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Avant de commencer à configurer vos modèles et à envoyer des documents, prenez une minute pour passer en revue les informations de votre profil. Assurez-vous que votre prénom et votre nom sont corrects, ajoutez votre signature et passez en revue les notifications. Ajoutez votre photo de profil - elle apparaîtra dans les courriels PandaDoc lorsque vous enverrez un document à quelqu'un !

Disponibilité : Forfaits Professionnel* et Entreprise *

Vous pouvez personnaliser les courriels PandaDoc provenant de votre compte en ajoutant le logo de votre entreprise, en ajustant la couleur du bouton et la couleur du texte du bouton, et en personnalisant le pied de page du courriel.

Pourquoi devrais-je créer des modèles ? - vous pouvez demander. La création et l'envoi de documents deviennent beaucoup plus faciles lorsque vous ne partez pas de zéro. Construisez des modèles réutilisables avec PandaDoc pour augmenter votre productivité et créer une cohérence dans tous vos documents.

Pensez à un modèle standard pour le texte, la conception et l'image de marque qui peut être utilisé comme point de départ lors de la génération d'un nouveau document.

Vous pouvez créer un modèle à partir de zéro, télécharger un PDF statique ou mélanger les deux options.

Il est également possible de choisir l'un des modèles professionnels de la bibliothèque de modèles.

Un modèle créé à partir de zéro vous donne un contrôle total sur sa mise en forme et sa conception, mais sa création prendra plus de temps. Pour accélérer le processus, vous pouvez convertir votre fichier .docx en un fichier modifiable PandaDoc, ce qui prendra quelques secondes.

Un modèle téléchargé ne sera pas modifiable, mais vous pouvez ajouter du texte dessus, faire glisser et déposer des champs. C'est un moyen rapide et facile de télécharger un PDF et de le faire signer par quelqu'un.

Une fois que vous avez démarré un modèle, l'étape suivante consiste à créer des rôles de modèle. Les rôles sont des espaces réservés pour les futurs destinataires, par ex. Client, décideur, comptable ou expéditeur.

Pré-assignez des champs à un rôle sur votre modèle et ils serviront de placeholders pour vos futurs destinataires. Lorsque vous créerez un document à partir de ce modèle, vous assignerez des destinataires à chaque rôle du modèle. Tous les champs pré-affectés seront automatiquement attribués aux destinataires désignés.

Chaque rôle génère 11 variables de rôle pour des informations dynamiques sur les destinataires. Lorsque vous créerez un document à partir du modèle, les variables seront remplies automatiquement en fonction des informations contenues dans les contacts.

Nous venons de mentionner les variables dans le contexte du rôle, mais vous pouvez utiliser des variables en dehors de ce contexte ! Pensez aux informations qui sont toujours uniques à chaque document spécifique, puis remplacez-les par une variable.

Lorsque vous créerez un document à partir de ce modèle, vous ne remplirez les variables qu'une seule fois, et les données seront renseignées dans tout le document. C'est aussi simple que ça !

Le travail d'équipe permet de réaliser le .travail rêvé. Désormais, plusieurs membres de l'équipe peuvent modifier un document simultanément. Des avatars apparaîtront dans le document pour indiquer qui effectue les modifications.

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Dans la bibliothèque de contenu, vous pouvez stocker des éléments d'information que vous utiliserez encore et encore, comme des témoignages ou des conditions générales. C'est un excellent moyen d'envoyer des documents personnalisés avec une phraséologie cohérente.

Inscrivez-vous à notre cours autodidacte sur la gestion de votre bibliothèque de contenu.

Très bien, vous avez configuré votre modèle : avez ajouté des rôles, du contenu et des champs. Il est temps d'ajouter un peu de style ! Pour concevoir votre modèle, cliquez sur Conception dans le panneau de droite. Vous disposez d'un grand nombre d'options pour styliser le texte, les titres, les tableaux, l'arrière-plan de la page, l'en-tête ou le pied de page, et choisir la couleur de votre thème. Toute modification sera appliquée à l'ensemble du modèle.

Pour styliser un morceau de texte, surlignez-le et appliquez les modifications à l'aide de la barre d'outils supérieure. Utilisez ensuite les Propriétés pour ajouter un arrière-plan et ajuster les paddings et les marges.

Cliquez sur les ellipses en haut à droite pour manipuler les paramètres de votre modèle tels que Rappels automatiques, Expiration automatique, Renouvellements. Tous les documents créés à partir de ce modèle hériteront des paramètres.

Cliquez sur Gérer ou Ajouter des rôles/récipiendaires > pour faire basculer le bouton pour Joindre un PDF à l'e-mail sur la droite.

Assurez-vous que la notification « Le document est rempli par tous les destinataires » est cochée (vous pouvez vérifier à nouveau dans Paramètres > Profil).

Vous pouvez régler la plupart des paramètres au niveau de l'espace de travail, et tous les nouveaux modèles et documents hériteront des paramètres. Vous pouvez toujours modifier les paramètres sur des modèles et des documents spécifiques qui remplaceront les paramètres de l'espace de travail.

Mais qu'en est-il des produits et des prix ? Sur PandaDoc, vous pouvez créer un catalogue de produits pour automatiser la création de devis. Vous pouvez soit le créer à partir de zéro, soit importer des produits via CSV :

Tout d'abord, ajoutez un tableau de prix. Ensuite, cliquez dessus pour accéder au mode édition. Et ici, vous pouvez ajouter des articles de votre catalogue que vous avez déjà configurés ou importés.

Avec le tableau de tarification PandaDoc, vous avez la possibilité d'ajouter un nombre illimité de colonnes personnalisées pour les frais, les remises et les taxes sur les postes, ainsi qu'un multiplicateur supplémentaire :

Définissez les éléments comme étant facultatifs ou modifiables sur QTÉ (QTY), ajoutez des sections à choix multiples permettant à vos clients de choisir l'option qui leur convient le mieux :

Voici d'autres conseils et astuces pour tirer le meilleur parti du tableau des prix PandaDoc .

Bravo, vous avez créé votre modèle ! Vous êtes maintenant prêt à générer un document et à l'envoyer. Dans votre modèle, sélectionnez Utiliser ce modèle > assignez des destinataires à des rôles et cliquez sur Continuer :

Vous pouvez aussi sélectionner Créer un nouveau document > et choisir votre modèle dans la liste :

Remplissez les variables non renseignées - il s'agira des variables personnalisées que vous avez configurées sur le modèle.

Révisez le document et envoie-le ! Voici un guide détaillé sur l'envoi et la signature d' un PandaDoc.