Disponibilidad: Planes de negocios y empresa

La función de negociación de contratos te permite a ti y a tus destinatarios sugerir y discutir cambios fácilmente, y luego aplicarlos en el documento antes de firmar su versión finalizada.

Regístrate en nuestro curso a tu propio ritmo sobre cómo negociar con tus destinatarios en tiempo real.

El flujo es simple:

¡Eso es todo! Now let's dig deeper.

Para permitir que tus destinatarios realicen cambios en el documento, abre la plantilla o el documento y ve a Archivo > Perfiles > Permisos en el menú superior. Por último, activa el botón de alternancia Sugerir cambios.
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Si ya has añadido perfiles o destinatarios, también puedes habilitar esto haciendo clic en Gestionar perfiles/destinatarios (según si estés en el nivel de plantilla o documento) > Gestionar permisos de perfiles/destinatarios y activando el interruptor Sugerir cambios.

Alternativamente, puedes habilitar Sugerir cambios cuando creas tu flujo de trabajo de plantilla. Para hacerlo, haz clic en el paso Definir perfiles, luego selecciona Gestionar permisos de perfiles. Finalmente, habilita el toggle Sugerir cambios.

Una vez que un destinatario abre tu documento, puede revisarlo, rellenar los campos y firmarlo si todo se ve correcto.

Si Sugerir cambios está habilitado para el destinatario, verá un mensaje emergente informándole que puede sugerir cambios.

Si deciden editar el documento después de haber completado los campos asignados, verán un mensaje advirtiéndoles que sus datos rellenados se borrarán. Tan pronto como seleccionen Comienza a sugerir ediciones, el documento entrará en modo de sugerencias y su estado cambiará a «Sugerir cambios».

Los destinatarios pueden eliminar, añadir y reemplazar el contenido dentro de bloques de texto y tablas. También pueden cambiar el formato del texto, como la fuente, el tamaño, subrayar el texto, o hacerlo en negrita o cursiva. Como propietario del documento, verás sus sugerencias en tiempo real, y todos los participantes del documento recibirán una notificación por correo electrónico para cada nueva sugerencia.

Los revisores pueden navegar fácilmente hacia cualquier sugerencia nueva desde la notificación de correo electrónico seleccionando Ver en el documento.

Si eres quien envía el documento, tus destinatarios pueden informarte fácilmente a ti (y a otros participantes con permiso para resolver modificaciones sugeridas) una vez que hayan terminado sus ediciones seleccionando el botón Solicitar revisión.

Este botón aparece tan pronto como cualquier participante del documento sugiere cambios a un documento. Una vez que el destinatario selecciona Solicitar revisión, recibirá un mensaje de confirmación y una lista de revisores (remitentes/destinatarios que pueden resolver sugerencias).

El botón cambiará a *Enviar recordatorio* una vez que la solicitud se haya enviado.

Una vez que un destinatario solicita una revisión de sus sugerencias, el remitente del documento y cualquier participante del documento con permiso para resolver sugerencias recibirán una notificación por correo electrónico (así como una notificación en la aplicación si están viendo el documento en ese momento).

Puedes desactivar las notificaciones en tiempo real para cada sugerencia entrante en tu configuración de perfil, y en su lugar recibir solo solicitudes de los destinatarios.

Si necesitas invitar a alguien para que revise el documento, tanto tú como un destinatario pueden invitar a otros revisores al documento mientras está en estado «Sugerir cambios». Los revisores invitados tienen los mismos permisos que otros destinatarios de documentos — pueden sugerir cambios en el contenido, y también invitar a otros revisores.

Los destinatarios pueden editar contenido en bloques bloqueados. Sin embargo, solo los usuarios con roles de Gestor/Admin en la cuenta — o usuarios con un perfil personalizado que les permita editar documentos y restringir la edición de bloques de contenido — pueden aceptar sugerencias sobre contenido en un bloque bloqueado.

