la integración en cada espacio de trabajo. En la sección de documentos del módulo PandaDoc, verás solo los documentos creados a través de la integración y ubicados en el espacio de trabajo en el que has iniciado sesión.
Debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un CRM de HubSpot activo para usar la integración.
Las cuentas de PandaDoc de la UE deben iniciar la conexión de integración desde PandaDoc. Conectar la integración desde HubSpot no funcionará.
Asegúrate de que has iniciado sesión en tu cuenta de HubSpot. En PandaDoc, ve a Ajustes > Integraciones > HubSpot
Selecciona Conectar. Esto abrirá una nueva ventana, selecciona «Conceder acceso» > Conectar aplicación
Ve a HubSpot y abre cualquier registro de Negocio, Contacto o Empresa. En el lado derecho de tu pantalla, verás el módulo de PandaDoc.
¿Necesitas reglas de sincronización o automatizaciones de HubSpot? Si usas Reglas de sincronización en un paso de plantilla de HubSpot o recetas de HubSpot en Automatizaciones de PandaDoc, también tendrás que conectar la aplicación de Automatizaciones de HubSpot. En Ajustes > Integraciones > HubSpot, selecciona Conectar automatizaciones para autorizar esta segunda conexión.
⚠️ Ambas conexiones deben autenticarse con la misma cuenta de HubSpot."
Lo mismo aplica cuando desconectas — desconecta cada conexión por separado usando el botón correspondiente en Ajustes.
¿Ya estás conectado? Los usuarios existentes que configuraron la integración antes de este cambio no necesitan hacer nada. Si consultas tus Ajustes, verás que ambas conexiones se muestran como conectadas.
Pasar información de HubSpot a PandaDoc
Advertencia: Esta funcionalidad no está disponible para los usuarios del plan de firma electrónica.
Configurar plantillas
Para transferir información de HubSpot a documentos de PandaDoc, primero debes configurar tu plantilla para especificar qué datos transferir y dónde deben colocarse.
En PandaDoc, abre tu plantilla (haz clic aquí para aprender cómo crear una nueva)
Haz clic en Añadir paso > Obtener datos de una integración
Conecta la integración si aún no lo has hecho haciendo clic en Conectar
Nota: El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace configurado.
Selecciona Conectar y selecciona tu cuenta de HubSpot y autoriza a PandaDoc para acceder a HubSpot
Nota: Una vez que te hayas conectado correctamente a HubSpot, es posible que tengas que esperar hasta 5 minutos; el panel lateral se actualizará una vez que se establezca la conexión con la plataforma.
Configurar variables
Añadir variables de negocio o empresa de HubSpot
Preestablece una plantilla de PandaDoc con variables que extraerán información del negocio de HubSpot y de la empresa asociada cada vez que crees un nuevo documento a partir de esta plantilla.
Notas y limitaciones:
Para usar variables que están asignadas a otros campos en PandaDoc o tu CRM, deben coincidir exactamente. Las variables son sensibles a mayúsculas y minúsculas, y un solo carácter incorrecto hará que el token no se complete. [Contact.Address] [contactaddress]
Las variables no funcionarán en todos los objetos. Si creas un documento a partir de un Contacto, puedes utilizar variables de Empresa y Contacto. Si creas un documento desde una Empresa, solo puedes usar variables de Empresa. Si creas un documento a partir de un Negocio, puedes utilizar variables de Empresa y Negocio.
El formato de la variable de fecha depende del formato de fecha predeterminado configurado en los ajustes de tu espacio de trabajo.
El formato de variable de moneda se basa en la configuración regional de la vista del destinatario. Las variables de dinero personalizadas se pasarán al documento sin un símbolo de moneda ni formato.
PandaDoc no soporta tokens de datos 'Sensibles' y 'Muy sensibles' de HubSpot.
En el paso HubSpot, selecciona el objeto conectado y haz clic en Variables.
Desde aquí puedes buscar, copiar y pegar las variables de HubSpot necesarias en tu plantilla.
Alternativamente, puedes simplemente abrir un corchete en un bloque de texto y seleccionar una variable que necesites del menú desplegable.
