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Unsere Funktion für Vertragsverhandlungen ermöglicht es Ihnen und Ihren Empfängern, Bearbeitungen einfach vorzuschlagen und zu diskutieren, diese dann im Dokument vor der Unterzeichnung der endgültigen Version anzuwenden.
Der Ablauf ist einfach:
Aktivieren Sie Vorschlagen in Ihrer Vorlage oder in Ihrem Dokument, und senden Sie es dann
Empfänger schlagen Bearbeitungen am Dokument vor
Sie akzeptieren oder lehnen jeden Vorschlag ab und stellen dann das Dokument fertig.
Sobald das Dokument fertiggestellt wird, wird es automatisch an alle Empfänger gesendet, um Unterschriften einzuziehen.
Das ist alles! Ich bin bereit. Bitte geben Sie mir den Text, den Sie übersetzt haben möchten.
Wie Sie den Modus „Bearbeitungen vorschlagen" aktivieren
Hinweis: Wenn Sie den Vorschlagen -Modus auf Vorlagenebene aktivieren, erben alle aus dieser Vorlage erstellten Dokumente diese Einstellung.
Damit Ihre Empfänger Änderungen am Dokument vornehmen können, öffnen Sie die Vorlage oder das Dokument und gehen Sie im oberen Menü zu Datei > Rollen > Berechtigungen. Schalten Sie abschließend den Bearbeitungen vorschlagen -Schalter ein.
Wenn Sie bereits Rollen oder Empfänger hinzugefügt haben, können Sie diese Funktion auch aktivieren, indem Sie auf Rollen/Empfänger verwalten (je nachdem, ob Sie sich auf der Vorlagen- oder Dokumentebene befinden) > Empfängerberechtigungen verwalten klicken und den Schalter Bearbeitungen vorschlagen einschalten.
Alternativ können Sie Bearbeitungen vorschlagen aktivieren, wenn Sie Ihren Vorlagen-Workflow erstellen. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Schritt Rollen festlegen, wählen Sie dann Rollenberechtigungen verwalten. Aktivieren Sie abschließend die Schaltfläche Bearbeitungen vorschlagen.
Hinweis: Sie können den Modus Bearbeitungen vorschlagen auch nach dem Versenden des Dokuments aktivieren – der Empfänger muss die Seite nur aktualisieren, um mit dem Vorschlagen von Bearbeitungen zu beginnen.
Wie Sie Bearbeitungen am Dokument vorschlagen
Hinweis: Dokumentempfänger können Bearbeitungen nur in Textblöcken und Tabellen vorschlagen.
Sobald ein Empfänger Ihr Dokument öffnet, kann er es überprüfen, die Felder ausfüllen und es unterzeichnen, wenn alles korrekt aussieht.
Wenn Bearbeitungen vorschlagen für den Empfänger aktiviert ist, wird ihm ein Pop-up angezeigt, das ihn informiert, dass er Änderungen vorschlagen kann.
Wenn sie sich entscheiden, das Dokument zu bearbeiten, nachdem sie bereits die ihnen zugewiesenen Felder ausgefüllt haben, wird ihnen eine Meldung angezeigt, die sie warnt, dass ihre ausgefüllten Daten gelöscht werden. Sobald sie Beginnen Sie mit dem Vorschlagen von Bearbeitungen auswählen, wechselt das Dokument in den Modus zum Vorschlagen von Bearbeitungen und sein Status ändert sich in „Bearbeitungen vorschlagen."
Empfänger dürfen Inhalte in Textblöcken und Tabellen löschen, hinzufügen und ersetzen. Sie können auch die Textformatierung ändern, z. B. die Schriftart, Größe, Text unterstreichen oder fett oder kursiv formatieren. Als Dokumenteigentümer sehen Sie deren Vorschläge in Echtzeit, und alle Dokumentteilnehmer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung für jeden neuen Vorschlag.
Reviewer können über die E-Mail-Benachrichtigung einfach zu einem neuen Vorschlag navigieren, indem sie In Dokument anzeigen auswählen.
Hinweis: Eine vorgeschlagene Bearbeitung wird auf das Dokument angewendet, sobald sie entweder vom Dokumentensender oder von einem anderen Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung genehmigt wurde. Empfänger können nur ihre eigenen Vorschläge entfernen.
