In PandaDoc können Sie ein Dokument erstellen, indem Sie eine Datei hochladen, eine gespeicherte Vorlage verwenden oder mit einem leeren Dokument beginnen. Die neue Benutzeroberfläche führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Hinweis: Dieser Artikel behandelt das neue Dokumentenerstellungserlebnis. Falls Ihr Workspace noch nicht aktualisiert wurde, sehen Sie Neue Dokument- und Vorlagenerfahrung – was hat sich geändert.
Neues Dokument erstellen
Wählen Sie + Neu erstellen in der linken Navigationsleiste oder + Dokument auf der Startseite oder in der Dokumentenliste.
Der Bildschirm „ Neues Dokument“ besteht aus zwei Abschnitten:
Laden Sie eine Datei hoch – per Drag & Drop oder wählen Sie Datei auswählen, um Ihren Computer zu durchsuchen.
Beginnen Sie mit einer Vorlage – durchsuchen Sie Vorgeschlagen, Meine Vorlagen oder die Vorlagengalerie, oder wählen Sie Leeres Dokument, um ganz von vorne zu beginnen.
Eine Datei hochladen
Ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich oder wählen Sie Datei auswählen, um Ihren Computer zu durchsuchen. Um Dateien aus einem Cloud-Speicher zu importieren, wählen Sie den Pfeil neben „Datei auswählen“ und anschließend Google Drive, OneDrive, Dropbox oder Box aus.
Unterstützte Dateiformate: .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .docx, .xlsx, .pptx
Hinweis: Hochgeladene PDFs sind in PandaDoc nicht bearbeitbar. Sie können Textüberlagerungen und ausfüllbare Felder auf eine PDF-Datei legen, aber Sie können den ursprünglichen Inhalt nicht verändern. Wenn Sie ein vollständig bearbeitbares Dokument benötigen, verwenden Sie eine .docx-Datei. Alternativ können Sie mit einem leeren Dokument beginnen.
Wenn Sie eine .docx-Datei hochladen oder .doc Datei: Was als Nächstes passiert, hängt davon ab, welche Version der Benutzeroberfläche Sie haben.
Neue Erfahrung (wird jetzt eingeführt): Ihre Datei wird direkt als statisches (nicht editierbares) Dokument hochgeladen. Sie können ausfüllbare Felder hinzufügen und es sofort versenden. Wenn Sie den Inhalt bearbeiten möchten, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf seinen Inhalt und wählen Sie Bearbeitbar machen.
Hinweis: Das neue Upload-Erlebnis wird schrittweise eingeführt. Möglicherweise sehen Sie es nicht sofort in Ihrem Konto.
Bisherige Erfahrung: Das System fordert Sie beim Hochladen zur Konvertierung der Datei auf. Wählen Sie Bearbeitbar machen, um den Inhalt in PandaDoc zu bearbeiten, oder Überspringen, um es als statisches Dokument hochzuladen.
Wenn Sie keine Änderungen an den hochgeladenen Inhalten im PandaDoc-Editor vornehmen müssen, sondern nur ausfüllbare Felder für Ihre Empfänger hinzufügen möchten, können Sie die Dateikonvertierung überspringen .
Beginnen Sie mit einer Vorlage oder einem leeren Dokument
Wählen Sie eine Vorlage aus den Registerkarten Vorgeschlagen, Meine Vorlagen oder Vorlagengalerie, und klicken Sie dann auf Weiter. Um mit einer leeren Leinwand zu beginnen, wählen Sie Leeres Dokument aus.
Wenn Sie eine Vorlage auswählen, öffnet sich der geführte Erstellungsablauf mit einer Schrittanzeige oben (z. B. Schritt 1 von 4). Die Anzahl der Schritte hängt davon ab, wie der Workflow der Vorlage konfiguriert ist. Sie können jederzeit die Schrittanzeige auswählen, um alle Schritte anzuzeigen und direkt zu einem einzelnen Schritt zu springen.
Hinweis: Änderungen, die Sie über Dokument bearbeiten aus dem geführten Fluss heraus vornehmen, gelten nur für dieses Dokument. Um die Vorlage dauerhaft zu aktualisieren, verwenden Sie Dokument bearbeiten aus der Vorlagen-Einrichtungsansicht und wählen Sie Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.
