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L'ordre de signature vous permet de gérer efficacement votre liste de distribution de documents. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez vous assurer que votre document parvient à chaque destinataire l'un après l'autre, en attendant que la signature précédente ou tout autre champ requis soit terminé avant de passer au participant suivant.
La meilleure pratique est de configurer un ordre de réception des documents dans votre modèle (à la fois modifiable et chargé) pour que tous les documents suivants héritent de ce paramètre.
Comment utiliser l'ordre de signature
Ouvrez votre modèle et sélectionnez Gérer en haut de la page ou l'onglet Gérer les rôles à droite pour accéder à la liste des rôles. (Dans un document, sélectionnez Gérer ou Gérer les destinataires pour ouvrir la liste des destinataires.)
Activez le bouton Définir l'ordre de signature.
Organisez les rôles (ou destinataires) en les faisant glisser dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils reçoivent un document.
Si vous souhaitez que des destinataires spécifiques signent un document simultanément, vous pouvez les regrouper en faisant glisser un rôle/destinataire sur un autre. De cette façon, vous pouvez combiner les options de signature séquentielle et non séquentielle selon vos besoins.
Une fois qu'un document a été envoyé, vous avez toujours la possibilité de modifier l'ordre de signature pour les destinataires qui n'ont pas encore reçu le document.
Remarque : Si un document a été partagé via un lien, une notification par e-mail sera envoyée au signataire suivant uniquement après que le destinataire précédent aura terminé sa partie.
Conseils pour placer les rôles/destinataires en CC
Si vous placez un rôle CC avant un rôle de signataire, les deux participants recevront un e-mail de notification en même temps.
Si vous placez un rôle CC après un rôle de signataire, le destinataire en CC recevra un e-mail de notification uniquement après que le signataire l'ait terminé.
Dépannage
Le destinataire précédent a signé mais le prochain destinataire n'a pas reçu le document.
Pour que le document soit transmis à la personne suivante, le signataire doit signer et compléter le document. Il lui suffit de cliquer sur Finir à la fin du processus de signature. Vous recevrez une notification d'achèvement par e-mail et la personne suivante recevra le document.