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Filter für Dokumentlisten
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Hinweis: Benutzer mit einer Teammitglied-Rolle sehen nur die Filter Datum und Status.
Sie können die folgenden Filter einzeln oder gleichzeitig verwenden:
Datum (Änderungs-, Erstellungs- und Ablaufdatum)
Status
Eigentümer
Empfänger
Unternehmen
Um den Unternehmensfilter zu verwenden, müssen Sie zuerst einen Wert in das Unternehmen-Feld in den Dokumentinformationen eingeben.
Dazu öffnest du das Infofeld in der Dokumentenliste oder in einem Dokument, indem du auf die Schaltfläche Informationen klickst.
Geben Sie dann einen Namen in das Firmenfeld auf der Registerkarte „Einzelheiten“ ein.
Hinweis: Unternehmenswerte werden für hochgeladene digitale PDFs und bearbeitbare Dokumente, die in PandaDoc erstellt wurden, nur für Enterprise-Tarifkonten automatisch aus dem Dokumentinhalt erkannt.
Hinweis: Filter sind nur für Dokumente verfügbar. Vorlagen und Content-Bibliothek-Elemente können nach Titeln und Erstellungsdaten sortiert werden.
Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument anhand eines Schlüsselworts suchen, können Sie auch Dokumentfilter verwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Wenn Ihr Abonnementplan die Funktion Vertragsspeicher umfasst, steht Ihnen außerdem die Option „Mehr“ zur Verfügung, mit der Sie Dokumente nach Datenfeldern filtern können. Weitere Informationen zum Filtern von Dokumenten mit Datenfeldern finden Sie hier.
Nach einem Dokument suchen
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Um nach einem Dokument zu suchen, gehe zum Tab „Dokumente“ und beginne, ein Wort oder eine Wortgruppe aus dem Inhalt des Dokuments (sowohl aus hochgeladenen PDF-/Word-Dateien als auch aus bearbeitbaren Dokumenten durchsuchbar), den Namen des Dokuments oder den Namen des Empfängers in die Suchleiste einzugeben. Wörter mit Satzzeichen (z. B. O’Brien) oder mit Zeichen aus verschiedenen Sprachen (z. B. Amália Gonçalves) sind ebenfalls durchsuchbar.
Sie können alle Treffer anzeigen oder die Treffer im Tab "Nur Titel" durchsuchen.
Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie einfach darauf oder verwenden Sie die Pfeiltasten und die Eingabetaste (Return) auf Ihrer Tastatur. Um die Liste aller Treffer anzuzeigen, wählen Sie # Treffer anzeigen.
Unter dem Tab "Alle Treffer" in den Suchergebnissen werden die Dokumente in folgender Reihenfolge angezeigt:
- Titelübereinstimmungen von neu nach alt nach letzter Änderung
- E-Mail und vollständiger Name des Empfängers werden von neu nach alt nach der letzten Änderung abgeglichen
- Inhalte werden nach dem letzten Änderungsdatum von neu nach alt sortiert.
Wenn Sie die automatische Nummerierung von Dokumenten verwenden, können Sie nach der von PandaDoc generierten Sequenznummer suchen.
Dokumente und Vorlagen duplizieren, verschieben, umbenennen und löschen
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Wichtige Hinweise:
Es gibt keine Option, Dokumente zwischen Workspaces zu verschieben. Wende dich an unser Support-Team, damit wir dir helfen können, eine Kopie eines Dokuments in einen anderen Workspace zu verschieben. Alle kopierten Dokumente befinden sich im Entwurfsstatus.
Der Titel der Vorlage/des Dokuments sollte 250 Zeichen nicht überschreiten.
Wenn Sie ein gesendetes Dokument umbenennen müssen, können Sie dies tun, indem Sie im Dropdown-Menü die Option „Umbenennen“ auswählen.
Um ein einzelnes Dokument/eine einzelne Vorlage zu duplizieren, zu verschieben, umzubenennen oder zu löschen, fahren Sie mit der Maus ganz rechts über das Dokument, klicken Sie auf die vertikalen Auslassungspunkte und wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü. Unten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumente schnell in Ordner verschieben.
Sie können mehrere Dokumente/Vorlagen auf einmal duplizieren, verschieben und löschen. Markieren Sie alle Dokumente, die Sie verwalten möchten, und wählen Sie oben rechts eine Aktion aus.
