Beschikbaarheid:
Handmatige verlengingen: Starter*, Business*, en Enterprise-abonnementen. * Verlenging van overeenkomsten wordt geleidelijk uitgerold naar Starter- en Business-abonnementen. Als je het nog niet ziet, komt het binnenkort.
AI-verlengingen: Enterprise-plan. Beschikbaar op Business-plan als betaalde add-on ($ 20 per licentie/maand).
Let op: AI-verlengingen worden geleidelijk uitgerold. Je ziet het misschien niet meteen in je account.
Wie ontvangt verlengingsmeldingen
Verlengingsmeldingen gaan naar de documenteigenaar alleen — de persoon die het document in PandaDoc heeft gemaakt of bezit.
Let op: Documentontvangers (tegenpartijen, ondertekenaren) ontvangen geen verlengingsmeldingen. Verlengingsmeldingen zijn alleen intern.
Verlenging van overeenkomsten-extensie inschakelen of uitschakelen
Verlenging van overeenkomsten is een extensie die door de accounteigenaar voor je werkruimte kan worden in- of uitgeschakeld.
Let op: Op sommige nieuwere accounts is Verlenging van overeenkomsten standaard ingeschakeld als onderdeel van de AI CLM-uitrol.
Om dit uit te schakelen of opnieuw in te schakelen:
Ga naar Extensies.
Zoek Verlenging van overeenkomsten in de lijst. Link naar de extensie.
Selecteer de Installeren/Verwijderen als je één werkruimte hebt. Als je meerdere hebt, selecteer je Werkruimten, vink dan de werkruimten aan of uit en selecteer Wijzigingen opslaan.
Let op: Alleen de accounteigenaar kan extensies in- en uitschakelen.
Hoe verlengingsdatums worden ingesteld
Er zijn twee manieren waarop een verlengingsdatum op een document terechtkomt: AI stelt deze automatisch in, of je stelt deze handmatig in.
Als je account AI Data Extraction ingeschakeld heeft, leest de AI elk geüploade of geïmporteerde contract en stelt de verlengingsdatum voor je in — geen handmatige instellingen nodig. Zodra de verlengingsdatum is ingesteld, wordt de verlengingswaarschuwing voor dat document ook automatisch ingeschakeld.
De AI berekent de verlengingsdatum met behulp van de eerste overeenkomende regel die deze vindt:
Wat de AI in het contract vindt | Hoe wordt de verlengingsdatum ingesteld |
Een verloopdatum | Gebruikt die datum rechtstreeks |
Een datum overeenkomst + initiële looptijd | Datum overeenkomst + termijn |
Een initiële contractduur alleen | Documentvoltooiingsdatum + termijnlengte |
Let op: Als de AI alleen een overeenkomstdatum vindt zonder vervaldatum of looptijd, wordt de verlengingsdatum niet automatisch ingesteld. Je kunt het in plaats daarvan handmatig instellen (zie hieronder).
Let op: Voor het automatisch instellen van de verlengingsdatum moet zowel Verlenging van overeenkomsten als AI Data Extraction actief zijn op je account.
Stel een verlengingsdatum handmatig in
Je kunt verlengingsinstellingen op elk document of sjabloon instellen of overschrijven, ongeacht of AI-gegevensextractie is ingeschakeld.
Op een sjabloon
Stel verlengingsinstellingen op sjabloonniveau in, zodat elk document dat uit die sjabloon is gemaakt ze automatisch overneemt.
Open je sjabloon in bewerkingsmodus.
Selecteer het menu Bestand in de linkerbovenhoek.
Ga naar Sjabloon > Verlenging.
Onder Verlengingsdatum, kies een van de volgende:
Niet ingesteld — geen verlengingsdatum
Nadat het document voltooid is — verlengingstrigger X maanden nadat het document voltooid is
Schakel Verlengingsmeldingen in als je wilt dat de eigenaar van het document een e-mailwaarschuwing ontvangt.
Stel het aantal dagen vóór de verlengingsdatum in wanneer de waarschuwing moet worden verzonden.
Selecteer Toepassen om op te slaan.
Op een afzonderlijk document
Open je document in bewerkingsmodus.
Selecteer het menu Bestand in de linkerbovenhoek.
Ga naar Document > Verlenging.
Onder Verlengingsdatum, kies een van de volgende:
Niet ingesteld — geen verlengingsdatum
Nadat het document voltooid is — verlenging wordt geactiveerd X maanden nadat het document voltooid is
Op een specifieke datum — kies een exacte datum uit de datumkiezer
Datum automatisch instellen — op basis van door AI geëxtraheerde verlengings- of vervaldatum van het document.
Schakel Verlengingsmeldingen in en stel de waarde voor de dagen vooraf in indien nodig.
Selecteer Toepassen om op te slaan.
Let op: De verlengingsdatum kan alleen in het document op een specifieke datum worden ingesteld.
Voordat je een document verzendt
Je kunt ook verlengingsinstellingen configureren vanuit de verzendflow:
Open the Verlenging tab under Documentinstellingen in the Configure delivery & settings step.
Schakel Verlengingen in.
Kies een optieTM voor verlengingsdatum en stel de tijd voor meldingen in.
Selecteer Klaar.
Weergeven van komende verlengingen
In je documentenlijst selecteer je het tabblad Komende verlengingen om alle documenten met een naderende verlengingsdatum te zien.
Beweeg je muis over een datum om de precieze tijd te zien.
Gebruik de knop Filters om de lijst te beperken op basis van verlengingsdatum, status, eigenaar, tegenpartij of andere gegevensvelden.
