Nota:
Algumas das imagens e links deste artigo podem estar disponíveis apenas em inglês (EUA).
Disponibilidade:
PandaDoc: Plano de Negócios e de Empresa
HubSpot: consulte o mercado do HubSpot
Esta integração funcionará para Contactos, Empresas e Negócios no HubSpot.
Veja um vídeo com uma descrição geral:
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Funcionalidades
Variáveis: pode transferir informações do HubSpot para os documentos PandaDoc automaticamente com a ajuda de variáveis.
Produtos: transfira as informações sobre produtos dos negócios HubSpot para as tabelas de preços do PandaDoc.
Criar documentos: pode criar documentos PandaDoc a partir de Negócios, Contactos e Empresas do HubSpot.
Acompanhamento do estado: pode acompanhar o estado do documento no HubSpot.
Como instalar a Integração HubSpot do PandaDoc
Quem pode instalar? O proprietário da conta PandaDoc e os administradores com permissões de administrador no HubSpot.
Certifique-se de que tem sessão iniciada na sua conta HubSpot. No PandaDoc, vá a Configurações > Integrações > HubSpot e clique em Vincular HubSpot. Será aberta uma nova janela, clique em "Conceder Acesso" > Vincular
Aceda ao HubSpot e abra qualquer registo de Negócio, Contacto ou Empresa. No lado direito do seu ecrã, verá o módulo PandaDoc!
Esta integração funciona com múltiplas áreas de trabalho. Para tal, certifique-se de que ativa a integração em cada área de trabalho. Na secção Documentos Relacionados, verá apenas os documentos criados dentro da integração e localizados dentro da área de trabalho na qual tem sessão iniciada.
Aviso:
Tem de ter sessão iniciada na área de trabalho vinculada a um HubSpot CRM ativo para utilizar a integração.
Nota:
As contas PandaDoc EU devem iniciar a vinculação da integração a partir do PandaDoc. Ligar a integração a partir do HubSpot não irá funcionar.
Transferir informações do HubSpot para o PandaDoc
Aviso:
Esta funcionalidade não está disponível para os utilizadores do plano eSignature.
Para transferir informações do HubSpot para os documentos do PandaDoc, deve primeiro configurar o seu modelo para determinar o que e para onde fazer a transferência. Nas secções que se seguem, explicar-lhe-emos como transferir as informações dos campos do HubSpot para o bloco de texto do PandaDoc e as informações do produto para uma tabela de preços ou um criador de orçamentos. Primeiro, aprenda a transferir informações com variáveis.
Abra o seu modelo (clique aqui para saber como criar um novo modelo)
Utilizar as Variáveis HubSpot: no HubSpot, à direita, desloque-se para baixo até ao módulo PandaDoc. Clique em Acções > Mostrar tokens do PandaDoc
Copie estes tokens/variáveis com os parênteses rectos e cole-os num bloco de texto do seu modelo
Quando cria um documento utilizando este modelo, as informações do HubSpot serão preenchidas através de variáveis.
Nota:
A formatação das variáveis de data depende do formato de data padrão configurado nas definições da sua área de trabalho.
A formatação da variável da moeda é baseada na localização onde o destinatário consulta os dados. As variáveis de dinheiro personalizadas serão transferidas para o documento sem o símbolo ou a formatação da moeda.
Utilize as propriedades personalizadas do HubSpot como variáveis
Do mesmo modo, pode importar as propriedades personalizadas criadas no HubSpot para os documentos PandaDoc. Uma propriedade personalizada criada no HubSpot para um objeto específico (Negócio, Contacto ou Empresa) aparecerá na lista de tokens/variáveis correspondente.
Abra o seu Negócio, vá a Ações > e selecione Ver todas as propriedades;
Em seguida, clique em "Definir propriedades predefinidas" no painel esquerdo e, na secção "Acerca deste negócio" configure esta propriedade para ser visualizada. Depois, clique em "Guardar";
Abra o Negócio > encontre a sua propriedade à esquerda > preencha o valor;
Depois disso, desloque-se para baixo até ao módulo PandaDoc, à direita, e clique em Acções > Mostrar tokens do PandaDoc para encontrar a sua variável. Para que seja preenchida nos documentos, basta copiar a variável e colá-la num bloco de texto do seu modelo.
Transferir informação do HubSpot para o PandaDoc (através de campos)
Pode transferir dados para os campos do PandaDoc de forma semelhante à forma como as variáveis funcionam. No entanto, ao contrário das variáveis, não deve incluir parêntesis retos.
Na lista de tokens, copie o token sem parênteses retos e cole-o no campo Fundir.
Quando enviar o documento, o destinatário verá os dados pré-preenchidos e poderá atualizar esse campo, desde que o campo lhes tenha sido atribuído.
