Gebruik je de nieuwe PandaDoc-ervaring? Zie Contract negotiation (new experience).
Beschikbaarheid: Business en Enterprise-abonnementen
Overslaan naar:
Onze contractonderhandelingsfunctie stelt jou en je ontvangers in staat om gemakkelijk bewerkingen voor te stellen en te bespreken, en deze vervolgens toe te passen in het document voordat je de uiteindelijke versie ondertekent.
Bekijk een overzichtsvideo:
De flow is eenvoudig:
Zet Suggestie in je sjabloon of document aan, en verzend het vervolgens
Ontvangers stellen bewerkingen voor aan het document
Je accepteert of verwerpt elke suggestie en finaliseert vervolgens het document
Nadat het document voltooid is, wordt het automatisch verzonden om handtekeningen in te zamelen van alle ontvangers.
Dat is het! Nu laten we dieper graven.
Hoe activeer je de suggestiemodus
Let op: Als je Suggestie modus op het sjabloonniveau inschakelt, erven alle documenten die uit dit sjabloon worden gemaakt deze instelling.
Om je ontvangers in staat te stellen wijzigingen aan te brengen in het document dat je verzendt, open je de sjabloon of het document en selecteer je +Rollen/ontvangers toevoegen bovenaan de pagina. (Als je al rollen/ontvangers in je sjabloon of document hebt toegevoegd, selecteer Beheren.) Tot slot zet je de schakelaar aan voor Suggestie.
Je kunt ook Suggestie inschakelen in het pop-upvenster wanneer je een document naar ontvangers stuurt.
Je kunt ook Suggestie inschakelen binnen een document in de workflowinstellingen. Klik gewoon op de verticale ellips bovenaan de pagina, selecteer vervolgens Workflow en zet de schakelaar naast Bewerkingen voorstellen aan.
Let op: Je kunt de modus Bewerkingen voorstellen ook inschakelen nadat het document is verzonden — je ontvanger hoeft de pagina alleen maar te verversen om bewerkingen voor te stellen.
Hoe je suggesties voor bewerkingen in het document doet
Let op: Documentontvangers kunnen alleen bewerkingen voorstellen op content in tekstblokken en tabellen.
Zodra een ontvanger je document opent, kan deze het eenvoudig nakijken, de velden invullen en ondertekenen als alles er goed uitziet.
Wanneer zij ervoor kiezen om iets in het document te bewerken, zien zij een bericht dat hen informeert dat alle velden die zij al hebben ingevuld zullen worden gewist. Zodra ze Bewerkingen voorstellen selecteren, gaat het document naar de modus Suggestie en verandert de status in „Bewerkingen voorstellen".
Ontvangers mogen content in tekstblokken en tabellen verwijderen, toevoegen en vervangen. Ze kunnen ook de tekstopmaak wijzigen, zoals het lettertype, grootte, de tekst onderstrepen, of het vet of cursief maken. Als documenteigenaar zie je hun suggesties in real time, en alle documentdeelnemers ontvangen een e-mailmelding voor elke nieuwe suggestie.
Reviewers kunnen eenvoudig naar een nieuwe suggestie navigeren vanuit de e-mailmelding door „Weergeven in document" te selecteren.
Let op: Een voorgestelde bewerking wordt op het document toegepast zodra deze is goedgekeurd door de afzender van het document of een ander gebruiker met toestemming om het document te bewerken. Ontvangers kunnen alleen hun eigen suggesties verwijderen.
Als je een document verzendt, kunnen je ontvangers je gemakkelijk informeren (en andere deelnemers met toestemming om suggesties af te handelen) zodra zij hun bewerkingen hebben voltooid door op de knop Review aanvragen te klikken.
Deze knop verschijnt zodra een documentdeelnemer bewerkingen voorstelt voor een document. Zodra een ontvanger Review aanvragen selecteert, ontvangt hij een bevestigingsbericht en een lijst met reviewers (verzenders/ontvangers die suggesties kunnen afhandelen).
Let op: De knop Review aanvragen wordt niet weergegeven wanneer de enige gebruiker met machtiging om suggesties af te handelen zelf een suggestie doet.
De knop verandert in Herinnering verzenden zodra de aanvraag is verzonden.
Zodra een ontvanger een review aanvraagt van hun suggesties, ontvangen de documentverzender en alle documentdeelnemers met toestemming om suggesties op te lossen een e-mailmelding (plus een melding in de app als zij op dat moment naar het document kijken).
Tip:
Je kunt real-time meldingen voor elke binnenkomende suggestie uitschakelen in je profielinstellingen, en in plaats daarvan alleen aanvragen van ontvangers ontvangen.
Uitnodigen van reviewers
Als je iemand wilt uitnodigen om het document te bekijken, kan jij of een ontvanger andere reviewers uitnodigen voor het document terwijl het de status „Bewerkingen voorstellen" heeft. Uitgenodigde reviewers hebben dezelfde machtigingen als andere documentontvangers — ze kunnen bewerkingen voorstellen voor de content en ook reviewers uitnodigen.
Suggestie van content in een vergrendeld blok
Ontvangers mogen content bewerken in vergrendelde blokken. Echter kunnen alleen gebruikers met Manager/Admin-rollen op het account — of gebruikers met een aangepaste rol die hen toestaat documenten te bewerken en de bewerking van inhoudsblokken te beperken — suggesties voor inhoud in een vergrendeld blok accepteren.
