Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.

Voorsommigedeals moet je belangrijke informatie van je klanten verzamelen, zoals factuuradressen, data en namen. Je kunt daarvoor velden gebruiken in plaats van ze op te sporen in e-mails of opmerkingen bij documenten.

Je klanten vullen velden in voordat ze je document ondertekenen. Je hebt alle benodigde informatie op één plek - in je document!

Voor de soepelste ervaring raden we aan niet meer dan 300 velden per document toe te voegen. Hoewel het maximum aantal velden in een document 900 is, kunnen de prestaties en stabiliteit wellicht verslechteren als een document meer dan 300 velden bevat.

Registreer je voor onze zelfstudie cursus over het maken en toepassen van velden.

Om een veld toe te voegen, open je eerst je document/template, ga daarna naar het paneel Inhoud aan de rechterkant, selecteer een rol/ontvanger die dit veld later zal invullen, of voeg een nieuw veld toe onder "Invulbare velden voor". Klik daarna op het veld of sleep het naar de plek waar je het veld wilt plaatsen.

De logica voor het plaatsen van velden is als volgt:

Houd CMND op Mac en CTRL op Windows ingedrukt tijdens het slepen van het veld om auto-snapping uit te schakelen. Auto-snapping wordt automatisch hervat zodra de CMND/CTRL toetsen worden losgelaten.

Als je Safari gebruikt, druk dan op de command toets voordat je het veld sleept, niet tijdens het slepen.

Selecteer eerst een ontvanger die het document moet ondertekenen of een aantal velden moet invullen en klik daarna op het veld. Een ontvanger wordt een ondertekenaarzodra een veld aan hen is toegewezen.

In een sjabloon, formulier of item uit de bibliotheek kun je op document niveau velden aan de rollen toewijzen, voor de ontvangers.

Lees hier meer.

Je kunt het document pas verzenden als je alle velden hebt toegewezen.

Als "Vereist" niet is aangevinkt in de eigenschappen van het veld, kan de ontvanger het document voltooien zonder het veld in te vullen. En omgekeerd, als de optie "Vereist" is aangevinkt, kan de klant het document niet voltooien zonder het in te vullen.

Het handtekening veld is standaard ingesteld op "Vereist", maar je kunt deze optie eenvoudig uitschakelen in de eigenschappen van het veld. We raden aan om het verplicht te houden - je klant kan het document dan niet voltooien zonder een handtekening te zetten.

Klik op een veld, selecteer Eigenschappen in het zwevende paneel en selecteer/deselecteer "Vereist".

In een tekstveld zijn standaard meerdere regels toegestaan. Je kunt deze instelling uitschakelen in de eigenschappen. Zorg ervoor dat je de breedte van het veld aanpast en genoeg ruimte toestaat voor tekst met meerdere regels voordat je het document verstuurt. Het veld met meerdere regels wordt automatisch uitgebreid naar de onderkant van de pagina als de ontvanger meer tekst invoert.

Als het veld niet is ingesteld voor tekst met meerdere regels, zal het automatisch uitbreiden naar de rechterkantlijn van de pagina.

Je kunt gegevens in een tekstveld, datum en dropdown maskeren voor het geval je ontvangers gevoelige informatie verstrekken.

Iedereen in je PandaDoc account die toegang heeft tot het document kan de gemaskeerde gegevens bekijken. Iedereen in de lijst met ontvangers die NIET aan dit veld is toegewezen, kan de gegevens in het gemaskeerde veld niet zien.

Een PDF zal geen gemaskeerde gegevens tonen, ongeacht wie het download.

Lees hier meer over alle opties voor datum velden.

Je kunt een standaardformaat voor gegevensvelden instellen in de werkruimte instellingen, zodat alle nieuwe datum velden hetzelfde formaat gebruiken.

Ga naar Instellingen > Standaardinstellingen werkruimte, scroll naar beneden naar Standaardformaat datum veld, selecteer het formaat dat je wilt gebruiken en klik op Wijzigingen opslaan. Alle nieuwe velden die je toevoegt aan je sjablonen/documenten zullen deze opmaak gebruiken.

Om een veld te kopiëren, klik je op een veld en selecteer je het pictogram Dupliceren.

Het gedupliceerde veld wordt toegewezen aan dezelfde ontvanger/rol en heeft dezelfde grootte als het originele veld.

Sleep je veld met behulp van de stippen op de hoeken om de grootte aan te passen. Als je het formaat van een veld aanpast, zal het volgende veld dat je toevoegt hetzelfde formaat hebben.

Als je een Business of Enterprise abonnement hebt, zul je een optie zien om een Voorwaardelijke regel in te stellen. Klik hier voor meer informatie over deze functie.

Je kunt eenvoudig meerdere velden selecteren in je sjabloon, document, item in de bibliotheek met contacten of formulier om ze te verwijderen, toe te wijzen of te verplaatsen. Om meerdere velden te selecteren:

Om geselecteerde velden opnieuw toe te wijzen aan een andere ontvanger, selecteer je de naam van de ontvanger (je ziet de naam van een rol als je een sjabloon, item uit de bibliotheek of formulier gebruikt) in het zwevende paneel en wijs je vervolgens een nieuwe ontvanger toe aan deze velden.

Druk op Delete op je toetsenbord of selecteer de prullenbak op het zwevende paneel om de velden te verwijderen.

Om meerdere velden tegelijk te verplaatsen, selecteer je deze en sleep je ze naar de gewenste plek.

Je kunt alleen Tekst-, Datum-, Selectievakje-, Dropdown- en Stempelvelden koppelen.

Gekoppelde velden maken het makkelijker voor je ontvangers om verplichte velden met herhaalde gegevens in te vullen. Nadat zij de vereiste informatie eenmaal hebben ingevoerd, hoeven ze deze elders niet opnieuw in te voeren - de informatie wordt in alle gekoppelde velden gerepliceerd.

Om een veld te koppelen, selecteer je het eerst en selecteer je vervolgens Kopiëren en veld koppelen in het zwevende paneel of in Eigenschappen in het rechter paneel. Het gekopieerde veld zal dezelfde grootte, instellingen en veld toewijzing hebben. Je kunt het gekopieerde veld slepen en waar je maar wilt neerzetten.

Als je een veld-ID in een gekopieerd veld wijzigt, wordt het veld ontkoppeld.

Je kunt velden ook koppelen door een veld-ID waarde van het ene veld naar het andere te kopiëren of in te voeren.

Je kunt alleen dezelfde soorten velden koppelen.

Je kunt de pijlen voor gekoppelde velden in de eigenschappen gebruiken om snel heen en weer te bewegen.

Tekstvelden kunnen je helpen bij het verzamelen van namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere informatie die je nodig hebt.

Daarnaast is er een optie om tekstveld validatie te gebruiken als je er zeker van wilt zijn dat je ontvangers de informatie in het juiste formaat toevoegen.

Klik hier voor meer informatie.

Het handtekening veld wordt gebruikt om de handtekeningen van ontvangers te verzamelen. Als er een handtekening veld in een document staat, wordt er een handtekening certificaat toegevoegd aan de PDF-kopie zodra alle ontvangers het document hebben voltooid.

Je kunt beschikbare soorten handtekening voor je ontvangers kiezen in Instellingen > Standaardinstellingen werkruimte.

Het initialen veld bevat de eerste letters van de voor- en achternaam van de ondertekenaar. Er wordt geen handtekening certificaat gegenereerd na het voltooien van een document als er geen handtekening veld is.

Je kunt de beschikbare initialen voor je ontvangers kiezen in Instellingen > Standaardinstellingen werkruimte.

Volg deze handleiding als je snel een Initialenveld wilt toevoegen op elke pagina in je sjabloon/document.

Met het datum veld kun je verschillende data verzamelen, zoals datum van ondertekening, geboortedatum, enz.

Je kunt de datumnotatie instellen in de werkruimte instellingen. Zodra je de nieuwe opmaak selecteert en de wijzigingen opslaat, zullen alle nieuwe velden die je toevoegt in je sjablonen/documenten deze opmaak gebruiken.

Daarnaast kun je in de eigenschappen van hetveld beschikbare data en datum notaties selecteren voor je ontvangers. Standaard is Elke datum geselecteerd.

Je kunt meerdere selectievakjes toevoegen zodat je ontvangers meerdere opties kunnen kiezen.

In een veld met keuzerondjes kan een ontvanger een optie uit de lijst selecteren.

Onder Eigenschappen kun je daarnaast waarden verbergen of tonen door Toon waarden aan te vinken.

Je kunt het Dropdown veld gebruiken als alternatief voor keuzerondjes. De ontvanger kan een optie uit het dropdown menu selecteren.

Met het veld voor kaartgegevens kun je de kaartgegevens van klanten veilig opslaan, zodat je ze later in rekening kunt brengen of terugkerende betalingen kunt instellen. Dit veld werkt alleen met Stripe integratie.

Met het veld Verzamel bestanden kunnen je ontvangers bestanden uploaden naar je document.

Alle gebruikers in je account met toestemming voor toegang tot documenten, behalve Medewerkers, kunnen geüploade bestanden bekijken.

Deze functie ondersteunt de volgende bestandstypen: .jpg, .png, .gif, .mp4, zip, .docx, .pdf, .xlsx, .csv, .pptx. De maximale bestandsgrootte is 50MB. Lees hier meer.

Het stempel veld is ook beschikbaar in PandaDoc Notaris en helpt bij het notarieel bekrachtigen van je documenten.

Je kunt alleen Stempels toevoegen of het formaat wijzigen voordat je het document verstuurt.