Disponibilidad: La función Automatizaciones externas está disponible como complemento de pago para el plan Business (39 € al mes por cuenta/ 468 € al año por cuenta) y se incluye en el plan Enterprise.
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Aprende cómo configurar automatizaciones en tus plantillas aquí.
En este artículo se explica cómo actualizar HubSpot cuando cambia el estado de un documento PandaDoc. Para obtener información sobre cómo extraer información de HubSpot en un documento PandaDoc, consulta este artículo.
Advertencia:
Cuando conectes tu cuenta de HubSpot a través de Automatizaciones, no selecciones ningún valor en "Ámbitos" durante el paso de Autorización.
Cambia la etapa del trato de HubSpot siempre que se actualice el estado de un documento
Selecciona "Cambiar etapa de trato en HubSpot cuando cambie el estado del documento"
Selecciona el estado del disparador para los documentos de PandaDoc creados a través de HubSpot
Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona el pipeline: todas las etapas de negociación disponibles se reflejarán en el menú desplegable
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que creas a través de un trato de HubSpot utilizando esta plantilla se completa o se rechaza, la etapa del trato cambiará automáticamente a "Ganado cerrado" o "Perdido cerrado" (dependiendo de tu configuración de automatización).
Mover un documento a los adjuntos en las ofertas de HubSpot
Selecciona "Adjuntar PDF a Hubspot cuando el estado del documento PandaDoc cambie"
Selecciona el estado de activación para cualquier documento PandaDoc creado a través de HubSpot - puedes elegir entre "Enviado" y "Completado".
Autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona Guardar
Cada vez que el documento que crees a través de un acuerdo de HubSpot utilizando esta plantilla se envíe o se complete (dependiendo de tu configuración de automatización), se adjuntará automáticamente al acuerdo.
Actualiza las propiedades del trato en HubSpot cada vez que cambie el estado de un documento
Para sincronizar los valores de campo actualizados en un documento Pandadoc de nuevo a la oferta de HubSpot, en primer lugar, es necesario vincular el campo en HubSpot al campo en su plantilla utilizando el campo Merge.
Abre tu trato de HubSpot, a la derecha, desplázate hacia abajo hasta el módulo de PandaDoc y haz clic en Acciones > Mostrar tokens de PandaDoc
Copia la variable sin corchetes
En tu plantilla de PandaDoc, selecciona el campo cuyo valor te gustaría sincronizar de nuevo a un campo de HubSpot, y selecciona Propiedades en el panel flotante
En Propiedades a la derecha, pega la variable que copiaste de HubSpot en el área del campo Combinar sin corchetes
Nota:
Solo los tipos de campo de Texto, Fecha, Desplegable, Casilla de verificación y Botón de radio pueden sincronizarse de nuevo con HubSpot.
A continuación, en tu plantilla, necesitas configurar la automatización:
Ve a Automatizaciones en el panel derecho
Selecciona "Actualizar las propiedades del acuerdo en HubSpot cuando cambie el estado del documento PandaDoc"
Selecciona el estado de activación de los documentos PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado".
Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato. Verás el botón Disconnect si tu cuenta ya está conectada.
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona Guardar automatización
Crea un documento a través de un acuerdo de HubSpot usando esta plantilla
Si eliges el estado del documento "Enviado" como activador y actualizas los campos extraídos del acuerdo, tanto las propiedades en HubSpot como la empresa principal asociada con el acuerdo se actualizarán cuando se envíe el documento.
Como alternativa, si seleccionas "Completado" como estado del activador, la información sobre las propiedades de los campos en tu negocio y la empresa principal asociada se actualizará tan pronto como el estado del documento cambie a Completado, siempre que el destinatario edite los valores extraídos del negocio.
Algunas notas importantes:
Si un determinado campo no puede rellenar la información enviada al campo de fusión, la automatización no funcionará. Razones para ello:
sin permisos para el campo de HubSpot asignado
el formato del valor no coincide con las reglas de tipo/formato del campo de HubSpot.
Los campos cuyos nombres sólo contengan símbolos especiales no funcionarán.
Actualizar, añadir y eliminar partidas en HubSpot cada vez que cambie el estado de un documento
Ve a Automatizaciones en el panel derecho
Selecciona "Actualizar, agregar y eliminar elementos de línea en HubSpot cuando cambie el estado del documento de PandaDoc"
Selecciona el estado de activación de los documentos PandaDoc creados a través de HubSpot: puedes elegir entre "Enviado" y "Completado".
Selecciona Conectar para autorizar la conexión entre HubSpot y PandaDoc a través de Workato. Verás el botón Disconnect si tu cuenta ya está conectada.
Nota:
El usuario que conecta la cuenta de HubSpot debe tener el permiso de acceso a App Marketplace.
Selecciona la casilla de verificación para sincronizar las líneas de pedido agregadas o eliminadas (opcional). Esta funcionalidad garantiza que cuando cambie el estado de un documento, cualquier elemento añadido a la tabla de precios o al generador de presupuestos se generará en la operación asociada. De manera similar, si un artículo obtenido originalmente del acuerdo de HubSpot se elimina de la tabla de precios o del generador de presupuestos, también se eliminará del acuerdo de HubSpot.
Selecciona Guardar automatización
Crea un documento a través de un acuerdo de HubSpot usando esta plantilla
Si seleccionas el estado del documento "Enviado" como activador y actualizas los productos extraídos de un acuerdo, la información del producto se actualizará en el acuerdo una vez que envíes el documento.
Si seleccionas "Completado" como estado de activación, la información del producto en tu oferta se actualizará si actualiza los productos de la tabla de precios/creador de presupuestos antes de enviarlos, o si un firmante del documento actualiza la cantidad de productos en la tabla de precios/ generador de presupuestos (siempre que tengas edición de cantidad habilitada antes de enviarlo).
Algunas cosas importantes:
Los campos principales del producto, como el SKU, el nombre, la descripción, el precio, la cantidad y el descuento, reflejarán de forma coherente los valores de PandaDoc. Los campos personalizados sólo se actualizan si la columna correspondiente está visible en el documento PandaDoc.
Si el mismo campo se utiliza más de una vez y tiene valores diferentes, damos prioridad al que se haya modificado más recientemente.
Si no se supera la validación de alguno de los campos, la automatización fallará.
El importe de la operación se recalcula automáticamente en función de las líneas de pedido en HubSpot.
Cuando se activa artículos opcionales en la tabla de precios/generador de presupuestos, las elecciones realizadas afectarán a la lista de productos de la oferta:
Los elementos seleccionados se sincronizarán, y si un elemento seleccionado no existe en el lado de HubSpot, se creará.
Los artículos no seleccionados se eliminarán de la oferta.