Añadir variables de contacto de HubSpot
Predefine una plantilla de PandaDoc con variables que extraerán información del Contacto de HubSpot cada vez que crees un nuevo documento a partir de esta plantilla.
Selecciona tu plantilla (haz clic aquí para aprender cómo crear una nueva)
Selecciona Editar plantilla
Usar variables de HubSpot: dentro del contacto de HubSpot a la derecha, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc. Selecciona Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc
Copia estas fichas (variables) con los corchetes e insértalas en un bloque de texto en tu plantilla
Cuando creas un documento usando esta plantilla, la información de HubSpot se completará a través de variables
Selecciona Guardar cambios en la parte superior derecha
Nota: Si la plantilla no está disponible para seleccionar en HubSpot, abre PandaDoc y asegúrate de que has iniciado sesión en el espacio de trabajo donde se creó la plantilla.
Utilizar Perfiles y variables de perfil para rellenar información de contacto
La información de contacto no se rellena cuando creas documentos desde un objeto de negocio o empresa. Lamentablemente, las variables de contacto no están disponibles dentro de un negocio o empresa, pero hay una solución alternativa. Perfiles de plantilla y variables de perfil son una excelente forma de pasar algunos datos de contacto mientras creas documentos dentro de un negocio/empresa. Puedes pasar el nombre, apellido, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, puesto de trabajo, dirección, ciudad, código postal, país y estado/región de un contacto asociado a un negocio o empresa.
En caso de que predesignes un destinatario a nivel de plantilla, se le asignará automáticamente al perfil cuando se cree el documento.
En el generador de flujos de trabajo de tu plantilla, selecciona el paso Definir perfiles
Crea un perfil que necesites
Haz clic en Editar plantilla y selecciona Ver > Todas las variables
Busca tu nombre de perfil específico > pasa el ratón sobre una variable que necesites y selecciona Copiar para copiarla y pegarla en tu plantilla. Ejemplo: [Client.Name]
Alternativamente, puedes simplemente abrir un corchete cuadrado en un bloque de texto y seleccionar la variable que necesitas del desplegable.Selecciona Guardar cambios en la parte superior derecha
Cuando crees un documento a partir de un negocio o empresa, asigna el contacto asociado al Perfil que creaste
Nota: Un contacto conectado con un registro de HubSpot aparecerá en el menú desplegable al asignar destinatarios a perfiles. Para asignar un destinatario de tus contactos de PandaDoc, comienza a escribir su nombre o dirección de correo electrónico.
Configurar campos combinados
Puedes pasar datos a los campos de PandaDoc de manera similar a cómo funcionan las variables. Diferencia a las variables, sin embargo, no debes incluir corchetes.
Añadir campos combinados de negocio o empresa de HubSpot
En tu editor de plantillas, selecciona un campo o añade uno nuevo y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, la fuente de datos Campo combinado debería listar el 'negocio de HubSpot'
Puedes buscar y seleccionar las variables de negocio de HubSpot necesarias y las variables de empresa asociadas al negocio
Añadir campos combinados de contacto de HubSpot
En la lista de tokens, copia el token de empresa/contacto sin corchetes y pégalo en el área de campo combinado en las propiedades del campo.
Añadir campos combinados de perfil para rellenar información de contacto
Pasa el nombre, apellido, dirección de correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa, puesto de trabajo, dirección, ciudad, código postal, país y estado/región de un contacto asociado a un negocio o empresa.
Selecciona Ver > Todas las variables encuentra tu variable de perfil específica
Selecciona Copiar, y pégalo en Campo combinado sin corchetes
Cuando crees un documento a partir de un negocio o empresa, asigna el contacto asociado al Perfil que creaste
Una vez que se ha enviado el documento, el destinatario verá los datos rellenados previamente y podrá actualizar este campo, siempre que el campo le haya sido asignado. Ve aquí para aprender cómo sincronizar las actualizaciones de nuevo a HubSpot.
Configurar bloques de precios
Notas y limitaciones
Los valores de texto de HubSpot no se pueden pasar a las columnas que solo permiten números (Precio, QTY, Descuento, Impuesto, Cuota, Multiplicador adicional).