Ve aquí para obtener más información sobre los perfiles de cuenta.

Puedes permitir que los destinatarios resuelvan las sugerencias realizadas en el documento. Para hacer esto, abre la plantilla o documento y ve a Archivo > Perfiles > Permisos en el menú superior. Finalmente, activa el botón Resolver modificaciones sugeridas (que solo está activo cuando el botón Sugerir cambios está habilitado).

Alternativamente, selecciona Gestionar perfiles/destinatarios en el panel derecho, haz clic en Gestionar permisos de perfiles/destinatarios y activa los interruptores Sugerir cambios y Resolver modificaciones sugeridas.

Una vez que actives esta configuración, cualquier destinatario podrá aceptar y rechazar sugerencias añadidas por el remitente del documento o por cualquier destinatario del documento. Sin embargo, este destinatario no podrá aceptar sus propias sugerencias y las sugerencias añadidas a bloques bloqueados.

Puedes activar/desactivar la opción Resolver modificaciones sugeridas en documentos enviados, independientemente de si ya se ha añadido una sugerencia.

El remitente y/o propietario del documento recibirán una notificación por correo electrónico cuando un destinatario haya aceptado o rechazado sugerencias.

Otros participantes del documento recibirán una notificación cada vez que una sugerencia que han añadido haya sido resuelta.

Cada sugerencia debe ser aceptada o rechazada antes de que el documento pueda finalizarse y enviarse para recopilar firmas.

El propietario del documento, o cualquier usuario en su cuenta con permiso para ver y editar documentos, puede aceptar o rechazar las sugerencias de los destinatarios antes de finalizar el documento. (Ve aquí para obtener más información sobre los permisos de usuario.)

Para rechazar o aceptar sugerencias, selecciona el icono en la casilla de comentario de sugerencia.

Los destinatarios recibirán una notificación por correo electrónico cuando sus sugerencias sean aceptadas o rechazadas.

Una vez que se hayan resuelto todas las sugerencias, el documento se enviará automáticamente después de que selecciones Finalizar.

Hay dos formas en las que puedes revisar las sugerencias que se han añadido a tu documento:

Para abrir el historial de versiones, selecciona la actualización más reciente bajo el nombre del documento, o selecciona Archivo > Documento > Historial de versiones en la barra de menú superior. Aquí verás solo sugerencias aceptadas por usuarios con permisos para hacerlo. Cuando selecciones una sugerencia aceptada, se resaltará y te navegaremos automáticamente hacia ella.

Cada sugerencia aceptada contiene información adicional sobre:

Para revisar sugerencias resueltas, selecciona los tres puntos verticales en la parte superior de la página, luego selecciona Sugerencias y comentarios resueltos.
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Aquí puedes revisar tanto las sugerencias aceptadas como las rechazadas. También puedes filtrar una lista para mostrar solo sugerencias, y elegir cuáles quieres ver — «Aceptadas» o «Rechazadas».

Los destinatarios del documento pueden revisar las sugerencias aceptadas y rechazadas seleccionando Otras acciones > Sugerencias y comentarios resueltos.

En caso de que tengas tanto Orden de firma como Sugiriendo habilitados en tu documento, tu mejor opción es compartirlo con los destinatarios a través de enlace. De esta manera, los destinatarios pueden añadir sugerencias al documento de manera simultánea. Una vez que el documento está finalizado, los destinatarios deberán firmarlo uno por uno.

Si decides enviar el documento a los destinatarios por correo electrónico, el primer firmante tendrá que firmar el documento dos veces. Esto es necesario no solo para impulsar el documento hacia los próximos firmantes, sino también para completar el documento una vez que todas las partes hayan terminado la negociación del documento.

Si compartes tu documento por correo electrónico en lugar de mediante un enlace, aquí te mostramos cómo los destinatarios pueden sugerir cambios y firmar tu documento con el orden de firma habilitado: