Bei manchen Geschäften ist es notwendig, wichtige Informationen von Ihren Kunden zu erfassen, wie zum Beispiel Rechnungsadressen, Daten und Namen. Sie müssen diesen Informationen nicht mehr in E-Mails oder Dokumentenkommentaren hinterherlaufen – Sie können dafür Felder verwenden.
Ihre Kunden werden die Felder direkt ausfüllen, bevor sie Ihr Dokument unterschreiben. Sie haben alle erforderlichen Informationen an einem Ort – in Ihrem Dokument!
Hinweis: Für ein reibungsloses Erlebnis empfehlen wir, nicht mehr als 300 Felder pro Dokument hinzuzufügen. Obwohl die maximale Anzahl an Feldern in einem Dokument 900 beträgt, können Leistung und Stabilität beeinträchtigt werden, wenn ein Dokument mehr als 300 Felder enthält.
Springen zu:
Arbeiten mit Feldern
Um ein Feld hinzuzufügen, öffnen Sie zuerst Ihr Dokument oder Ihre Vorlage, gehen Sie dann zum Inhaltsbereich auf der rechten Seite, wählen Sie eine Rolle oder einen Empfänger aus, der dieses Feld später ausfüllen wird, oder fügen Sie unter "Ausfüllbare Felder für" einen neuen hinzu. Danach klicken Sie auf das Feld oder ziehen es per Drag & Drop an die gewünschte Stelle.
Die Logik für die Platzierung der Felder funktioniert wie folgt:
Felder sind mit Blöcken verbunden, sodass sie sich zusammen mit dem Block bewegen. Werden Felder außerhalb eines Blocks platziert, werden sie mit der Seite verknüpft.
Wenn Sie ein Feld innerhalb eines Blocks platzieren, wird es automatisch entweder mit der oberen oder unteren Seite des Blocks verbunden, abhängig vom Mittelpunkt des Blocks. Diese Methode dient dazu, die Position des Feldes beizubehalten, wenn Sie den Text ändern. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie mit großen Textblöcken arbeiten, da Änderungen am oberen Rand die Felder am unteren Rand nicht beeinflussen.
Um das automatische Einrasten zu deaktivieren, halten Sie die CMND-Taste auf dem Mac bzw. die CTRL-Taste unter Windows gedrückt, während Sie das Feld ziehen. Das automatische Einrasten wird automatisch wieder aktiviert, sobald Sie die CMND-/CTRL-Tasten loslassen.
Hinweis: Wenn Sie Safari verwenden, drücken Sie die Befehlstaste, bevor Sie das Feld ziehen, nicht während des Ziehens.
Weisen Sie ein Feld einem Empfänger zu
Hinweis: Die Feldfarben werden den Rollen/Empfängern automatisch in der Reihenfolge zugewiesen, in der sie im Dokument erscheinen, wobei insgesamt acht Farben zur Verfügung stehen. Gibt es mehr als acht Empfänger oder Rollen, beginnt die Zuweisung wieder von vorne.
Wählen Sie zunächst einen Empfänger aus, der das Dokument unterschreiben oder einige Felder ausfüllen muss, und klicken Sie dann auf das Feld. Ein Empfänger wird zum Unterzeichner, sobald ihm ein Feld zugewiesen wurde.
In einer Vorlage, einem Formular oder einem Inhaltsbibliothek-Element können Sie Felder den Rollen zuweisen, auf Dokumentenebene – den Empfängern. Erfahren Sie mehr hier.
Hinweis: Sie können das Dokument erst senden, wenn Sie alle Felder zugewiesen haben.
Ein Feld als erforderlich festlegen
Wenn "Erforderlich" in den Feldeigenschaften nicht aktiviert ist, kann der Empfänger das Dokument abschließen, ohne das Feld auszufüllen. Umgekehrt gilt: Wenn die Option "Erforderlich" aktiviert ist, kann der Kunde das Dokument nicht abschließen, ohne das Feld auszufüllen.
Das Unterschriftsfeld ist standardmäßig auf "Erforderlich" gesetzt, aber Sie können diese Option in den Feldeigenschaften ganz einfach deaktivieren. Wir empfehlen, es als erforderlich zu belassen – Ihr Kunde kann das Dokument sonst nicht abschließen, ohne seine Unterschrift einzufügen.
Klicken Sie auf ein Feld, wählen Sie Eigenschaften im schwebenden Panel aus und aktivieren/deaktivieren Sie "Erforderlich".
Mehrere Zeilen in einem Textfeld zulassen
Ein Textfeld ist standardmäßig mehrzeilig. Sie können diese Einstellung in den Feldeigenschaften deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Feldbreite anpassen und genügend Platz für den mehrzeiligen Text lassen, bevor Sie das Dokument versenden. Das mehrzeilige Feld wird sich automatisch nach unten auf der Seite erweitern, wenn der Empfänger mehr Text eingibt.
Wenn das Feld nicht auf mehrzeiligen Text eingestellt ist, wird es automatisch bis zum rechten Seitenrand erweitert.
