Beschikbaarheid: Business en Enterprise verpakt
De Contract Repository van PandaDoc vereenvoudigt contractbeheer door u in staat te stellen essentiële contractgegevens zoals voorwaarden, data en verplichtingen vast te leggen. Gebruikers kunnen deze gegevens handmatig invoeren, waardoor het eenvoudig is om documenten te zoeken en te filteren op basis van deze criteria. Dit systeem stelt u in staat uw contracten efficiënt te organiseren en snel belangrijke informatie te vinden, waardoor u uw contracten effectiever kunt beheren zonder uitgebreide opbouw.
Tip: PandaDoc kunt automatisch contractgegevens — zoals document type, tegenpartij, verlengingsdatum en vervaldatum — rechtstreeks uit je document halen, zodat je niet alles handmatig hoeft in te voeren. Je kunt ook AI-zoekactie gebruiken om documenten te vinden en te rapporteren met natuurlijke taalzoekopdrachten op deze geëxtraheerde data.
Zo werkt het:
Maak datavelden aan die je zult gebruiken om informatie vast te leggen in je overeenkomsten en andere documenten.
Definieer de document types en koppel je datavelden om veldsets te maken voor het volgen van data in een specifiek document type.
Voer veldwaarden in in een aangewezen document of een sjabloon.
Zoek naar een document op basis van de waarden die je hebt ingevoerd.
Maak aangepaste rapporten op basis van je gegevensitems.
Bekijk een overzichtsvideo:
Ga naar volgende:
Data instellen voor de werkruimte
Opmerking: Alleen gebruikers met een beheerder- of manageraccountrol kunnen toegang krijgen tot het tabblad Gegevensinstelling in Instellingen.
Selecteer het tandwielicoon/je profielafbeelding linksonder om Instellingen te openen, en selecteer dan Data. Vanaf hier kun je 'documenttypes' en 'Data velden' instellen die je gebruikt in je sjabloon en document. Deze kunnen later handmatig worden ingevuld en gebruikt worden voor het filteren van zoekopdrachten en het genereren van rapporten om contracten binnen uw organisatie te analyseren.
Voordat je begint:
Als je pakkette om verschillende datapunten voor verschillende document types te volgen, maak dan eerst een lijst van document types. Sla deze stap over als de set datapunten voor al je documenten hetzelfde is.
Denk dan na over de lijst met gegevens die je in je document gaat bijhouden. Zodra je die informatie hebt, ben je klaar om je datavelden en document types te maken.
Maak eerst de lijst met data velden. Zodra die zijn ingevoerd, kun je doorgaan met het maken van document types en het koppelen van je data aan verschillende document types.
Klik op de +Data veld-knop om een nieuw veld aan te maken. Voer de veldnaam in en geef het datatype en de opmaak aan.
Datatype stelt je in staat gebruikersinvoer te valideren wanneer waarden in data velden worden ingevoerd. Selecteer bijvoorbeeld bij het aanmaken van een dataveld om data bij te houden het datatype Datum om ervoor te zorgen dat alle data hetzelfde formaat volgen.
Waarschuwing: Zodra een veld is aangemaakt, kun je alleen het datatype wijzigen als er geen data-invoer in sjabloon/document is.
De volgende datatypen zijn beschikbaar om uit te kiezen:
Datatype | Beschrijving | Voorbeelden |
Tekst met één regel | Toont een tekstinvoerveld met één regel. Het is ontworpen om korte tekstuele vermeldingen te kunnen verwerken. |
|
Tekst met meerdere regels | Toont een groter tekstvak om langere teksten met alinea's vast te leggen. |
|
Datum | Toont een kalenderselector om gebruikersinvoer te valideren en de gegevens weer te geven volgens het datumformaat dat in de werkruimte-instellingen is opgegeven. |
|
Aantal | Legt numerieke waarden vast en toont deze volgens het gespecificeerde getalformaat. |
|
Percentage | Legt numerieke waarden vast en formateert deze als percentages. |
|
Munt | Legt numerieke waarden vast en formateert deze als currency per document-currency-instellingen. |
|
Duur | Deze veld accepteert alleen gehele getallen en formateert de invoer als duur volgens veldinstellingen, bijvoorbeeld. dagen, weken, maanden, enzovoort. |
|
Dropdown | Toont een dropdown met een lijst van vooraf gedefinieerde opties. Gebruikers kunnen één of meerdere opties kiezen uit een keuzemenu. |
|
Selectievakje | Toont een selectievakje. Het meest geschikt voor waar/onwaar- of ja/nee-antwoorden op specifieke voorwaarden of termen. |
|
Nadat je de Dataveld-instellingen hebt geconfigureerd, selecteer je rechtsboven Opslaan of selecteer je het kleine pijltje naast de Opslaan-knop om Opslaan te kiezen en een andere veld aan te maken.
Ga vervolgens naar het tabblad 'documenttypen' en klik +Typen.
Voer de naam van het document type in en kies +Data velden om de relevante datavelden te koppelen die verschijnt wanneer dit document type wordt geselecteerd in een sjabloon of document.
Selecteer rechtsboven Opslaan of selecteer het kleine pijltje naast de knop Opslaan om Opslaan te kiezen en een ander type aan te maken.
Hoe verwijder of herstel je data velden/document types
Als je wilt stoppen met het verzamelen van informatie over bepaalde velden- of document -types, kun je ze eenvoudig verwijderen.
Beweeg je muis over een veld/document typ rechts en selecteer Archief.
Of klik op het veld/type dat je wilt deactiveren en selecteer rechtsboven Archive .
Om meerdere velden/document -typen tegelijk te archiveren, selecteer je ze door ze links bij hun namen te selecteren en selecteer je rechtsboven Archive .
Om gearchiveerde velden/document -types te herstellen, open je het tabblad 'Gearchiveerd' in 'Data velden'/'documenttypes', selecteer je de velden/types die je wilt herstellen, en selecteer je rechtsboven Herstellen . Alternatief kun je verticale ellipsen rechts naar een veld selecteren en Herstellen kiezen.
Gebruik van datavelden en document types om data in sjabloon en document bij te houden
Open een sjabloon/document en selecteer Review-gegevens in het rechterpaneel. Als je hieruit documenttypes hebt ingesteld, selecteer je er één en vul je de dataveldwaarden in. Anders zie je de volledige lijst van data velden ingesteld in de werkruimte-instellingen. Je kunt het dan invullen met waarden.
Opmerking: Gebruikers met een manager of beheerderrol kunnen alleen document typen selecteren en waarden toevoegen aan data velden in een sjabloon/document. Gebruikers met een lidrol kunnen alleen document types en data velden selecteren in het aangemaakte document. Gebruikers met een manager of beheerderrol kunnen data velden definiëren voor een document type in Data-instellingen.
Als je het veld dat je nodig hebt niet ziet, selecteer dan Data velden-instellingen. Vanaf hier koppel je een bestaande aan een overeenkomstig document type, of maak je een nieuw dataveld aan als dat nog niet bestaat.
Gebruik de data velden om het document te filteren
Om het document te filteren, kun je document type gebruiken of elk dataveld met een invoerwaarde. Selecteer simpelweg het ellipsenmenu, kies het document type/dataveld waarop je wilt filteren, en selecteer Toepassen.
Zodra het geselecteerde veld in de lijst met je filters wordt weergegeven, klik je op het filtermenu en typ je de waarde in waarop je wilt filteren. Selecteer Toepassen.
Rapporten aanmaken
Ga naar Rapporten
Selecteer documentgegevensrapport of Maak nieuw rapport aan onder de sectie 'documentgegevens'
Selecteer rechtsboven 'Aanpassen aanpas' om kolommen van het rapport te configureren. Je kunt een willekeurig aantal Datavelden en documenttypes selecteren
Selecteer Meer om te kiezen op welke Datavelden je de records van je rapport wilt filteren
Sla je rapport op door rechtsboven drie verticale ellips te selecteren > Sla als nieuw op
Selecteer CSV exporteren in het dropdown om het als CSV-bestand te downloaden.
FAQ
Kan ik datavelden en document types gebruiken op een geüpload document?
Ja, je kunt ook data velden en document types toevoegen die zijn ingesteld in Data-instellingen in het geüploade document.
Hoe kan ik een veld uit een document verwijderen?
Je kunt aangepaste veldsets maken en deze toepassen op documenten met behulp van documenttypes, door de set velden per documenttype te configureren en toe te passen op een document of sjabloon.
Archiveer onnodige data om deze uit document, filters en rapportages te verwijderen.