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Dokument Listfilter
Verfügbarkeit: All Paket
Hinweis: Nutzer mit einer Teammitglied Rolle sehen Datum, Status, Tags, Betrag und Währungsfilter.
Sie können die folgenden Filter separat oder gleichzeitig verwenden:
Datum (Änderung, Erstellung und Ablaufdatum)
Status
Besitzer
Empfänger
Tags
Betrag
Währung
Gesellschaft
Um den Company-Filter zu verwenden, müssen Sie zunächst einen Wert zu Company Feld in Dokument Details hinzufügen.
Dazu fahren Sie mit der Maus über das Dokument in der Dokument Liste und wählen Sie vertikale Ellipsen ganz rechts aus. Wählen Sie die Dokumentationsdetails aus dem Dropdown-Menü aus.
Dann gib im Reiter "Details" einen Namen in das Unternehmen Feld ein.
Hinweis: Unternehmenswerte werden automatisch aus den Dokumenter-Inhalten für die hochgeladenen digitalen PDFs und das in PandaDoc erstellte Dokument nur für Enterprise Paket-Konten erkannt.
Hinweis: Vorlage und Content-Bibliothekselement können nach Datum, Besitzer, Tags und Rolle gefiltert werden.
Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument anhand eines Schlüsselworts suchen, können Sie auch Dokument verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Wenn Ihr Abonnementpaket die Vertrags-Repository-Funktion enthält, steht Ihnen auch die Option "Mehr" zur Verfügung, mit der Dokument nach Data Feld gefiltert werden kann. Mehr über das Filtern von Dokument mit Data Feld erfahren Sie hier.
Suche nach einem Dokument
Verfügbarkeit: All Paket
Um nach einem Dokument zu suchen, gehen Sie zu Dokument oder zur Startseite und beginnen Sie, ein Wort oder eine Phrase aus dem Inhalt des Dokuments einzugeben (sowohl aus PDF/Word-Dateien hochgeladene als auch bearbeitbares Dokument sind durchsuchbar), den Namen des Dokuments oder den Namen des Empfängers in der Suchleiste. Wörter mit Satzzeichen (z. B. O'Brien) oder mit Figuren aus verschiedenen Sprachen (z. B. Amália Gonçalves) ebenfalls durchsuchbar.
Du kannst alle Matches ansehen oder Matches im Tab "Nur Titel finden" durchsuchen.
Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie einfach darauf oder verwenden Sie Pfeile und Enter (Return) auf Ihrer Tastatur. Um die Liste aller Matches zu sehen, wählen Sie angesehen # Matches aus.
Unter dem Reiter "Alle Übereinstimmungen" in den Suchergebnissen wird das Dokument in folgender Reihenfolge platziert:
- Titelmatches von neu bis alt nach letzter Änderung
- Empfänger-E-Mail und vollständiger Name stimmen von neu zu alt nach letzter Änderung überein
- Inhalte stimmen von neu zu alt bis zuletzt geändert überein.
Wenn Sie die automatische Nummerierung von Dokument verwenden, können Sie nach Sequenznummer suchen, die von PandaDocgeneriert wird.
Dokument und Vorlage duplizieren, verschieben, umbenennen und löschen
Verfügbarkeit: All Paket
Wichtige Hinweise:
Es gibt keine Möglichkeit, Dokument zwischen Arbeitsbereichen zu verschieben. Wenden Sie sich an unser Support-Team, um Ihnen zu helfen, eine Kopie eines Dokuments in einen anderen Arbeitsbereich zu übertragen. Alle kopierten Dokumente befinden sich im Entwurfsstatus.
Der Titel Vorlage/Dokument sollte 250 Zeichen nicht überschreiten.
Wenn Sie ein gesendetes Dokument umbenennen möchten, können Sie dies tun, indem Sie im Dropdown-Menü die Option "Umbenennen" auswählen.
Um ein einzelnes Dokument/eine Vorlage zu duplizieren, zu verschieben, umzubenennen oder zu archivieren, fahren Sie mit der Maus über das Dokument ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü. Weitere Informationen zum schnellen Verschieben von Dokumenter in Ordnern finden Sie unten.
