Bei aktivierter Einstellung erhalten alle Dokumentbeteiligten (Empfänger und Absender) nach Fertigstellung des Dokuments durch alle Parteien automatisch eine E-Mail mit einer PDF-Datei des fertigen Dokuments.
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Für eine Vorlage/ein Dokument aktivieren
Sie haben die Möglichkeit, den E-Mail-Anhang für eine bestimmte Vorlage so einzurichten, dass jedes Dokument, das aus dieser Vorlage erstellt wird, die Einstellung übernimmt. Darüber hinaus können Sie einen E-Mail-Anhang für einzelne Dokumente einrichten, die nicht aus einer Vorlage erstellt wurden.
Öffnen Sie Ihre Vorlage/Ihr Dokument
Wählen Sie im Menü oben links „Datei“ > „Empfänger“ > „Berechtigungen“.
Aktivieren Sie im rechten Bedienfeld die Option „Nach Abschluss eine PDF-Datei per E-Mail senden“.
Alternativ können Sie auf die Empfängerberechtigungen zugreifen, indem Sie im rechten Bereich „Empfänger verwalten“ und anschließend „Empfängerberechtigungen verwalten“ auswählen.
Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung „Dokument ist von allen Empfängern abgeschlossen“ aktiviert ist (Sie können dies unter Einstellungen > Benachrichtigungen überprüfen).
Hinweis: Wenn diese Einstellung auf Vorlagenebene aktiviert ist und Sie sie zum Erstellen eines Formulars verwenden, erhalten sowohl der Absender als auch der Empfänger eine PDF-Datei des aus dem Formular ausgefüllten Dokuments.
Für alle neuen Vorlagen und Dokumente aktivieren
Sie können den E-Mail-Anhang für alle neuen Vorlagen und Dokumente auch auf Workspace-Ebene einrichten.
Wählen Sie Ihren Namen in der unteren linken Ecke aus und klicken Sie auf „Empfängererfahrung“.
Suchen Sie als Nächstes die Option „E-Mail-Anhang“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dieser Einstellung.
Wählen Sie „Änderungen speichern“.
Alle Vorlagen und Dokumente, die nach diesen Änderungen erstellt werden, werden diese Einstellung automatisch haben.
Was kommt als Nächstes?
Sobald Ihr Dokument von allen Beteiligten als fertig markiert wurde, erhält jeder am Dokument Beteiligte automatisch eine E-Mail mit einer PDF-Datei des fertigen Dokuments.
Wird der Status eines Dokuments manuell auf „abgeschlossen“ geändert, wird die PDF-Datei des abgeschlossenen Dokuments nicht automatisch an die generierte E-Mail angehängt. Die PDF-Datei sollte manuell angehängt werden, wenn sich der Status des Dokuments ändert.
Der Dokumentempfänger kann das Dokument auch herunterladen, indem er es innerhalb von 6 Monaten nach Fertigstellung in der PandaDoc -E-Mail öffnet und auf „Herunterladen“ klickt.