Nota:
Esta guía cubre la funcionalidad de la última versión de la integración Salesforce <> PandaDoc.
Disponibilidad:
PandaDoc: Planes Business Annual* y Enterprise Annual*
Salesforce: “Professional”, “Enterprise”, “Unlimited”, “Developer edition” y “Performance”.
La integración funcionará para Oportunidades, Clientes potenciales, Contactos, Cuentas y objetos personalizados.
*Esta integración está disponible como complemento de pago.
Ir a:
Descubre cómo instalar y configurar el módulo de Pandadoc aquí.
Traspasar datos de SFDC a PandaDoc
Nota:
Cuando crees documentos a partir de oportunidades de Salesforce, la divisa del valor del documento heredará la divisa de la oportunidad.
Para traspasar datos de Salesforce al documento de PandaDoc, primero deberías crear tu plantilla y configurarla con variables (de la misma forma que con Fusionar campos).
Traspasar campos de Salesforce a PandaDoc
Antes de configurar tu plantilla con variables, crea una lista de variables para cada objeto con el que vayas a utilizar PandaDoc.
Nota:
Debes configurar las variables para cada objeto individualmente. Solo las variables que se enumeren en ese objeto en particular estarán disponibles al crear un documento desde él (no se puede completar entre objetos).
Para ello, busca Configuración de Pandadoc en App Launcher.
Desplázate hacia abajo hasta Flujo de datos de Salesforce a PandaDoc y haz clic en Configurar tokens.
A continuación, selecciona el objeto para el que quieras modificar la lista de tokens. Si tienes PandaDoc instalado en otro objeto, haz clic en Añadir objeto. Verás una lista predeterminada de variables/tokens a la derecha. Para añadir más, marca los campos que quieras añadir a la lista de variables/tokens y haz clic en Guardar.
Abre un registro de Salesforce, desplázate hacia abajo, hasta PandaDoc, haz clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha del módulo y selecciona Variables (esto es lo que puedes traspasar).
Abre tu plantilla PandaDoc en una ventana del navegador independiente y, a continuación, copia y pega los nombres de las variables con los corchetes en la plantilla.
Cuando crees un documento de Salesforce usando esta plantilla, las variables se rellenarán con la información del CRM.
Nota:
En caso de que el campo de Salesforce esté vacío, la variable en el documento no se sustituirá por su valor y tendrás que completarla manualmente.
Nota:
El formato de las variables de fecha dependerá del formato de fecha predeterminado configurado en el espacio de trabajo.
El formato de las variables de divisa se basa en la configuración regional del destinatario. Las variables de divisa personalizadas se traspasarán al documento sin símbolo de divisa ni formato.
Advertencia:
Los campos de texto cifrados no se podrán traspasar a través de una variable.
Traspasar destinatarios de Salesforce a PandaDoc
Nota:
El traspaso de la información de los destinatarios se lleva mejor a cabo con los perfiles de PandaDoc. Descubre cómo configurar los perfiles en una plantilla aquí.
Salesforce envía la siguiente información de los destinatarios por defecto, dependiendo del objeto donde se encuentre el módulo de PandaDoc:
Desde Oportunidad: Información del perfil de contacto
Desde Cuenta: Información de contacto + posibilidad de enviar información de la cuenta
Desde Cliente potencial: Información sobre clientes potenciales
Desde Contacto: Información de contacto
Desde Presupuestos: Información de contacto
En caso de que preasignes un destinatario en la plantillase le asignará automáticamente el perfil cuando se cree el documento a través de Salesforce.
Puedes configurar qué campo de Salesforce se asignará a un perfil determinado en PandaDoc, así como configurar qué campos se enviarán como los siguientes parámetros:
Nombre
Apellido
Correo electrónico
Campo de la empresa
Campo de teléfono
Campo de perfil
Ve a App Launcher y busca Configuración de PandaDoc.
