Beschikbaarheid: Free eSign*, Starter*, Business en Enterprise‑pakketten
* Alleen klanten met een Business- of Enterprise-pakket kunnen de vervalperiode wijzigen. Voor de Starter- en Free eSign-pakketten van PandaDoc is de vervaldatum 60 dagen en kan deze niet worden gewijzigd.
Opmerking: De maximale verloopdatum is 3650 dagen.
Automatisch verlopen is een optie waarmee je je documents automatisch laat verlopen als het document niet is voltooid binnen een bepaalde periode. De status van deze documents wordt dan “Verlopen”.
Je kunt de mogelijkheid om de automatische vervalperiode van een document te wijzigen inschakelen in de Marktplaats.
Waarschuwing: De standaard vervaltermijn voor alle documents is 60 dagen.
Opmerking: Je kunt geen automatische verlopen instellen via de API. Als je deze functie nodig hebt, stem dan op dit idee hier.
Wat je moet weten over automatische verlopen:
Automatische vervaldatum instellen en wijzigen op X dagen vóór en na het verzenden van het document
Waarschuwing 1 dag vóór de vervaldatum van het document in- of uitschakelen, zowel vóór als nadat het document is verzonden
De waarschuwingsmelding is alleen beschikbaar voor ondertekenaars en wordt vastgelegd onder Documentgegevens> Laatste activiteit
Aftelling tot verlopen verschijnt in "Documenten" als deze korter is dan 5 dagen
Zodra het document de status "Verlopen" krijgt, is het niet langer beschikbaar voor ontvangers
Wijzigingen in de instellingen voor verlopen worden bijgehouden onder Documentgegevens > Laatste activiteit
Aftellen tot verlopen wordt opnieuw gestart wanneer een document wordt bewerkt en opnieuw verzonden
Het document verloopt X dagen nadat het is verzonden, d.w.z. als je het om 14.30 uur verzendt, verloopt het X dagen later om 14.30 uur.
Ga naar:
Automatische vervaldatum instellen voor alle nieuwe sjablonen en documenten
Selecteer je naam in de linkerbenedenhoek en ga naar Standaardinstellingen voor de werkruimte > Vervaldatum instellingen. Je opties zijn:
Stel "# dagen" in en
"Waarschuw ondertekenaars 1 dag vóór de vervaldatum"
Klik op Wijzigingen opslaan zodra je klaar bent.
Stel vervaldatum in in een specifiek sjabloon/document
Je kunt automatische afloop instellen op een specifiek sjabloon, zodat alle nieuwe documenten die vanuit dat sjabloon worden gemaakt de verloopinstellingen overnemen.
Open een willekeurig sjabloon, klik op het contextmenu rechtsboven > Instellingen > Vervaldatum (of Document-/sjabloondetails > Vervaldatum). Je opties zijn:
“# dagen” en
"Waarschuwingsmelding" voor een ondertekenaar 1 dag voordat het document verloopt.
Opmerking: Je kunt op dezelfde manier een automatische vervalperiode instellen op een document.
Variabele voor automatische vervaldatum
Je kunt de vervaldatum in het document automatisch invullen met de vervaldatumvariabele.
Open de sectie variabelen in het rechterpaneel en scrol omlaag om de Document.ExpirationDate te vinden. In een document wordt deze vermeld onder Niet gebruikt. In een sjabloon wordt deze vermeld onder Systeem.
Klik op de variabele om deze te kopiëren en toe te voegen aan het document.
De variabele wordt automatisch ingevuld met de vervaldatum nadat je het document hebt verzonden.
Verlopen-instellingen controleren voordat je een document verzendt
Nadat je op Verzenden hebt geklikt en de naam van het document hebt gewijzigd, zie je de pop-upvenster "Document verzenden". Linksonder zie je de vervalinstellingen; klik hierop om de instelling te bekijken of te wijzigen.
De vervaltermijn van een verzonden document wijzigen
Om de vervaldatum van je documents te verlengen, ga je eerst naar de documentenlijst. Beweeg met de muis over een document helemaal rechts, klik op de drie verticale puntjes en selecteer Vervaldatum verlengen in het vervolgkeuzemenu.
Je kunt de vervaldatum ook verlengen binnen een document. Klik rechtsboven op het pictogram Document info > Instellingen > Vervaldatum. Bewerk de vervaldatum en selecteer Toepassen.
Melding van automatische vervaldatum
Zie hieronder een voorbeeld van de e-mailmelding die je ontvangers ontvangen wanneer het document bijna verloopt.
Als je e‑mailmeldingen wilt ontvangen wanneer herinneringsmails voor het verlopen van documenten naar ondertekenaars worden verzonden, laat dan je steun zien door dit idee hier omhoog te stemmen.
Verlopen documenten bekijken
4 dagen voordat het document verloopt, wordt de documentstatus gemarkeerd met een rode cirkel. Wanneer het document is verlopen, verschijnt het in je documentenlijst met de status „Verlopen”.
Je ontvanger heeft geen toegang meer tot het document en ziet in plaats daarvan dit bericht:
Onder Vervalt binnenkort vind je de documenten die binnen een week verlopen.
Je hebt twee opties om de status "Verlopen" te verwijderen:
Wijzig de documentstatus naar Voltooid met behulp van de functie Handmatige statuswijziging.