Man kann mehrere Dokumente/Vorlagen gleichzeitig kopieren, verschieben, herunterladen und archivieren. Überprüfen Sie alle Dokumente, die Sie verwalten möchten. Oben rechts wählen Sie eine Aktion aus.
Archiviertes Dokument wiederherstellen
Verfügbarkeit: All Paket
Hinweis: Sie können entferntes Dokument nur im Reiter Archiviert in Dokument oder Vorlage finden und wiederherstellen. Leider gibt es keine Möglichkeit, ein gelöschtes Formular wiederherzustellen, aber Sie können diese Funktionsanfrage hochvoten und einen hier beschriebenen Workaround verwenden.
Um ein archiviertes Dokument wiederherzustellen, öffnen Sie zuerst die Dokumentliste, wählen Sie den Reiter Archiviert , fahren Sie ganz rechts über das Dokument und wählen Sie drei vertikale Ellipsen > Wiederherstellen.
Dokument und Vorlage werden nach 90 Tagen automatisch aus dem Reiter Archiviert gelöscht. Kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie das erforderliche Dokument im Reiter Archiviert nicht finden können oder wenn es dauerhaft gelöscht wurde. Geben Sie den Namen des Dokuments, das ungefähre Erstellungsdatum und die E-Mail-Adresse des Eigentümers an, damit wir Ihnen helfen können, das Dokument wiederherzustellen.
Warnung: Empfänger-Links funktionieren nicht für gelöschte Dokumente. Nach der Wiederherstellung kann Empfänger das Dokument ansehen.
Warnung: Das über die API gelöschte Dokument kann nicht aus dem Reiter Archiviert wiederhergestellt werden. Wenn du diese Funktion brauchst, solltest du diese Feature-Anfrage hier hochvoten. Um ein Dokument wiederherzustellen, das über die API gelöscht wurde, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team und geben Sie den Namen, das ungefähre Datum der Erstellung des Dokuments und die E-Mail-Adresse des Besitzers an, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung helfen können.
Um mehrere Dokumente wiederherzustellen, wählen Sie jedes von ihnen links auf ihren Namen aus und wählen Sie oben rechts Wiederherstellen .
Hinweis: Dokument wird unter dem Root-Ordner in der Dokument Liste wiederhergestellt.
Um Dokument dauerhaft zu löschen, fahren Sie mit der Maus über das Dokument und wählen Sie drei vertikale Ellipsen ganz rechts > Für immer löschen. Du kannst auch mehrere Dokument auswählen und auf Delete forever klicken, um sie dauerhaft zu löschen.
Warnung: Wenn du einen Ordner mit Dokument löschst, wird er dauerhaft gelöscht, und du findest ihn nicht mehr im Reiter Archiviert. Bitte wenden Sie sich an das Support-Team und geben Sie Namen, die ungefähren Daten an, an denen das Dokument in einen Ordner gelegt wurde, sowie die E-Mail-Adressen der Dokumentbesitzer, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung dieser helfen können.
Massen-Herunterladen von Dokument
Verfügbarkeit: All Paket
Dies ist nur für Dokument verfügbar. Um mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen, folgen Sie diesen Schritten:
Wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten. Scrolle nach unten, um mehr als 30 Dokument gleichzeitig auswählen zu können.
Klicken Sie dann oben rechts auf die Download-Schaltfläche.
Sie sehen eine Benachrichtigung, dass der Download gestartet wurde, und sobald sie verarbeitet ist, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail von PandaDoc mit einem .zip Datei Ihres Dokuments.
Hinweis:
Die angehängten Dateien und Dateien, die über das Feld "Sammeln Dateien" hochgeladen werden, werden nicht zur .zip Akte.
Der Link zum .zip Die Anmeldung wird innerhalb einer Woche abgelaufen.
Tipp: Wir empfehlen, Dokument in Chargen herunterzuladen (jeweils 200–300 Dokument), um Zip-Dateien schneller zu erhalten.
Ebenso können Sie einen Ordner mit Dokument herunterladen.
Dokument als .pdf herunterladen
Hinweis: Das Seitenlimit für PDF-Dateidownloads pro Dokument beträgt 1000.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihr Dokument als .pdf herunterladen können:
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie herunterladen möchten, und wählen Sie oben rechts Download aus.