Folgen Sie dem geführten Erstellungsfluss
Nach Auswahl einer Vorlage oder eines leeren Dokuments öffnet sich der geführte Erstellungsprozess. Die Schrittanzeige oben zeigt Ihre aktuelle Position und die Gesamtzahl der Schritte an – die genaue Anzahl hängt von der Workflow-Konfiguration der Vorlage ab. Wählen Sie jederzeit die Schrittanzeige, um alle Schritte zu sehen und direkt zu einem Schritt zu springen.
Schritt 1 – Daten aus der Integration abrufen (falls in der Vorlage konfiguriert). Wenn Ihre Vorlage einen CRM-Integrationsschritt enthält, wird dieser zuerst angezeigt. Wählen Sie einen Datensatz aus Ihrem CRM aus – z. B. einen Kontakt oder einen Deal –, um Dokumentvariablen wie Name, Firma und Deal-Betrag automatisch auszufüllen. Wählen Sie Überspringen, um diesen Schritt zu umgehen.
Schritt 2 – Empfänger hinzufügen (immer vorhanden) Weisen Sie Ihrem Dokument Empfänger zu. Bei Vorlagen werden die Empfänger den vordefinierten Rollen zugewiesen (wie Client Signer).
Für leere Dokumente suchen Sie nach Namen, E-Mail oder Gruppe oder wählen Sie Neuen Kontakt erstellen. In diesem Schritt können Sie auch die Reihenfolge der Unterschriften festlegen und die Berechtigungen für die Verwaltung der Empfänger anpassen.
Mittlere Schritte (template-spezifisch, falls konfiguriert) Je nach Workflow der Vorlage können Sie auch Schritte sehen, um fehlende Variableninformationen auszufüllen oder zur Genehmigung einzureichen. Wählen Sie bei einem beliebigen optionalen Schritt Überspringen aus.
Letzter Schritt – Zustellung und Einstellungen konfigurieren. Vor dem Senden prüfen und konfigurieren:
Dokumentname – bei Bedarf umbenennen (darf maximal 250 Zeichen lang sein)
Von — wählen Sie aus, von welchem Teammitglied das Dokument gesendet wird
Senden an — bestätigen Sie Empfänger und ihre Rollen
E-Mail-Betreff – den Betreff der Benachrichtigung anpassen
E-Mail-Nachricht – fügen Sie den Empfängern eine optionale Nachricht hinzu
Wählen Sie Dokument senden in der oberen rechten Ecke, um es zu versenden, oder wählen Sie das Link-Symbol daneben, um stattdessen einen teilbaren Link zu erzeugen.
Tipps zur Navigation:
Wählen Sie Überspringen, um einen optionalen Schritt zu umgehen
Wählen Sie im oberen rechten Header Dokument bearbeiten, um jederzeit den vollständigen Editor zu öffnen
Wähle am unteren Rand der Vorschau Dokument öffnen , um das Dokument inline zu öffnen
Hinweis: Wenn Sie von einer hochgeladenen Datei ausgehen, folgen Sie der gleichen Anleitung - beginnend mit Empfänger hinzufügen. Sie können ausfüllbare Felder auch direkt im Dokumenteditor hinzufügen, indem Sie sie aus dem Felderbereich auf der rechten Seite per Drag & Drop hineinziehen.
Um Inhaltsblöcke hinzuzufügen, wählen Sie auf der linken Dokumentseite die "+"-Schaltfläche und wählen Sie den benötigten Block. Wählen Sie alternativ Einfügen > und wählen Sie den Block, den Sie benötigen, unter Inhalt aus.
Inhalt zu einem vorhandenen Dokument hinzufügen
Um eine Datei zu einem bereits erstellten Dokument hinzuzufügen, öffnen Sie das Dokument und wählen Sie das +-Symbol oben auf der Seite und dann Datei hochladen.
Häufige Upload-Probleme
Ihr Dokument kann möglicherweise nicht hochgeladen werden, wenn:
Die Datei ist passwortgeschützt
Die Datei übersteigt 50 MB bzw. 2.000 Seiten
Das Format ist .doc, .xls, oder .ppt von Microsoft Office 95 oder älter
Das PDF hat mehrere Ebenen — glätten Sie das PDF vor dem Hochladen