Qu'est-ce qui a changé et pourquoi
Vos documents sont maintenant dotés d'un flux guidé. Les étapes qui comptent, comme l'extraction de données du CRM, l'obtention d'une approbation ou l'encaissement d'un paiement, sont intégrées au modèle une seule fois, de sorte que chaque document créé à partir de celui-ci démarre avec une longueur d'avance. Le résultat est que vous pouvez faire finaliser vos documents plus rapidement et plus facilement qu'auparavant.
Le flux guidé demande toute information manquante avant l'envoi, ce qui permet d'éviter de devoir relancer ultérieurement pour remplir des champs vides. L'aperçu de votre document reste sur la gauche en permanence. Savez-vous déjà ce dont vous avez besoin ? Cliquez sur l'aperçu pour accéder directement à l'éditeur, ou ignorez les étapes facultatives.
Vous découvrez la mise en page ? Suivez la visite interactive ci-dessous ou accédez à Où trouver les actions courantes pour voir où tout a été déplacé.
Comment fonctionne maintenant la création d'un document
Quand vous créez un document, vous suivez les étapes configurées sur son modèle, une à la fois. Votre aperçu du document reste sur la gauche tout au long.
Cliquez sur l'aperçu à n'importe quelle étape pour ouvrir l'éditeur.
Sélectionnez Ignorer pour toute étape facultative dont vous n'avez pas besoin.
Sélectionnez l'indicateur d'étape en haut (par exemple, Étape 3 sur 6) pour voir chaque étape et accéder à n'importe laquelle d'entre elles.
Selon le modèle, vous verrez des étapes comme Extraire des données de l'intégration, Ajouter des destinataires, Configurer le paiement, Envoyer aux approbateurs, et Envoyer un document.
Astuce : Les documents sont automatiquement enregistrés en tant que brouillons à chaque étape. L'avertissement « vous risquez de perdre votre progression » fait référence à la configuration du flux guidé, et non au contenu de votre document.
Où trouver les actions courantes
Que souhaitez-vous faire ? | Où se trouve-t-il actuellement |
Connecter une transaction HubSpot ou Salesforce | L'étape Extraire des données de l'intégration au début du flux guidé. Sélectionnez un enregistrement et vos variables se remplissent automatiquement. Sur un brouillon existant : bouton points de suspension horizontal (trois points) dans l'en-tête du document → Propriétés du document → Intégrations. |
Ajouter des destinataires et définir l'ordre de signature | L'étape Ajouter des destinataires, ou Gérer les destinataires dans la barre latérale droite de l'éditeur. |
Ajouter une signature et des champs à remplir | Le panneau latéral droit de l'éditeur. Sélectionnez Tout afficher pour Cases à cocher, Liste déroulante, Boutons radio, et bien d'autres. |
Ajouter des variables | Tapez [ dans n'importe quel bloc de texte, ou accédez à Voir → Toutes les variables. |
Ajouter des pièces jointes | Insérer → Pièce jointe dans l'éditeur. |
Renommer un document | Cliquez sur le nom du document dans le coin supérieur gauche et tapez un nouveau nom. Vous pouvez le renommer à n'importe quelle étape. |
Configurer le paiement | L'étape Configurer le paiement (uniquement si le modèle en inclut une), ou Propriétés du document → Paiements. |
Obtenir une approbation interne | L'étape Envoyer aux approbateurs (uniquement si le modèle en inclut une). |
Rédiger un message aux destinataires | L'étape finale Envoyer un document. Faites défiler vers le bas pour le sujet, le message, le sélecteur de modèle d'e-mail et Rédiger un brouillon avec l'IA. |
Envoyer ou partager un lien | L'étape finale Envoyer un document. Envoyer par e-mail ou partager par lien. |
Télécharger | Fichier → Télécharger dans l'éditeur, ou Télécharger le PDF sur la page de résumé. |
Afficher ou modifier un document envoyé | La page de résumé → Accès libre ou Modifier. |
Copier le lien du destinataire | La page de résumé → icône de lien à côté du destinataire. |
Supprimer un document | Fichier → Archiver, puis Supprimer définitivement à partir de l'onglet Archivés. |
Consulter ou modifier les données du document | Fichier → Document → Informations sur le document. Les informations d'intégration se trouvent dans Propriétés du document, non dans Informations sur le document. |
Réponses rapides
Créer un document
Je ne collecte pas de paiements. Comment puis-je supprimer l'étape de paiement ?
Si votre modèle n'inclut pas une étape de paiement, vous n'en verrez pas une. L'étape Configurer le paiement n'apparaît que lorsque le modèle l'inclut. Pour désactiver la collecte de paiements sur un seul document :
Sélectionnez le bouton d'ellipse horizontale (trois points) dans l'en-tête du document.
Sélectionnez Propriétés du document.
Désactiver la collecte de paiement dans la section Paiements.
