Met onze functie voor automatische herinneringen kun je herinneringen instellen die automatisch per e‑mail worden verzonden naar alle ondertekenaars die het document nog niet hebben voltooid.
Beschikbaarheid: Business- en Enterprise-pakketten
Je kunt automatische herinneringen uitschakelen/inschakelen via de sectie "workflow" in de Extensies.
We raden aan om automatische herinneringen in je sjablonen te instellen.. Alle nieuwe documenten die uit deze sjablonen worden gemaakt, nemen deze instellingen voor automatische herinneringen over.
Let op: Herinneringen kunnen alleen naar ondertekenaars worden verzonden.
Ga naar:
Automatische herinneringen instellen voor alle sjablonen en documenten
Selecteer je profielfoto linksonder om Instellingen te openen en kies vervolgens Documentinstellingen > Automatische herinneringen.
Hier kun je:
Schakel automatische herinneringen in/uit. Deze instellingen zijn standaard ingeschakeld, maar je kunt ze eenvoudig uitschakelen en herinneringen handmatig versturen wanneer dat nodig is
Kies de verzendmethode voor automatische herinneringen.
Let op: Wanneer je automatische herinneringen via sms selecteert, zorg er dan voor dat de telefoonnummers van de ontvangers in internationaal formaat zijn toegevoegd, zoals +15551234567.
Pas de instelling voor de eerste herinnering aan: "Verzenden over…"
Pas de instelling voor de optie "Herinneringen herhalen..." aan.
Wanneer je klaar bent, selecteer je onderaan Wijzigingen opslaan.
Zodra een herinnering is verzonden, ontvangt de ontvanger een bericht: "{Sender name} vraagt je om {Document name} te ondertekenen — je kunt het openen via {Document link}."
Let op: Het verzenden van herinneringen via sms, evenals het verzenden van documenten via sms, vereist de toestemming van de ontvanger. Zodra de toestemming van de ontvanger is gegeven, wordt hier niet opnieuw om gevraagd.
Automatische herinneringen instellen in een sjabloon of document
Je kunt automatische herinneringen instellen voor een specifiek sjabloon en alle documenten die vanuit dat sjabloon worden gemaakt.
Open een sjabloon, klik vervolgens op de drie puntjes in de rechterbovenhoek, kies Instellingen, en selecteer Herinneringen in de vervolgkeuzelijst (of ga naar Documentgegevens > Instellingen > Automatische herinneringen) om automatische herinneringen in te stellen en aan te passen:
Schakel automatische herinneringen in of uit. Als ze zijn uitgeschakeld, heb je nog steeds de mogelijkheid om handmatig herinneringen te sturen wanneer dat nodig is.
Kies de verzendmethode voor automatische herinneringen.
Opmerking: Wanneer je automatische herinneringen via sms selecteert, zorg er dan voor dat de telefoonnummers van de ontvangers in internationaal formaat zijn toegevoegd, zoals +15551234567.
Pas de instelling voor de eerste herinnering aan: "Verzenden na…"
Pas de instelling voor de optie "Herinneringen herhalen..." aan.
Selecteer Toepassen wanneer je klaar bent.
Opmerking: Je kunt automatische herinneringen op dezelfde manier instellen voor een specifiek document.
Controleer de instellingen voor automatische herinneringen voordat je een document verzendt
Nadat je op Verzenden hebt geklikt en de naam van het document hebt gewijzigd, zie je de pop-up "Document verzenden". Onderaan zie je ook de herinneringsinstellingen — selecteer deze om automatische herinneringen in te schakelen of te wijzigen.
Automatische herinneringen in een verzonden document bekijken/wijzigen
Open het document en klik vervolgens op de drie puntjes in de rechterbovenhoek. Kies daarna Instellingen en selecteer Herinneringen in de vervolgkeuzelijst om automatische herinneringen aan te passen voor een verzonden document.
Volg automatische herinneringen in Laatste activiteit en Tijdlijn
Wanneer een automatische herinnering naar je ondertekenaars wordt gestuurd, verschijnt deze gebeurtenis in de tijdlijn en onder "Laatste activiteit" in het Documentgegevens-paneel.
Zo ziet een e-mailmelding voor een automatische herinnering eruit voor een ontvanger:
Betalingsherinneringen
Betalingsherinneringen helpen je om documentbetalingen bij te houden door herinneringen naar ondertekenaars te sturen vóór, op en na de vervaldatum van de betaling.
Zo werkt het:
Eenmalige betalingen
Vóór de vervaldatum. Er wordt 3 dagen vóór de vervaldatum een herinnering verzonden. Dit is standaard ingeschakeld.
Op de vervaldatum. Er wordt op de vervaldatum zelf een herinnering verzonden; dit is ook standaard ingeschakeld.
Na de vervaldatum. Er worden maximaal vier herinneringen voor vervolgacties verzonden na de vervaldatum, met de volgende tussenpozen:
7 dagen na de vervaldatum
14 dagen na vervaldatum
21 dagen na de vervaldatum
28 dagen na de vervaldatum
Betalingen in termijnen
Vóór de vervaldatum. Er wordt 3 dagen vóór elke vervaldatum van een termijn een herinnering verzonden; dit is standaard ingeschakeld.
Op de vervaldatum. Er wordt op elke vervaldatum een herinnering verzonden; dit is standaard ingeschakeld.
Na de vervaldatum. Net als bij eenmalige betalingen worden er maximaal vier vervolgherinneringen verzonden, gepland als volgt:
7 dagen na vervaldatum van de termijn
14 dagen na de vervaldatum van de termijn
21 dagen na vervaldatum van de termijn
28 dagen na de vervaldatum van de termijn
Herinneringen stoppen
Als je herinneringen voor specifieke documentbetalingen of op werkruimteniveau wilt stoppen, gebruik dan de volgende opties:
Documentniveau. Markeer een document als "Betaald" in het Dashboard Betalingen om herinneringen te stoppen.
Als alternatief kun je de documentstatus handmatig wijzigen via de documentenlijst.
Werkruimteniveau. Schakel herinneringen voor vervallen en achterstallige betalingen uit door de instelling "Betalingsherinneringen" uit te schakelen in je Werkruimte-instellingen.
Opmerking: Betaalherinneringen die 3 dagen vóór de vervaldatum worden verzonden, worden door deze instellingen niet uitgeschakeld.