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Eine Variable ist ein Briefvorlagenfeld, mit dem Sie Zeit sparen können, indem alle Informationen, die häufig in Ihren Dokumenten vorkommen, automatisch ausgefüllt werden. Es handelt sich um ein Textstück, das von eckigen Klammern umgeben ist, wie dieses hier:
Die Variable hat keinen gelben Hintergrund, wenn ein Empfänger das Dokument anschaut. Sie wird nur so im Editor angezeigt, damit Sie leicht zwischen Text und einer Variablen unterscheiden können.
Wichtige Informationen zu Variablen:
Sie können Variablen sowohl in Vorlagen als auch in Dokumenten hinzufügen
Die Variablen funktionieren in drei Preistabellenfeldern: Name, Beschreibung, Reiner-Text-Spalte
Variablen funktionieren nur im Textkörper des Dokuments. Sie funktionieren nicht im Dokumentennamen, in gespeicherten Nachrichten oder im Betreff oder Textteil einer E-Mail.
So fügen Sie Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument Variablen hinzu
Wählen Sie einen Textblock, in dem Sie Ihre Variable platzieren möchten
Geben Sie eine öffnende eckige Klammer ein und wählen Sie entweder den Namen einer Variablen aus der Dropdown-Liste oder geben Sie Ihren eigenen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste
Alternativ können Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt Variablen gehen und + Benutzerdefinierte Variable hinzufügen wählen, um eine neue Variable zu erstellen. Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie Variable hinzufügen. Um sie zu verwenden, wählen Sie Variable kopieren unten im Pop-up-Fenster der Seite und fügen Sie sie dann mit Befehl+V in Ihren Textblock ein. Die Variable wird auch in der Liste der Variablen angezeigt.
Um eine Variable mit aktuellen Informationen auszufüllen, klicken Sie auf eine Variable in einer Vorlage/einem Dokument oder öffnen Sie rechts unter Variablen die Variablenliste, und geben Sie einen Wert ein. Durch die verwendete Variable werden die Informationen in der gesamten Vorlage/im gesamten Dokument automatisch ausgefüllt.
Um eine Variable zu löschen, müssen Sie sie zunächst im Textkörper des Dokuments löschen.
Klicken Sie anschließend auf Variablen Auf der rechten Seite, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Nicht verwendet und suchen Sie die Variable in der Liste. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Variable und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, um die Variable aus Ihrer Variablenliste zu löschen.
Wie man Variablen in Titeln verwendet
Warnung: Sie können keine Variablen in Titeln verwenden, wenn Sie mit Formularen, Dokumentpaketen oder Massensendungen arbeiten.
Bei Dokumentenbündeln gilt dies für die Dokumente innerhalb des Bündels, nicht für den Bündelnamen selbst.
In Intelligente Formulare Variablen in Titeln werden unterstützt.
Hinweis: Wir empfehlen, Variablen zu Vorlagentiteln hinzuzufügen, damit sie jedes Mal automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen.
Das Hinzufügen von Variablen in einen Vorlagentitel ist einfach:
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie bearbeiten möchten
Beginnen Sie mit der Eingabe von eckigen Klammern („[“)
Wählen Sie eine der Variablen aus dem Dropdown-Menü aus und sie wird in den Titel eingefügt.
Alternativ können Sie auch eine Variable aus der Registerkarte „Variablen“ kopieren und in den Vorlagentitel einfügen oder eine neue benutzerdefinierte Variable direkt im Titel erstellen
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen von benutzerdefinierten Variablen beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage nicht funktioniert. Die Variablen werden als einfacher Textwert an den Dokumententitel übergeben und nicht als Variable.
Verwenden von CRM-Variablen in Titeln
Wenn Sie ein Dokument erstellen, wird der Titel der Vorlage standardmäßig durch den Namen des Deals oder der Opportunity ersetzt. Wenn Sie jedoch CRM-Variablen in den Titel der Vorlage aufnehmen, die Sie für die Erstellung von Dokumenten aus Ihren Deals/Opportunities verwenden, basiert der Name des Dokuments auf dem Namen der Vorlage, und die Variablen in den Titeln werden automatisch mit den entsprechenden Feldwerten gefüllt.