Desplázate hacia abajo hasta Flujo de datos de Salesforce a PandaDoc y haz clic en Configurar destinatarios.
Nota:
Verás la asignación por defecto para los objetos predeterminados. Puedes cambiarlas o añadir nuevas asignaciones para objetos personalizados.
Si quieres que PandaDoc asigne automáticamente un destinatario a un perfil específico, necesitas dos cosas:
Haber configurado un campo de perfil en la asignación de destinatarios.
Que los nombres de perfil en Salesforce y en la plantilla de PandaDoc sean idénticos.
Si configuras esto correctamente, PandaDoc insertará el destinatario en el perfil correspondiente al crear documentos.
Nota:
PandaDoc extrae todos los contactos relacionados de Salesforce al documento. Si quieres eliminar alguno, hazlo en la ventana emergente de perfiles o en la sección de destinatarios del documento.
Si generas documentos desde una cotización o un caso, podrías usar un campo de búsqueda para un registro de contacto específico. Puedes especificar qué campos de búsqueda usar como destinatarios yendo a Configuración de PandaDoc y desplazándote hacia abajo, hasta la configuración Personalización de objeto. Busca el objeto que quieres configurar y haz clic en Configurar, a la derecha.
Luego, selecciona el campo que se usará como destinatario y haz clic en Guardar. Puedes elegir hasta cinco campos.
A continuación, configura la asignación del destinatario. ¡Y listo!
Filtrar por destinatarios
Puedes filtrar los contactos que se transfieren a los documentos de PandaDoc como destinatarios basándose en campos de sí/no en un registro (llamados también campos booleanos).
Ve a App Launcher, busca Configuración de PandaDoc y selecciona Configurar destinatarios.
Desplázate hacia abajo hasta Filtrar destinatarios.
Haz clic en Habilitar filtrado.
Elige un campo en función de cuyo valor se filtrarán los destinatarios.
Elige el valor del campo atendiendo a qué destinatarios se filtrarán: verdadero: sí; falso: no.
Si has configurado la Asignación de destinatarios para las Cuentas, puedes configurarla para que transfiera la información de esta Cuenta (correo electrónico, número de teléfono, etc.) como un Destinatario a PandaDoc.
Para ello, ve a Configuración de PandaDoc y desplázate hacia abajo hasta la configuración Personalización de objeto. Al lado del nombre del Objeto de la cuenta, haz clic en Configuración, marca la casilla situada junto a Enviar Cuenta como destinatario y haz clic en Guardar.
Nota:
Los Perfiles de los contactos de Salesforce y los Perfiles de la plantilla de PandaDoc no pueden tener dos contactos asignados a un Perfil.
Si tienes alguna sugerencia con respecto a las funcionalidades de PandaDoc, envíanos una idea en el portal de ideas o envíanos un correo electrónico a [email protected].
Traspasar información de Salesforce a PandaDoc (mediante campos)
Puedes traspasar datos a los campos de PandaDoc de forma similar a como funcionan las variables. Sin embargo, a diferencia de las variables, no tienes que incluir corchetes.
En la lista de tokens, copia el token sin corchetes en el campo Fusionar.
Una vez enviado el documento, el destinatario verá los datos autocompletados y podrá actualizar este campo (siempre y cuando se les haya asignado el campo en cuestión).
Traspasar información de producto a la lista de precios
Nota:
El orden actual de los artículos de línea de la oportunidad se mantiene en la tabla de precios y en el bloque del creador de presupuestos cuando se crea un documento a partir de la oportunidad o se actualiza la información del documento mediante el botón “Importar desde CRM”.
PandaDoc puede enviar productos desde una Oportunidad, Cliente potencial, Contacto o Cuenta a una lista de precios en un documento. En esta guía, veremos cómo traspasar productos de oportunidad a PandaDoc, pero la configuración seguirá siendo la misma para los demás objetos.
