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Eine Variable ist ein Platzhalterfeld, der Ihnen Zeit erspart, indem Informationen, die in Ihren Dokumenten häufig vorkommen, automatisch einfügt werden. Sie besteht aus Text, der mit eckigen Klammern umschlossen ist, z. B.:
Die Variable wird keinen gelben Hintergrund haben, wenn ein Empfänger das Dokument betrachtet. Sie erscheint nur so im Editor, damit Sie leicht zwischen Text und einer Variablen unterscheiden können.
Warum Variablen verwenden?
Anstatt sich ständig wiederholende Informationen wie Kundennamen, Daten oder Dokumentwerte manuell einzugeben, füllen Variablen diese Daten automatisch für Sie aus. Richten Sie sie einmal ein und sparen Sie Zeit bei jedem Dokument.
Wichtige Informationen zu den Variablen:
Variablen können sowohl in Vorlagen als auch in Dokumenten hinzugefügt werden.
Variablen funktionieren in drei Feldern der Preistabelle: Name, Beschreibung und Klartextspalte.
Variablen funktionieren nur im Vorlagentext, im Dokumentkörper und in den Titeln. Sie funktionieren nicht in gespeicherten Nachrichten oder im Betreff/Text von E-Mails.
Klassische Benutzeroberfläche
So fügen Sie Variablen zu Ihrer Vorlage/Ihrem Dokument hinzu
Wählen Sie einen Textblock aus, in dem Sie Ihre Variable platzieren möchten.
Geben Sie eine eckige Klammer ein und wählen Sie entweder den Namen einer Variablen aus dem Dropdown-Menü oder geben Sie Ihre eigene ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Alternativ dazu können Sie rechts zum Abschnitt Variablen gehen und + Benutzerdefinierte Variable hinzufügen wählen, um eine neue Variable zu erstellen. Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie Variable hinzufügen. Um die Variable zu verwenden, wählen Sie unten im Pop-up-Fenster Variable kopieren und fügen Sie sie anschließend mit „Befehl+V“ in Ihren Textblock ein. Die Variable erscheint ebenfalls in der Variablenliste.
Um eine Variable mit tatsächlichen Informationen auszufüllen, klicken Sie auf eine Variable in einer Vorlage oder einem Dokument, oder öffnen Sie die Variablenliste unter Variablen rechts und geben Sie einen Wert ein. Die Informationen werden mithilfe der verwendeten Variable in der gesamten Vorlage oder dem Dokument eingefügt.
Um eine Variable zu löschen, löschen Sie sie zunächst aus dem Dokumentkörper.
Als Nächstes klicken Sie im rechten Bereich auf Variablen , klicken Sie auf das Dropdown-Menü Nicht verwendet und suchen Sie die Variable in der Liste. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Variable und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, um die Variable aus Ihrer Variablenliste zu löschen.
Wie man Variablen in Titeln verwendet
Warnung: Sie können keine Variablen in Titeln verwenden, wenn Sie mit Formularen, Dokumentenbündeln oder dem Massenversand arbeiten.
Bei Dokumentenbündeln gilt dies für Dokumente innerhalb des Bündels, nicht für den Bündelnamen selbst.
In Intelligenten Formularen werden Variablen in Titeln unterstützt.
Hinweis: Wir empfehlen, Variablen zu den Titeln der Vorlagen hinzuzufügen, damit sie jedes Mal automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen.
Das Hinzufügen von Variablen in einem Vorlagentitel ist einfach:
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Beginnen Sie mit der Eingabe eckiger Klammern („[“).
Wählen Sie eine der Variablen aus dem Dropdown-Menü und sie wird in den Titel eingefügt.
Alternativ können Sie eine Variable aus der Registerkarte „Variablen“ kopieren und in den Vorlagentitel einfügen oder eine neue benutzerdefinierte Variable direkt im Titel erstellen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen benutzerdefinierter Variablen beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage nicht funktioniert. Variablen werden im Dokumenttitel als einfacher Textwert statt als Variable übernommen.