Fahren Sie mit der Maus über das Dokument ganz rechts, klicken Sie auf die vertikalen Ellipsen und wählen Sie im Dropdown-Menü Download aus.
Öffnen Sie eine Vorlage oder ein Dokument, wählen Sie dann Datei → PDF Dokument herunterladen → PDF Dokument (.pdf)
Dokument als .docx herunterladen
Verfügbarkeit: Starter, Business, und Enterprise Paket
Du kannst dein Vorlage oder Dokument als .docx herunterladen Nur in einer Vorlage oder einem Dokument.
Wie man aktiviert/deaktiviert: Der Kontoinhaber kann diese Funktion in den Erweiterungen über diesen Link aktivieren oder deaktivieren.
Hinweis: Du kannst Content-Bibliothekselement und Formulare nicht als .docx herunterladen Akten.
Öffne eine Vorlage oder ein Dokument und wähle dann Datei → Download → Microsoft Word (.docx)
Bekannte Einschränkungen des Angebotsersteller-Exports nach .docx
Derzeit werden nur nummerierte und aufzählige Listen in Produktbeschreibungen unterstützt; andere Formatierungen können verloren gehen.
Bilder in der Quote-Tabelle werden noch nicht unterstützt und erscheinen im Export nicht.
Deaktivieren Sie den Dokument-Download für Empfänger
Sie können den Dokument Download für Empfänger nur im Workflow-Builder einer Vorlage deaktivieren. Um die Dokument Download-Option für Empfänger auf einer Vorlage zu deaktivieren:
Auswählen Define Rolle Schritt
Berechtigungen verwaltenauswählen
Schalte den Schalter für Herunterladen erlaubenaus
Sortieren
Verfügbarkeit: All Paket
Sie können das Dokument nach Titel, Status und Erstellungsdatum sortieren.
Du kannst Vorlage nach Titel oder Erstellungsdatum sortieren.
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie die Reihenfolge aus, in der Sie Dokument sortieren möchten, aufsteigend oder absteigend (A-Z/Z-A).
Du kannst auch sortieren, um Dokument vor den Ordnern anzuzeigen:
Dokument/Vorlage in Ordnern organisieren
Verfügbarkeit: All Paket
Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie neben dem +Dokument oder +Vorlage rechts den Ordner Neuer Ordner.
Um Dokumente/Vorlagen in einen Ordner zu verschieben, kannst du sie entweder per Drag & Drop in einen Ordner in der Liste oder im Ordnerbaum verschieben.
Alternativ wählen Sie das Dokument und oben rechts Verschieben , wählen Sie den Zielordner und wählen Sie Hierher bewegen.
Dokument von einem Ordner in den Root-Ordner verschieben
Wähle das Dokument aus, das du in den Root-Ordner verschieben möchtest, ziehe es oben in All Document und lasse es dann fallen.
Um einen Ordner umzubenennen oder zu löschen, prüfen Sie ihn und klicken Sie auf die Ellipsen ganz rechts > Umbenen/ Löschen.
Alternativ navigieren Sie oben rechts zu den angesehen-Optionen und wählen Sie den Ordner Baum angesehen, um ihn zu öffnen.
Klicken Sie dann auf die Ellipsen rechts zum Ordnernamen und wählen Sie Umbenennen oder Löschen.
Tag
Verfügbarkeit: All Paket
Hinweis: Die Tags sind groß- und kleinschreibungssensitiv.
Um einen Gegenstand zu markieren:
Fahren Sie mit der Maus über das Dokument/die Vorlage und klicken Sie auf die Ellipsen ganz rechts
Wähle Tags hinzufügen
Wähle einen Tag aus der Liste oder erstelle einen neuen
Drücken Sie speichern
Du kannst Dokument nach allen vorhandenen Tags aus den oben genannten Filtern filtern.
Um ein Dokument zu enttaggen:
Fahre mit der Maus über das Dokument und klicke auf die Ellipsen ganz rechts
Klicken Sie auf Tags hinzufügen
Drücke das rote 'x' neben dem Tag, das du entfernen möchtest.
Drücken Sie speichern
Warnung: Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie Tags löschen möchten. Wenn Sie ein Teammitglied Rolle-Konto haben, könnten wir eine Genehmigung eines Admin-Benutzers für Ihr Konto anfordern.