No hay manera de introducir valores en la columna Subtotal de tu tabla de precios, ya que esta columna se calcula automáticamente en PandaDoc.
El orden actual de los artículos de línea en el negocio se mantiene en la tabla de precios y bloque del creador de presupuestos cuando creas un documento a partir de tu negocio o actualizas la información en el documento usando el botón Actualizar datos.
Enviar información de productos a una tabla de precios en PandaDoc
Para enviar información de productos de tus negociaciones en HubSpot a la tabla de precios, primero añade el bloque de tabla de precios a tu plantilla. Luego crea un documento a partir de un negocio en HubSpot.
Una vez que crees un documento usando esta plantilla, la siguiente información de producto se enviará a la tabla de precios:
Precio
Cantidad
Descuento a nivel de artículo de línea
Nombre de artículo de línea
Descripción del artículo de línea
Coste («Unit Cost» en HubSpot)
¿Qué no está soportado:
Impuestos (ya que los impuestos no se admiten en HubSpot);
Los pagos recurrentes configurados en HubSpot se transferirán como una opción de pago única a la tabla de precios. Si necesitas incluir pagos recurrentes en tu documento de PandaDoc, puedes usar bloque Quote Builder.
Cómo asignar campos de productos de negocio a columnas específicas de la tabla de precios
La asignación de columnas te permite extraer fácilmente los campos de productos de negocio en columnas específicas de la tabla de precios en PandaDoc.
Abre una plantilla que uses para crear documentos desde HubSpot.
Buscar o añadir una tabla de precios.
Accede a la fusión de datos en las propiedades de la tabla de precios o debajo de la tabla de precios seleccionando +Producto > Configurar combinación de datos desde CRM/API.
Selecciona Habilitar.
En la ventana emergente de combinación de datos, selecciona Asignación de columnas.
Escribe los nombres de campos de HubSpot (izquierda) para que coincidan con los nombres de columnas de la tabla de precios (derecha).
Advertencia: Utiliza «QTY» como valor de campo para la cantidad a fin de evitar errores de asignación de cantidad.
Para asignar columnas adicionales:
Cierra la configuración de combinación de datos y, luego, añade columnas seleccionando el signo más a la derecha.
Haz doble clic en el encabezado de fusión de datos para acceder a Asignación de columnas e introduce los nuevos nombres de campos para las columnas añadidas recientemente desde HubSpot.
Nota: Para encontrar nombres de campos personalizados, puedes crear un documento a partir de tu negocio, seleccionar el signo más de la derecha y localizar tu campo de producto personalizado en Añadir oculta.
Una vez que la configuración esté completa, los nombres de los campos de producto de HubSpot aparecerán bajo las columnas correspondientes resaltadas en azul.
Cómo extraer productos de negocio a secciones específicas de la tabla de precios y/o tablas de precios específicas en tus documentos
También puedes extraer fácilmente productos de tu negocio en HubSpot a secciones específicas de tablas de precios o tablas en tus documentos.
Abre o crea una plantilla para tu integración de HubSpot.
Añadir o seleccionar una tabla de precios, luego acceder a las propiedades de la tabla de precios.
Selecciona Configurar combinación de datos del panel flotante o haciendo clic con el botón derecho en un encabezado de sección.
Selecciona Habilitar.
Descripción general de reglas de combinación de productos
Un producto solo se puede añadir a una tabla de precios una vez, siguiendo la primera regla aplicable.
Sin reglas, todos los productos se añadirán si la combinación de datos está habilitada.
Solo se añadirán los productos que cumplan las reglas establecidas.
You need to use default deal product fields (Name, Description, Price, QTY, Discount) exactly as spelled.
Important:
Campo de descuento. Solo los valores «Contiene» y «No contiene» funcionan.
Campo QTY. Si está en blanco en HubSpot, establece el valor a "0" bajo Combinar reglas.
Cómo combinar productos en secciones específicas
Añade las secciones necesarias a tu tabla de precios haciendo clic en +Sección.