Daten in einem Feld maskieren
Sie können Felddaten in einem Textfeld, Datumsfeld und Dropdown-Menü maskieren, falls Ihre Empfänger sensible Informationen angeben.
Jede Person in Ihrem PandaDoc-Konto, die Zugriff auf das Dokument hat, kann die maskierten Felddaten einsehen. Jede Person auf der Empfängerliste, der dieses Feld NICHT zugewiesen ist, kann die maskierten Felddaten nicht einsehen.
Eine PDF-Datei zeigt maskierte Felddaten nicht an, unabhängig davon, wer sie herunterlädt.
Legen Sie ein Standardformat für das Datumsfeld fest
Erfahren Sie mehr über alle Optionen für das Datumsfeld hier.
Sie können in den Arbeitsbereichseinstellungen ein Standardformat für Datumsfelder festlegen, sodass alle neuen Datumsfelder dasselbe Format haben.
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsbereich-Standards, scrollen Sie nach unten zu Standard-Datumsfeldformat, wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken Sie auf Änderungen speichern. Alle neuen Felder, die Sie zu Ihren Vorlagen/Dokumenten hinzufügen, werden dieses Format haben.
Ein Feld duplizieren
Um ein Feld zu kopieren, klicken Sie auf ein Feld und wählen Sie das Duplizieren-Symbol aus.
Das duplizierte Feld wird demselben Empfänger/Rolle zugewiesen und hat die gleiche Größe wie das Original.
So kopieren, ausschneiden und einfügen Sie Felder
Sie können Felder ganz einfach innerhalb Ihrer Dokumente, Vorlagen, Formulare und Inhalte in der Bibliothek kopieren, ausschneiden und einfügen.
Hinweis: Wenn Sie Felder kopieren und einfügen, werden alle Feldeigenschaften der Originalfelder mit Ausnahme der Feld-ID beibehalten.
Felder werden kopiert
Wählen Sie das Feld aus, das Sie kopieren möchten, und wählen Sie Kopieren im schwebenden Fenster aus oder drücken Sie Strg + C / Command + C.
Schneidfelder
Wählen Sie das Feld aus, das Sie ausschneiden möchten, und wählen Sie Ausschneiden im schwebenden Fenster aus oder drücken Sie Strg + X/Befehlstaste + X, um das Feld auszuschneiden.
Einfügen von kopierten oder ausgeschnittenen Feldern
Verwenden Sie die Tastenkombinationen Strg + V/ Befehlstaste + V, um das kopierte oder ausgeschnittene Feld einzufügen.
Platzierungsregeln:
Das eingefügte Feld wird auf der aktuell sichtbaren Seite angezeigt.
Beim Einfügen auf eine andere Seite behält das Feld seine ursprünglichen Koordinaten bei.
Wenn Sie auf derselben Seite einfügen, wird das Feld direkt unter dem ursprünglichen Feld platziert.
Für ausgeschnittene Felder, die auf derselben Seite eingefügt werden, behalten sie ihre ursprünglichen Koordinaten bei.
Anmerkungen:
Felder werden ohne Werte eingefügt (ähnlich wie bei der Duplizieren-Funktion).
Wenn Sie den Wert eines Feldes (ganz oder teilweise) auswählen und die Kopier- oder Ausschneidefunktion verwenden, wird nur der Wert kopiert oder ausgeschnitten, nicht das Feld selbst.
Nach dem Einfügen werden die Felder automatisch der entsprechenden Rolle oder dem entsprechenden Empfänger zugewiesen, genauso wie beim Hinzufügen eines neuen Feldes durch Klicken oder Duplizieren eines Feldes.
Ein Feld skalieren
Ziehen Sie Ihr Feld an den Punkten in den Ecken, um seine Größe zu ändern. Sobald Sie ein Feld in der Größe angepasst haben, wird das nächste hinzugefügte Feld die gleiche Größe haben.
Bedingte Felder
Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Tarif haben, sehen Sie die Option, eine bedingte Regel einzurichten. Klicken Sie hier, um mehr über diese Funktion zu erfahren.
Mehrere Felder auswählen und verschieben
Sie können ganz einfach mehrere Felder in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument, Ihrem Kontaktbibliothekseintrag oder Formular auswählen, um sie zu löschen, zuzuweisen oder zu verschieben. So wählen Sie mehrere Felder aus:
Drücken Sie auf Ihrer Tastatur Befehl (auf dem Mac) oder Umschalt (unter Windows)
Wählen Sie mehrere Felder aus (sobald Sie dies tun, werden sie blau umrahmt)
Um ausgewählte Felder einem anderen Empfänger zuzuweisen, wählen Sie den Namen des Empfängers (bei Verwendung einer Vorlage, eines Inhaltsbibliothek-Elements oder eines Formulars wird ein Rollenname angezeigt) im schwebenden Panel aus und weisen Sie dann diesen Feldern einen neuen Empfänger zu.
Drücken Sie Entf auf Ihrer Tastatur oder wählen Sie den Papierkorb im schwebenden Panel, um die Felder zu löschen.
Um mehrere Felder gleichzeitig zu verschieben, wählen Sie sie einfach aus und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle.
