Disponibilité : Professionnel et Entreprise forfait
Attention : Les documents groupés sont comptés comme un seul document dans les rapports.
Note : Seul le propriétaire du compte, ainsi que les utilisateurs ayant un rôle d'administrateur, de gestionnaire ou un rôle personnalisé avec l'autorisation d'accéder aux rapports, peuvent consulter les données des rapports. Si un utilisateur a un rôle de gestionnaire dans l'espace de travail A et un rôle de membre dans l'espace de travail B, il ne pourra accéder qu'aux données de l'espace de travail A.
Les rapports offrent des informations précieuses sur les performances de votre équipe, ainsi que sur votre flux de travail au sein de l'espace de travail, du document et du modèle, ce qui vous permet de prendre des décisions fondées sur des données.
Note : Les données de déclaration sont disponibles pour une période allant jusqu'à 4 ans dans le passé.
Regardez une vidéo de présentation :
Passez à l'étape suivante :
Pour accéder aux rapports, cliquez sur Rapports dans le panneau de gauche.
Vue d'ensemble du flux de travail
Les tableaux de flux de travail vous aident à mieux comprendre l'entonnoir de votre site document. Les données des graphiques peuvent être filtrées en fonction d'une période et d'un espace de travail spécifiques.
Note : Par défaut, les données relatives aux performances du mois dernier dans tous les comptes espace de travail sont visibles dans l'onglet de vue d'ensemble du flux de travail. Vous pouvez filtrer les données par période spécifique jusqu'à 4 ans à partir de la date actuelle.
sont inclus dans les tableaux en fonction de leur date de création, indépendamment de la date à laquelle ils ont été envoyés ou terminés. Par exemple, si vous sélectionnez 11/1/2021-12/1/2021 comme plage de dates, vous obtiendrez les résultats suivants :
10 document créé, envoyé et terminé
3 document créé avant le 11/1/2021 et terminé dans le délai imparti
De ce fait, votre rapport indiquera 10 documents au total, et non 13.
documenter les progrès
Remarque : La plage de dates par défaut pour un graphique est de 1 mois. Toutefois, vous pouvez filtrer par période et sélectionner l'espace de travail à inclure dans un rapport.
Progression des documents vous permet de consulter le nombre de documents créés qui ont été envoyés et terminés.
Survolez les lignes du tableau pour consulter ces détails par date :
La ligne grise indique le nombre de documents créés (à partir d'un modèle et à partir de zéro/chargement).
La ligne bleue indique le nombre de documents créés qui ont été envoyés.
La ligne verte indique le nombre d'envois de documents terminés par le destinataire dans une période donnée.
Total de l'état d'avancement du document
La progression totale de document montre le processus de déplacement du document de Créé > envoyé > terminé. Il montre également le passage d'un statut à l'autre en pourcentage.
Le taux de clôture indique le pourcentage de documents qui ont été envoyés et terminés par le destinataire dans une fourchette de dates sélectionnée.
Temps de transition de l'état
La durée de transition entre les statuts vous permet de comprendre combien de temps le document a passé entre un statut de base et un autre. Ce chiffre est calculé à l'aide d'une formule médiane.
Survolez la ligne pour consulter les données par jour, semaine ou mois, en fonction de la plage de dates que vous avez sélectionnée.
Note : Si le statut d'un document a été modifié manuellement, seuls le premier et le dernier statut de la succession seront pris en compte. Tout statut intermédiaire ne sera pas inclus dans le tableau des graphiques et analyses de documents.
Durée totale de la transition de l'état
La durée totale de transition du statut indique le temps nécessaire à votre équipe pour préparer et envoyer un document, ainsi que le temps nécessaire au destinataire pour le terminer.
Remarque : le graphique affiche "0" si le temps de transition d'un état est inférieur à 1 minute.
Le graphique présente un résumé de la durée de transition de l'état pour une plage de dates sélectionnée.
aperçu du document
La page d'aperçu des documents fournit un résumé rapide de votre activité et de celle de votre équipe sur le site document au cours d'une période donnée. Il affiche des tuiles pour chaque statut document, indiquant le nombre de documents qui relèvent actuellement de ce statut et leur valeur totale.
Remarque: un document ne peut avoir qu'un seul statut à la fois.
Vous pouvez filtrer les données par utilisateur ou par période (1 semaine, 3 semaines, 1 mois, 3 mois ou 1 an) pour réduire les résultats.
Note : Alors que d'autres rapports permettent un historique de 4 ans, l'aperçu du document est limité à une période maximale d'un an.