Accede a las reglas de combinación mediante el encabezado de combinación de datos azul o las propiedades de la tabla de precios.
Selecciona Añadir regla y establece condiciones para filtrar productos en secciones.
Guardar regla.
Como ejemplo, filtra productos por el campo Nombre para que contenga «Plan» en una sección de Suscripción.
Cómo combinar productos en tablas de precios específicas
Añadir una tabla de precios y acceder a combinar reglas.
Selecciona Añadir regla, configura las condiciones y selecciona «Tabla de precios, sin sección» en la sección Entonces.
Guarda la regla y repite para cada tabla de precios si es necesario.
Cuando creas un documento a partir de un negocio en HubSpot usando esta plantilla, los productos se filtrarán en sus respectivas secciones o tablas basándose en las reglas de combinación.
Enviar información de productos a un bloque Creador de presupuestos en PandaDoc
Para enviar información de productos de tus acuerdos de HubSpot al bloque creador de presupuestos, primero, añade el bloque creador de presupuestos a tu plantilla. Luego crea un documento a partir de un negocio en HubSpot.
Una vez que creas un documento usando esta plantilla, la siguiente información del producto se enviará al bloque de presupuesto:
Precio
Cantidad
Descuento a nivel de artículo de línea
Nombre de artículo de línea
Descripción del artículo de línea
Coste («Unit Cost» en HubSpot)
Frecuencia de facturación (anual, semestral, trimestral y mensual únicamente)
Plazo del contrato («Term (Months)» en HubSpot)
Para mostrar los campos personalizados en el documento creado, haz clic en el bloque del creador de presupuestos > selecciona Editar presupuesto en el panel flotante, selecciona Añadir columna en la parte superior derecha de una sección y selecciona tu columna personalizada en el desplegable bajo «Mostrar ocultas».
Nota: Si tienes varias secciones en tu bloque de creador de presupuestos, los productos se extraerán a la última sección. Si tienes varios bloques de creador de presupuestos en tu plantilla, los productos de tu presupuesto/oportunidad se extraerán en cada bloque.
Cómo asignar campos de productos de negocio a columnas específicas del creador de presupuestos
La asignación de columnas te permite extraer fácilmente campos de productos de negocio en columnas específicas del creador de presupuestos en PandaDoc.
Activar o crear columnas de presupuesto necesarias
Abre las propiedades del bloque del creador de presupuestos > Configurar combinación de datos
La fuente de datos enumerará el «negocio de HubSpot»
Nota: las reglas de combinación utilizan por defecto la asignación de columnas estándar a los campos de artículos de línea Nombre, Descripción, Precio, CANTIDAD, Descuento y Plazo del contrato. Si necesitas cambiarla a otros campos de artículos de línea o añadir asignación de campos a otras columnas de presupuesto, haz esto:Haz clic en una celda que corresponda a la columna del presupuesto > borra el texto existente > busca el campo de artículo de línea necesario > Guardar
Cómo extraer productos de negocio a secciones específicas del creador de presupuestos y/o presupuestos específicos en tus documentos
Las reglas de combinación te permiten obtener fácilmente productos de tu negocio en HubSpot a secciones específicas de tablas de precios y/o a tablas de precios específicas en tus documentos.
Abre las propiedades del bloque del creador de presupuestos > Configurar combinación de datos > Combinar reglas
La fuente de datos debe mostrar la «negocio de HubSpot»
Abre esta página para obtener más información.
Pasar información de PandaDoc a HubSpot
Puedes actualizar negocios en HubSpot cuando el estado del documento de PandaDoc cambia con la ayuda de la función Automatizaciones externas* y «Configurar reglas».
Nota: *La función de automatizaciones externas está disponible como complemento de pago para el plan Business ($39 por mes por cuenta/ $468 por año por cuenta) e incluida en el plan Enterprise.
