Rooms in PandaDoc zijn veilige samenwerkingsruimten waar je dealdocumenten kunt organiseren, taken kunt toewijzen en kunt communiceren met stakeholders — alles op één plek. Deze gids toont je hoe je Rooms in je PandaDoc-account kunt maken, publiceren en beheren.
Beschikbaarheid: Business* en Enterprise**
* Zakelijke gebruikers kunnen onbeperkte kamers maken, maar kunnen maximaal drie publiceren.
**Enterprise-gebruikers kunnen een onbeperkt aantal kamers maken en publiceren.
Let op: Kamers zijn niet beschikbaar voor gebruikers met pandadoc.eu-accounts.
⚠️ Let op: Variabelen, inclusief CRM-variabelen, worden momenteel niet ondersteund in Rooms. Content in Rooms kan op dit moment niet vooraf worden ingevuld met behulp van variabelen. Als dit belangrijk voor je is, kun je de functieaanvragen hier upvoten:
Bekijk een overzichtsvideo:
Overslaan naar:
Ik kan geen inhoud vertalen omdat de invoer incomplete is. „How to enable Rooms" lijkt een fragmentarisch kopje of titel te zijn, maar zonder context of volledige zinststructuur kan ik het niet adequaat vertalen.Wil je dat ik het volgende vertaal: - „How to enable Rooms" → „Hoe Rooms inschakelen"Of heb je meer context nodig voor een volledige vertaling van een artikel of sectie?
Let op: Alleen de accounteigenaar kan extensies inschakelen of uitschakelen.
Nadat Rooms zijn ingeschakeld, selecteer je ze in het linkernavigatiepaneel.
Kamerbeheer
Hoe je een kamersjabloon maakt
Je kunt een kamersjabloon maken die je herhaaldelijk kunt gebruiken.
Om te beginnen selecteer je Rooms in het rechterdeelvenster, selecteer vervolgens Sjablonen > +Sjabloon linksbovenaan.
Om de sjabloonnaam van de ruimte te wijzigen, vervang je „New room" in het linkerpaneel door de naam van de ruimte die je wilt gebruiken.
Elke kamer bestaat uit een woning en twee uitbreidingen:
Home: Het gebied waarheen kamerleden gaan wanneer ze een kamer binnentreden. Leer hier hoe je een kamer aanpast hier.
Actieplan: Een eenvoudige checklist om je en je bijdragers door een deal te helpen navigeren.
Documenten en bestanden: Het gebied in je werkruimte waar je bestanden, documenten en koppelingen veilig kunt organiseren en opslaan.
Let op: Je kunt extensienamen en hun volgorde altijd wijzigen.
Je kunt een van de standaard actieitems in een sjabloon gebruiken, of selecteer +Taak om een nieuw item toe te voegen. Meer informatie over taken hier.
Selecteer Documenten en bestanden en voeg bestanden, PandaDoc-sjablonen of links toe die je in een kamersjabloon wilt opnemen.
Om content uit de kamersjabloon te verwijderen, beweeg je over een item en selecteer je de verticale ellipsis (drie punten) aan de rechterkant, en selecteer je vervolgens Verwijderen uit sjabloon.
Hoe je een ruimte in PandaDoc aanmaaktLet me know if you need the full article translated or if you have additional content about creating rooms in PandaDoc!
Let op: Elke gebruiker op je account kan kamers maken. Elk teamlid kan bestaande ruimten die door andere gebruikers zijn gemaakt ook bekijken, maar ze kunnen documenten niet zien tenzij ze een documentdeelnemer zijn.
Selecteer Rooms in het linkernavigatiepaneel, +Room linksboven, dan een van je kamersjablonen of +Blank om een kamer helemaal zelf te maken.
Selecteer eventueel Sjablonen, klik op het sjabloon dat je hebt gemaakt en selecteer vervolgens Dit sjabloon gebruiken om een ruimte te maken.
Zodra je een kamer hebt gemaakt, verschijnt er een nieuwe documentmap in je documentlijst. Alle documenten die je naar de ruimte uploadt, worden automatisch naar deze map verplaatst.