Gelöschte Dokumente wiederherstellen
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Hinweis: Sie können gelöschte Dokumente nur im Ordner Papierkorb finden und wiederherstellen. Um eine Vorlage oder ein Element aus der Content-Bibliothek wiederherzustellen, kontaktieren Sie uns bitte und geben Sie den Namen, das ungefähre Erstellungsdatum der Vorlage/des Content-Bibliothek-Elements sowie die E-Mail-Adresse des Eigentümers an, damit wir Sie bei der Wiederherstellung unterstützen können. Leider gibt es keine Möglichkeit, ein gelöschtes Formular wiederherzustellen, aber Sie können für diese Funktionsanfrage abstimmen und einen in den Kommentaren beschriebenen Workaround hier nutzen.
Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, öffne zunächst die Dokumentliste, wähle den Ordner Papierkorb, fahre ganz rechts mit der Maus über das Dokument und wähle die drei vertikalen Auslassungspunkte > Wiederherstellen.
Warnung: Empfängerlinks funktionieren nicht für gelöschte Dokumente. Nach der Wiederherstellung können Empfänger das Dokument wieder anzeigen.
Warnung: Dokumente, die über die API gelöscht werden, können nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden. Wenn Sie diese Funktion benötigen, sollten Sie für diese Funktionsanfrage hier abstimmen. Um ein Dokument, das über die API gelöscht wurde, wiederherzustellen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team und geben Sie den Namen, das ungefähre Erstellungsdatum des Dokuments und die E-Mail-Adresse der Inhaberin bzw. des Inhabers an, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung helfen können.
Um mehrere Dokumente wiederherzustellen, wählen Sie jeweils links neben ihrem Namen das Kontrollkästchen aus und klicken Sie dann oben rechts auf Wiederherstellen.
Hinweis: Dokumente werden im Stammordner in der Dokumentliste wiederhergestellt.
Um Dokumente dauerhaft zu Löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und wählen Sie die drei vertikalen Auslassungspunkte ganz rechts > Endgültig löschen. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen und auf Endgültig löschen klicken, um sie dauerhaft zu Löschen.
Warnung: Wenn Sie einen Ordner mit Dokumenten löschen, wird er dauerhaft gelöscht und Sie finden ihn nicht im Papierkorb. Bitte wenden Sie sich an das Support-Team und geben Sie die Namen, die ungefähren Erstellungsdaten der in einem Ordner abgelegten Dokumente sowie die E-Mail-Adressen der Eigentümer der Dokumente an, damit wir Ihnen bei der Wiederherstellung helfen können.
Massen-Download von Dokumenten
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Dies ist nur für Dokumente verfügbar. Um mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen, befolge diese Schritte:
Wählen Sie alle Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten. Scrollen Sie nach unten, um mehr als 30 Dokumente auf einmal auswählen zu können.
Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche Herunterladen.
Sie sehen eine Benachrichtigung, dass der Download gestartet wurde, und sobald er verarbeitet wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail von PandaDoc, die eine .zip-Datei Ihrer Dokumente enthält.
Hinweis:
Die angehängten Dateien und die über das Feld „Dateien sammeln“ hochgeladenen Dateien werden nicht zur .zip-Datei hinzugefügt.
Der Link zur .zip-Datei läuft innerhalb einer Woche ab.
Tipp: Wir empfehlen, Dokumente stapelweise herunterzuladen (200–300 Dokumente auf einmal), um ZIP-Dateien schneller zu erhalten.
Ebenso können Sie einen Ordner mit Dokumenten herunterladen.
Dokumente als .pdf herunterladen
Hinweis: Das Seitenlimit für das Herunterladen von PDF-Dateien pro Dokument beträgt 1000.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente als .pdf herunterladen können:
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie herunterladen möchten, und wählen Sie oben rechts Herunterladen aus.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument ganz rechts, klicken Sie auf die vertikale Auslassung und wählen Sie im Dropdown-Menü Herunterladen aus.
Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument, wählen Sie dann die drei vertikalen Auslassungspunkte oben rechts und wählen Sie Herunterladen aus dem Dropdown-Menü > Als .pdf herunterladen.
Dokumente als .docx herunterladen
Verfügbarkeit: Starter-, Business- und Enterprise-Tarife
Sie können Ihre Vorlagen oder Dokumente als .docx nur innerhalb einer Vorlage/eines Dokuments herunterladen.