Primero, asegúrate de que Automatizaciones externas estén habilitadas para tu espacio de trabajo
En el creador de flujo de trabajo de tu plantilla, selecciona Obtener datos de HubSpot
Selecciona Configurar reglas
Cambiar la etapa de negocio en HubSpot cada vez que se actualiza el estado del documento
Activa el botón de alternancia «Cambiar fase de negocio en HubSpot»
Selecciona el canal
Selecciona el estado del desencadenante para documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot
Selecciona el estado del negocio: todos los estados de negocio disponibles se reflejarán en el desplegable
Selecciona Guardar
Siempre que un documento creado a través de un negocio en HubSpot usando esta plantilla cambie al estado seleccionado en la regla, la etapa del negocio se actualizará automáticamente a la etapa correspondiente según tu configuración de regla.
Mover un documento a archivos adjuntos en negocios de HubSpot
Activa el interruptor «Adjuntar PDF a HubSpot»
Selecciona el estado de activación para cualquier documento de PandaDoc creado a través de HubSpot — puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que creas a través de un negocio en HubSpot usando esta plantilla se envía o completa (según tu configuración de automatización), se adjuntará automáticamente al negocio.
Actualizar propiedades de negocio en HubSpot con el valor del campo de PandaDoc cuando cambia el estado del documento de PandaDoc
Para sincronizar los valores de campo actualizados en un documento de PandaDoc nuevamente al negocio en HubSpot, primero necesitas vincular el campo en HubSpot al campo en tu plantilla usando Campo combinado. Ve aquí para más información sobre cómo extraer información de HubSpot en campos de PandaDoc.
Selecciona un campo o añade uno nuevo y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, la fuente de datos Campo combinado debería listar el 'negocio de HubSpot'
Puedes buscar y seleccionar las variables de negocio de HubSpot necesarias y las variables de empresa asociadas al negocio
Nota: Solo los tipos de campo Texto, Fecha, Desplegable, Casilla de verificación y Botón de opción pueden sincronizarse con HubSpot.
A continuación, en tu plantilla, debes configurar la regla:
Ve a Extensión de HubSpot en el panel derecho
Activa «Actualizar propiedades de negocio en HubSpot con valores de campo de PandaDoc»
Selecciona el estado del activador para documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot — puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
Selecciona Guardar
Crear un documento mediante un negocio en HubSpot usando esta plantilla
Si eliges el estado de documento «Enviado» como activador y actualizas los campos extraídos del negocio, tanto las propiedades en HubSpot como la empresa principal asociada al negocio se actualizarán cuando se envíe el documento.
Alternativamente, si seleccionas «Completado» como el estado del activador, la información sobre las propiedades del campo en tu negocio y la empresa principal asociada se actualizará tan pronto como el estado del documento cambie a Completado, siempre que el destinatario edite los valores extraídos del negocio.
Algunas notas importantes:
Si un campo determinado no puede completar la información enviada al campo combinado, la regla no funcionará. Razones para eso:
sin permisos para el campo de HubSpot asignado
El formato del valor no coincide con las reglas de tipo/formato del campo de HubSpot.
Los campos cuyos nombres contienen solo símbolos especiales no funcionarán.
Actualiza, añade y elimina artículos de línea en HubSpot cada vez que cambie el estado del documento
Activa el botón de alternancia «Actualizar, añadir y eliminar artículos de línea en HubSpot»
Selecciona el estado del activador para documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot — puedes elegir entre «Enviado» y «Completado»
Selecciona la casilla de verificación para sincronizar artículos de línea añadidos o eliminados (opcional). Esta funcionalidad garantiza que cuando el estado de un documento cambia, cualquier artículo añadido a la tabla de precios o creador de presupuestos se generará en el negocio asociado. De forma similar, si eliminas un artículo originalmente obtenido del negocio de HubSpot de la tabla de precios o del creador de presupuestos, también se eliminará del negocio de HubSpot.
Selecciona la casilla de verificación «Do not update deal amount» si es necesario.
Selecciona Guardar
Crear un documento mediante un negocio en HubSpot usando esta plantilla
Si seleccionas «Enviado» como estado del documento como disparador y actualizas los productos extraídos de un negocio, la información del producto se actualizará en el negocio una vez que envíes el documento.
