Obs!
Vissa av bilderna och länkarna i denna artikel finns eventuellt endast tillgängliga på amerikansk engelska.
Tillgänglighet:
PandaDoc: Business, och Enterprise-planer
HubSpot: se HubSpots marknadsplats
Denna integration kommer att fungera för kontakter, företag och affärer i HubSpot.
Se en översiktsvideo:
Gå till:
Funktioner
Variabler: Med hjälp av variabler kan du automatiskt överföra information från HubSpot till PandaDoc dokument.
Produkter: Överför produktinformation från HubSpot erbjudanden till PandaDoc pristabeller.
Skapa dokument: Du kan skapa PandaDoc dokument från HubSpot Affärer, Kontakter och Företag.
Statusspårning: Du kan spåra dokumentstatus i HubSpot.
Så här installerar du PandaDoc < > HubSpot Integration
Vem kan installera? PandaDoc Kontoägare och administratörer med administratörsbehörighet i HubSpot.
Se till att du är inloggad på ditt HubSpot -konto. I PandaDoc, gå till Inställningar > Integrationer > HubSpot, och klicka på Anslut HubSpot. Detta öppnar ett nytt fönster, klicka på "Grant Access" > Connect
Gå till HubSpot och öppna en affärs-, kontakt- eller företagspost. På höger sida av din skärm ser du PandaDoc -modulen!
Denna integration fungerar med flera arbetsytor. Se därför till att du aktiverar integrationen i varje arbetsyta. I avsnittet Relaterade dokument visas endast de dokument som skapats inom integrationen och som finns i den arbetsyta du är inloggad på.
Varning:
Du måste vara inloggad på arbetsytan som är ansluten till en aktiv HubSpot CRM för att kunna använda integrationen.
Notera:
PandaDoc EU-konton måste initiera integrationsanslutningen från PandaDoc. Att ansluta integrationen från HubSpot kommer inte att fungera.
Skicka information från HubSpot till PandaDoc
Varning:
Denna funktion är inte tillgänglig för användare av eSignature -planen.
För att överföra information från HubSpot till PandaDoc måste du först konfigurera din mall för att avgöra vad och var som ska överföras. I avsnitten nedan beskriver vi hur du överför information från HubSpot fält till PandaDoc textblock och produktinformation till en pristabell eller en offertgenerator. Lär dig först hur du skickar information med variabler.
Öppna din mall (klicka här för att lära dig hur du skapar en ny mall)
Använd HubSpot Variabler: inuti HubSpot till höger, bläddra ner till PandaDoc -modulen. Klicka på Åtgärder > Visa PandaDoc-tokens
Kopiera dessa tokens/variabler med hakparenteserna och klistra in dem i ett textblock i din mall
När du skapar ett dokument med hjälp av denna mall kommer information från HubSpot att fyllas i via variabler.
Notera:
Formateringen av datumvariabler beror på det standard datumformat som angetts i inställningarna för din arbetsyta.
Formateringen av valutavariabler baseras på mottagarens lokala visning. Anpassade penningvariabler kommer att skickas till dokumentet utan valutasymbol och formatering.
Använd HubSpot anpassade egenskaper som variabler
På samma sätt kan du dra anpassade egenskaper som skapats i HubSpot till PandaDoc dokument. En anpassad egenskap som skapats i HubSpot för ett specifikt objekt (affär, kontakt eller företag) kommer att visas i motsvarande lista över tokens/variabler.
Öppna din Deal, gå till Åtgärder > välj Visa alla egenskaper;
Klicka sedan på Ange standardegenskaper i den vänstra panelen och ställ in den här egenskapen så att den visas i avsnittet Om den här affären > Spara;
Öppna affären > hitta din fastighet till vänster > fyll i värdet;
Bläddra sedan ned till PandaDoc-modulen till höger och klicka på Åtgärder > Visa PandaDoc-tokens för att hitta din variabel där. För att få den ifylld i dokumenten kopierar du bara variabeln och klistrar in den i ett textblock i din mall.
Överföring av information från HubSpot till PandaDoc (via fält)
Du kan skicka data till PandaDoc fält på samma sätt som variabler fungerar. Till skillnad från variabler får du dock inte inkludera hakparenteser.
I listan över tokens kopierar du token utan hakparenteser till fältet Merge.
När dokumentet har skickats kommer mottagaren att se de förifyllda uppgifterna och kunna uppdatera detta fält, förutsatt att fältet har tilldelats dem.
