Disponibilité: Professionnel et Entreprise forfait
Le Contract Repository de PandaDoc simplifie la gestion des contrats en vous permettant de capturer des données essentielles telles que les termes, dates et obligations. Les utilisateurs peuvent saisir manuellement ces données, ce qui facilite la recherche et le filtrage des documents selon ces critères. Ce système vous permet d’organiser vos contrats efficacement et de trouver rapidement les informations clés, vous aidant à gérer vos contrats plus efficacement sans nécessiter de configuration approfondie.
Conseil : PandaDoc pouvez extraire automatiquement les données de contrat — comme le type de document , la contrepartie, la date de renouvellement et la date d’expiration — directement de votre document, donc vous n’avez pas besoin de tout saisir manuellement. Vous pouvez également utiliser Recherche par IA pour trouver et rapporter un document en utilisant des requêtes en langage naturel sur ces données extraites.
Voici comment cela fonctionne :
Créez des champs de données que vous utiliserez pour recueillir les informations dans vos accords et autres documents.
Définissez les types de document et liez vos champs de données pour créer des ensembles de champs afin de suivre des données dans un type de document spécifique.
Saisissez les valeurs des champs dans un document désigné ou un modèle.
Cherchez un document en fonction des valeurs que vous avez saisies.
Créez des rapports personnalisés basés sur vos saisies de données.
Regardez une vidéo de présentation :
Passer à :
Configuration des données pour l’espace de travail
Note: Seuls les utilisateurs disposant d’un rôle administrateur ou gestionnaire peuvent accéder à l’onglet Configuration des données dans Paramètres.
Sélectionnez l’icône d’engrenage/votre image de profil en bas à gauche pour accéder aux Paramètres, puis sélectionnez Données. À partir de là, vous pouvez configurer des « types de documents » et des « Data champs » que vous utiliserez dans votre modèle et votre document. Ces documents peuvent être remplis manuellement ultérieurement et utilisés pour filtrer les recherches et générer des rapports afin d’analyser les contrats à travers votre organisation.
Avant de commencer :
Si vous vous reforcez à suivre différents points de données pour différents types de document , commencez par établir une liste de document types. Saute cette étape si l’ensemble des points de données sera le même pour tous tes documents.
Ensuite, pensez à la liste des données que vous allez suivre dans votre document. Une fois que vous avez ces informations, vous êtes prêt à passer à la création de vos champs de données et de vos types de document .
D’abord, créez la liste des champs de données. Une fois ces éléments en place, vous pouvez créer des types de document et lier vos champions de données à différents types de document .
Cliquez sur le bouton champ +Data pour créer un nouveau champ. Entrez le nom du champ et indiquez le type de données ainsi que la mise en forme.
Le type de données vous permet de valider les entrées utilisateur lorsque des valeurs sont saisies dans les champs de données. Par exemple, lors de la création d’un champ de données pour suivre les dates, sélectionnez le type de données Date pour vous assurer que toutes les dates suivent le même format.
Avertissement: Une fois qu’un champ a été créé, vous ne pouvez changer son type de données que s’il ne contient aucune saisie dans le modèle/le document.
Les types de données suivants sont disponibles parmi lesquels vous pouvez choisir :
Type de données | Description | Exemples |
Texte à une ligne | Affiche un champ de saisie texte à une ligne. Il est conçu pour accueillir de brèves entrées textuelles. |
|
Texte multiligne | Affiche une boîte de texte plus grande pour capturer des textes plus longs avec des paragraphes. |
|
Date | Affiche un sélecteur de calendrier pour valider les saisies de l’utilisateur et afficher les données selon le format de date spécifié dans les paramètres de l’espace de travail. |
|
Numéro | Capture les valeurs numériques et les affiche selon le format de chiffres spécifié. |
|
Pourcentage | Capture les valeurs numériques et les met en forme de pourcentages. |
|
Monnaie | Capture les valeurs numériques et les met en forme de monnaie par rapport aux paramètres de monnaie du document. |
|
Durée | Ce champ n’accepte que les entiers et forme l’entrée en durée selon les paramètres de champ, par exemple Des jours, des semaines, des mois, etc. |
|
Déroulant | Affiche un menu déroulant avec une liste d’options prédéfinies. Les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options dans un menu déroulant. |
|
Case à cocher | Affiche une case à cocher. Mieux adapté aux réponses vrai/faux ou oui/non à des conditions ou conditions spécifiques. |
|
Après avoir configuré les paramètres du champ Données, sélectionnez Enregistrer en haut à droite ou sélectionnez la petite flèche à côté du bouton Enregistrer pour sélectionner Enregistrer et créer un autre champ.