Si seleccionas «Completado» como estado de activación, la información del producto en tu negocio se actualizará si actualizas los productos extraídos de la tabla de precios/creador de presupuestos antes de enviarla, o si un firmante del documento actualiza la cantidad de productos en la tabla de precios/creador de presupuestos (siempre que tengas edición de cantidad habilitada antes de enviarla).
Algunas notas importantes:
Los campos principales del producto, incluido SKU, Nombre, Descripción, Precio, Cantidad y Descuento, reflejarán consistentemente los valores de PandaDoc. Los campos personalizados se actualizan solo si la columna correspondiente es visible en el documento de PandaDoc.
Si el mismo campo se utiliza más de una vez y tiene valores diferentes, priorizamos el que se ha modificado más recientemente.
Si la validación de cualquiera de los campos no se supera, la regla fallará.
Cuando artículos opcionales están habilitados en la tabla de precios/creador de presupuestos, las opciones elegidas impactarán la lista de productos en el negocio:
Los elementos seleccionados se sincronizarán y, si un elemento seleccionado no existe en HubSpot, se creará.
Los artículos no seleccionados se eliminarán del negocio.
Actualizar propiedades de negocio en HubSpot con valores de variables de PandaDoc
Utiliza esta regla de sincronización para actualizar automáticamente los datos de CRM en HubSpot siempre que se realicen cambios en tus documentos de PandaDoc y el estado del documento cambie a Enviado o Completado. Al sincronizar variables de vuelta a HubSpot, puedes evitar actualizaciones manuales, optimizar flujos de trabajo y minimizar errores, asegurando que tus datos de CRM se mantengan precisos y actualizados.
Nota: Las variables deben incluirse en el contenido del documento para garantizar que los valores correspondientes se actualicen en HubSpot.
Sincronizar contactos de PandaDoc a HubSpot
Puedes crear automáticamente nuevos contactos en HubSpot añadiendo destinatarios a un documento generado a partir de un objeto de HubSpot.
En HubSpot, abre cualquier registro de Contacto, Empresa o Negocio, y luego haz clic en «Crear documento».
Selecciona una plantilla, asigna destinatarios a los perfiles apropiados y crea el documento.
Revisa tu documento y añade destinatarios adicionales según sea necesario.
Después de que se envíe el documento, los destinatarios que aún no estén en HubSpot se crearán automáticamente como nuevos contactos.
Crear y hacer un seguimiento de documentos
Dirígete a HubSpot y abre cualquier registro de Contacto, Empresa o Negocio. Luego haz clic en «Crear documento»;
Elige la plantilla que te gustaría usar y asigna tus destinatarios. Luego revisa tu documento y realiza los cambios necesarios para personalizarlo para tu destinatario;
Selecciona Revisar y enviar, y sigue las indicaciones para personalizar el título de tu documento y el mensaje de correo electrónico, y envíalo;
Ve al módulo PandaDoc en tu registro de HubSpot para hacer un seguimiento del estado de tu documento.
Crear un documento de negocio en HubSpot desde tu cuenta de PandaDoc
También puedes crear un documento vinculado a un negocio en HubSpot directamente desde tu cuenta de PandaDoc.
En tu plantilla, selecciona Utilizar esta plantilla
Selecciona un negocio de origen — busca y selecciona el negocio de HubSpot del que deseas extraer datos
En el paso Añadir destinatarios, asigna los contactos relevantes a los perfiles buscando su nombre o correo electrónico. Ten en cuenta que los contactos de HubSpot asociados al negocio seleccionado aparecerán automáticamente en el desplegable
En el paso Rellena los detalles del documento., completa cualquier campo sin completar si es obligatorio
En el editor, revisa el documento con todos los datos rellenados y añade cualquier campo rellenable como firma, iniciales, campos de texto o fecha según sea necesario
En el paso final, confirma el nombre del documento, el remitente, los destinatarios y la línea de asunto del correo electrónico, opcionalmente añade un mensaje, después haz clic en Enviar documento
Vincular un documento a un negocio en HubSpot
Si has creado un documento en PandaDoc sin una plantilla con un paso de Obtener datos de una integración, y te gustaría vincularlo a un negocio en HubSpot, puedes hacerlo directamente desde el documento.
