Verfügbarkeit: Business- und Enterprise-Tarife
Sie können einen automatisierten internen Workflow einrichten, um Dokumente an festgelegte Genehmigende zu senden, bevor Sie sie an Ihre Empfänger senden.
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Videoüberblick:
Genehmigungsworkflow verwenden
Hinweis: Kontoinhaber, Admins oder Manager innerhalb eines Workspace können Workflows verwalten und als Dokumentgenehmiger fungieren (wenn sie als Genehmiger ausgewählt sind). Teammitglieder können keine Genehmigungs-Workflows verwalten oder als Genehmiger fungieren. Benutzer mit der Rolle „Collaborator“ können keine Dokumente genehmigen oder zur Genehmigung senden.
Die Funktion für Genehmigungs-Workflows wird auf Vorlagenebene aktiviert und verwaltet.
Öffnen Sie eine Vorlage, gehen Sie zur Registerkarte Rollen verwalten und klicken Sie auf die Umschaltfläche „Genehmigung erforderlich“.
Alternativ kannst du auf der rechten Seite die Registerkarte Workflow auswählen und den Genehmigt-Schalter aktivieren, um Genehmigungen einzurichten.
Um einen Genehmiger hinzuzufügen, beginnen Sie damit, seinen Namen oder seine E‑Mail‑Adresse im Pop-up einzugeben
Um eine Genehmigungsgruppe hinzuzufügen, klicke auf +Approver-Gruppe hinzufügen, gib ihr einen Namen und füge deine Genehmigenden hinzu
Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist
Hinweis: Ein Teammitglied einer Genehmigergruppe genehmigt das Dokument im Namen der Gruppe.
Du kannst eine Genehmigungsreihenfolge einrichten und denselben Genehmiger mehrmals hinzufügen, wenn diese das Dokument in mehreren Phasen prüfen sollen.
Hinweis: Sie können dieselbe Genehmigungsgruppe nicht in anderen Vorlagen wiederverwenden, sondern müssen sie neu erstellen.
Um deine Workflow-Einrichtung zu überprüfen, gehe zu deiner Vorlage/deinem Dokument, dann zum Tab Rollen verwalten und klicke auf Genehmigungsworkflow anzeigen.
Benutzern erlauben, Dokumentgenehmiger auszuwählen
Sie können eine Genehmigungsgruppe mit so vielen Genehmigenden erstellen, wie Sie benötigen, und dann dem Absender des Dokuments erlauben, eine genehmigende Person aus der Liste auszuwählen.
Wählen Sie dazu Genehmigergruppe erstellen, wählen Sie Genehmiger aus der Dropdown-Liste aus und aktivieren Sie dann Dem Dokumentabsender die Berechtigung geben, den Genehmiger auszuwählen – diese Option bietet Flexibilität innerhalb einer einzigen Vorlage und stellt sicher, dass nur die zuständige Person die Anfrage erhält und das Dokument genehmigt.
Hinweis: Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, erhalten alle Genehmigenden innerhalb der Gruppe eine E‑Mail-Benachrichtigung zur Genehmigung des Dokuments. Nur eine Genehmigung ist erforderlich, damit das Dokument genehmigt wird.
Sobald das Dokument zur Freigabe bereit ist, muss der Absender eine genehmigende Person aus der Liste auswählen. Diese genehmigende Person erhält dann eine E-Mail-Benachrichtigung, um das Dokument zu genehmigen.
Workflow und Genehmigende bearbeiten/löschen
Hinweis: Admins und Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können Genehmigungen im Namen anderer verwalten.
Um den Genehmigungs-Workflow zu bearbeiten, gehe zu deiner Vorlage oder deinem Entwurf -Dokument, wechsle dann zur Registerkarte Rollen verwalten und klicke auf Genehmigungs-Workflow einrichten.
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um einen einzelnen Genehmigenden oder eine gesamte Gruppe zu Löschen.
Verwende den Umschalter, um den Genehmigungs-Workflow in deiner Vorlage/deinem Dokument zu deaktivieren.
Hinweis: Benutzer mit einer Admin-, Manager- oder benutzerdefinierten Rolle mit der Berechtigung "Kann Genehmigungs-Workflows erstellen und bearbeiten" können Genehmigungen in Entwurfs-Dokumenten bearbeiten.
Was passiert, wenn ein Genehmiger aus einem Workspace gelöscht wird?
Der Genehmigende sollte aus dem Workflow entfernt werden, bevor er aus dem Workspace entfernt wird. Wenn dies nicht geschieht, sollte ein Benutzer mit einer Admin- oder Manager-Rolle im Account den Genehmigungsworkflow bearbeiten, bevor das Dokument zur Genehmigung gesendet wird, da der Genehmigende andernfalls im Genehmigungsworkflow verbleibt und Dokumente im Genehmigungsprozess stecken bleiben. Kontaktiere uns, wenn dein Dokument feststeckt.
Dokumente zur Genehmigung senden
Sobald ein Dokument erstellt wurde, sendet der Dokumentersteller es zur Freigabe, bevor es an den Empfänger gesendet wird.
Der Dokumentstatus ändert sich zu „Zu Genehmigen“ und die/der Genehmigende erhält die Benachrichtigungs-E-Mail. Sie/Er kann das Dokument über die E-Mail-Benachrichtigung oder über den Posteingang in PandaDoc öffnen und sieht dort zwei Optionen: Genehmigen oder Ablehnen. Genehmigende können außerdem einen begleitenden Kommentar für die Dokumenterstellerin bzw. den Dokumentersteller hinterlassen.