Kopieren Sie eine CRM-Variable, die Sie in den Vorlagentitel einfügen möchten
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Ihrer CRM verwenden, und fügen Sie die kopierte Variable in den Titel der Vorlage ein
Erstellen Sie ein Dokument aus dieser Vorlage über Ihre CRM und die Variable wird automatisch mit dem Wert des Feldes ausgefüllt
Arten von Variablen
Es gibt 4 Arten von Variablen:
Rollenvariablen
Hinweis: Rollenvariablen können nur auf der Ebene der Vorlage eingerichtet werden.
Diese Variablen füllen automatisch Informationen über Ihren Empfänger aus, wenn er einer Rolle zugewiesen wird. Sie können den Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das Unternehmen des Empfängers einfügen, sofern diese Informationen in PandaDoc Contacts vorhanden sind. Wenn Ihr Empfänger nicht in Ihren PandaDoc Kontakten vorhanden ist, können Sie ihn beim Erstellen des Dokuments hinzufügen.
Erstellen Sie eine Vorlagenrolle (dazu müssen Sie sich in einer Vorlage befinden)
PandaDoc generiert automatisch die Standard-Rollenvariablen: Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Telefon, Titel und Adresse.
Klicken Sie im rechten Bereich auf Variablen und suchen Sie dann die Standard-Rollenvariablen anhand des Rollennamens am Anfang, z. B. Client.FirstName
Kopieren Sie eine Variable und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle in der Vorlage ein
Klicken Sie dann auf „Diese Vorlage verwenden“ und erstellen Sie ein Dokument aus dieser Vorlage, weisen Sie den Empfängern Rollen zu und klicken Sie auf „Weiter“. Die Rollenvariablen wurden bei der Erstellung des Dokuments ausgefüllt.
Systemvariablen
Diese Variablen sind bereits von PandaDocvordefiniert. Sie füllen automatisch Informationen über Ihr Dokument aus, die für das jeweilige Dokument und seinen Inhalt spezifisch sind (z. B. Erstellungsdatum des Dokuments, Versanddatum des Dokuments, Referenznummer, Wert des Dokuments, usw.).
Hinweis: Die Variablen [Document.ExpirationDate] und [Document.SentDate] werden gefüllt, sobald Sie Ihr Dokument versenden. Das Datumsformat der Variablen hängt vom Standard-Datumsformat und den Lokalisierungseinstellungen für die Empfängeransicht ab, die Sie in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen festgelegt haben.
Preistabellenvariablen
Mit Preistabellenvariablen können Sie Daten aus der Fußzeile der Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Formular problemlos wiederverwenden. Jede Zeile, die Sie der Fußzeile Ihrer Preistabelle hinzufügen, wird als Variable angezeigt, solange sie einen Wert hat.
Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, klicken Sie zunächst auf eine Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular. Klicken Sie dann auf „Eigenschaften“ im schwebenden Bedienfeld und wählen Sie Variablen auf der rechten Seite aus. Klicken Sie abschließend auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.
Klicken Sie schließlich auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.
Sie finden die Preistabellenvariablen auch auf der Registerkarte „Variablen“ auf der rechten Seite.
Hinweis: Wenn Sie eine Preistabelle umbenennen, wird diese Änderung automatisch in den Variablen widergespiegelt.
Benutzerdefinierte Variablen
Diese Variablen dienen als Platzhalter für alle Informationen, die Sie beim Erstellen eines Dokuments manuell eingeben müssen. Sie können sie beliebig benennen, und sie sind nützlich, wenn die Informationen nicht in Ihren Kontakten vorhanden sind.
Um eine benutzerdefinierte Variable hinzuzufügen, öffnen Sie die eckige öffnende Klammer, geben Sie den Namen Ihrer Variablen ein und klicken Sie auf „Enter“.
So bearbeiten Sie den Namen einer benutzerdefinierten Variablen:
Gehen Sie auf die Registerkarte „Variablen“
Finden Sie Ihre benutzerdefinierte Variable
Wählen Sie das Menü mit den drei Ellipsen neben dem Variablennamen > „Umbenennen“
Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie „Speichern“