Waarom documenten niet worden afgeleverd
Opmerking:
Sommige afbeeldingen en koppelingen in dit artikel zijn mogelijk alleen beschikbaar in het Engels.Als u problemen heeft om e-mailberichten naar uw ondertekenaars te sturen of als ze worden geblokkeerd, bekijk dan onderstaande tips.
Is het e-mailadres correct?
U kunt dit dubbelchecken door het document te openen en te klikken op 'Ontvangers'. Als er wijzigingen nodig zijn, moet u het document dupliceren en de ontvanger wijzigen. Indien u de toegang wenst te verwijderen tot het document dat naar het verkeerde e-mailadres werd gestuurd, moet u het document verwijderen.
Ondertekeningsvolgorde gebruiken?
Ondertekeningsvolgorde is standaard uitgeschakeld. Als u echter ondertekeningsvolgorde heeft ingeschakeld, worden de e-mails pas naar die ontvanger verzonden nadat de vorige ontvanger het document heeft geopend (als er cc's zijn) of nadat de ondertekenaar op 'Voltooien' heeft geklikt om het document te voltooien.
Bekijk dit hulpartikel over in CC geadresseerde ontvangers in de ondertekeningsvolgorde.
Heb ik geprobeerd de kennisgeving opnieuw te verzenden om het document te bekijken of te ondertekenen?
Het is mogelijk dat de ontvangers per ongeluk de oorspronkelijke melding in hun inbox hebben verwijderd of zijn kwijtgeraakt. U heeft twee mogelijkheden:
- Voor ondertekenaars kunt u een herinnering sturen OF
- Voor ondertekenaars en in CC geadresseerden kunt u ook een 'openbaar commentaar' achterlaten, waarvan een e-mailbericht naar alle ontvangers zal worden gestuurd.
Is dit de eerste keer dat ik een document naar dit specifieke e-mailadres heb gestuurd?
Een van de meest voorkomende oorzaken van dit probleem is dat de e-mail een spamfilter heeft of is geblokkeerd. Ieders e-mailserverinstellingen, spamcontrole, firewall en anti-virusinstellingen zijn anders ingesteld. Vraag hen om hun spammap te controleren.
Helaas is er niets dat u als PandaDoc-gebruiker kunt doen om dit op te lossen, behalve een ander e-mailadres proberen. De ontvanger kan echter de volgende e-mails op de whitelist zetten of markeren als veilige afzender:
U kunt deze links als referentie gebruiken voor verdere hulp:
Als dat niet het geval is, laat de ontvanger dan contact opnemen met de IT-beheerder en docs@email.pandadoc.com en docs@email.pandadoc.net als veilige afzender aanmerken of op de whitelist te zetten. Daarnaast kunnen zij ook e-mails toestaan die vanaf deze specifieke IP-adressen worden verzonden:
- 161.38.192.55
- 143.55.224.80
- 23.253.182.200
- 146.20.113.82
- 161.38.192.179
- 69.72.33.165
- 104.130.122.209
- 69.72.39.174
- 198.61.254.237
Om te voorkomen dat we een document niet kunnen afleveren aan een ontvanger vanwege een ongeldig e-mailadres, zal PandaDoc automatisch controleren of het e-mail adres van de ontvanger geldig is bij het toevoegen aan het formulier 'Nieuwe ontvanger toevoegen'.
Elk e-mailadres zal worden gevalideerd op basis van:
Syntaxcontrole: analyseert adressen, en bepaalt of ze geldig zijn of niet, op basis van formele grammatica.
Domain Name Service (DNS) lookups: het feit dat een e-mailadres syntactisch geldig is, wil nog niet zeggen dat iemand op dat adres mail zal ontvangen. Daarom controleren we niet alleen de syntax, maar kijken we ook in de DNS-records van het domein of er een MX-server is gedefinieerd om mail te ontvangen.
E-mail Service Provider (ESP) specifieke local-part grammatica: de meeste ESP's hebben vrij strikte regels voor het local-part (het gedeelte voor het @-symbool) dat men mag maken. Yahoo Mail-adressen kunnen bijvoorbeeld alleen letters, nummers, underscores en één punt bevatten. Dus hoewel een adres als 'John Smith@yahoo.com syntactisch volledig klopt, bestaat het in werkelijkheid niet bij Yahoo Mail en zal het worden geweigerd. Dus voor de grote e-mail providers zoals Yahoo, Google, Microsoft (inclusief Hotmail), AOL, en Apple zullen wij e-mailadressen valideren aan de hand van hun strengere regels.
Meer hulp nodig van PandaDoc?
Als u na het controleren van het bovenstaande nog steeds problemen heeft met e-mails, log dan in op uw PandaDoc-account en gebruik het groene 'Help' pictogram rechts onderin. Stuur ons een bericht met de volgende details:
- Documentnaam
- Naam en e-mailadres van de maker van het document
- Schermafbeelding van document 'Ontvangers'
- Schermafbeelding van het document 'Activiteit'