So aktivieren/deaktivieren Sie: der Kontoinhaber kann diese Funktion in Erweiterungen über diesen Link aktivieren/deaktivieren.
Hinweis: Sie können Elemente der Content-Bibliothek und Formulare nicht als .docx-Dateien herunterladen.
Öffnen Sie eine Vorlage/ein Dokument, wählen Sie dann die drei vertikalen Auslassungspunkte oben rechts und wählen Sie Herunterladen aus dem Dropdown-Menü > Als DOCX-Datei herunterladen.
Bekannte Einschränkungen beim Export des Angebot-Builders nach .docx
Derzeit werden in Produktbeschreibungen nur nummerierte und Aufzählungslisten unterstützt; andere Formatierungen können verloren gehen.
Bilder in der Angebotstabelle werden noch nicht unterstützt und erscheinen nicht im Export.
Deaktivieren Sie den Dokumentdownload für Empfänger
Sie können das Herunterladen von Dokumenten für Empfänger auf Vorlagen- oder Dokumentebene deaktivieren. Um die Option zum Herunterladen des Dokuments für Empfänger zu deaktivieren, wählen Sie oben auf der Seite Verwalten und schalten Sie den Schalter für Herunterladen unter „Empfängerberechtigungen“. aus.
Sortieren
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Sie können Dokumente sortieren nach: Titel, Status, Erstellungsdatum. Sie können Vorlagen sortieren nach: Titel, Erstellungsdatum. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie die Reihenfolge, in der Sie Dokumente sortieren möchten, aufsteigend oder absteigend (A–Z/Z–A):
Sie können außerdem so sortieren, dass Dokumente vor Ordnern angezeigt werden (wenn Sie mehrere Ordner haben und nicht zu weit nach unten scrollen möchten).
Klicken Sie auf das Sortiersymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Dokumente zuerst:
Dokumente/Vorlagen in Ordnern organisieren
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Um einen neuen Ordner zu erstellen, wählen Sie „+“ neben „Ordner“ im linken Bereich aus.
Alternativ wählen Sie den Pfeil neben +Dokument und wählen Sie Ordner, um einen neuen zu erstellen.
Um Dokumente/Vorlagen in einen Ordner zu verschieben, können Sie sie entweder per Drag & Drop ziehen (in einen Ordner in der Liste oder im Ordnertree).
Alternativ wählen Sie die Dokumente aus und wählen Sie oben rechts Verschieben, wählen Sie den Zielordner und wählen Sie Hierher verschieben.
Dokumente aus einem Ordner in den Stammordner verschieben
Wähle die Dokumente aus, die du in den Stammordner verschieben möchtest, ziehe sie nach oben zu ALLE und lasse sie dort los.
Um einen Ordner umzubenennen oder zu Löschen, markieren Sie ihn und klicken Sie ganz rechts auf die Auslassungspunkte > Umbenennen oder Löschen:
Alternativ können Sie den Ordner öffnen und von dort aus fortfahren.
Tag
Verfügbarkeit: Alle Tarife
Hinweis: Tags sind groß- und kleinschreibungssensitiv.
So taggen Sie ein Element:
Bewege den Mauszeiger über das Dokument/die Vorlage und klicke ganz rechts auf die Auslassungspunkte
Wähle Tags hinzufügen aus
Wähle einen Tag aus der Liste aus oder erstelle einen neuen
Drücken Sie Speichern
Im linken Bereich sehen Sie alle Ihre vorhandenen Tags. Klicken Sie darauf, um alle Dokumente mit den angewendeten Tag(s) zu filtern. Wenn Sie mehr als einen Tag auswählen, sucht PandaDoc nach den Dokumenten, auf die alle ausgewählten Tags angewendet wurden.
So entfernen Sie die Markierung von einem Dokument:
Fahre mit der Maus über das Dokument und klicke auf die Auslassungspunkte ganz rechts
Klicke auf Tags hinzufügen
Klicken Sie auf das rote „x“ neben dem Tag, den Sie entfernen möchten
Drücken Sie Speichern
Warnung: Bitte wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn Sie Tags löschen müssen. Wenn Sie eine Teammitglied-Rolle haben, können wir die Genehmigung durch einen Admin-Benutzer in Ihrem Konto anfordern.