Utilize Funções e Variáveis de Função para preencher as informações de contacto
As informações de contacto não estão a ser preenchidas quando cria documentos a partir de um objeto de negócio ou de empresa? Infelizmente, as variáveis de contacto não estão disponíveis dentro de um negócio ou empresa, mas existe uma solução alternativa. As Funções de Modelo e as variáveis de Função são uma excelente forma de transferir alguns dados de contacto enquanto cria documentos dentro de um negócio/empresa. Poderá transferir o nome, apelido, endereço de e-mail, telefone, nome da empresa, cargo, morada, cidade, código postal, país e estado/região de um contacto associado a um negócio ou empresa. Tenha em atenção que as variáveis não estão disponíveis para os utilizadores do plano eSignature.
Caso associe previamente um destinatário ao nível do modelo, este será automaticamente associado à função quando o documento for criado.
No seu modelo, clique em + Adicionar funções na parte superior e adicione uma
Clique em Variáveis e localize o nome da sua Função específica
Clique no ícone de duplicação junto a uma variável para a copiar e cole-a no seu modelo. Exemplo: [Client.Name]
Ao criar um documento a partir de um negócio/empresa, atribua o contacto associado a esse documento à Função que criou
Nota:
Um contacto vinculado a um registo HubSpot aparecerá no menu pendente quando atribuir destinatários a funções. Para atribuir um destinatário a partir dos seus contactos do PandaDoc, comece a escrever o nome ou o endereço de correio eletrónico.
PERGUNTAS FREQUENTES
Expanda para obter informações importantes sobre variáveis
Para utilizar variáveis que são mapeadas para outros campos do PandaDoc ou do seu CRM, estas têm de corresponder na perfeição. As variáveis são sensíveis a maiúsculas e minúsculas e um carácter errado fará com que o token não seja preenchido. Exemplo: [Contact.Address] [contactaddress]
As variáveis não funcionam em todos os objetos. Para encontrar a lista de variáveis disponíveis para utilizar no seu registo HubSpot, aceda a Ações > Mostrar tokens do PandaDoc. Se criar um documento a partir de um Contacto, pode utilizar as variáveis Empresa e Contacto. Se criar um documento a partir de uma Empresa, pode utilizar apenas variáveis Empresa. Se criar um documento a partir de um Negócio, pode utilizar as variáveis Empresa e Negócio.
Ir buscar informações sobre produtos no PandaDoc
Envie informações sobre o produto para uma tabela de preços do PandaDoc
Nota:
Os produtos do HubSpot estão disponíveis nos planos Professional e Enterprise do HubSpot.
Que informações serão transferidas:
Preço
Quantidade
Desconto a nível do item individual
Nome do item individual
Descrição do item individual
O que não é suportado:
Impostos (uma vez que os impostos não são suportados no HubSpot);
Os pagamentos recorrentes configurados no HubSpot serão transferidos como uma opção de pagamento único para a tabela de preços. Se precisar de incluir pagamentos recorrentes no seu documento PandaDoc, pode utilizar o CPQ.
Ordem da lista de produtos. Numa tabela de preços PandaDoc, os produtos podem ser listados numa ordem diferente daquela em que se encontram no HubSpot.
Como enviar produtos a partir do HubSpot
No seu modelo, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, clique em Propriedades na parte superior da tabela. Nas propriedades da tabela, à direita, certifique-se de que a opção Fusão de dados está ativada. Quando estiver ativada, verá marcadores de posição azuis na tabela de preços.
Certifique-se de que os seus produtos estão anexados ao seu registo de Negócio no HubSpot.
Crie o seu documento a partir do seu registo de Negócio no HubSpot. Verifique a sua tabela de preços para se certificar de que os seus produtos estão a ser preenchidos.
Para que o desconto seja apresentado na tabela de preços, clique no sinal de mais à direita da tabela de preços e selecione Desconto nas colunas ocultas. Pode adicionar a coluna Desconto antecipadamente ao seu modelo.
Clique aqui para saber mais sobre descontos e taxas numa tabela de preços.
Enviar informações sobre o produto para um bloco de criação de orçamentos no PandaDoc
Para enviar informações sobre produtos dos seus negócios HubSpot para o bloco criador de orçamentos, comece por adicionar o bloco criador de orçamentos ao seu modelo. Em seguida, crie um documento a partir de um negócio no HubSpot.
Assim que criar um documento utilizando este modelo, as seguintes informações sobre o produto serão enviadas para o bloco de orçamento:
Preço
Quantidade
Desconto a nível do item individual
Nome do item individual
Descrição do item individual
Frequência de faturação (apenas anual, trimestral e mensal)
Para mostrar os campos personalizados ocultos no documento criado, clique no bloco criador de orçamentos > selecione Editar orçamento no painel flutuante, selecione Adicionar coluna no canto superior direito de uma secção > e selecione a sua coluna personalizada no menu suspenso em "Mostrar oculto".
