Documenten bundelen

Beschikbaarheid: Essentials, Business- en Enterprise-abonnementen

Beperkingen: Je kunt maximaal 10 documenten bundelen, met een maximale grootte per document van 50 MB.

Waarschuwing voor opmaak: tekstvelden verschuiven als thema's niet consistent zijn in verschillende documenten en items in de inhoudsbibliotheek. Zorg ervoor dat hetzelfde thema wordt toegepast op alle inhoud die wordt gebruikt in het documentcreatieproces om opmaakproblemen te voorkomen.

Moet je meerdere documenten in één e-mail versturen en ze apart laten ondertekenen en opslaan? Gebruik onze functie voor het bundelen van documenten om je documenten in één opgeruimd pakket te versturen.

Bekijk een overzichtsvideo:

Schrijf je in voor onze zelfstudiecursus over het bundelen van documenten.

Documenten bundelen

We raden aan om documenten op sjabloonniveau te bundelen, zodat alle documenten die je gewoonlijk verstuurt (NDA's, contracten, facturen, etc.) en die apart moeten worden ondertekend en opgeslagen, worden meegenomen.

Leer hier hoe je documenten via API kunt bundelen.

Er zijn verschillende manieren om je documenten te bundelen op sjabloon/document niveau.

1. Begin met het maken van één sjabloon/document en voeg er vervolgens documenten aan toe. Gebruik verschillende sjablonen die je al hebt, voeg sjablonen toe uit onze sjablonengalerij of upload documenten.
2. Upload meerdere documenten om een batch te maken die je zelf achter elkaar kunt zetten. Om dit te doen, selecteer je Documenten in de linker navigatie > +Document, vervolgens selecteer je Bestand uploaden om bestanden van je bureaublad te kiezen, of je sleept gewoon meerdere bestanden naar het upload-gebied.
3. Selecteer meerdere sjablonen om een batch te maken. Selecteer hiervoor eerst Documenten in de linker navigatie > klik op het pijltje naast de knop +Document en selecteer Uit mijn sjablonen. Selecteer vervolgens de sjablonen die je wilt opnemen in de volgorde die je nodig hebt en selecteer vervolgens Items toevoegen.
   Je kunt ook de sjablonen die je wilt bundelen selecteren in de sjabloonlijst en bovenaan de pagina klikken op Bundelen.

 

Om documenten te bundelen binnen één sjabloon of document, selecteer je het documentpictogram linksboven en zweef je vervolgens boven of onder de documentnaam in het paneel Documenten totdat je een blauwe indicatielijn ziet. Zodra je dat hebt gedaan, klik je op het pluspictogram (+) en selecteer je Document toevoegen.

Je kunt ook +Document selecteren om een document toe te voegen aan de voet van de document-batch.

Zodra je je documenten hebt gebundeld, kun je alle benodigde velden toevoegen en ervoor zorgen dat elk veld wordt toegewezen aan de juiste ondertekenaar. Tot slot kun je je partij documenten naar ontvangers sturen via e-mail of een directe link.

Werken met gebundelde documenten

Je kunt gemakkelijk door je gebundelde documenten navigeren via het paneel Documenten. Om het paneel te openen, selecteer je gewoon het documentpictogram onder de naam van je gebundelde documenten.

In het paneel Documenten kun je:

• Een nieuw document/inhoud toevoegen
• Vouw of ontvouw een document door de pijl naast de documentnaam te selecteren
• De naam van een document wijzigen
• Een document verwijderen
• Het bronbestand van een geüpload document vervangen

Elke documentnaam wordt apart weergegeven boven het document. Het wordt geërfd van de sjablonen/opgeladen bestandsnamen die zijn gebruikt om een bundel te maken.

Gebundelde documenten ondertekenen

Elke ondertekenaar moet de aan hem toegewezen velden invullen en Voltooien selecteren om alle gebundelde documenten te voltooien. Ondertekenaars kunnen het paneel Documenten aan de linkerkant gebruiken om eenvoudig door documenten te navigeren.

Zodra alle ondertekenaars elk document hebben ingevuld, verandert de status van de batch in "Voltooid". Op dat moment kun je de documenten downloaden als één pdf of als afzonderlijke pdf-bestanden, met een handtekeningcertificaat voor elk document dat een handtekeningveld bevat.

Gebundelde documenten downloaden

Je hebt twee opties om gebundelde documenten te downloaden:

• Als meerdere, afzonderlijke pdf's
• Als een enkele pdf met een afzonderlijk handtekeningcertificaat voor elk ingevuld document (Houd er rekening mee dat het handtekeningcertificaat wordt toegevoegd aan elk document dat ten minste één handtekeningveld bevat en door elke ondertekenaar wordt voltooid).

Problemen oplossen