Om de naam van een ruimte te wijzigen, selecteer je „Nieuwe ruimte" in de linkerbovenhoek, voeg je de naam in die je wilt gebruiken en selecteer je vervolgens „Enter."
Je kunt de ruimte een persoonlijker tintje geven door een logoafbeelding te uploaden en een korte omschrijving toe te voegen die in de ruimte wordt weergegeven.
Hoe je een ruimte omzet in een ruimtesjabloon---*Note: If you meant „How to convert a document to a template", the translation would be:*Hoe je een document omzet in een sjabloon*(or using the glossary term: "Convert to template" → „Converteren naar sjabloon")*
Je kunt gemakkelijk een ruimte converteren naar een ruimtesjabloon voor toekomstig gebruik. Open eenvoudig een gepubliceerde of niet-gepubliceerde ruimte, selecteer de verticale ellipsis (drie punten) rechtsboven en selecteer Converteren naar sjabloon uit het vervolgkeuzemenu.
Let op: Gebruikers met een rol Lid of een aangepaste rol zonder machtiging om kamersjablonen te maken, kunnen een kamer niet converteren naar een sjabloon.
Nadat je Converteren naar sjabloon hebt geselecteerd, wordt je doorgestuurd naar het zojuist gemaakte sjabloon, dat dezelfde naam heeft als de originele ruimte.
Let op: Documenten in een ruimte die helemaal nieuw zijn gemaakt, worden automatisch geconverteerd naar sjablonen.
Hoe publiceer je een ruimte
Nadat je alle noodzakelijke content hebt toegevoegd, selecteer je Publiceren rechtsboven om het room met alle leden te delen.
Zodra je de handeling bevestigt door Publiceren te selecteren, ontvangen alle kamerleden een e-mail met een link naar de kamer. De status van de ruimte wordt gewijzigd in „Gepubliceerd," en alle PandaDoc-documenten in de status Concept met toegangsniveau ingesteld op „Alleen ondertekenaars" of „Iedereen in de ruimte" worden automatisch naar hun respectieve ontvangers verzonden.
Je kunt een ruimte delen via een link
Tip:
Voordat je de ruimte via een link deelt, zorg ervoor dat de juiste content is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle kamerleden'.
Nadat je je ruimte hebt gepubliceerd, kun je de link eraan delen met leden van de ruimte via je favoriete messenger-app of tekstbericht (sms).
Om de link naar de ruimte te krijgen, selecteer je Link kopiëren rechtsboven, of selecteer je Leden linksonder > Link kopiëren.
Wanneer gebruikers de ruimte openen via de gedeelde link, gaan ze naar voorbeeldmodus. Deze modus stelt hen in staat om content te bekijken die is gemarkeerd als 'zichtbaar voor alle kamerleden.' Om een document te ondertekenen of toegang te krijgen tot beperkte content, moeten gebruikers Log in selecteren en hun toegang via e-mail verifiëren.
Hoe je een ruimte ontkunt publiceren
Om niet langer een ruimte met ruimteleden te delen, open je een gepubliceerde ruimte en selecteer je Publicatie intrekken rechtsboven. Zodra je de ruimte uitpubliceert, kunnen leden van de ruimte er niet meer bij.
Hoe je een ruimte verwijdert
Waarschuwing: Een verwijderde ruimte kan niet worden hersteld.
Beweeg je muis over de rechterkant van een ruimte, selecteer vervolgens de verticale ellipsis (drie punten) > Verwijderen.
Om meerdere ruimtes te verwijderen, selecteer je het gebied links van hun naam en selecteer je vervolgens Verwijderen in de rechterbovenhoek.
Kameermeldingen
Als roommaker (eigenaar) ontvang je e-mailmeldingen over activiteiten in de ruimte. Deze meldingen bevatten het volgende:
Lid opende de kamer voor het eerst
Lid opende de kamer elke keer daarna
Lid heeft een item toegevoegd (bestand geüpload, document gemaakt, enz.)
Lid heeft een ander lid uitgenodigd
Alle kameerdocumenten waren voltooid
Item is in het voorbeeld bekeken
item werd bekeken
Item is gedownload
Taak is toegewezen
Taak is voltooid
Je kunt meldingen voor kamers op elk moment beheren door „Kamers" in het linkernavigatiepaneel te selecteren en vervolgens het tandwielpictogram linksonder.
Schakel vervolgens de meldingen uit/in die je wilt uitschakelen/inschakelen, en selecteer ten slotte Opslaan.
Inhoudsbeheer
Let op: Je kunt taken en content aan je ruimte toevoegen en bewerken nadat je deze hebt gepubliceerd.
Home
Home is wat kamerleden eerst zien wanneer ze een uitnodiging openen om deel te nemen. Om je kamer thuis aan te passen, begin je door naar „Home" in het linkervenster te navigeren. Selecteer vervolgens Pagina bewerken en gebruik contentblokken zoals tekst, afbeelding, video en tabel om de pagina in te richten. Je kunt ook een welkomstbericht toevoegen, instructies geven en zelfs een video of afbeelding inbedden. Maak je ruimte thuis uitnodigend en informatief voor alle leden.
Let op: Als je kamer leeg is zonder blokken, wordt het tabblad niet weergegeven.
Actieplan
Een actieplan stelt je in staat om je belanghebbenden door complexe deals te begeleiden die documentvoorbereiding, due diligence en tijdlijnbeheer kunnen omvatten, allemaal vanuit één ruimte.
Let op: Als er geen taken in de ruimte zijn aangemaakt, wordt het tabblad Actieprogramma niet weergegeven aan leden.
Hoe je een taak maakt
Als je een taak wilt maken, selecteer je +Taak en begin je te typen in het veld „Taaknaam".
Vervolgens beweeg je over de taak en selecteer je Gegevens om Toewijzen, Vervaldatum instellen en Bestanden aan de taak toe te voegen.
Een taak kan worden toegewezen aan:
Geen: In dit geval is de taak niet zichtbaar voor iemand en blijft deze ontoewezen
Alle kamerleden: In dit geval is een taak zichtbaar voor iedereen in een kamer
Geselecteerd: Een taak wordt toegewezen aan een specifiek kamerlidaan het kamerlid binnen de kamer
De vervaldatum van de taak:
Kan op geen ingesteld worden
Kun je een datum instellen op een bepaald aantal dagen nadat een ruimte is gepubliceerd?
Kan worden ingesteld voor een specifieke datum
Hoe je een taak bewerkt
Beweeg je muis over een taak, selecteer Gegevens, bewerk de taak, en sluit het Gegevens -paneel.
Hoe je een taak verwijdert
Beweeg je muis over een taak en selecteer Verwijderen.
Taken. Voortgangsbalk
De voortgangsbalk voor taken is ontworpen om visueel de voltooiingsstatus van taken binnen een Ruimte of Ruimtesjabloon aan te geven. De balk wordt dynamisch bijgewerkt wanneer taken worden aangemaakt, bijgewerkt, voltooid of verwijderd.
Zo werkt het:
De voortgangsbalk verschijnt aan de bovenkant van het takengedeelte wanneer dit wordt uitgevouwen.
Het geeft visueel weer welk deel van de voltooide taken ten opzichte van het totale aantal taken in het onderdeel is.
De voortgangsbalk past zich automatisch aan wanneer taken worden toegevoegd, bewerkt, als voltooid gemarkeerd of verwijderd.
Documenten en bestanden
Hoe je een map maakt
Selecteer Documenten en bestanden, vervolgens Item toevoegen/+Toevoegen > Map uit het keuzemenu.
Geef de nieuwe map een naam en selecteer Opslaan.
Hoe je een nieuw document maakt
Klik op Item toevoegen+Toevoegen en selecteer Document maken uit het vervolgkeuzemenu om een nieuw document toe te voegen.
Alternatief kun je ook een document maken van een bestaande sjabloon. Nadat je een sjabloon hebt geselecteerd of Leeg document hebt gekozen om een document helemaal opnieuw te maken, gaat je verder door het document te hernoemen, ontvangers toe te wijzen en Doorgaan te selecteren.
Let op: Documentontvangers worden automatisch toegevoegd als ruimteleden, maar ze krijgen alleen toegang tot de ruimte als deze de status „Gepubliceerd" heeft.