Sobald der Genehmigende das Dokument zurückweist oder genehmigt, erhält der Dokumentersteller eine E-Mail-Benachrichtigung zusammen mit dem Kommentar (sofern zutreffend).
Der Dokumentstatus lautet entweder "Genehmigt" oder "zurückgewiesen". Wenn er genehmigt ist, kann das Dokument gesendet werden.
Hinweis: Entweder der Genehmigende oder der Dokumentautor kann das Dokument senden, sobald es genehmigt wurde.
Wenn zurückgewiesen, muss das Dokument bearbeitet und erneut zur Genehmigung gesendet werden.
Die Registerkarte „Letzte Aktivität“ in Dokumentinformationen zeigt Genehmigungsereignisse an.
Genehmigen im Namen anderer Genehmiger
Wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist (z. B. im Urlaub), können Admins und Benutzer mit der benutzerdefinierten Rollenberechtigung "Kann Dokumente im Auftrag aller anderen Genehmiger genehmigen" Dokumente an ihrer Stelle genehmigen.
So genehmigen Sie im Namen einer anderen Person:
Öffne das auf die Genehmigung wartende Dokument.
Klicke im oberen Bedienfeld auf Genehmigen.
(Optional) Fügen Sie einen Kommentar hinzu, um den Grund für die Genehmigung in ihrem Namen anzugeben.
Der Audit Trail des Dokuments, die neueste Aktivität und die Zeitleiste auf der Startseite zeigen an, dass der Admin (oder ein berechtigter Benutzer) das Dokument im Namen des ursprünglichen Genehmigers genehmigt hat.
Bedingte Freigaben
Verfügbarkeit: Business*- und Enterprise-Tarife
* Diese Funktion ist als kostenpflichtiges Add-on in unserem Business-Tarif verfügbar.
Mit unserer Funktion für bedingte Genehmigungen kannst du deinen Dokument-Genehmigungsworkflow automatisieren. Genehmigende erhalten ein Dokument nur, wenn die in der Vorlage festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Wird eine Bedingung nicht erfüllt, wechselt das Dokument automatisch in den Status „Genehmigt“.
Du kannst eine Bedingung festlegen für:
Dokumentwert
Positionsrabatt
Gesamtrabatt
Positionsrabatt gesamt
Beliebige Angebots-Variable (verfügbar für PandaDoc CPQ-Nutzer)
So richtest du bedingte Genehmigungen ein
Um Bedingungen für deinen Genehmigungsworkflow einzurichten, öffne zunächst deine Vorlage und folge dann diesen Schritten:
Wähle das vertikale Auslassungszeichen-Menü oben auf der Seite und wähle dann im Dropdown Workflow aus.
Aktiviere auf der Kachel Genehmigt den Schalter, um auf die Genehmigungs-Einstellungen zuzugreifen
Einzelne Genehmigende oder eine Genehmigungsgruppe hinzufügen
Klicke auf die Schaltfläche +Bedingung hinzufügen und füge dann eine oder mehrere Bedingungen hinzu
Klicke auf Speichern
Tipp: Du kannst unterschiedliche Bedingungen für einzelne Genehmigende separat einrichten, oder du lässt bestimmte Genehmigende ohne Bedingungen, wenn sie jedes Dokument genehmigen müssen.
Tipp: Lege eine Genehmigungsreihenfolge fest, wenn das Dokument jeweils nur an eine genehmigende Person gesendet werden soll.
Hinweis: Da die Währung für bedingte Genehmigungen von der Währung des Dokumentwerts gesteuert wird, wird die Währung für bedingte Genehmigungen mit dieser synchronisiert, wenn du die Währung des Dokumentwerts änderst.
Klicke hier, um mehr über bedingte Genehmigungen mit einem Angebotsersteller-Baustein zu erfahren.
Zusätzliche Bedingungslogik und String-Operationen
Wir haben eine erweiterte Logik für bedingte Genehmigungen eingeführt, um dir mehr Flexibilität beim Weiterleiten von Dokumenten zu geben.
Unterstützte Zeichenfolgenoperationen
Sie können jetzt die folgenden Operatoren verwenden, wenn Sie Bedingungen einrichten:
Enthält
Enthält nicht
Entspricht
Ungleich
Diese sind besonders nützlich für Bedingungen, die auf Angebotsvariablen basieren, wie etwa Kundensegment oder Region.
Beispiel: Eine Genehmigung nur dann auslösen, wenn der Wert der Angebot-Variable „Customer segment“ Enthält „Enterprise“.
Verwendung von UND- und ODER-Logik
Zusätzlich zur Verwendung des ODER-Operators, um festzulegen, wann eine Bedingungsgruppe eine Genehmigung auslösen soll, können Sie jetzt auch UND-Logik verwenden.
Hinweis: Nur ein Typ von logischem Operator (AND oder OR) kann innerhalb desselben Genehmigungsschritts auf alle Bedingungen angewendet werden.
Das bedeutet:
Sie können eine Regel erstellen, die erfordert, dass alle Bedingungen erfüllt sind (UND), oder
Eine Regel, die erfordert, dass eine beliebige Bedingung erfüllt ist (ODER),
Du kannst jedoch AND und OR nicht innerhalb einer einzelnen Genehmiger-Bedingungsgruppe kombinieren.
Wenn Sie Bedingungen hinzufügen oder bearbeiten, wählen Sie Ihre gewünschte Logik aus der Dropdown-Liste oben in der Bedingungsliste aus.
Genehmigungen nachverfolgen
Audit Trail und die Kachel Letzte Aktivität verfolgen jeweils den Genehmigungsstatus eines Dokuments, z. B. wenn die Genehmigung automatisch übersprungen wird oder ein Dokument genehmigt wurde.