Abre el documento en PandaDoc, luego selecciona el botón de puntos suspensivos horizontales (tres puntos) en el encabezado superior derecho.
Selecciona Detalles del documento. El panel se abre en la derecha.
En la sección Integraciones, selecciona Conectar integración.
Elige HubSpot de la lista y luego selecciona Deal como fuente.
Selecciona Vincular a negocio. Busca y selecciona un negocio de tu cuenta de HubSpot. Los diez negocios actualizados más recientemente aparecen en la parte superior.
Selecciona Finalizar. El documento ahora está vinculado al negocio.
Una vez vinculado, la sección Integraciones muestra el nombre del negocio, el ID de registro (selecciónalo para abrir el negocio en HubSpot), Creado el y Estado. Si el monto del negocio o la fecha de creación muestra «Unknown», ese campo está vacío en HubSpot.
Nota: Puedes vincular un documento a un negocio independientemente del estado del documento — borrador, enviado o completado.
Nota: Los documentos de PandaDoc solo se pueden vincular a negocios en HubSpot. Si creaste el documento desde un objeto Empresa o Contacto, no podrás desvincularlo de ese objeto ni vincularlo a un negocio.
Para desenlazar un documento de un negocio, o vincularlo a uno diferente, selecciona el icono de desenlace en la tarjeta de negocio vinculado.
Actualizar un documento con valores de HubSpot
Nota: Para usar esta función, el documento debe estar en estado Borrador.
Nota: El orden actual de los artículos de línea en el negocio se mantiene en la tabla de precios y bloque del creador de presupuestos cuando creas un documento a partir de tu negocio o actualizas la información en el documento usando Actualizar datos.
Si actualizas la información en tu negocio después de que el documento ya haya sido creado o vinculado, puedes obtener los valores más recientes en el documento:
Abre el documento en borrador, luego selecciona el botón de puntos suspensivos horizontales (tres puntos) en el encabezado de la esquina superior derecha.
Selecciona Detalles del documento.
En la tarjeta de negocio vinculada, selecciona el icono de actualización.
Las variables e información de productos en tu tabla de precios o creador de presupuestos se actualizan con la información correcta desde HubSpot. Los campos y variables de perfil de PandaDoc no se actualizarán. Si un producto ha sido eliminado del negocio vinculado, también se elimina de la tabla de precios o del creador de presupuestos. Si se ha añadido un producto, aparece también allí.
También puedes actualizar desde Más acciones en la parte inferior del editor — ambas opciones hacen lo mismo.
Cómo desinstalar la integración de PandaDoc <> HubSpot
¿Quién puede desinstalar la integración? Propietario de la cuenta de PandaDoc y administradores con permisos de administrador en HubSpot.
En PandaDoc, ve a Ajustes > Integraciones > HubSpot, y selecciona Desconectar en la pestaña «Descripción general». Selecciona Desconectar una vez más en la ventana emergente para confirmar tu acción.
Ve a HubSpot y selecciona el icono Marketplace en la navegación superior. Bajo Gestionar, selecciona Aplicaciones conectadas. Selecciona Acciones en la aplicación «PandaDoc | eSignatures & More», luego haz clic en Desinstalar. En el cuadro de diálogo, escribe «uninstall» en el campo de texto y haz clic en Desinstalar.
Nota: Desinstalar la aplicación no eliminará ninguno de los datos existentes de PandaDoc | eSignatures & More en HubSpot, pero dejará de actualizarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo actualizar el estado del negocio una vez que se ha firmado un documento?
No está dentro de nuestra integración. Sin embargo, puedes usar Zapier para actualizar el estado del negocio una vez que se haya firmado el documento. También puedes usar nuestras automatizaciones para actualizar la etapa del negocio una vez que cambie el estado del documento.
No veo la plantilla que necesito cuando quiero crear un documento a partir de un negocio en HubSpot
Si no ves la plantilla que necesitas, abre PandaDoc y asegúrate de que has iniciado sesión en el espacio de trabajo donde se creó la plantilla.