Ga hier om meer te weten te komen over accountrollen.
Ontvangers in staat stellen suggesties op te lossen
Je kunt je ontvangers toestaan suggesties op te lossen die door een documentontvanger zijn gedaan.
Om dit te doen, open je de sjabloon of het document en selecteer je +Leden/ontvangers toevoegen bovenaan de pagina. (Als je al rollen/ontvangers in je sjabloon of document hebt toegevoegd, selecteer Beheren.) Schakel tot slot de schakelaar in voor Voorgestelde bewerkingen afhandelen. Standaard staat deze instelling uit.
Zodra je deze instelling inschakelt, kan elke ontvanger suggesties die door de documentafzender of een andere ontvanger zijn toegevoegd, accepteren en afwijzen. Echter, deze ontvanger kan hun eigen suggesties niet accepteren en suggesties die zijn toegevoegd aan vergrendelde blokken.
Je kunt de instelling Voorgestelde bewerkingen afhandelen aan- en uitschakelen op verzonden documenten, ongeacht of er al een suggestie is toegevoegd.
De documentverzender en/of eigenaar ontvangt een e-mailmelding wanneer een ontvanger suggesties heeft geaccepteerd of afgewezen.
Andere documentdeelnemers ontvangen een melding wanneer een suggestie die ze hebben toegevoegd is afgehandeld.
Hoe je het document afrondt en verzendt
Elke suggestie moet worden geaccepteerd of afgewezen voordat het document kan worden voltooid en ter ondertekening kan worden verzonden.
De eigenaar van het document, of elke gebruiker in hun account met toestemming om documenten te bekijken en bewerken, kan suggesties van ontvangers accepteren of afwijzen voordat het document wordt voltooid. (Ga hier naar om meer te weten te komen over gebruikersmachtigingen.)
Om suggesties af te wijzen of te accepteren, selecteer je het pictogram in het opmerkingenvak voor suggesties.
Ontvangers ontvangen een e-mailmelding wanneer hun suggesties worden geaccepteerd of geweigerd.
Zodra alle suggesties zijn afgehandeld, wordt het document automatisch verzonden nadat je Voltooien selecteert.
Let op: Als je document een goedkeuringsstroom heeft ingeschakeld, wordt je Ter goedkeuring verzenden als optie aangeboden, in plaats van Voltooien.
Hoe je suggesties kunt volgen
Er zijn twee manieren waarop je suggesties die aan je document zijn toegevoegd kunt bekijken:
Under Versiegeschiedenis
Onder Afgehandelde opmerkingen/suggesties
Om versiegeschiedenis te openen, selecteer je de meest recente update onder de documentnaam, of selecteer je de verticale ellipsis bovenaan de pagina en selecteer je vervolgens Versiegeschiedenis. Hier zie je alleen suggesties die zijn geaccepteerd door gebruikers met daarvoor de juiste rechten. Wanneer je een geaccepteerde suggestie selecteert, wordt deze gemarkeerd en word je automatisch ernaar genavigeerd.
Elke geaccepteerde suggestie bevat aanvullende informatie over:
Suggestie auteur
De gebruiker die de suggestie heeft geaccepteerd
Datum en tijd waarop de suggestie is geaccepteerd
Let op: Alleen de verzender van het document en gebruikers met toestemming om het document te bekijken, kunnen versiegeschiedenis met geaccepteerde wijzigingen weergeven.
Om afgehandelde suggesties te bekijken, selecteer je de verticale ellipsis bovenaan de pagina en selecteer je vervolgens Afgehandelde opmerkingen/suggesties.
Hier kun je zowel geaccepteerde als afgewezen suggesties bekijken. Je kunt een lijst ook filteren om alleen suggesties weer te geven, en je kunt kiezen welke suggesties je wilt zien — „Geaccepteerd" of „Geweigerd".
Documentontvangers kunnen geaccepteerde en afgewezen suggesties bekijken door Meer handelingen > Afgehandelde suggesties te selecteren.
Suggestie met ondertekensvolgorde
In case you have both Tekenningsvolgorde and Suggestie enabled in your document, your best option is to share it with recipients via link. Op deze manier kunnen ontvangers gelijktijdig suggesties toevoegen aan het document. Nadat het document voltooid is, moeten ontvangers het één voor één ondertekenen.
Als je het document via e-mail naar ontvangers stuurt, moet de eerste ondertekenaar het document twee keer ondertekenen. Dit is nodig niet alleen om het document door te sturen naar de volgende ondertekenaren, maar ook om het document te voltooien zodra alle partijen klaar zijn met de documentonderhandeling.
Als je je document via e-mail deelt in plaats van via een link, kunnen ontvangers op deze manier bewerkingen voorstellen en je document ondertekenen met de ondertekeningsvolgorde ingeschakeld:
Nadat je het document hebt verzonden, zal de eerste ondertekenaar bewerkingen voorstellen
Zodra je deze bewerkingen accepteert of afwijst, kun je het document voltooien en vervolgens verzenden
De eerste ondertekenaar zal het document ondertekenen, vervolgens wordt de handtekensvolgorde voortgezet naar de volgende ontvanger
Als de volgende ontvanger bewerkingen voorstelt, worden eerder ingevulde velden gewist
Zodra je deze nieuwe bewerkingen accepteert of afwijst, kun je de voltooide versie verzenden om handtekeningen van je ontvangers in te zamelen.