Använd roller och rollvariabler för att fylla i kontaktinformation
Kontaktuppgifter fylls inte i när du skapar dokument från ett affärs- eller företagsobjekt? Tyvärr är kontaktvariabler inte tillgängliga inom en affär eller ett företag, men det finns en lösning. Mallroller och rollvariabler är ett bra sätt att överföra vissa kontaktuppgifter och samtidigt skapa dokument inom en affär/ett företag. Du kommer att kunna skicka förnamn, efternamn, e-postadress, telefon, företagsnamn, jobbtitel, gatuadress, stad, postnummer, land och delstat/region för en kontakt som är kopplad till en affär eller ett företag. Observera att variablerna inte är tillgängliga för användare av eSignature-planen.
Om du i förväg har tilldelat en mottagare på mallnivå, kommer de automatiskt att tilldelas rollen när dokumentet skapas.
I din mall klickar du på + Lägg till roller högst upp och lägger till en
Klicka på Variabler och hitta ditt specifika rollnamn
Klicka på duplikat-ikonen bredvid en variabel som ska kopieras och klistra in den i din mall. Exempel: [Client.Name]
När du skapar ett dokument från en affär/ett företag tilldelar du den kontakt som är kopplad till den rollen du skapade
Notera:
En kontakt som är kopplad till en post på HubSpot visas i rullgardinsmenyn när du tilldelar mottagare till roller. För att tilldela en mottagare från dina PandaDoc kontakter börjar du skriva in deras namn eller e-postadress.
Vanliga frågor
Expandera för viktig information om variabler
För att använda variabler som är kartlagda till andra fält i PandaDoc eller din CRM, måste de matcha exakt. Variablerna är skiftlägeskänsliga, och ett felaktigt tecken gör att token inte fylls i. Exempel: [Kontakt.adress] [kontaktadress]
Variabler fungerar inte över alla objekt. För att hitta listan över tillgängliga variabler som kan användas för din HubSpot -post, gå till Åtgärder > Visa PandaDoc-tokens. Om du skapar ett dokument från en kontakt kan du använda variablerna Företag och Kontakt. Om du skapar ett dokument från ett företag får du endast använda företagsvariabler. Om du skapar ett dokument från en Deal kan du använda variablerna Företag och Deal.
Tryck på produktinformation i PandaDoc
Skicka produktinformation till en PandaDoc prislista
Notera:
HubSpot-produkter är tillgängliga på HubSpots Professional- och Enterprise-planer.
Vilken information som kommer att överföras:
Pris
Antal
Rabatt på artikelnivå
Postens namn
Beskrivning av post
Vad som inte stöds:
Skatter (eftersom skatter inte stöds i HubSpot);
Återkommande betalningar som ställts in i HubSpot kommer att överföras som ett engångsbetalningsalternativ till pristabellen. Om du behöver inkludera återkommande betalningar i ditt PandaDoc -dokument kan du använda CPQ.
Produkter i listordning. I en PandaDoc -pristabell kan produkterna listas i en annan ordning än i HubSpot.
Hur man skickar produkter från HubSpot
I din mall väljer du den pristabell som du vill fylla i. Klicka sedan på Egenskaper längst upp i tabellen, i tabellens egenskaper till höger, kontrollera att Datafusion är aktiverat. När det är aktiverat ser du blå platshållare för datafusion i pristabellen.
Se till att dina produkter är kopplade till din Deal-post i HubSpot.
Skapa ditt dokument från din Deal-post i HubSpot. Kontrollera din pristabell för att se till att dina produkter är ifyllda.
För att rabatten ska visas i pristabellen klickar du på plustecknet till höger om pristabellen och väljer Rabatt i de dolda kolumnerna. Du kan lägga till kolumnen Rabatt i förväg i din mall.
Klicka här för att läsa mer om rabatter och skatter i en pristabell.
Skicka produktinformation till ett block i offertverktyget PandaDoc
För att skicka produktinformation från dina HubSpot erbjudanden till blocket för offertskapare lägger du först till blocket för offertskapare i din mall. Skapa sedan ett dokument från en affär i HubSpot.
När du skapar ett dokument med den här mallen kommer följande produktinformation att skickas till offertblocket:
Pris
Antal
Rabatt på artikelnivå
Postens namn
Beskrivning av post
Faktureringsfrekvens (årligen, kvartalsvis eller endast månadsvis)
För att dölja anpassade fält i det skapade dokumentet klickar du på blocket för offertbyggare > väljer Redigera offert på den flytande panelen, väljer Lägg till kolumn längst upp till höger i ett avsnitt > och väljer din anpassade kolumn från rullgardinsmenyn under "Visa dold".
