Es kann hilfreich sein, den Status Ihres PandaDoc Dokument so zu aktualisieren, dass er eine Offline-Dokumentationsfertigstellung oder -zahlung widerspiegelt. So können alle Ihre unterschriebenen Verträge an einem Ort aufbewahrt werden.
Verfügbarkeit: Alle Pakete
Du kannst dein Dokument manuell in abgeschlossen, abgelaufen, abgelehnt oder bezahlt ändern.
Manuelle Statusänderungsmatrix:
abgeschlossen
Um sicherzustellen, dass Ihr Dokument rechtlich bindend ist, enthalten alle unterschriebenen und empfänger-abgeschlossenen Dokumente bei der Fertigstellung ein Signatur-Zertifikat. Wenn Sie ein Dokument manuell auf den Status "abgeschlossen" ändern, wird kein Signatur-Zertifikat generiert.
Anwendungsfall: Du hast ein PandaDoc -Dokument gesendet, und dein Empfänger druckt, signiert, scannt und schickt es dir als E-Mail-Anhang zurück. Der Deal ist abgeschlossen, aber das Dokument bleibt in deinem PandaDoc -Dashboard als "gesendet" oder "angesehen" fest. Du kannst den Status manuell ändern, um das Dokument von "angesehen" auf "abgeschlossen" zu verschieben.
abgelaufen
Wenn Sie ein Dokument haben, das nicht mehr gültig ist und kein Signatur-Zertifikat benötigt, können Sie das Dokument manuell ablaufen.
Anwendungsfall: Du hast ein PandaDoc Dokument gesendet, und der Empfänger unterschreibt es nicht. Du willst nicht mehr, dass der Empfänger Zugriff auf das Dokument hat (die Bedingungen des Deals sind abgelaufen usw.), also solltest du das Dokument sofort ablaufen.
bezahlt
Wenn du ein Dokument mit einer Zahlungs-App hast und der Kunde das Dokument abgeschlossen hat (ausgefüllt, unterschrieben und fertig), aber die Zahlung nicht abgeschlossen hat, lautet der Status des Dokument "Zahlung ausstehend". Wenn der Kunde mit einer alternativen Zahlungsmethode bezahlt hat, können Sie das Dokument manuell auf "bezahlt" ändern.
Hinweis: Draft, abgelehnt und abgelaufen Dokument können nur dann in bezahlt geändert werden, wenn sie eine Zahlungserweiterung enthalten.
Beispiel für einen Anwendungsfall: Empfänger abgeschlossen ein Dokument mit einem Zahlungsfeld, aber bezahlt bar oder per Post, Sie können die manuelle Statusänderung nutzen, um den Dokumentstatus von "Zahlung ausstehend" auf "bezahlt" zu verschieben.
Wie man den Status manuell ändert
Hinweis: Wenn Sie die Option zum manuellen Ändern des Dokumentstatus nicht sehen, bitten Sie Ihren Kontoinhaber, diese in den Erweiterungen zu aktivieren.
Aus der Dokumentenliste oder Homepage
Gehen Sie zur Seite Dokumentenliste oder Home
Fahren Sie mit der Maus über das Dokument ganz rechts
Wählen Sie die vertikalen Auslassungspunkte (drei Punkte)
Wähle den Status ändern im Dropdown-Menü aus
Aus dem Dokument heraus (neuer Editor)
Dokument öffnen
Wählen Sie Datei in der oberen Menüleiste
Gehen Sie zu Dokument
Wählen Sie Status ändern
Überprüfen Sie die Warnung und wählen Sie Fortfahren mit Änderung
Statusänderungsoptionen
Wenn Sie auf Status ändern klicken, sehen Sie die Optionen:
Status von/An: Ändern Sie den Status eines Dokuments gemäß der oben genannten "Statusmatrix".
Private Notizen: Stellen Sie "private Notizen" bezüglich der manuellen Statusänderung bereit.
Eine Datei anhängen: Eine Datei anhängen, auf die sowohl der Autor als auch der Empfänger Zugriff haben, wenn die manuelle Änderung abgeschlossen ist. Das ist nützlich, wenn das Dokument offline unterschrieben oder bezahlt wurde und dir eine Quittung/unterschriebene Kopie per E-Mail zugeschickt wurde.
Hinweis: Du kannst Dateien hinzufügen, die bis zu 25 MB groß sind.
Benachrichtigung: Habe eine Benachrichtigungs-E-Mail bezüglich der Statusänderung an alle Empfänger gesendet.
Warnung: Bitte beachten Sie, dass der Empfänger, wenn Sie den Status eines Dokuments manuell auf "abgeschlossen" ändern, trotzdem eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem angehängten PDF erhält, wenn die Option "PDF an E-Mail anhängen" in den Empfänger-Einstellungen aktiviert ist. Das passiert auch dann, wenn du während der Statusänderung die Option "Benachrichtigung gesendet an alle Empfänger" deaktivierst.
Private Notizen und Anhänge, die während der manuellen Statusänderung hinzugefügt wurden, finden Sie später im Abschnitt Audit Trail.
Beispiel für eine Benachrichtigungs-E-Mail
Wenn Sie die manuellen Änderungen eingerichtet haben, um Ihre Empfänger zu benachrichtigen, finden Sie hier ein Beispiel für diese E-Mail unten.
Wenn Sie beim manuellen Ändern eines Dokument-Status Anhänge hochladen, werden diese in die E-Mail-Benachrichtigung aufgenommen.
