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Algunasofertas requieren recopilar información importante de tus clientes, como direcciones de facturación, fechas y nombres. No tienes que perseguirlos en correos electrónicos o comentarios de documentos, puedes utilizar campos.

Tus clientes rellenarán los campos justo antes de firmar el documento. Tendrás toda la información necesaria en un solo lugar: ¡en tu documento!

Para una experiencia más fluida, te sugerimos que no añadas más de 300 campos por documento. Aunque el número máximo de campos de un documento es 900, el rendimiento y la estabilidad pueden verse comprometidos si un documento contiene más de 300 campos.

Inscríbete en nuestro curso de autoaprendizaje sobre la creación y aplicación de campos.

Para añadir un campo, abre primero tu documento/plantilla, luego ve al panel Contenido de la derecha, selecciona un rol/receptor que rellenará este campo más tarde, o añade uno nuevo en «Campos rellenables para». Después, haz clic en el campo o arrástralo y suéltalo en el lugar que necesites.

La lógica de colocación en el campo funciona de la siguiente forma:

Para desactivar el ajuste automático, mantén pulsadas las teclas CMND en Mac y CTRL en Windows mientras arrastras el campo. El auto-snapping se reanudará de forma automática una vez que se suelten las teclas CMND/CTRL.

Si utilizas Safari, pulsa la tecla de comando antes de arrastrar el campo, no mientras lo arrastras.

En primer lugar, selecciona un destinatario que deba firmar el documento o rellenar algunos campos y, a continuación, haz clic en el campo. Un destinatario se convertirá en firmantecuando se le asigne un campo.

En una plantilla, formulario o elemento de la biblioteca de contenidos puedes asignar campos a los roles, en el nivel de documento a los destinatarios.

Obtén más información aquí.

No podrás enviar el documento hasta que asignes todos los campos.

Si la opción «Obligatorio» no está marcada en las propiedades del campo, el destinatario puede completar el documento sin rellenar el campo. Y viceversa, si la opción «Obligatorio» está marcada, el cliente no podrá finalizar el documento sin rellenarlo.

El campo Firma está configurado como «Obligatorio» por defecto, pero puedes desmarcar esta opción fácilmente en las propiedades del campo. Recomendamos que sea obligatorio, ya que el cliente no podrá completar el documento sin firmarlo.

Haz clic en un campo, selecciona Propiedades en el panel flotante y selecciona/deselecciona «Obligatorio».

Un campo de texto es multilínea por defecto. Puedes desactivar esta opción en las propiedades del campo. Asegúrate de ajustar la anchura del campo y dejar espacio suficiente para el texto multilínea antes de enviar el documento. El campo multilínea se ampliará de forma automática hasta el final de la página a medida que el destinatario introduzca más texto.

Si el campo no está configurado como texto multilínea, se expandirá hasta el margen derecho de la página automáticamente.

Puedes enmascarar los datos de los campos de texto, fecha y desplegables en caso de que los destinatarios proporcionen información confidencial.

Cualquier persona dentro de tu cuenta de PandaDoc que tenga acceso al documento podrá ver los datos de los campos enmascarados. Cualquier persona de la lista de destinatarios que NO esté asignada a este campo, no podrá ver los datos del campo enmascarado.

Un PDF no mostrará los datos de campo enmascarados independientemente de quién lo descargue.

Obtén más información sobre todas las opciones de campos de fecha aquí.

Puedes establecer un formato de campo de datos por defecto en la configuración del área de trabajo para que todos los nuevos campos de fecha tengan el mismo formato.

Ve a Configuración > Valores predeterminados del espacio de trabajo, desplázate hasta Formato predeterminado del campo de fecha, selecciona el formato que necesites y haz clic en Guardar cambios. Todos los campos nuevos que añadas a tus plantillas/documentos tendrán este formato.

Para copiar un campo, haz clic en él y selecciona el icono Duplicar.

El campo duplicado se asignará al mismo destinatario/rol y tendrá el mismo tamaño que el original.

Arrastra tu campo por los puntos de las esquinas para cambiar su tamaño. Cuando cambies el tamaño de un campo, el siguiente que añadas tendrá el mismo tamaño.

Si estás en un plan Business o Enterprise, verás una opción para configurar una regla Condicional. Haz clic aquí para obtener más información sobre esta función.