Nota:
Se tiver várias secções no seu bloco criador de orçamentos, os produtos serão transferidos para a última secção. Se tiver vários blocos criadores de orçamentos no seu modelo, os produtos do seu orçamento/oportunidade serão transferidos para cada bloco.
Criar e acompanhar documentos
Aceda ao HubSpot e abra qualquer registo de Contacto, Empresa ou Negócio. Em seguida, clique em "Criar documento";
Escolha o modelo que pretende utilizar e associe os seus destinatários. Depois, reveja o seu documento e faça as alterações necessárias para o personalizar para o destinatário;
Clique em Enviar e siga as instruções para personalizar o título do documento e a mensagem de correio eletrónico;
Aceda ao módulo PandaDoc no seu registo HubSpot para acompanhar o estado do seu documento.
Vincular um documento a um negócio no HubSpot
Se criou um documento no PandaDoc e gostaria de o associar a um negócio no HubSpot, temos tudo aquilo de que precisa!
Certifique-se de que tem sessão iniciada no HubSpot e no PandaDoc.
No separador PandaDoc, abra o documento e, em seguida, clique no ícone HubSpot à direita.
Clique em Vincular documento e ser-lhe-á pedido que selecione um negócio na sua conta HubSpot. Escolha um negócio e clique em Vincular. A lista apresentará todos os negócios a que tem acesso e os dez negócios que atualizou mais recentemente serão apresentados no topo.
À direita, em "Informações do Negócio", pode ver a data de criação do negócio, o estado e o montante total. Tenha em atenção que as informações sobre os negócios apresentadas no PandaDoc poderão ter de ser atualizadas para garantir que está a ver a última atualização. Se o montante do negócio ou a data de criação mostrar "Desconhecido", isso significa que este campo está vazio no HubSpot.
Agora, vá ao registo do negócio no HubSpot. O documento será apresentado no módulo PandaDoc como se tivesse sido criado através do HubSpot!
Para desvincular um documento de um negócio ou vinculá-lo a outro, selecione as três elipses verticais junto ao nome do negócio e selecione Desvincular Negócio no menu pendente. Se criou o documento a partir de outro objeto (Empresa, Contacto), não poderá desvinculá-lo desse objeto e também não poderá vinculá-lo a um negócio ou visualizar informações relacionadas.
Se a integração com o HubSpot não estiver vinculada à sua conta, verá um dos erros apresentados nas capturas de ecrã abaixo. Contacte o administrador da sua área de trabalho PandaDoc para ligar a integração ou, se for o administrador, ligue-a você mesmo em Definições > Integrações.
Atualizar um documento com valores do HubSpot
Nota:
Para utilizar esta funcionalidade, o estado do documento tem de ser "Rascunho".
Se atualizar informações no seu negócio depois de o documento já ter sido criado ou vinculado ao negócio, pode facilmente atualizar o seu documento com os novos valores do negócio vinculado. Veja como:
No documento PandaDoc, aceda ao painel Integrações clicando no ícone HubSpot à direita.
Em Dados do Documento, clique em Importar a partir do CRM.
As variáveis e as informações do produto presentes na sua tabela de preços (quantidade, preço unitário e desconto unitário) serão atualizadas com as informações corretas provenientes doHubSpot. Não poderá atualizar os campos PandaDoc ou as variáveis de função.
Nota:
O seu documento deve ser criado através do HubSpot para que as informações do produto do seu negócio sejam atualizadas na tabela de preços.
Para atualizar a moeda num documento PandaDoc quando esta não corresponde à moeda presente no HubSpot, siga estes passos:
No HubSpot, à direita, desloque-se para baixo até ao módulo PandaDoc. Clique em Acções > Mostrar tokens do PandaDoc. Em seguida, localize a variável [Deal.DealCurrencyCode] no separador Negócio e certifique-se de que a variável inclui o código da moeda.
No documento PandaDoc, aceda ao painel Integrações clicando no ícone HubSpot à direita.
Em Dados do Documento, clique em Importar a partir do CRM.
A moeda será atualizada na tabela de preços ou no criador de orçamentos e refletida no valor do documento.
Nota:
Um Negócio HubSpot deve incluir o código da moeda na variável [Deal.DealCurrencyCode]. Se esta variável não tiver um valor, é um indicador de que a conta HubSpot está configurada para utilizar uma única moeda. Recomendamos que ative uma moeda adicional no HubSpot se pretender utilizar esta funcionalidade.