En primer lugar, asigna los campos de producto de la oportunidad a los campos de la lista de precios.
Ve a Configuración de PandaDoc y haz clic en PandaDoc Configurar precios de artículos.
Los productos de la oportunidad se mostrarán de forma predeterminada, pero podrás seleccionar otro objeto para el que configurar la asignación.
A continuación, asigna los campos de producto de la oportunidad a los campos de la lista de precios y haz clic en Guardar.
Debajo, en Orden del precio de los artículos, podrás configurar el orden en el que quieres que se muestren los productos en la lista de precios de PandaDoc.
Ahora, configura la lista de precios para aceptar los productos de Salesforce.
Abre tu plantilla de PandaDoc y añade una lista de precios.
La combinación de datos está habilitada por defecto.
¡Y así acaba la configuración! Cuando comiences un nuevo documento desde una oportunidad (suponiendo que se han añadido productos), asegúrate de seleccionar tu plantilla. Así, los productos se añadirán a la lista de precios. Si no se muestran algunos campos, haz clic en el signo más en la parte derecha de la lista de precios y selecciona los campos en Añadir oculto.
Traspasar campos de producto personalizados a la lista de precios
A veces, es necesario traspasar más que el conjunto estándar de campos de producto.
En primer lugar, añade los campos de producto de la oportunidad a la lista de tokens/variables yendo a Configuración de PandaDoc > Configurar tokens.Selecciona el producto de la oportunidad y comprueba los campos que quieres traspasar en la parte derecha. Así, aparecerán en la lista de tokens en la parte izquierda.
Haz clic en Guardar.¡Y ya estaría configurado!
Asegúrate de que la lista de precios de la plantilla tiene Combinación de datos habilitada.
Al crear un documento desde la plantilla, haz clic en el signo más en la parte derecha de la lista de precios.
Selecciona los campos de producto personalizados en Añadir oculto.
Si la adición de campos personalizados de las columnas ocultas te lleva mucho tiempo y un sinfín de clics, hay una forma de simplificar el proceso.
Crea un documento y muestra los campos de producto personalizados.
Luego, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha y selecciona Convertir en plantilla. Se abrirá una nueva plantilla en una nueva ficha del navegador.
En la plantilla, podrás eliminar los productos de la lista de precios, pero asegúrate de mantener las columnas del campo personalizado.
La próxima vez que empieces un documento desde Salesforce, usa esta plantilla. Las columnas se rellenarán con los valores de los campos personalizados del producto.
Traspasar datos de producto de Salesforce al bloque del creador de presupuestos
Disponibilidad: planes Business* y Enterprise*
*El creador de presupuestos forma parte de nuestro complemento CPQ
Nota:
El orden actual de los artículos de línea de la oportunidad se mantiene en la tabla de precios y en el bloque del creador de presupuestos cuando se crea un documento a partir de la oportunidad o se actualiza la información del documento mediante el botón “Importar desde CRM”.
Puedes enviar información de productos a un bloque del creador de presupuestos desde una oportunidad en Salesforce. En primer lugar, añade un bloque del creador de presupuestos a tu plantilla y, a continuación, crea un documento a partir de una oportunidad en Salesforce.
Una vez que hayas creado un documento utilizando esta plantilla, se enviará la siguiente información del producto al bloque de presupuestos:
Nombre del producto
Precio
Cantidad
Descuento
Para mostrar los campos personalizados en el documento recién creado, haz clic en el bloque de presupuestos, selecciona Editar presupuesto en el panel flotante, haz clic en Añadir columna en la parte superior derecha de la sección y, a continuación, selecciona la columna personalizada en el menú desplegable situado debajo de Mostrar ocultos.
Nota:
Si tu bloque del creador de presupuestos contiene varias secciones, los productos se traspasarán a la última sección. Si tu plantilla contiene varios bloques del creador de presupuestos, los productos de la oportunidad se traspasarán a cada bloque.