Puedes seleccionar con facilidad varios campos de tu plantilla, documento, elemento de la biblioteca de contactos o formulario para eliminarlos, asignarlos o moverlos. Para seleccionar varios campos:

Para reasignar los campos seleccionados a otro destinatario, selecciona el nombre del destinatario (verás un nombre de función si utilizas una plantilla, un elemento de la biblioteca de contenidos o un formulario) en el panel flotante y, a continuación, asigna un nuevo destinatario a estos campos.

Pulsa Suprimir en el teclado o selecciona la papelera en el panel flotante para eliminar los campos.

Para mover varios campos a la vez, solo tienes que seleccionarlos y arrastrarlos al lugar deseado.

Solo puedes vincular campos de Texto, Fecha, Casilla de verificación, Desplegable y Sello.

Los campos vinculados facilitan a sus destinatarios la cumplimentación de los campos obligatorios con datos repetidos. Una vez que introduzcan la información requerida, no tendrán que volver a introducirla en ningún otro sitio: se replicará en todos los campos vinculados.

Para vincular un campo, empieza por seleccionarlo y, a continuación, selecciona Copiar y vincular campo en el panel flotante o en Propiedades en el panel derecho. El campo copiado tendrá el mismo tamaño, configuración y asignación de campo. Puedes arrastrar y soltar el campo copiado donde quieras.

Si se cambia la ID de un campo copiado, éste se desvinculará.

También puedes vincular campos copiando y pegando o introduciendo un valor de ID de campo de un campo a otro.

Solo puedes vincular los mismos tipos de campo.

Puedes utilizar las flechas de campos vinculados dentro de las propiedades de los campos para saltar rápidamente entre ellos.

Los campos de texto pueden ayudarte a recopilar los nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y otros datos de los destinatarios que puedas necesitar.

Además, existe una opción para utilizar la validación de campos de texto en caso de que necesites asegurarte de que tus destinatarios añaden la información en el formato correcto.

Haz clic aquí para saber más.

El campo de firma se utiliza para recoger las firmas de los destinatarios. Cuando haya un campo de firma en un documento, se añadirá un certificado de firma a la copia PDF una vez que todos los destinatarios hayan completado el documento.

Puedes elegir los tipos de firma disponibles para tus destinatarios en Configuración > Valores predeterminados del espacio de trabajo.

El campo de iniciales incluye las primeras letras del nombre y apellidos del firmante. No se generará un certificado de firma tras la finalización del documento si no hay campo de firma.

Puedes elegir los tipos de iniciales disponibles para tus destinatarios en Configuración > Valores predeterminados del área de trabajo.

Sigue esta guía si necesitas añadir rápidamente el campo Iniciales en cada página de tu plantilla/documento.

El campo de fecha te permite recopilar diferentes fechas, como la fecha de firma, la fecha de nacimiento, etc.

Puedes configurar el formato de la fecha en los ajustes del espacio de trabajo. Una vez que selecciones el nuevo formato y guardes los cambios, todos los nuevos campos que añadas en tus plantillas/documentos tendrán este formato.

Además, puedes seleccionar las fechas disponibles y el formato de fecha para tus destinatarios en laspropiedades de los campos. Por defecto, se selecciona Cualquier fecha.

Puedes añadir varios campos de casilla de verificación para que tus destinatarios puedan elegir varias opciones entre muchas.

El campo de botones de opción permite al destinatario elegir una opción de la lista.

En Propiedades también puedes ocultar o mostrar valores activando Mostrar valores.

Puedes utilizar el campo Desplegable como alternativa a los botones de opción. El destinatario puede elegir una opción del menú desplegable.

El campo de datos de la tarjeta permite guardar de forma segura los datos de la tarjeta de los clientes para poder cobrarles más tarde o establecer pagos periódicos. Este campo solo funciona con la integración de Stripe.

El campo Recopilar archivos permite a los destinatarios subir archivos a tu documento.

Cualquier usuario de la cuenta con permiso para acceder a los documentos, excepto los Colaboradores, puede ver los archivos subidos.

Esta función admite los siguientes tipos de archivo: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. El tamaño máximo de los archivos es de 50 MB. Obtén más información aquí.

El campo de sello también está disponible para PandaDoc Notary y ayuda a legalizar tus documentos.

Solo puedes añadir/redimensionar sellos antes de enviar el documento.