Statuts
Chaque tuile représente l'état d'un document :
Projet : document en cours d'édition et qui n'a pas encore été envoyé.
Pour approbation : document en attente d'approbation interne (disponible pour les comptes dont l'option approbation flux de travail est activée).
envoyé : document qui a été envoyé au destinataire mais qui n'a pas encore été consulté.
consulté : document qui a été ouvert par le destinataire.
Suggérer des modifications : document pour lequel un destinataire a demandé des modifications.
terminé : document qui a été signé ou terminé par toutes les parties requises.
en attente de paiement : document terminé mais pas encore payé (disponible pour les comptes dont l'intégration des paiements est activée).
payé : document qui a été entièrement payé.
expiré : document qui n'a pas été terminé avant la date d'expiration.
refusé : document qui a été manuellement déplacé vers ce statut lorsqu'une transaction ou une Opportunité a été perdue.
Chaque tuile indique également la valeur totale du site document pour ce statut au cours de la période sélectionnée. Le total est basé sur la somme des valeurs du document et n'inclut que les documents dans la devise par défaut de votre espace de travail.
filtres de l'aperçu du document
Vous pouvez filtrer votre document de la manière suivante :
Si vous êtes gestionnaire ou admin, vous pouvez consulter le document de votre équipe et filtrer par membre de l'équipe sous le nom de l'espace de travail.
Vous pouvez également filtrer les documents par période - 1 semaine, 3 semaines, 1 mois, 3 mois ou 1 an.
Analyse des données
Note : Par défaut, les données relatives aux performances du mois dernier dans tous les comptes espace de travail sont visibles dans l'onglet Aperçu du document.
L'analyse des données vous permet de consulter des données détaillées sur l'efficacité de votre site document et de l'adapter à vos besoins. Vous pouvez également enregistrer et exporter un rapport CSV complet dans cet onglet.
Les données du tableau peuvent être basées sur les documents créés, envoyés ou terminés dans une plage de dates sélectionnée.
Vous pouvez consulter Analyses de documents par :
espace de travail
Créateur du document
modèle utilisé pour créer le document
Nom du document
Vous pouvez personnaliser les données à l'aide de filtres, ainsi qu'en utilisant la section Personnaliser.
Filtres
Les filtres vous permettent d'inclure ou d'exclure des informations d'un rapport. Vous pouvez ajouter ou supprimer tout espace de travail, document créateurs (utilisateurs de votre compte), modèle utilisé pour créer le document, ou document noms que vous souhaitez voir apparaître dans un rapport.
Sélectionnez un filtre, cochez ou décochez vos options préférées, puis sélectionnez Terminé.
Note : Vous pouvez sélectionner une plage de dates personnalisée pour vos analyses, à condition qu'elle soit comprise dans les 4 dernières années.
Personnaliser
La section Personnaliser permet d'inclure ou d'exclure des colonnes spécifiques du tableau. Bien qu'il n'y ait pas d'option pour réorganiser les lignes ou les colonnes du tableau, toutes les lignes autres que le nom du document et le créateur peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant.
Sauvegarde des rapports
Une fois que vous avez personnalisé votre rapport, vous pouvez l'enregistrer pour y accéder facilement à tout moment.
Sélectionnez Enregistrer, puis donnez un titre à votre nouveau rapport. Ensuite, ajoutez une description facultative sous "Légende" et sélectionnez Enregistrer le rapport. Une fois enregistré, il apparaîtra dans votre onglet " Analyse des données".
Vous pouvez apporter des modifications à votre rapport personnalisé et sélectionner Enregistrer pour le mettre à jour. Les rapports enregistrés peuvent également être renommés et supprimés.
Vous ne pouvez pas supprimer ou renommer les rapports par défaut suivants : Leaderboard, efficacité des documents et efficacité des modèles.
Comment exporter les analyses de documents
Vous pouvez exporter un rapport sur l'activité de document dans une plage de dates spécifique sous la forme d'un fichier CSV.
