Over de nieuwe PandaDoc-ervaring? Zie automatische herinneringen.
Met onze automatische herinneringsfunctie kun je herinneringen instellen die automatisch per e-mail worden verzonden naar ondertekenaars die de documentnog niet hebben voltooid.
Beschikbaarheid: Business en Enterprise verpakt
Je kunt automatische herinneringen uitschakelen/inschakelen door naar de sectie "workflow" in de Extensieste gaan.
We raden aan om automatische herinneringen op je sjabloon in te stellen. Alle nieuwe documenten die vanuit deze sjabloon worden aangemaakt, erven deze automatische herinneringsinstellingen.
Opmerking: Herinneringen kunnen alleen naar ondertekenaars worden verzonden.
Stel automatische herinneringen in voor alle sjabloonen en documenten
Opmerking: Automatische herinneringen zijn beperkt tot maximaal 10 per ontvanger per document. Zodra 10 automatische herinneringen naar een ontvanger zijn verzonden, worden er geen verdere automatische herinneringen verzonden voor die document. Handmatige herinneringen worden niet door deze limiet beïnvloed en kunnen zoals gewoonlijk nog steeds één keer per dag worden verzonden.
Selecteer je profielafbeelding linksonder om Instellingen te openen, en kies vervolgens documentinstellingen > automatische herinneringen.
Hier kunt u:
Zet automatische herinneringen aan/uit. Deze instelling staat standaard in, maar je kunt hem eenvoudig uitzetten en herinneringen handmatig verzenden wanneer dat nodig is
Kies de bezorgmethode voor automatische herinneringen.
Opmerking: Bij het selecteren van automatische herinneringen via tekst (SMS) moet je ervoor zorgen dat de telefoonnummers van de ontvanger in het internationale formaat zijn toegevoegd, zoals +15551234567.
Pas de instelling aan voor de eerste herinnering: "verzonden in... "
Pas de instelling aan voor de "Herhaal herinneringen... "Option.
Als je klaar bent, selecteer je onderaan wijzigingen opslaan .
Zodra een herinnering is verzonden, ontvangt de ontvanger een bericht: "{Sender name} verzoekt u {Document name} te ondertekenen — u kunt het openen op {Document link}."
Opmerking: Het versturen van herinneringen via sms (sms), evenals het verzenden van documenten via tekst (SMS), vereist toestemming van de ontvanger. Zodra de toestemming van de ontvanger is gegeven, wordt er niet meer om gevraagd.
Stel automatische herinneringen in in een sjabloon of document
Je kunt automatische herinneringen instellen voor een specifiek sjabloon en alle documenten die van dat sjabloon zijn gemaakt.
Open een sjabloon, klik dan op de ellipsen rechtsboven, kies Instellingen en selecteer Herinneringen in het dropdown (of ga naar documentinformatie > Instellingen > Automatische herinneringen) om automatische herinneringen in te stellen en aan te passen:
Zet automatische herinneringen aan/uit. Als je het uitzet, heb je nog steeds de optie om herinneringen handmatig te verzenden wanneer dat nodig is.
Kies de bezorgmethode voor automatische herinneringen.
Opmerking: Bij het selecteren van automatische herinneringen via tekst (SMS) moet je ervoor zorgen dat de telefoonnummers van de ontvanger in het internationale formaat zijn toegevoegd, zoals +15551234567.
Pas de instelling aan voor de eerste herinnering: "verzonden in... "
Pas de instelling aan voor de "Herhaal herinneringen... "Option.
Selecteer Aanpassen zodra je klaar bent.
Opmerking: Je kunt automatische herinneringen op dezelfde manier instellen voor een specifiek document.
Controleer de instellingen voor automatische herinneringen voordat je een document verstuurt
Nadat je op verzonden hebt geselecteerd en de naam van de documenthebt aangepast, zie je het venster "verzonden document". Je ziet ook de instelling voor herinneringen onderaan — selecteer deze om automatische herinneringen in te schakelen of aan te passen.
Beoordeel/wijzig automatische herinneringen op een verzonden document
Open het document en klik vervolgens op de ellipsen rechtsboven. Kies vervolgens Instellingen en selecteer Herinneringen in het keuzemenu om automatische herinneringen op een verzonden document aan te passen.
Volg automatische herinneringen in Laatste activiteit en Tijdlijn
Wanneer een automatische herinnering naar je ondertekenaars wordt verzonden, verschijnt dit evenement in Timeline en onder "Laatste activiteit" in het documentinformatiepaneel .
Zo ziet een automatische herinneringsmelding eruit voor een ontvanger:
Betalingsherinneringen
Betalingsherinneringen helpen je document betalingen bij te houden door herinneringen te sturen aan ondertekenaars vóór, op en na het vervaldatum van de betaling.
Zo werkt het:
Eenmalige betalingen
Voor vervaldatum. Een herinnering wordt 3 dagen voor de vervaldatum verzonden. Dit is standaard ingeschakeld.
Op de vervaldatum. Een herinnering wordt verzonden op het vervaldatum zelf, dat ook standaard is ingeschakeld.
Na de vervaldatum. Na het vervaldatum worden maximaal vier vervolgherinneringen verzonden, met als volgt gespreid:
7 dagen na vervaldatum
14 dagen na vervaldatum
21 dagen na vervaldatum
28 dagen na vervaldatum
termijnbetalingsbetalingen
Voor vervaldatum. Een herinnering wordt 3 dagen voor elke termijnbetaling vervaldatum verzonden, standaard ingeschakeld.
Op de vervaldatum. Een herinnering wordt verzonden bij elke vervaldatum, standaard ingeschakeld.
Na de vervaldatum. Net als bij eenmalige betalingen worden tot vier vervolgherinneringen verzonden, gepland als volgt:
7 dagen na termijnbetaling vervaldatum
14 dagen na termijnbetaling vervaldatum
21 dagen na termijnbetaling vervaldatum
28 dagen na termijnbetaling vervaldatum
Hoe stop je herinneringen
Als u herinneringen wilt stoppen voor specifieke document betalingen of op werkruimte-niveau, gebruik dan de volgende opties:
Documentniveau. Markeer een document als "betaald" in het Betalingsdashboard om herinneringen te stoppen.
Alternatief kun je document status handmatig wijzigen uit de document lijst.
Werkruimte-niveau. Schakel verschuldigde en achterstallige betalingsherinneringen uit door de instelling "Betalingsherinneringen" in je werkruimte Instellingen uit te schakelen.
Opmerking: Betalingsherinneringen die 3 dagen voor de vervaldatum worden verzonden, worden door deze instelling niet uitgeschakeld.