Wenn Sie ein Dokument senden, können Ihre Empfänger Sie (und andere Teilnehmer mit Berechtigung zum Abarbeiten von Vorschlägen) leicht informieren, sobald sie ihre Bearbeitungen abgeschlossen haben, indem sie die Schaltfläche Überprüfung anfordern auswählen.
Diese Schaltfläche wird angezeigt, sobald ein Dokumentbeteiligter Bearbeitungen an einem Dokument vorschlägt. Sobald ein Empfänger Überprüfung anfordern auswählt, erhält er eine Bestätigungsmeldung und eine Liste von Prüfern (Absender/Empfänger, die vorgeschlagene Bearbeitungen abarbeiten können).
Hinweis: Die Schaltfläche Überprüfung anfordern wird nicht angezeigt, wenn der einzige Benutzer mit der Berechtigung zum Abarbeiten von Vorschlägen selbst einen Vorschlag macht.
Der Button ändert sich in Erinnerung senden, sobald die Anfrage gesendet wurde.
Sobald ein Empfänger eine Überprüfung seiner Vorschläge anfordert, erhalten der Dokumentenversender und alle Dokumentenbeteiligten mit Berechtigung zum Abarbeiten von Vorschlägen eine E-Mail-Benachrichtigung (sowie eine Benachrichtigung im App-Fenster, wenn sie gerade das Dokument anzeigen).
Tipp:
Sie können Echtzeitbenachrichtigungen für jeden eingehenden Vorschlag in Ihren Profileinstellungen ausschalten und stattdessen nur Anfragen von Empfängern erhalten.
Reviewer einladen
Wenn Sie jemanden einladen möchten, das Dokument zu überprüfen, können Sie oder ein Empfänger andere Reviewer zum Dokument einladen, während es sich im Status „Bearbeitungen vorschlagen" befindet. Eingeladene Prüfer haben die gleichen Berechtigungen wie andere Dokumentempfänger – sie können Bearbeitungen vorschlagen für die Inhalte und auch Prüfer einladen.
Bearbeitungen in einem gesperrten Baustein vorschlagen
Empfänger dürfen Inhalte in gesperrten Bausteinen bearbeiten. Allerdings können nur Benutzer mit Manager-/Adminrollen für das Konto – oder Benutzer mit einer benutzerdefinierten Rolle, die ihnen erlaubt, Dokumente zu bearbeiten und die Bearbeitung von Inhaltsblöcken einzuschränken – Vorschläge für Inhalte in einem gesperrten Block akzeptieren.
Gehen Sie hier, um mehr über Kontorollen zu erfahren.
Ermöglichen Sie Empfängern, Vorschläge abzuarbeiten
Sie können es Empfängern erlauben, Vorschläge im Dokument abzuarbeiten. Öffnen Sie hierzu die Vorlage oder das Dokument und wechseln Sie im oberen Menü zu Datei > Rollen > Berechtigungen. Aktivieren Sie abschließend den Schalter Vorgeschlagene Bearbeitungen abarbeiten (dieser ist nur aktiv, wenn der Schalter Bearbeitungen vorschlagen aktiviert ist).
Alternativ können Sie Rollen/Empfänger verwalten im rechten Fensterbereich auswählen, auf Rollenberechtigungen/Empfängerberechtigungen verwalten klicken und die Schalter Bearbeitungen vorschlagen und Vorgeschlagene Bearbeitungen abarbeiten aktivieren.
Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können alle Empfänger Vorschläge akzeptieren und ablehnen, die vom Dokument-Absender oder von einem beliebigen Dokument-Empfänger hinzugefügt wurden. Dieser Empfänger wird jedoch nicht in der Lage sein, eigene Vorschläge zu akzeptieren und Vorschläge, die zu gesperrten Bausteinen hinzugefügt wurden.
Sie können die Einstellung Vorgeschlagene Bearbeitungen abarbeiten bei gesendeten Dokumenten ein- und ausschalten, unabhängig davon, ob bereits ein Vorschlag hinzugefügt wurde.
Der Absender des Dokuments und/oder der Eigentümer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Empfänger Vorschläge angenommen oder abgelehnt hat.
Andere Dokumentenbeteiliger erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Vorschlag, den sie hinzugefügt haben, abgearbeitet wurde.
Wie Sie das Dokument fertigstellen und senden
Jede Vorschlag muss entweder akzeptiert oder abgelehnt werden, bevor das Dokument fertiggestellt und zum Erfassen von Unterschriften gesendet werden kann.