Aviso:
Nos casos em que a variável está vazia no Negócio HubSpot, a função "Importar a partir do CRM" não atualizará a moeda do documento associado e os seus produtos na tabela de preços.
Fluxos de trabalho HubSpot
Pode configurar um fluxo de trabalho no HubSpot para automatizar determinadas ações com base na atividade do documento PandaDoc. Saiba mais aqui.
Como desinstalar a Integração HubSpot do PandaDoc
Quem pode desinstalar? O proprietário da conta PandaDoc e os administradores com permissões de administrador no HubSpot.
No PandaDoc, aceda a Definições > Integrações > HubSpot e selecione Desvincular no separador Descrição geral. Selecione Desvincular mais uma vez na janela pop-up para confirmar a sua ação.
Aceda ao HubSpot e selecione o ícone do Mercado na navegação superior. Em Gerir, selecione aplicações Vinculadas. Selecione Ações na aplicação "PandaDoc | eSignatures & More" e, em seguida, clique em Desinstalar. Na caixa de diálogo, escreva "uninstall" no campo de texto e clique em Desinstalar.
Nota:
A desinstalação da aplicação não eliminará quaisquer dados existentes do PandaDoc | eSignatures & More no HubSpot, mas estes deixarão de ser atualizados.
PERGUNTAS FREQUENTES
Posso atualizar o estado do negócio depois de um documento ter sido assinado?
Não no âmbito da nossa integração. No entanto, pode utilizar o Zapier para atualizar o estado do negócio depois de um documento ter sido assinado. Também pode utilizar as nossas automatizações para atualizar a fase do negócio assim que o estado do documento for alterado.
Resolução de problemas
Algumas das minhas variáveis HubSpot não estão a ser preenchidas
Existem algumas razões que podem fazer com que isso aconteça.
Os caracteres da variável não correspondem com precisão à variável mapeada. Aceda a Ações > Ver tokens do PandaDoc para verificar se correspondem.
Está a utilizar uma variável de outro tipo de registo HubSpot que não é suportada no registo a partir do qual está a criar o seu documento. Por exemplo, os tokens/variáveis de Negócio não funcionam ao criar documentos a partir de Contactos.
Não foi fornecido qualquer valor na propriedade mapeada para a sua variável HubSpot.
Os meus produtos não estão a ser transferidos para a tabela de preços
Verifique se a tabela de preços do modelo a partir do qual está a criar documentos tem a opção "Fusão de dados" ativada. Para tal, selecione a tabela de preços que pretende preencher. Em seguida, clique em Propriedades no painel flutuante. Nas propriedades da tabela, à direita, ative a opção que diz Fusão de dados. Agora, pode começar a criar um documento.
Se a opção 1 não ajudar ou for irrelevante, peça a alguém da sua equipa com acesso às permissões de Superadministrador no HubSpot para voltar a ligar a integração (recomendado pelo HubSpot). Para fazer isso no PandaDoc, vá a Configurações > Integrações > HubSpot > clique em Desativar. Depois, ative-a novamente.
O PandaDoc pede continuamente para iniciar sessão
1. É provável que tenha a opção "Bloquear cookies de terceiros" ativada no seu navegador. Dependendo do navegador que está a usar, siga um destes links para desativar esta configuração:
No Safari, aceda a Preferências > Privacidade > Gerir dados do website. Clique em Remover tudo, ou selecione hubspot.com e pandadoc.com e clique em Remover.
2. Adicionalmente, poderá ter de desativar a definição "Impedir o rastreamento entre sites" no Safari (deve estar desativada):
Siga esta ligação ou as ligações abaixo para saber como desativar esta configuração noutros navegadores.
Vejo um erro na aplicação HubSpot no meu documento PandaDoc "Suportamos dados de registos e a capacidade de importar dados a partir de Negócios. Crie um novo documento ou abra o documento existente criado no PandaDoc."
Os documentos PandaDoc só podem ser vinculados/desvinculados do objeto Negócios no HubSpot. Se vir este erro no seu documento PandaDoc, isto significa que este documento foi criado a partir de um objeto diferente (Empresa ou Contacto). Não poderá desvinculá-lo desse objeto para o vincular a um negócio ou ver informações relacionadas. Pode duplicar este documento e vinculá-lo a um negócio no PandaDoc, ou criar um novo documento diretamente através de Negócio no HubSpot.
Vejo um erro na aplicação HubSpot no meu documento PandaDoc "O PandaDoc não está ligado ao HubSpot. Contacte o seu administrador PandaDoc para configurar a integração."
Para utilizar a integração, deve ter sessão iniciada na área de trabalho ligada a um HubSpot CRM ativo. Aceda a Definições > Integrações, clique em HubSpot e verifique se a integração está vinculada à área de trabalho em que tem atualmente sessão iniciada.