Verwendung von CRM-Variablen in Titeln
Beim Erstellen eines Dokuments wird standardmäßig der Vorlagentitel durch den Namen des Deals oder der Opportunity ersetzt. Wenn Sie jedoch CRM-Variablen in den Titel der Vorlage einfügen, die Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Ihren Deals/Ihrer Opportunity verwenden, basiert der Dokumentname auf dem Vorlagennamen, und die Variablen in den Titeln werden automatisch mit den entsprechenden Feldwerten ausgefüllt.
Kopieren Sie eine CRM-Variable, die Sie in den Vorlagentitel einfügen möchten.
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie verwenden, um Dokumente aus Ihrem CRM zu erstellen, und fügen Sie die kopierte Variable in den Vorlagentitel ein.
Erstellen Sie über Ihr CRM ein Dokument aus dieser Vorlage, und die Variable wird automatisch mit dem Feldwert ausgefüllt.
Arten von Variablen
Es gibt 4 Arten von Variablen:
Rollenvariablen
Hinweis: Rollenvariablen können nur auf Vorlagenebene eingerichtet werden.
Diese Variablen füllen automatisch Informationen über Ihren Empfänger aus, wenn er einer Rolle zugewiesen wird. Sie können den Vor- und Nachnamen Ihres Empfängers, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das Unternehmen angeben, solange die Informationen in PandaDoc-Kontakte vorhanden sind. Falls der Empfänger in Ihren PandaDoc-Kontakten nicht existiert, können Sie ihn beim Erstellen des Dokuments hinzufügen.
Erstellen Sie eine Vorlagenrolle (dazu müssen Sie sich in einer Vorlage befinden).
PandaDoc generiert automatisch die Standardrollenvariablen: Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Telefon, Titel und Adresse.
Klicken Sie im rechten Bereich auf „Variablen“ und suchen Sie anschließend die Standardrollenvariablen anhand des Rollennamens am Anfang, z. B. „Kunde.Vorname“.
Kopieren Sie eine Variable und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle in der Vorlage ein.
Klicken Sie dann auf das Feld Dokument erstellen, weisen Sie den Empfängern Rollen zu und wählen Sie Weiter. Die Rollenvariablen werden bei der Erstellung des Dokuments aufgefüllt.
Systemvariablen
Diese Variablen wurden von PandaDoc vordefiniert. Sie füllen automatisch Informationen zu Ihrem Dokument aus, die spezifisch für dieses einzelne Dokument und dessen Inhalt sind (wie Erstellungsdatum, Versanddatum des Dokuments, Referenznummer, Dokumentenwert usw.).
Hinweis: Die Variablen [Document.ExpirationDate] und [Document.SentDate] werden gefüllt, sobald Sie Ihr Dokument versenden. Das Datumsformat der Variablen hängt von den Standardeinstellungen für das Datumsformat und die Empfänger-Anzeigesprache ab, die Sie in den Einstellungen Ihres Workspaces festgelegt haben.
Preislistenvariablen
Preislistenvariablen helfen Ihnen, Daten aus der Fußzeile der Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular einfach wiederzuverwenden. Jede Zeile, die Sie zur Fußzeile Ihrer Preistabelle hinzufügen, wird als Variable angezeigt, solange sie einen Wert hat.
Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, klicken Sie zunächst auf eine Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular. Klicken Sie dann auf Eigenschaften im schwebenden Panel und wählen Sie rechts Variablen aus.
Klicken Sie schließlich auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.
Sie finden die Preislistenvariablen auch auf der Registerkarte Variablen auf der rechten Seite.
Hinweis: Wenn Sie eine Preistabelle umbenennen, werden die Variablen diese Änderung automatisch widerspiegeln.
Benutzerdefinierte Variablen
Diese Variablen dienen als Platzhalter für Informationen, die Sie bei der Erstellung eines Dokuments manuell eingeben müssen. Sie können sie benennen, wie Sie wollen, und sie sind nützlich, wenn die Informationen nicht in Ihren Kontakten vorhanden sind.
Um eine benutzerdefinierte Variable hinzuzufügen, öffnen Sie die eckige öffnende Klammer, geben Sie den Namen Ihrer Variablen ein und klicken Sie auf Enter.