Crear y enviar documentos
Ahora que has creado y configurado tu plantilla, ya puedes crear y enviar documentos desde Salesforce.
Ve a un registro, busca el módulo de PandaDoc y haz clic en Nuevo documento.
Elige una plantilla o selecciona las plantillas que quieres agrupary selecciona Añadir elementos. A continuación, asigna destinatarios a los perfiles, cuando proceda.
Haz clic en Continuar y comprueba las variables, el contenido, la lista de destinatarios y los recordatorios de tu documento y envíalo.
Ahora puedes volver al registro en Salesforce y seguir el estado del documento.
Cuando se complete un documento, tu .pdf aparecerá en Archivos en el registro.(Aunque es parte de la funcionalidad activadores de sincronización, está activado de forma predeterminada al instalar el paquete de PandaDoc).
Añadir archivos en la vista de tu objeto
Si no ves Archivos en tu objeto, puede que tengas que añadirlos a la vista de tu objeto.
Para ello, deberás volver a Diseños de página del objeto, en Configuración de Salesforce:
Abre Salesforce y, en la esquina superior derecha, pulsa el icono del engranaje y haz clic en Configuración.
Ve a la lista del Gestor de objetos y selecciona Oportunidad.
En la Oportunidad, ve a Diseño de páginay selecciona Diseño de oportunidad.
En la página Diseño de oportunidad, utiliza la barra de herramientas superior para buscar Listas relacionadas. A continuación, busca Archivos, arrastra y suelta el archivo donde sea necesario y haz clic en Guardar.
Vuelve a comprobar tus Oportunidades para asegurarte de que ya se pueden ver los Archivos desde la página.
Vincular un documento a una Oportunidad en Salesforce
Nota:
Esta funcionalidad está disponible para los usuarios con un perfil de Miembro, Gestor y Administrador. Si utilizas perfiles personalizados asegúrate de habilitar el permiso “Puede ver y solicitar integraciones” para que los usuarios puedan vincular documentos a Salesforce e importar datos.
Si tienes un documento creado en PandaDoc que quieres vincular a una Oportunidad en Salesforce, ¡podemos ayudarte!
Haz clic aquí para obtener más información.
Actualizar un documento con valores de campo desde Salesforce
Nota:
El documento debe tener estado de Borrador para utilizar esta función.
Nota:
Esta funcionalidad está disponible para los usuarios con un perfil de Miembro, Gestor y Administrador. Si utilizas perfiles personalizados asegúrate de habilitar el permiso “Puede ver y solicitar integraciones” para que los usuarios puedan vincular documentos a Salesforce e importar datos.
Si la información de un registro de Salesforce se actualiza después de que el documento ya se haya creado a partir de este registro, puedes actualizar el documento con los valores correctos:
Dentro del documento de PandaDoc, ve al panel de Integraciones haciendo clic en el icono de Salesforce que hay a la izquierda.
En Datos del documento, haz clic en “Importar desde CRM”.
Las variables y los productos del creador de presupuestos/tabla de precios se actualizarán con la información más reciente de Salesforce, siempre que el documento se haya creado desde Oportunidad. La lista de productos en PandaDoc cambiará en función de la adición o eliminación de productos de oportunidad.
Nota:
El orden actual de los artículos de línea de la oportunidad se mantiene en la tabla de precios y en el bloque del creador de presupuestos cuando se crea un documento a partir de la oportunidad o se actualiza la información del documento mediante el botón “Importar desde CRM”.
Puedes utilizar la función “Importar desde CRM” en cualquier objeto de Salesforce: Oportunidad, Cuenta, Cliente potencial, Contacto u objetos personalizados.
Si el campo en Salesforce está vacío, la variable correspondiente no se actualizará.
Advertencia:
No puedes actualizar los campos de PandaDoc ni las variables de perfil.
Encontrarás los pasos para solucionar ciertos problemas aquí.