Notera:
Om du har flera avsnitt i ditt offertverktyg kommer blockprodukter att dras till det sista avsnittet. Om du har flera offertblock i din mall kommer produkter från din offert/möjlighet att dras till varje block.
Skapa och spåra dokument
Gå till HubSpot och öppna en kontakt-, företags- eller affärspost. Klicka sedan på 'Skapa dokument';
Välj den mall du vill använda och tilldela dina mottagare. Gå sedan igenom dokumentet och gör eventuella ändringar för att anpassa det till mottagaren;
Klicka på Skicka och följ anvisningarna för att anpassa dokumentets titel och e-postmeddelande;
Gå till PandaDoc -modulen i din HubSpot -post för att följa statusen för ditt dokument.
Länka ett dokument till en affär i HubSpot
Om du har skapat ett dokument i PandaDoc som du vill länka till en affär i HubSpot, har vi hjälpt dig!
Se till att du är inloggad på både HubSpot och PandaDoc.
Öppna dokumentet på fliken PandaDoc och klicka sedan på ikonen HubSpot till höger.
Klicka på Länka dokument så uppmanas du att välja en deal från ditt HubSpot -konto. Välj en deal och klicka på Länk. Listan visar alla erbjudanden du har tillgång till, och de tio erbjudanden som du senast har uppdaterat listas högst upp.
Till höger, under "Deal Info", kan du se dealens skapade datum, status och totala belopp. Observera att den avtalsinformation som visas på PandaDoc kan behöva uppdateras för att säkerställa att du ser den senaste uppdateringen. Om deal beloppet eller skapat datum visar "Okänt", betyder det att detta fält är tomt i HubSpot.
Gå nu till HubSpot deal record. Dokumentet kommer att visas i PandaDoc -modulen som om det hade skapats via HubSpot!
För att avlänka ett dokument från en deal eller länka det till en annan, markera tre vertikala ellipser bredvid dealens namn och välj Unlink Deal i rullgardinsmenyn. Om du har skapat dokumentet från ett annat objekt (Företag, Kontakt) kan du inte koppla bort det från det objektet, och inte heller koppla det till en deal eller visa relaterad information.
Om integrationen med HubSpot inte är ansluten till ditt konto kommer du att se ett av de fel som visas i skärmdumparna nedan. Kontakta antingen din PandaDoc Workspace -administratör för att få integrationen ansluten eller, om du är administratör, anslut den själv i Inställningar > Integrationer.
Uppdatera ett dokument med värden från HubSpot
Notera:
För att kunna använda denna funktion måste dokumentets status vara "Utkast".
Om du uppdaterar information i din deal efter att dokumentet redan har skapats eller länkats till affären, kan du enkelt uppdatera ditt dokument med de nya värdena från den länkade affären. Så här gör du:
I PandaDoc -dokumentet går du till panelen Integrationer genom att klicka på HubSpot -ikonen till höger.
Klicka på Importera från CRM under Dokumentdata.
Variablerna och produktinformationen i din pristabell (kvantitet, enhetspris och enhetsrabatt) kommer att uppdateras med korrekt information från HubSpot. Du kommer inte att kunna uppdatera PandaDoc fält eller rollvariabler.
Notera:
Ditt dokument måste skapas via HubSpot för att uppdatera produktinformation från din deal i pristabellen.
Så här uppdaterar du valutan i ett PandaDoc -dokument när den inte stämmer överens med valutan i HubSpot:
Inom HubSpot till höger, bläddra ner till PandaDoc -modulen. Klicka på Actions > Visa PandaDoc-tokens. Hitta sedan [Deal.DealCurrencyCode] variabeln under fliken Deal och se till att variabeln innehåller valutakoden.
I PandaDoc -dokumentet går du till panelen Integrationer genom att klicka på HubSpot -ikonen till höger.
Klicka på Importera från CRM under Dokumentdata.
Valutan kommer att uppdateras i pristabellen eller offertverktyget och återspeglas i dokumentvärdet.
Notera:
En HubSpot Deal måste innehålla valutakoden i variabeln [Deal.DealCurrencyCode]. Om denna variabel saknar värde är det en indikator på att HubSpot -kontot är konfigurerat för att använda en enda valuta. Vi rekommenderar aktivering av ytterligare en valuta i HubSpot om du vill använda funktionen.
Varning:
I de fall variabeln är tom i HubSpot Deal kommer funktionen "Import från CRM" inte att uppdatera valutan för det associerade dokumentet och dess produkter i pristabellen.