So bearbeiten Sie den Namen einer benutzerdefinierten Variablen:
Wechseln Sie zur Registerkarte Variablen
Finden Sie Ihre benutzerdefinierte Variable
Wählen Sie das Menü mit den drei Auslassungspunkten neben dem Variablennamen > Umbenennen
Geben Sie den benötigten Namen ein und wählen Sie Speichern
Neue Benutzeroberfläche
📘 Hinweis: Die neue Benutzeroberfläche ist Teil eines Early Access-Programms. Einen vollständigen Überblick über die Änderungen und die aktuellen Einschränkungen finden Sie unter „Neue Dokument- und Vorlagenfunktionen (Early Access)“ und „Neuer PandaDoc Editor“.
So fügen Sie Variablen zu Ihrer Vorlage oder Ihrem Dokument hinzu
Wählen Sie einen Textblock aus, in dem Sie Ihre Variable platzieren möchten.
Geben Sie eine eckige Klammer ein und wählen Sie entweder den Namen einer Variablen aus dem Dropdown-Menü oder geben Sie Ihre eigene ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Alternativ dazu können Sie rechts oben auf den Abschnitt Ansicht gehen und auf die Option Alle Variablen klicken. Wählen Sie + Benutzerdefinierte Variable hinzufügen, um eine neue Variable zu erstellen. Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie Variable hinzufügen. Um die Variable zu verwenden, wählen Sie unten im Pop-up-Fenster Variable kopieren und fügen Sie sie anschließend mit „Befehl+V“ in Ihren Textblock ein. Die Variable erscheint ebenfalls in der Variablenliste.
Um eine Variable mit tatsächlichen Informationen auszufüllen, klicken Sie auf eine Variable in einer Vorlage oder einem Dokument, oder öffnen Sie die Variablenliste unter Variablen rechts und geben Sie einen Wert ein. Die Informationen werden mithilfe der verwendeten Variable in der gesamten Vorlage oder dem Dokument eingefügt.
Um eine Variable zu löschen, entfernen Sie zunächst alle Instanzen davon aus Ihrem Dokumententext.
Die Variable wird dann im Variablenbereich unter „Nicht verwendet“ angezeigt. Klicken Sie auf die drei Punkte daneben und wählen Sie Löschen.
Wie man Variablen in Titeln verwendet
Warnung: Sie können keine Variablen in Titeln verwenden, wenn Sie mit Formularen, Dokumentenbündeln oder dem Massenversand arbeiten.
Bei Dokumentenbündeln gilt dies für Dokumente innerhalb des Bündels, nicht für den Bündelnamen selbst.
In Intelligenten Formularen werden Variablen in Titeln unterstützt.
Hinweis: Wir empfehlen, Variablen zu den Titeln der Vorlagen hinzuzufügen, damit sie jedes Mal automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie ein Dokument aus der Vorlage erstellen.
Das Hinzufügen von Variablen in einem Vorlagentitel ist einfach:
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Beginnen Sie mit der Eingabe einer eckigen Klammer („[“).
Wählen Sie eine der Variablen aus dem Dropdown-Menü und sie wird in den Titel eingefügt.
Alternativ können Sie eine Variable aus der Registerkarte „Variablen“ kopieren und in den Vorlagentitel einfügen oder eine neue benutzerdefinierte Variable direkt im Titel erstellen.
Verwendung von CRM-Variablen in Titeln
Wenn Sie eine CRM-Integration verwenden, wird beim Erstellen eines Dokuments standardmäßig der Vorlagentitel durch den Namen des Deals oder der Opportunity ersetzt. Wenn Sie jedoch CRM-Variablen in den Titel der Vorlage einfügen, die Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Ihren Deals oder Gelegenheiten verwenden, basiert der Dokumentname auf dem Vorlagennamen, und die Variablen in den Titeln werden automatisch mit den entsprechenden Feldwerten ausgefüllt.
Kopieren Sie eine CRM-Variable, die Sie in den Vorlagentitel einfügen möchten.
Öffnen Sie eine Vorlage, die Sie zum Erstellen von Dokumenten aus Ihrem CRM verwenden, und fügen Sie die kopierte Variable in den Vorlagentitel ein, oder öffnen Sie eine eckige Klammer und wählen Sie die benötigte Variable aus dem Dropdown-Menü aus.