Ensuite, allez dans l’onglet « types de documents » et cliquez sur +Type.
Saisissez le nom du type de document et choisissez les champs +Data pour lier les champs de données pertinents qui apparaîtront lorsque ce type de document sera sélectionné dans un modèle ou un document.
Sélectionnez Enregistrer en haut à droite ou sélectionnez la petite flèche à côté du bouton Enregistrer pour sélectionner Enregistrer et créer un autre type.
Comment supprimer ou restaurer des champs de données / types dedocument
Si vous voulez arrêter de collecter des informations pour certains champions ou document types, vous pouvez facilement les retirer.
Passez la souris sur un champ ou un type de document à droite et sélectionnez Archive.
Sinon, cliquez sur le champ/type que vous souhaitez désactiver et sélectionnez Archive en haut à droite.
Pour archiver plusieurs champions/types dedocument en même temps, sélectionnez-les en les cochant à gauche sur leurs noms et sélectionnez Archiver en haut à droite.
Pour restaurer les champions archivés/types dedocument , ouvrez l’onglet 'Archivé' dans 'Champs de données'/'types de documents', sélectionnez les champions/types que vous souhaitez restaurer, puis sélectionnez Restaurer en haut à droite. Sinon, sélectionnez les ellipses verticales à droite dans un champ et sélectionnez Restaurer.
Utilisation de champs de données et de types de document pour suivre les données dans le modèle et le document
Ouvrez un modèle/document et sélectionnez Examiner les données dans le panneau de droite. À partir de là, si vous avez configuré des types de documents, sélectionnez un et remplissez les valeurs des champs de données. Sinon, vous verrez la liste complète des champs de données configurés dans les paramètres de l’espace de travail. Vous pouvez alors commencer à remplir avec des valeurs.
Note: Les utilisateurs disposant d’un gestionnaire ou d’un rôle administrateur ne peuvent sélectionner que document types et ajouter des valeurs aux champs de données dans un modèle/document. Les utilisateurs ayant un rôle membre ne peuvent sélectionner que document types et champs de données dans le document créé. Les utilisateurs disposant d’un gestionnaire ou d’un rôle administrateur peuvent définir des champs de données pour un type de document dans les paramètres de données.
Si vous ne voyez pas le champ dont vous avez besoin, sélectionnez Paramètres des champs de données. À partir de là, soit relier un champ existant à un type de document correspondant, soit créer un nouveau champ de données s’il n’existe pas encore.
Utilisez les champs de données pour filtrer le document
Pour filtrer le document, vous pouvez utiliser document type ou n’importe quel champ de données ayant une valeur d’entrée. Il suffit de sélectionner le menu des ellipses, de choisir le type de document ou le champ de données sur lequel vous souhaitez filtrer, puis de sélectionner Appliquer.
Une fois le champ sélectionné affiché dans la liste de vos filtres, cliquez sur le menu déroulant du filtre et tapez ou sélectionnez la valeur par laquelle vous souhaitez filtrer. Sélectionnez Postuler.
Créer des rapports
Aller à Rapports
Sélectionnez rapport Données de document ou Créer un nouveau rapport sous la section « Données de document »
Sélectionnez Personnaliser en haut à droite pour configurer les colonnes du rapport. Vous pouvez sélectionner n’importe quel nombre de champs de données et de type de document
Sélectionnez Plus pour choisir les champs de données par lesquels vous souhaitez filtrer les enregistrements de votre rapport
Sauvegardez votre rapport en sélectionnant trois ellipses verticales en haut à droite > Enregistrer comme neuf
Sélectionnez Exporter CSV dans le menu déroulant pour le télécharger en tant que fichier CSV.
FAQ
Puis-je utiliser des champs de données et des types de document sur les documents téléchargés ?
Oui, vous pouvez aussi ajouter des champs de données et des types de document configurés dans les paramètres de données dans le document téléchargé.
Comment puis-je retirer un champ d’un document ?
Vous pouvez créer des ensembles de champs personnalisés et les appliquer au document avec l’aide de types de documents, en configurant l’ensemble des champs par type de document et en l’appliquant à un document ou un modèle.
Archivez les champs de données inutiles pour les retirer des documents, filtres et rapports.