Hoe voeg je een bestaand document toe
Je kunt enkele van je eerder gemaakte documenten selecteren door op „Item toevoegen" of „Toevoegen > Document toevoegen" te klikken.
Om een bestaand document te vinden, gebruik je de zoekbalk om het gewenste bestand te zoeken, selecteer je het en klik je op de knop „Item toevoegen" om het op te nemen.
Let op: Wanneer je de kamer publiceert, zien deelnemers het document alleen in de status „Verzonden".
Je kunt eenvoudig een conceptdocument verzenden door eroverheen te bewegen in de ruimte en Verzendente selecteren.
Zodra je je documenten toevoegt, hebben ze standaard het toegangsniveau „Signers", wat betekent dat wanneer je leden uitnodigt en de kamer publiceert, alleen documentondertekenaren deze kunnen bekijken.
Bestand uploaden
Let op: Je kunt elk bestand naar je ruimte uploaden, met een maximale bestandsgrootte van 2GB.
Om een bestand naar een ruimte te uploaden, selecteer je Toevoegen > Bestand uploaden.
Hoe voeg je een link toe
Het toevoegen van een openbare link naar een ruimte stelt je in staat om eenvoudig verschillende soorten content te delen, zoals video's, kalenders, marketingpresentaties en meer. Dit stelt leden in staat om eenvoudig je content in je gedeelde ruimte te openen en mee in te werken.
Je kunt elke link aan een document toevoegen door Item toevoegen of +Toevoegen > Link te selecteren.
Een gebruiker kan een link openen en ermee interactie hebben zonder de kamer te verlaten.
Toegangsniveaus
Toegangsniveaus in ruimtes stellen je in staat om de zichtbaarheid van mappen, documenten en andere content-items voor elk uitgenodigde lid te beheren.
Mappen
Maptoegangsniveaus bepalen wie toegang heeft tot specifieke mappen en submappen in een ruimte.
Je kunt kiezen uit drie toegangsniveaus:
Iedereen in de kamer: Dit niveau geeft iedereen in de kamer toegang tot de map
Geselecteerde gebruikers: Dit niveau stelt je in staat om gebruikers op te geven die toegang tot de map hebben
Niemand: Dit niveau voorkomt dat iemand toegang tot de map krijgt
PandaDoc documenten
Voor PandaDoc-documenten kun je kiezen uit toegangsniveaus zoals „Ondertekenaren," „Alle leden" en „Interne leden."
Overige content-items
Voor ander soort content, zoals geüploade bestanden en links, zijn beschikbare toegangsniveaus „Alle kamerleden" en „Niemand."
Lidbeheer
Hoe je een lid toevoegt
In een niet-gepubliceerde ruimte, selecteer +Uitnodigen rechtsboven of Leden linksonder, en typ vervolgens de naam of e-mailadres van een lid in het veld „Leden".
In een gepubliceerde ruimte selecteer je +Uitnodigen rechtsboven of Leden linksonder, typ je de naam of het e-mailadres van een lid in het veld „Leden", en selecteer je het lid uit de keuzelijst. Voor een nieuw contactpersoon selecteer je Lid toevoegen in het vervolgkeuzemenu, typ je een bericht voor de e-mailuitnodiging en selecteer je vervolgens Publiceren.
Uitnodiging opnieuw verzenden
Als je een uitnodiging opnieuw wilt verzenden, selecteer je Lid linksonder, selecteer je het lid, en selecteer je ten slotte Uitnodiging opnieuw verzenden.
Hoe verwijder je een lid
Navigeer naar Leden in de linkerbenedenhoek, selecteer de naam van het lid dat je wilt verwijderen en selecteer vervolgens Lid verwijderen.
Let op: Als je een lid verwijdert, wordt deze persoon niet automatisch verwijderd als ontvanger van documenten die in een ruimte zijn opgeslagen.
Lidmachtigingen
Om een lid zijn of haar machtigingsinstellingen aan te passen, selecteer je Team beheren linksonder en selecteer je daarna de naam van het lid. Onder „Ledeninstellingen" vind je twee rechten: „Leden kunnen uitnodigen" en „Content kan toevoegen".