Erstellen Sie über Ihr CRM ein Dokument aus dieser Vorlage, und die Variable wird automatisch mit dem Feldwert ausgefüllt.
Arten von Variablen
Es gibt 4 Arten von Variablen:
Rollenvariablen
Hinweis: Rollenvariablen können nur auf der Ebene der Vorlage erstellt werden. Sobald sie in einer Vorlage erstellt sind, werden sie automatisch angezeigt, wenn Sie Dokumente aus dieser Vorlage erstellen.
Diese Variablen füllen automatisch Informationen über Ihren Empfänger aus, wenn er einer Rolle zugewiesen wird. Sie können den Vor- und Nachnamen Ihres Empfängers, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und das Unternehmen angeben, solange die Informationen in PandaDoc-Kontakte vorhanden sind. Falls der Empfänger in Ihren PandaDoc-Kontakten nicht existiert, können Sie ihn beim Erstellen des Dokuments hinzufügen.
Erstellen Sie eine Vorlagenrolle (dazu müssen Sie sich in einer Vorlage befinden).
PandaDoc generiert automatisch die Standardrollenvariablen: Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Telefon, Titel und Adresse.
Im Variablen-Panel finden Sie die Standardrollenvariablen anhand des Rollennamens am Anfang, z. B. „Kunde.Vorname“.
Kopieren Sie eine Variable und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle in der Vorlage ein.
Wenn Sie ein Dokument erstellen, nachdem Sie Empfänger Rollen zugewiesen haben, werden die Rollenvariablen bei der Dokumenterstellung automatisch ausgefüllt.
Systemvariablen
Diese Variablen wurden von PandaDoc vordefiniert. Sie füllen automatisch Informationen zu Ihrem Dokument aus, die spezifisch für dieses einzelne Dokument und dessen Inhalt sind (wie Erstellungsdatum, Versanddatum des Dokuments, Referenznummer, Dokumentenwert usw.).
Hinweis: Die Variablen [Document.ExpirationDate] und [Document.SentDate] werden gefüllt, sobald Sie Ihr Dokument versenden. Das Datumsformat der Variablen hängt von den Standardeinstellungen für das Datumsformat und die Empfänger-Anzeigesprache ab, die Sie in den Einstellungen Ihres Workspaces festgelegt haben.
Preislistenvariablen
Preislistenvariablen helfen Ihnen, Daten aus der Fußzeile der Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular einfach wiederzuverwenden. Jede Zeile, die Sie zur Fußzeile Ihrer Preistabelle hinzufügen, wird als Variable angezeigt, solange sie einen Wert hat.
Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, klicken Sie zunächst auf eine Preistabelle in Ihrer Vorlage, Ihrem Dokument oder Ihrem Formular. Klicken Sie dann auf das Zahnrad-Symbol > Eigenschaften und wählen Sie rechts Variablen aus.
Klicken Sie schließlich auf das Kopiersymbol neben dem Variablennamen und fügen Sie die Variable in den Inhalt Ihres Dokuments ein.
Sie finden die Preislistenvariablen auch auf der Registerkarte Variablen auf der rechten Seite.
Hinweis: Wenn Sie eine Preistabelle umbenennen, werden die Variablen diese Änderung automatisch widerspiegeln.
Benutzerdefinierte Variablen
Diese Variablen dienen als Platzhalter für Informationen, die Sie bei der Erstellung eines Dokuments manuell eingeben müssen. Sie können sie benennen, wie Sie wollen, und sie sind nützlich, wenn die Informationen nicht in Ihren Kontakten vorhanden sind.
Um eine benutzerdefinierte Variable hinzuzufügen, öffnen Sie die eckige öffnende Klammer, geben Sie den Namen Ihrer Variablen ein und klicken Sie auf Enter.
So bearbeiten Sie den Namen einer benutzerdefinierten Variablen:
Wechseln Sie zur Registerkarte Variablen
Finden Sie Ihre benutzerdefinierte Variable
Wählen Sie das Menü mit den drei Auslassungspunkten neben dem Variablennamen > Umbenennen
Geben Sie den benötigten Namen ein und wählen Sie Speichern