Pour supprimer l'étape pour tout le monde, demandez à votre administrateur de supprimer Encaisser le paiement du flux de travail du modèle.
Qui configure les approbations, et comment modifier les approbateurs ?
Les approbations se trouvent sur le modèle. Un administrateur ajoute une étape Envoyer pour approbation au flux de travail du modèle et sélectionne les approbateurs à ce moment. Pour modifier qui approuve, modifiez le flux de travail du modèle. Lorsque vous créez un document à partir de ce modèle, l'étape Envoyer aux approbateurs affiche qui doit approuver.
Où sont allées mes automatisations ?
Sélectionnez Automatisations dans la barre latérale gauche, puis ouvrez l'onglet Mes automatisations pour afficher, modifier ou activer ou désactiver les automatisations. Utilisez le filtre Modèles pour voir les automatisations connectées à un modèle spécifique.
Envoyer un document
Comment puis-je télécharger un document avant de l'envoyer ?
Cliquez sur l'aperçu du document pour ouvrir l'éditeur, puis sélectionnez Fichier → Télécharger et choisissez le format.
Comment partager un lien au lieu d'envoyer via PandaDoc ?
À l'étape finale Envoyer un document, choisissez de partager par lien au lieu d'e-mail. Pour un document que vous avez déjà envoyé, accédez à la page de résumé et sélectionnez l'icône de lien en regard d'un destinataire pour copier son lien unique.
Après l'envoi
Pourquoi mon document s'ouvre-t-il sur une page de résumé ?
Les documents envoyés s'ouvrent maintenant sur la page de résumé du document, ce qui vous permet de vérifier qui a consulté, signé ou a besoin d'un rappel sans ouvrir le fichier. À partir de la barre latérale de droite :
Sélectionnez Accès libre pour consulter le document.
Sélectionnez Modifier pour le changer.
Sélectionnez Télécharger le PDF pour le télécharger.
Comment puis-je modifier un document que j'ai déjà envoyé ?
Ouvrez le document à partir de votre liste de documents.
Sur la page de résumé, sélectionnez Modifier.
Effectuez vos modifications et renvoyez le document.
Avertissement : La modification d'un document envoyé crée une nouvelle version et efface toutes les signatures et initiales que les destinataires ont déjà ajoutées. Les destinataires doivent signer à nouveau.
Gestion des documents et des paramètres
Comment supprimer une ébauche ?
Ouvrez l'ébauche et sélectionnez Fichier → Archiver. Vous pouvez également survoler le document dans la liste des documents, sélectionner le bouton d'ellipse horizontale (trois points) et l'archiver à partir de là.
Pour le supprimer définitivement, accédez à l'onglet Archivés, sélectionnez le document, puis sélectionnez Supprimer définitivement.
Remarque : Les documents archivés sont supprimés automatiquement après 90 jours, vous n'avez donc pas besoin de les effacer manuellement.
Que se passe-t-il avec mes approbations et intégrations existantes ?
Vos paramètres existants sont transférés automatiquement, donc vous n'avez pas besoin de reconnecter les intégrations ni de reconfigurer les approbateurs.
Les flux de travail d'approbation restent intacts, y compris les approbateurs déjà ajoutés aux modèles.
Si un modèle avait une intégration connectée, une étape Extraire des données de l'intégration est ajoutée automatiquement à ce modèle.
Qu'est-ce qui a évolué
Discussion instantanée : Maintenant des commentaires en ligne pour collaborer avec votre équipe sur un document. Attachez les commentaires à la partie exacte du document concernée, afin que votre équipe puisse collaborer en contexte.
Transférer les données : Maintenant Documents connexes, qui transfère les destinataires, les variables et les articles de tarification vers un document ultérieur. C'est actuellement en accès anticipé. Contactez notre équipe d'assistance pour y avoir accès.
Pour les administrateurs : les modèles incluent maintenant un flux de travail
Chaque modèle peut inclure des étapes que votre équipe suit lors de la création d'un document à partir de celui-ci, comme Extraire des données de l'intégration, Envoyer pour approbation, ou Encaisser le paiement. Ajoutez-les une seule fois sur le modèle, et tous ceux qui l'utilisent parcourront les mêmes étapes.
Remarque : Le nombre d'étapes dépend du flux de travail du modèle. Un modèle sans étapes facultatives a un flux plus court. Un avec une intégration, une approbation et une étape de paiement en compte jusqu'à six. L'indicateur d'étape en haut indique toujours où vous êtes.
Dites-nous ce qui manque
Nous continuons d'améliorer le flux assisté en fonction de vos commentaires. Si quelque chose ne se trouve pas où vous l'attendiez, ou si une étape ne correspond pas à la façon de travailler de votre équipe, veuillez contacter notre équipe d'assistance. Nous vous aiderons à trouver la configuration appropriée et transmettrons vos commentaires à notre équipe produit.