Informations incluses dans le rapport CSV complet
espace de travail
Nom de l'utilisateur
Courriel de l'utilisateur
Nom du document
Nom du modèle
Dossier modèle
document destinataire (les destinataires qui ont terminé le document sont signalés par une case à cocher verte)
Statut du document
Date de création (UTC+0)
Date de mise à jour (UTC+0)
date approuvée (UTC+0)
envoyé date (UTC+0)
Date de consultation (UTC+0)
terminé date (UTC+0)
date du paiement (UTC+0)
date d'expiration (UTC+0)
date refusée (UTC+0)
Date supprimée (UTC+0)
Total
payé
Total des devises
Temps d'envoi (secondes)
Délai de consultation (secondes)
Temps de terminaison (secondes)
consulté à terminé (secondes)
Statut modifié manuellement
Signé en personne
URL du document
Détails sur le statut dans le tableau Analyses de documents
Métrique | Règle de calcul |
Créé | Le nombre de documents créés dans la période choisie (si le tableau est basé sur l'option "Créé") ou le nombre de documents envoyés/terminés (si le tableau est construit sur "envoyé" ou "terminé"). |
approuvé | Le nombre de documents approuvés par tous les approbateurs. S'il n'y a pas eu de flux d'approbation, ou si le document n'a pas été soumis à ce flux, "0" est affiché. |
envoyé | Le numéro du document envoyé au destinataire.
Si le tableau est basé sur :
|
consulté | Le nombre de documents envoyés consultés par au moins un destinataire. |
terminé | Le nombre de documents terminés par tous les destinataires. Il inclut les documents en statut "payé" et "en attente de paiement". |
expiré | Le nombre de documents qui n'ont pas été terminés avant la date d'expiration. |
payé | Le nombre de documents en statut payé. Il inclut les documents déplacés vers "payé" manuellement. |
envoyé rate | Pourcentage de documents envoyés au destinataire parmi tous les documents créés. Si le tableau est construit sur des options "envoyé" ou "terminé", le "taux d'envoi" sera toujours de 100%. |
Taux d'achèvement | Pourcentage de documents terminés par tous les destinataires.
Si le tableau est basé sur...
|
taux de refus | Pourcentage de documents refusés par rapport à l'ensemble des documents envoyés. Le nombre de documents envoyés dépend de l'option sur laquelle le tableau est basé ("Créé", "envoyé" ou "terminé"). |
Taux expiré | Pourcentage de documents qui n'ont pas été terminés avant la date d'expiration parmi tous les documents envoyés. Le nombre de documents envoyés dépend de l'option sur laquelle le tableau est basé ("Créé", "envoyé" ou "terminé"). |
Taux du modèle | Pourcentage de documents créés à partir d'un modèle parmi tous les documents créés. Le nombre de documents créés dépend de l'option sur laquelle le tableau est basé ("Created", "envoyé" ou "terminé"). |
L'heure de l'envoi | Le temps médian entre la création et l'envoi du document. |
Le temps de la consultation | Délai médian entre l'envoi et la première consultation du destinataire. |
consulté à terminé | Le temps médian entre le premier destinataire consulté et l'achèvement par tous les destinataires. |
Le temps de terminer | Le temps médian entre l'envoi et l'achèvement par tous les destinataires. |
valeur du document | Le total de tous les documents filtrés. La devise n'est pas convertie et correspond aux paramètres du document, et non à la devise par défaut de l'espace de travail. |
bibliothèque de contenus
bibliothèque de contenus reporting indique combien de fois votre élément de la bibliothèque de contenus a été utilisé dans votre document PandaDoc.
Pour saisir une fourchette de dates pour votre rapport, sélectionnez les dates en haut à gauche.
Au cours d'une période sélectionnée, vous verrez une liste d'éléments contenant les informations suivantes : titre, heures d'utilisation, pourcentage d'utilisation et auteur de l'élément.
Remarque : contrairement aux onglets Flux de travail et Analyse des données, l'onglet Bibliothèque de contenus ne recueille pas les données de tous vos espaces de travail - seules les données de votre espace de travail actuel sont visibles.
Données du document
Remarque : comme nous mettons progressivement cette fonctionnalité à la disposition de nos clients, il se peut que vous ne la voyiez pas tout de suite dans votre compte.
Les rapports de données documentaires vous permettent d'utiliser les champs de données pour créer des rapports personnalisés. Les champs de données peuvent être utilisés pour configurer les colonnes d'un rapport et filtrer les enregistrements d'un rapport.
Aller aux rapports
Sélectionnez Rapport sur les données du document ou Créer un nouveau rapport dans la section "Données du document".
Sélectionnez Personnaliser en haut à droite pour configurer les colonnes du rapport. Vous pouvez sélectionner un nombre illimité de champs de données et de types de documents.
Sélectionnez Plus pour choisir les champs de données par lesquels vous souhaitez filtrer les enregistrements de votre rapport.
Enregistrez votre rapport en sélectionnant les trois ellipses verticales en haut à droite > Enregistrer comme nouveau
Sélectionnez Exporter CSV dans la liste déroulante pour le télécharger sous forme de fichier CSV.