Cómo usar las propiedades personalizadas de HubSpot como variables
De manera similar, puedes obtener propiedades personalizadas creadas en HubSpot a documentos de PandaDoc. Una propiedad personalizada creada en HubSpot para un objeto específico (Negocio, Contacto o Empresa) aparecerá en la lista de tokens/variables correspondiente.
En tu negocio de HubSpot, selecciona el icono de engranaje en la parte superior derecha para abrir Ajustes
Seleccionar Personalización de registros > Personalizar la barra lateral izquierda
A continuación, selecciona Vista predeterminada en el panel derecho
Selecciona una propiedad personalizada existente en el panel izquierdo o crea una nueva y selecciona Guardar
Abre el negocio > encuentra tu propiedad en la izquierda > rellena el valor
Después de eso, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc a la derecha y haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc para encontrar tu variable allí. Para que se complete en los documentos, simplemente copia la variable y pégala en un bloque de texto en tu plantilla.
Solucionar problemas
Algunas de tus variables de HubSpot no se están rellenando
Hay algunas razones por las que esto podría suceder.
Los caracteres de la variable no han coincidido exactamente con la variable asignada. Ve a Acciones > Ver PandaDoc Tokens para verificar que coincidan.
Estás usando una variable de otro tipo de registro de HubSpot que no es compatible con el registro desde el que estás creando tu documento. Por ejemplo, los tokens/variables de negocio no funcionarán cuando crees documentos a partir de Contactos.
No se ha proporcionado ningún valor en la propiedad asignada a tu variable de HubSpot.
Tus productos no se están transfiriendo a la tabla de precios
Comprueba si la tabla de precios en la plantilla desde la que estás creando documentos tiene «Fusión de datos» habilitada. Para hacerlo, selecciona la tabla de precios que te gustaría rellenar. Luego haz clic en Propiedades en el panel flotante, en las propiedades de la tabla a la derecha, activa el botón que dice Fusión de datos.Ahora puedes comenzar a crear un documento.
Si la opción 1 no ayuda o no es relevante, pide a alguien de tu equipo con acceso de permisos de Super Admin en HubSpot que reconecte la integración (recomendado por HubSpot). Para hacer esto en PandaDoc, ve a Ajustes > Integraciones > HubSpot > haz clic en Deshabilitar. Luego, vuelve a habilitarlo.
PandaDoc continuamente te solicita que inicies sesión
Es probable que tengas la configuración de «Bloquear cookies de terceros» habilitada en tu navegador. Dependiendo del navegador que uses, sigue uno de estos enlaces para deshabilitar esta configuración:
En Safari, ve a Preferencias > Privacidad > Gestionar datos de sitios web. Haz clic en Eliminar todo, o selecciona hubspot.com y pandadoc.com y haz clic en Eliminar.
2. Además, es posible que tengas que deshabilitar la configuración «Evitar el rastreo entre sitios» en Safari (debería estar desactivada):
Sigue este enlace para aprender cómo deshabilitar este ajuste en otros navegadores.
Veo un error en la aplicación HubSpot en mi documento PandaDoc: «Admitimos detalles de registros y la capacidad de importar datos desde Deals». Crea una nueva o abre el documento existente creado en PandaDoc.
Los documentos de PandaDoc solo se pueden vincular a/desestablecer el vínculo del objeto Negocio en HubSpot. Si ves este error en tu documento de PandaDoc, significa que este documento fue creado a partir de un objeto diferente (Empresa o Contacto). No podrás desvincularlo de ese objeto para vincularlo a un negocio o ver la información relacionada. Puedes duplicar este documento y vincularlo a un negocio en PandaDoc, o crear uno nuevo directamente desde el negocio en HubSpot.
Veo un error en la aplicación HubSpot en mi documento de PandaDoc: «PandaDoc no está conectado a HubSpot». Contacta a tu administrador de PandaDoc para configurar la integración.
Para usar la integración, debes haber iniciado sesión en el espacio de trabajo conectado con un HubSpot CRM activo. Ve a Ajustes > Integraciones, haz clic en HubSpot y verifica si la integración está conectada al espacio de trabajo en el que has iniciado sesión actualmente.