Variables

Disponibilidad: Planes Essentials, Business y Enterprise

Una variable es un campo combinable diseñado para ahorrarte tiempo autocompletando cualquier información que se utilice con frecuencia en tus documentos. Se trata de texto encerrado entre corchetes, como el siguiente ejemplo:

La variable no tendrá el fondo amarillo cuando un destinatario vea el documento, sino que solo aparecerá así en el editor para que puedas distinguir fácilmente entre texto normal y variables.

Información importante sobre las variables:

• Puedes añadir variables tanto en plantillas como en documentos
• Las variables se sustituirán en tres campos de listas de precios: Nombre, Descripción y Texto sin formato
• Las variables solo se sustituirán en el cuerpo del documento. No se sustituirán en el nombre del documento, los mensajes guardados ni en el asunto o cuerpo del correo electrónico.

Cómo añadir variables a tu plantilla/documento

1. Selecciona un bloque de texto que quieras sustituir por una variable.
2. Escribe un corchete de apertura y elige el nombre de una variable del sistema del menú desplegable o escribe tu propia variable y pulsa Intro O

1. Haz clic en "Variables" en la parte derecha, luego en el signo más y escribe el nombre de la variable; por último, pulsa Intro.
2. La variable se mostrará en la sección Variables.
3. Haz clic en el icono de copiar para copiar el nombre de la variable y pégalo donde desees en tu plantilla.

1. Para incluir información en una variable, haz clic en una variable en una plantilla o documento (o abre la lista de variables en "Variables", en la parte derecha) y escribe un valor.
2. La información se sustituirá por la variable en toda la plantilla o documento.

Para eliminar una variable, primero elimínala en el cuerpo del documento. A continuación, haz clic en Variables en el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Sin usar y busca la variable en la lista. Sitúa el puntero del ratón sobre la variable y haz clic en el icono de la papelera para eliminar la variable de tu lista de variables.

Tipos de variables

Hay 4 tipos de variables:

• Variables de perfil
• Variables del sistema
• Variables de la lista de precios
• Variables personalizadas

Variables de perfil

Estas variables se sustituyen por tu contenido de forma automática con información sobre tu destinatario cuando se asignan a un perfil. Pueden sustituir la información relativa a nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono y empresa del destinatario si dicha información se encuentra en los contactos de PandaDoc. (Si tu destinatario no existe en tus contactos de PandaDoc, puedes añadir dicha información al crear el documento).

1. Crea un perfil de plantilla (tendrás que estar en una plantilla para hacerlo).
2. PandaDoc generará automáticamente las variables de perfil predeterminadas: nombre, apellido, correo electrónico, empresa, teléfono, título y dirección.
3. Haz clic en "Variables" en la parte superior derecha y busca las variables de perfil predeterminadas por el nombre del perfil al principio; p. ej., Client.FirstName.

1. Copia una variable y pégala donde desees en la plantilla.
2. Al crear un documento fuera de esta plantilla, podrás asignar destinatarios a perfiles y hacer clic en "Iniciar edición".
3. Tras crear el documento, las variables de perfil se habrán sustituido por tus valores.

Variables del sistema

Estas variables ya vienen predefinidas por PandaDoc. Se sustituirán automáticamente por la información correspondiente a tu documento, que será específica de dicho documento en concreto y de tu contenido (como la fecha de creación del documento, el número de referencia, los totales de la lista de precios, etc.).

Variables de la lista de precios

Las variables de la lista de precios te permiten reutilizar fácilmente datos del pie de página de la lista de precios en tu plantilla, documento o formulario. Cada fila que añadas al pie de página de tu lista de precios aparecerá como una variable, siempre que tenga un valor.

Para acceder a la lista de variables, haz clic en una lista de precios de tu plantilla, documento o formulario. Luego, haz clic en Propiedades en el panel flotante y selecciona Variables en la parte derecha. Por último, haz clic en el icono de copiar texto junto al nombre de la variable y pega la variable en el contenido de tu documento.

También puedes encontrar las variables de la lista de precios en la ficha Variables en la parte derecha. 

Variables personalizadas

Estas variables actúan como marcadores de posición para cualquier información que necesites modificar manualmente al crear un documento. Puede darles el nombre que desees, y son muy útiles si la información no existe en tus contactos.

Observa cómo funcionan las variables en un documento