Kan leden uitnodigen: Stelt dit lid in staat om nieuwe leden naar deze ruimte uit te nodigen, maar staat dit lid niet toe om andere leden te verwijderen of de instellingen van andere leden te bewerken
Kan content toevoegen: Hiermee kan dit lid nieuwe mappen maken, bestanden uploaden en links toevoegen, maar kan dit lid bestaande content niet bewerken, wijzigen of verwijderen.
Documentbeheer
Hoe je documenten kunt bekijken en ondertekenen
Zodra je documentdeelnemer de uitnodiging opent om voor het eerst deelnemer in de ruimte, ontvangt de maker (eigenaar) van de ruimte een e-mailmelding.
De deelnemer wordt naar de home van de kamer gestuurd zodra deze Deelnemen aan kamer selecteert.
Als de deelnemer een ondertekenaar is op een document, zal hij of zij Nu ondertekenen bovenaan de pagina zien. Zodra ze Sign documents (Documenten ondertekenen) selecteren, worden ze gevraagd om elk document afzonderlijk in te zien en in te vullen.
Let op: Elk document kan onafhankelijk ondertekend worden, waardoor de alles-of-niets-benadering die normaal gesproken met bundels gepaard gaat, wordt geëlimineerd.
Hoe je documentgegevens bijhoudt
Je kunt eenvoudig documentgegevens bekijken zonder het document te openen. Om dit te doen, beweeg je muisaanwijzer over een documentnaam en selecteer Documentgegevens om statistieken en de laatste activiteit weer te geven.
Inzichten
De functie Rooms Insights biedt een overzicht van de activiteit van externe leden binnen een specifieke ruimte. Dit tabblad bevat verschillende widgets die betrokkenheid en voortgang bijhouden, zodat je kunt controleren hoe kamerleden met gedeelde content omgaan. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste onderdelen die op het scherm zichtbaar zijn:
Kamerweergaven
Toont het totale aantal weergaven van externe leden. Dit widget markeert de algemene interesse in de content van de ruimte.
Kameropen tarief
Houdt het aantal unieke gebruikers bij dat de ruimte heeft geopend. Elke gebruiker wordt weergegeven met hun respectievelijke openstaande aantallen.
Je kunt over een ruimtelid zweven om itemweergaven te zien.
Taakuitvoering
Een voortgangstaartdiagram dat de voltooiingsstatus van taken die in de ruimte zijn toegewezen weergeeft. Taken worden ingedeeld in:
In behandeling
Voltooid
Vervallen
Binnenkort vervallen
Content-engagement
Dit onderdeel biedt gedetailleerde betrokkenheidswaarden voor elk stuk content dat in de ruimte is gedeeld. Elk item toont:
Het totale aantal weergaven van alle teamleden.
Een overzicht van viewers en hun aantal weergaven wanneer je over het item beweegt.
Auditspoor
Auditspoor is een record van alle acties die in een ruimte zijn uitgevoerd, inclusief wie de actie heeft uitgevoerd, wanneer deze werd uitgevoerd en wat de actie was. Deze informatie kan worden gebruikt om gebruikersactiviteit bij te houden, problemen op te lossen en te zorgen dat je voldoet aan het beleid van je organisatie.
Om het auditspoor voor een kamer te bekijken, selecteer je het tabblad Auditspoor in de zijbalk van de kamer. Het auditspoor geeft alle acties weer die in de werkruimte zijn uitgevoerd in chronologische volgorde.
Integraties
HubSpot
Let op: HubSpot-veldvariabelen worden niet ondersteund in Rooms. Velden uit HubSpot-deals, -contactpersonen of -bedrijven worden niet automatisch ingevuld in de inhoud van ruimten. Stem voor deze functieverzoek als je dit graag toegevoegd wilt zien.
Voorwaarden:
Zorg ervoor dat je je PandaDoc-werkruimte met je HubSpot-account verbindt. Voor meer informatie, ga hier.
Je kunt een ruimte maken vanuit HubSpot. Open een Deal, Company, of Contact-entiteit, zoek vervolgens de sectie PandaDoc Rooms op het rechter paneel. Selecteer Ruimte maken in deze sectie.
Je kunt ook een ruimte koppelen aan en ontkoppelen van een HubSpot-deal vanuit de rechterzijbalk.