Verknüpfungsfelder
Hinweis: Sie können nur Text-, Datums-, Kontrollkästchen-, Dropdown- und Stempelfelder verknüpfen.
Verknüpfte Felder erleichtern es Ihren Empfängern, erforderliche Felder mit wiederholten Daten auszufüllen. Sobald sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, müssen sie diese nicht erneut an anderer Stelle eingeben – sie werden in allen verknüpften Feldern übernommen.
Hinweis: Verknüpfte Felder können in Dokumenten verwendet werden, die in einem Dokumentenpaket enthalten sind.
Um ein Feld zu verknüpfen, wählen Sie es zunächst aus und klicken Sie dann auf Feld kopieren und verknüpfen im schwebenden Panel oder in den Eigenschaften im rechten Panel. Das kopierte Feld hat die gleiche Größe, Einstellungen und Feldzuweisung. Sie können das kopierte Feld per Drag & Drop an eine beliebige Stelle verschieben.
Hinweis: Das Ändern einer Feld-ID in einem kopierten Feld hebt die Verknüpfung auf.
Alternativ können Sie Felder verknüpfen, indem Sie eine Feld-ID von einem Feld in ein anderes kopieren oder eingeben.
Hinweis: Sie können nur Felder desselben Typs verknüpfen.
Sie können die Pfeile für verknüpfte Felder in den Feldeigenschaften verwenden, um schnell zwischen ihnen zu wechseln.
Arten von Feldern
Textfeld
Textfelder können Ihnen dabei helfen, die Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Informationen der Empfänger zu erfassen, die Sie möglicherweise benötigen.
Hinweis: Emojis werden nicht unterstützt.
Außerdem gibt es die Möglichkeit, eine Textfeldvalidierung zu verwenden, falls Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Empfänger Informationen im richtigen Format eingeben.
Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.
Unterschrift
Das Unterschriftsfeld wird verwendet, um die Unterschriften der Empfänger zu erfassen. Wenn sich ein Unterschriftsfeld auf einem Dokument befindet, wird nach Abschluss des Dokuments durch alle Empfänger ein Unterschriftszertifikat zur PDF-Kopie hinzugefügt.
Sie können die verfügbaren Signaturtypen für Ihre Empfänger unter Einstellungen > Arbeitsbereich-Standards auswählen.
Initialen
Das Initialenfeld enthält die Anfangsbuchstaben des Vor- und Nachnamens des Unterzeichners.
Sie können verfügbare Initialentypen für Ihre Empfänger unter Einstellungen > Arbeitsbereich-Standards auswählen.
Wenn Sie schnell ein Initialen-Feld auf jeder Seite Ihrer Vorlage/Ihres Dokuments hinzufügen müssen, können Sie es in die Kopf- oder Fußzeile der Seite einfügen.
Datum
Das Datumsfeld ermöglicht es Ihnen, verschiedene Daten wie das Unterschriftsdatum, Geburtsdatum usw. zu erfassen.
Sie können das Datumsformat in den Arbeitsbereichseinstellungen festlegen. Sobald Sie ein neues Format auswählen und die Änderungen speichern, werden alle neuen Felder, die Sie in Ihren Vorlagen/Dokumenten hinzufügen, dieses Format haben.
Zusätzlich können Sie im Feldeigenschaften-Menü verfügbare Daten und das Datumsformat für Ihre Empfänger auswählen. Standardmäßig ist Beliebige Daten ausgewählt.
Kontrollkästchen
Sie können mehrere Kontrollkästchenfelder hinzufügen, damit Ihre Empfänger aus vielen Optionen mehrere auswählen können.
Optionsfelder
Das Feld Optionsfelder ermöglicht es einem Empfänger, eine Option aus der Liste auszuwählen.
Unter Eigenschaften können Sie Werte auch ausblenden oder anzeigen, indem Sie Werte anzeigen umschalten.
Dropdown
Sie können das Dropdown-Feld als Alternative zu Optionsfeldern verwenden. Der Empfänger kann eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Kartendetails
Das Feld für Kartendaten ermöglicht es, die Kartendaten der Kunden sicher zu speichern, sodass Sie sie später belasten oder wiederkehrende Zahlungen einrichten können. Dieses Feld funktioniert nur mit der Stripe-Integration.
Dateien sammeln
Das Feld Dateien sammeln ermöglicht es Ihren Empfängern, Dateien zu Ihrem Dokument hochzuladen.
Hinweis: Jeder Benutzer im Konto mit der Berechtigung zum Zugriff auf Dokumente, außer Mitarbeitern, kann hochgeladene Dateien anzeigen.
Dieses Feld unterstützt die folgenden Dateitypen: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB. Erfahren Sie mehr hier.
Hinweis: Das Feld „Dateien sammeln“ ist für Free eSign-Nutzer nicht verfügbar.
Stempel
Das Stempelfeld ist auch für PandaDoc Notary verfügbar und hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumente zu notariell beglaubigen.
Hinweis: Sie können Stempel nur hinzufügen oder deren Größe ändern, bevor Sie das Dokument versenden.