Beschikbaarheid:
Handmatige verlengingen: Starter*, Business*, en Enterprise-abonnementen. * Verlenging van overeenkomsten wordt geleidelijk uitgerold naar Starter- en Business-abonnementen. Als je het nog niet ziet, komt het binnenkort.
AI-verlengingen: Enterprise-plan. Beschikbaar op Business-plan als betaalde add-on (€20 per seat/maand).
Let op: AI-verlengingen worden geleidelijk uitgerold. Je ziet het mogelijk niet meteen in je account.
Wie ontvangt verlengingsmeldingen
Verlengingsmeldingen gaan naar de documenteigenaar alleen — de persoon die het document in PandaDoc heeft aangemaakt of bezit.
Let op: Documentontvangers (tegenpartijen, ondertekenaars) ontvangen geen verlengingsmeldingen. Verlengingsmeldingen zijn alleen intern.
Verlenging van overeenkomsten extensie in- of uitschakelen
Verlenging van overeenkomsten is een extensie die door de accounteigenaar voor je werkruimte in- of uitgeschakeld kan worden.
Let op: Op enkele nieuwere accounts is Verlenging van overeenkomsten standaard ingeschakeld als onderdeel van de AI CLM-uitrol.
Om het uit te schakelen of opnieuw in te schakelen:
Ga naar Extensies.
Zoeken naar Verlenging van overeenkomsten in de lijst. Link naar de extensie.
Selecteer de Installeren/Verwijderen als je één werkruimte hebt. Als je er meerdere hebt, selecteer je Werkruimten, vink je de werkruimten aan/uit en selecteer je Wijzigingen opslaan.
Let op: Alleen de Accounteigenaar kan extensies inschakelen en uitschakelen.
Hoe verlengingsdatums worden ingesteld
Er zijn twee manieren waarop een verlengingsdatum op een document terecht komt: AI stelt deze automatisch in, of je stelt deze handmatig in.
Als je account AI-gegevensextractie ingeschakeld heeft, leest de AI elk geüpload of geïmporteerd contract en stelt de verlengingsdatum automatisch voor je in — geen handmatige instelling nodig. Zodra de verlengingsdatum is ingesteld, wordt de verlengingswaarschuwing voor dat document ook automatisch ingeschakeld.
Let op: Als de AI alleen een datum overeenkomst vindt zonder vervaldatum of termijnlengte, stelt deze niet automatisch een verlengingsdatum in. Je kunt het handmatig instellen in plaats daarvan (zie hieronder).
Let op: Het automatisch instellen van de verlengingsdatum vereist dat zowel Verlenging van overeenkomsten als AI-gegevensextractie actief zijn op je account.
Verlengingsmelding voor sjabloon en document
Stel vernieuwingsmelding in voor een specifiek sjabloon zodat elke document die uit dat sjabloon wordt gemaakt die vernieuwingsmeldingsinstellingen erft. Je kunt ook een verlengingsmelding instellen voor een individu document in elke Status.
Open een sjabloon/document en klik op de ellips > Instellingen > Vernieuwen. Stel je in:
Verlengingsdatum: kies een vast aantal maanden na voltooiing van het document of na een specifieke datum
Melding e-mail: Schakel een verlengingsmail melding in voor de document eigenaar en kies wanneer deze verzonden moet worden (# dagen voor verlenging)
Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan.
Of kies de knop document Infos bovenaan de pagina > tabblad Instellingen en stel hier de verlengingsinstellingen in.
Aankomende document verlengingen
In je documentlijst selecteer je het tabblad Komende verlengingen om alle documenten met een naderende verlengingsdatum te zien.
Beweeg je muis over een datum om het exacte tijdstip te zien.
Gebruik de knop Filters om de lijst te beperken op basis van verlengingsdatum, status, eigenaar, tegenpartij of andere gegevensvelden.
