Verfügbarkeit: Free eSign*, Starter*, Business- und Enterprise-Tarife
* Nur Business- und Enterprise-Kunden können den Ablaufzeitraum ändern. Für die Starter- und Free eSign-Tarife beträgt das Ablaufdatum 60 Tage und kann nicht geändert werden.
Hinweis: Das maximale Ablaufdatum beträgt 3650 Tage.
Die automatische Ablaufoption sorgt dafür, dass deine Dokumente automatisch ablaufen, wenn das Dokument nach einem bestimmten Zeitraum nicht abgeschlossen wird. Der Status dieser Dokumente ändert sich dann zu „Abgelaufen“.
Sie können die Möglichkeit aktivieren, den Zeitraum für die automatische Dokumentablaufzeit im Marketplace zu ändern.
Warnung: Die Ablaufzeit für Dokumente beträgt standardmäßig 60 Tage für alle Dokumente.
Hinweis: Automatische Abläufe können nicht über die API eingerichtet werden. Wenn du diese Funktion benötigst, stimme bitte für diese Idee hier.
Wissenswertes zu automatischen Abläufen:
Automatische Ablaufzeit X Tage vor und nach dem Versand des Dokuments festlegen und ändern
Aktiviere/deaktiviere die Warnbenachrichtigung 1 Tag vor dem Ablaufdatum des Dokuments, sowohl bevor als auch nachdem das Dokument gesendet wurde
Die Warnbenachrichtigung ist nur für Unterzeichner verfügbar und wird unter Dokumentinfo> Letzte Aktivität protokolliert.
Ablauf-Countdown erscheint in „Dokumente“, wenn er unter 5 Tagen liegt
Sobald das Dokument den Status „Abgelaufen“ erhält, ist es für Empfänger nicht mehr verfügbar
Änderungen in den Ablauf-Einstellungen werden unter Dokumentinformationen > Letzte Aktivität protokolliert.
Ablauf-Countdown wird zurückgesetzt, wenn ein Dokument bearbeitet und erneut gesendet wird
Das Dokument läuft X Tage nach dem Versenden ab, d. h. wenn du es um 14:30 Uhr versendest, läuft es X Tage später um 14:30 Uhr ab.
Springen zu:
Automatische Ablaufkonfiguration für alle neuen Vorlagen und Dokumente
Wähle deinen Namen in der unteren linken Ecke aus und gehe zu Workspace-Standardeinstellungen > Einstellungen zum Ablauf. Deine Optionen sind:
Legen Sie „Anzahl der Tage“ fest und
„Unterzeichner 1 Tag vor Ablauf warnen“
Klicke zum Schluss auf Änderungen speichern.
Ablaufdatum in einer bestimmten Vorlage/einem bestimmten Dokument festlegen
Du kannst für eine bestimmte Vorlage eine automatische Ablaufzeit einrichten, sodass alle neuen Dokumente, die aus dieser Vorlage erstellt werden, die Ablauf-Einstellungen übernehmen.
Öffnen Sie eine beliebige Vorlage, klicken Sie oben rechts auf das Kontextmenü > Einstellungen > Ablauf (oder Dokument-/Vorlage-Details > Ablauf). Ihre Optionen sind:
„# Tage“ und
„Warnbenachrichtigung“ für einen Unterzeichner 1 Tag, bevor das Dokument abläuft.
Hinweis: Sie können einen automatischen Ablaufzeitraum auf die gleiche Weise für ein Dokument festlegen.
Variable für automatische Ablaufzeit
Sie können das Ablaufdatum im Dokument automatisch mit der Ablaufdatum-Variable ausfüllen lassen.
Öffne den Abschnitt für Variablen im rechten Bereich und scrolle nach unten, um die Variable Document.ExpirationDate zu finden. In einem Dokument wird sie unter Nicht verwendet aufgeführt. In einer Vorlage wird sie unter System aufgeführt.
Klicken Sie auf die Variable, um sie zu kopieren und zum Dokument hinzuzufügen.
Die Variable wird nach dem Senden des Dokuments automatisch mit dem Ablaufdatum ausgefüllt.
Überprüfung der Ablaufeinstellungen vor dem Versenden eines Dokuments
Nachdem du auf Senden geklickt und den Namen des Dokuments geändert hast, siehst du das Pop-up „Dokument senden". Unten links siehst du die Ablauf-Einstellungen; klicke darauf, um die Einstellung zu überprüfen oder zu ändern.
Ablaufzeitraum eines gesendeten Dokuments ändern
Um die Gültigkeit deiner Dokumente zu verlängern, gehe zunächst zur Dokumentliste. Fahre ganz rechts mit der Maus über ein Dokument, klicke auf die drei vertikalen Auslassungspunkte und wähle im Dropdown-Menü Ablauf verlängern aus.
Alternativ kannst du den Ablaufzeitraum innerhalb eines Dokuments verlängern. Klicke oben rechts auf das Dokumentinfo-Symbol > Einstellungen > Ablaufdatum. Bearbeite das Ablaufdatum und wähle Übernehmen.
Benachrichtigung über automatische Ablaufzeit
Unten sehen Sie ein Beispiel der Benachrichtigungs-E-Mail, die Ihre Empfänger erhalten, wenn das Dokument kurz vor dem Ablauf steht.
Wenn du E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchtest, wenn Ablaufwarnungen an die Unterzeichner gesendet werden, unterstütze diese Idee bitte, indem du sie hier hochstimmst.
Abgelaufene Dokumente überprüfen
4 Tage vor dem Ablauf des Dokuments wird der Dokumentstatus mit einem roten Kreis markiert. Wenn das Dokument abgelaufen ist, wird es in deiner Dokumentenliste mit dem Status „Abgelaufen“ angezeigt.
Ihr Empfänger kann nicht mehr auf das Dokument zugreifen, stattdessen wird ihm diese Nachricht angezeigt:
Unter Bald ablaufend finden Sie die Dokumente, die innerhalb einer Woche ablaufen.
Um den Status „Abgelaufen“ zu entfernen, haben Sie zwei Optionen:
Setze das Dokument wieder auf Entwurf zurück. Öffne dazu das Dokument und klicke auf Aktionen > Bearbeiten. Ändere die Ablauf-Einstellungen und den Dokumentinhalt (falls nötig) und sende es erneut an deine Empfänger.
Ändern Sie den Dokumentstatus mit der Funktion Manuelle Statusänderung in Abgeschlossen.