Regroupement de documents

Disponibilité : forfaits Essentiels, Commerce et Entreprise

Limites : vous pouvez regrouper jusqu'à 10 documents, avec une taille maximale par document de 50 Mo.

Besoin d'envoyer plusieurs documents dans un seul e-mail et de les faire signer et de les enregistrer séparément ? Utilisez notre fonctionnalité de regroupement de document pour envoyer vos documents dans un package rangé.

Regardez la vidéo de présentation :

Comment regrouper des documents

Nous vous suggérons de regrouper les documents au niveau du modèle pour inclure tous les documents que vous envoyez habituellement (accords de confidentialité, contrats, factures, etc.) qui doivent être signés et stockés séparément.

Il existe plusieurs façons de regrouper vos documents au niveau du modèle ou du document.

1. Commencez par créer un modèle ou document unique, puis ajoutez-y des documents. Utilisez plusieurs modèles dont vous disposez déjà, ajoutez des modèles de notre galerie de modèles ou téléchargez des documents.
2. Téléchargez plusieurs documents pour créer un lot que vous pouvez séquencer vous-même. Pour ce faire, sélectionnez Créer à partir de votre liste de modèles ou de documents, soit sélectionnez Télécharger un fichier pour choisir des fichiers à partir de votre bureau, soit il vous suffit de faire glisser et déposer plusieurs fichiers dans la zone de téléchargement.
3. Sélectionnez plusieurs modèles pour créer un lot. Pour ce faire, sélectionnez d'abord Créer à partir de votre liste de modèles ou de documents. Ensuite, sélectionnez les modèles que vous souhaitez inclure, puis sélectionnez Ajouter des articles.

Pour regrouper des documents dans un seul modèle ou document, sélectionnez l'icône du document en haut à gauche, puis survolez le document au-dessus ou au-dessous de son nom dans le panneau Documents jusqu'à ce que vous voyiez une ligne d'indicateur bleue. Une fois que vous l'avez fait, cliquez sur l'icône plus (+), puis sélectionnez Ajouter un document.

Par ailleurs, vous pouvez sélectionner + Document pour ajouter un document au pied du lot de documents.

Une fois que vous avez regroupé vos documents, vous pouvez ajouter tous les champs nécessaires et vous assurer que chacun est attribué au signataire approprié. Enfin, vous pouvez envoyer votre lot de documents aux destinataires par e-mail ou par lien direct.

Travailler avec des documents groupés

Vous pouvez facilement naviguer dans vos documents groupés à l'aide du panneau Documents. Pour ouvrir le panneau, il vous suffit de sélectionner l'icône document sous le nom de vos documents par lot.

Dans le panneau Documents, vous pouvez :

• Ajoutez un nouveau document ou contenu
• Pliez ou dépliez un document en sélectionnant la flèche située à côté du nom du document.
• Modifier le nom d'un document
• Supprimer un document
• Remplacer le fichier source d'un document téléchargé

Signature de documents groupés

Chaque signataire devra remplir le ou les champs qui lui sont attribués et sélectionner Finir pour terminer tous les documents groupés. Les signataires peuvent utiliser le panneau Documents à gauche pour naviguer facilement dans les documents.

Une fois que tous les signataires auront terminé chaque document, l'état du lot passera à « Complété ». À ce stade, vous pourrez télécharger les documents sous la forme d'un PDF unique ou de fichiers PDF séparés, avec un certificat de signature pour chaque document contenant un champ de signature.

Téléchargement de documents groupés

Vous avez deux options pour télécharger des documents par lot :

• En tant que PDF multiples et séparés
• Sous la forme d'un PDF unique avec un certificat de signature distinct pour chaque document complété (Veuillez noter que le certificat de signature est ajouté à tout document contenant au moins un champ de signature et finalisé par chaque signataire).

Dépannage