Der Dokumenteigentümer oder jeder Benutzer in seinem Konto mit Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten kann Empfängervorschläge vor dem Fertigstellen des Dokuments akzeptieren oder ablehnen. (Gehen Sie hier hin, um mehr über Benutzerberechtigungen zu erfahren.)
Um Vorschläge abzulehnen oder zu akzeptieren, wählen Sie das Symbol im Kommentarfeld des Vorschlags aus.
Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihre Vorschläge akzeptiert oder abgelehnt werden.
Sobald alle Vorschläge abgearbeitet sind, wird das Dokument automatisch gesendet, nachdem Sie Fertigstellen auswählen.
Hinweis: Falls für Ihr Dokument ein Genehmigungsworkflow aktiviert ist, wird Ihnen Zur Genehmigung gesendet als Option angezeigt, anstatt Fertigstellen.
Wie Sie Vorschläge verfolgen
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Vorschläge überprüfen können, die zu Ihrem Dokument hinzugefügt wurden:
Unter Versionsverlauf
Unter Abgearbeitete Kommentare/Vorschläge
Um Versionsverlauf zu öffnen, wählen Sie entweder die neueste Aktualisierung unter dem Dokumentennamen aus, oder wählen Sie Datei > Dokument > Versionsverlauf aus der oberen Menüleiste. Hier sehen Sie nur Vorschläge, die von Benutzern mit entsprechender Berechtigung akzeptiert wurden. Wenn Sie einen akzeptierten Vorschlag auswählen, wird dieser hervorgehoben und Sie werden automatisch dorthin navigiert.
Jeder akzeptierte Vorschlag enthält zusätzliche Informationen über:
Autor des Vorschlags
Der Benutzer, der den Vorschlag akzeptiert hat
Datum und Uhrzeit der Annahme des Vorschlags
Hinweis: Nur der Dokumentenabsender und Benutzer mit Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments können den Versionsverlauf mit akzeptierten Änderungen anzeigen.
Um abgearbeitete Vorschläge zu überprüfen, wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte oben auf der Seite aus und wählen Sie dann Abgearbeitete Kommentare/Vorschläge.
Hier können Sie sowohl akzeptierte als auch abgelehnte Vorschläge überprüfen. Sie können eine Liste auch filtern, um nur Vorschläge anzuzeigen, und auswählen, welche Vorschläge Sie sehen möchten – „Akzeptiert" oder „Abgelehnt".
Dokumentempfänger können akzeptierte und abgelehnte Vorschläge überprüfen, indem sie Sonstige Aktionen > abgearbeitete Vorschläge auswählen.
Vorschlagen mit Unterschriftsreihenfolge
Im Falle, dass Sie sowohl Reihenfolge der Unterzeichner als auch Vorschlagen in Ihrem Dokument aktiviert haben, ist Ihre beste Option, es mit Empfängern über einen Link zu teilen. Auf diese Weise können Empfänger dem Dokument gleichzeitig Vorschläge hinzufügen. Sobald das Dokument fertiggestellt ist, müssen die Empfänger es der Reihe nach unterzeichnen.
Falls Sie sich entscheiden, das Dokument per E-Mail an die Empfänger zu versenden, muss der erste Unterzeichner das Dokument zweimal unterzeichnen. Dies ist notwendig, nicht nur um das Dokument an die nachfolgenden Unterzeichner weiterzuleiten, sondern auch um das Dokument zu vervollständigen, sobald alle Parteien die Dokumentenverhandlung abgeschlossen haben.
Wenn Sie Ihr Dokument per E-Mail statt über einen Link teilen, können Empfänger auf folgende Weise Bearbeitungen vorschlagen und Ihr Dokument mit aktivierter Signaturreihenfolge unterzeichnen:
Nach dem Versand des Dokuments wird der erste Unterzeichner Bearbeitungen vorschlagen.
Sobald Sie diese Bearbeitungen akzeptieren oder ablehnen, können Sie das Dokument fertigstellen und dann senden
Der erste Unterzeichner unterzeichnet das Dokument, dann wird die Reihenfolge der Unterschrift zum nächsten Empfänger fortgesetzt
Wenn der nächste Empfänger Bearbeitungen vorschlägt, werden zuvor ausgefüllte Felder gelöscht
Sobald Sie diese neuen Bearbeitungen akzeptiert oder abgelehnt haben, können Sie die fertiggestellte Version versenden, um Unterschriften von Ihren Empfängern einzuziehen.