HubSpot arbetsflöden
Du kan skapa ett arbetsflöde i HubSpot för att automatisera vissa åtgärder baserat på dokumentaktivitet i PandaDoc. Läs mer här.
Så här avinstallerar du PandaDoc < > HubSpot Integration
Vem kan avinstallera? PandaDoc Kontoägare och administratörer med administratörsbehörighet i HubSpot.
I PandaDoc, gå till Inställningar > Integrationer > HubSpot, och välj Koppla från under fliken Översikt. Välj Koppla från en gång till i popup-fönstret för att bekräfta åtgärden.
Gå till HubSpotoch välj ikonen Marketplace i den övre navigeringen. Under Hantera väljer du Anslutna appar. Välj Åtgärder påappen "PandaDoc | eSignatures & More" och klicka sedan på Avinstallera. I dialogrutan skriver du "avinstallera" i textfältet och klickar på Avinstallera.
Notera:
Om du avinstallerar appen raderas inga befintliga PandaDoc | eSignatures & Mer data i HubSpot, men den kommer inte längre att uppdateras.
Vanliga frågor
Kan jag uppdatera affärsstatus när ett dokument har undertecknats?
Inte inom ramen för vår integration. Du kan dock använda Zapier för att uppdatera affärsstatus när ett dokument har undertecknats. Du kan också använda våra automatiseringar för att uppdatera affärs-fasen när dokumentstatusen ändras.
Felsökning
Vissa av mina HubSpot variabler fylls inte i
Det finns några anledningar till att detta kan hända.
Variabelns tecken har inte matchats exakt till den kartlagda variabeln. Gå till Actions > View PandaDoc Tokens för att kontrollera att de matchar.
Du använder en variabel från en annan posttyp på HubSpot som inte stöds i den post som du skapar ditt dokument från. Exempelvis fungerar inte Deal-tokens/variabler när du skapar dokument från Kontakter.
Inget värde har tillförts i den egendom som är kopplad till din HubSpot variabel.
Mina produkter överförs inte till prislistan
Kontrollera om prissättningstabellen i mallen som du skapar dokument från har "Datafusion" aktiverat. För att göra det väljer du den pristabell som du vill fylla i. Klicka sedan på Egenskaper i den flytande panelen, i tabellens egenskaper till höger aktiverar du växlingsknappen där det står Data merge. Nu kan du börja skapa ett dokument.
Om alternativ 1 inte hjälper eller är irrelevant, be någon i ditt team med Super Admin-behörighet i HubSpot att återansluta integrationen (rekommenderas av HubSpot). För att göra detta i PandaDoc, gå till Inställningar > Integrationer > HubSpot > klicka på Inaktivera. Aktivera sedan tillbaka den.
PandaDoc ber dig kontinuerligt att logga in
1. Det är troligt att du har aktiverat inställningen "Blockera cookies från tredje part" i din webbläsare. Beroende på vilken webbläsare du använder kan du följa någon av dessa länkar för att inaktivera denna inställning:
I Safari, gå till Inställningar > Sekretess > Hantera webbplatsdata. Klicka på Ta bort alla, eller markera hubspot.com och pandadoc.com och klicka på Ta bort.
2. Dessutom kan du behöva inaktivera inställningen "Prevent cross-site tracking" i Safari (den ska vara avstängd):
Följ denna länk eller länkarna nedan för att lära dig hur du inaktiverar denna inställning i andra webbläsare.
Jag ser ett fel i HubSpot -appen i mitt PandaDoc -dokument "Vi stöder registeruppgifter och möjligheten att importera data från Deals. Skapa ett nytt eller öppna det befintliga dokumentet som skapats i PandaDoc."
PandaDoc dokument kan endast länkas till/från Deals-objektet i HubSpot. Om du ser detta fel i ditt dokument på PandaDoc betyder det att dokumentet skapades från ett annat objekt (företag eller kontakt). Du kommer inte att kunna koppla bort det från det objektet för att koppla det till en affär eller visa relaterad information. Du kan duplicera detta dokument och koppla det till en affär i PandaDoc, eller skapa ett nytt direkt via affären i HubSpot.
Jag ser ett fel i HubSpot -appen i mitt PandaDoc-dokument "PandaDoc är inte ansluten till HubSpot. Kontakta din administratör på PandaDoc för att konfigurera integrationen."
För att använda integrationen måste du vara inloggad på arbetsytan som är ansluten till en aktiv HubSpot CRM. Gå till Inställningar > Integrationer, klicka på HubSpotoch kontrollera om integrationen är ansluten till den arbetsyta du för närvarande är inloggad på.