Disponibilidad: Planes de negocios y empresa

Nuestra función de negociación de contratos te permite a ti y a tus destinatarios sugerir y discutir cambios fácilmente, y luego aplicarlos dentro del documento antes de firmar su versión finalizada.

Mira un video de descripción general:

Regístrate en nuestro curso a tu propio ritmo sobre cómo negociar con tus destinatarios en tiempo real.

El flujo es simple:

¡Eso es! Ahora vamos a profundizar.

Para permitir que tus destinatarios hagan cambios en el documento que les envías, abre la plantilla o el documento y selecciona +Añadir roles/destinatarios en la parte superior de la página. (Si ya tienes perfiles/destinatarios añadidos en tu plantilla o documento, selecciona Gestionar.) Por último, activa el botón para Sugiriendo.

Alternativamente, puedes habilitar Sugiriendo en la ventana emergente cuando envíes un documento a los destinatarios.

También puedes habilitar Sugiriendo dentro de un documento en los ajustes del flujo de trabajo. Simplemente haz clic en los tres puntos verticales en la parte superior de la página, selecciona Flujo de trabajo y activa el selector junto a Sugerir cambios.

Una vez que un destinatario abre tu documento, puede simplemente revisarlo, rellenar los campos y firmarlo si todo se ve aceptable para él.

Cuando decidan editar algo en el documento, verán un mensaje informándoles que todos los campos que ya han rellenado se borrarán. En cuanto seleccionen Comienza a sugerir ediciones, el documento se moverá al modo Sugiriendo y su estado cambiará a «Sugerir cambios».

Los destinatarios pueden eliminar, añadir y reemplazar el contenido dentro de bloques de texto y tablas. También pueden cambiar el formato del texto, como la fuente, el tamaño, subrayar el texto, o hacerlo negrita o cursiva. Como propietario del documento, verás sus sugerencias en tiempo real, y todos los participantes del documento recibirán una notificación por correo electrónico para cada nueva sugerencia.

Los revisores pueden navegar fácilmente a cualquier nueva sugerencia desde la notificación de correo electrónico seleccionando Ver en el documento.

Si eres el remitente del documento, tus destinatarios pueden informarte fácilmente (y a otros participantes con permiso para resolver sugerencias) una vez que hayan terminado sus ediciones seleccionando el botón Solicitar revisión.

Este botón aparece tan pronto como cualquier participante del documento sugiere cambios a un documento. Una vez que el destinatario selecciona Solicitar revisión, recibirá un mensaje de confirmación y una lista de revisores (remitentes/destinatarios que pueden resolver sugerencias).

Una vez que un destinatario solicita una revisión de sus sugerencias, el remitente del documento y cualquier participante del documento con permiso para resolver sugerencias recibirá una notificación por correo electrónico (así como una notificación en la aplicación si están viendo el documento en ese momento).

Puedes desactivar las notificaciones en tiempo real para cada sugerencia entrante en tu configuración de perfil, y recibir en su lugar solo solicitudes de los destinatarios.

Si necesitas invitar a alguien para que revise el documento, tú o un destinatario pueden invitar a otros revisores al documento mientras esté en estado «Sugerir cambios». Los revisores invitados tienen los mismos permisos que otros destinatarios del documento — pueden sugerir cambios al contenido e invitar revisores.

Los destinatarios pueden editar contenido en bloques bloqueados. Sin embargo, solo los usuarios con perfiles Manager/Admin en la cuenta o usuarios con un perfil personalizado que les permita editar documentos y restringir la edición de bloques de contenido pueden aceptar sugerencias de contenido en un bloque bloqueado.

Ve aquí para obtener más información sobre perfiles de cuenta.

Puedes permitir que tus destinatarios resuelvan sugerencias realizadas por un destinatario del documento.

Para hacer esto, abre la plantilla o documento y luego selecciona +Añadir perfiles/destinatarios en la parte superior de la página. (Si ya tienes perfiles/destinatarios añadidos en tu plantilla o documento, selecciona Gestionar.) Por último, activa el interruptor para Resolver modificaciones sugeridas. Por defecto, esta configuración está desactivada.

Una vez que actives esta configuración, cualquier destinatario podrá aceptar y rechazar sugerencias añadidas por el remitente del documento o por cualquier otro destinatario del documento. Sin embargo, este destinatario no podrá aceptar sus propias sugerencias y las sugerencias añadidas a bloques bloqueados.

Puedes activar/desactivar la configuración Resolver modificaciones sugeridas en documentos enviados, independientemente de si ya se ha añadido una sugerencia.

El remitente del documento o el propietario recibirá una notificación por correo electrónico cuando un destinatario haya aceptado o rechazado las sugerencias.

Otros participantes del documento recibirán una notificación cada vez que una sugerencia que han añadido sea resuelta.

Cada sugerencia debe ser aceptada o rechazada antes de que el documento pueda ser finalizado y enviado para recopilar firmas.

El propietario del documento, o cualquier usuario en su cuenta con permiso para ver y editar documentos, puede aceptar o rechazar las sugerencias de los destinatarios antes de finalizar el documento. (Dirígete aquí para obtener más información sobre los permisos de usuario.)

Para rechazar o aceptar sugerencias, selecciona el icono en el cuadro de comentario de sugerencia.

Los destinatarios recibirán una notificación por correo electrónico cuando sus sugerencias sean aceptadas o rechazadas.

Una vez que se hayan resuelto todas las sugerencias, el documento se enviará automáticamente después de que selecciones Finalizar.

Hay dos formas en que puedes revisar las sugerencias que se han añadido a tu documento:

Para abrir el historial de versiones, selecciona la actualización más reciente bajo el nombre del documento, o selecciona los puntos suspensivos verticales en la parte superior de la página, y luego selecciona Historial de versiones. Aquí verás solo las sugerencias aceptadas por usuarios con permiso para hacerlo. Cuando seleccionas una sugerencia aceptada, se resaltará y se te redirigirá automáticamente a ella.

Cada sugerencia aceptada contiene información adicional sobre:

Para revisar sugerencias resueltas, selecciona los tres puntos verticales en la parte superior de la página y luego selecciona Sugerencias y comentarios resueltos.
​

Aquí puedes revisar tanto las sugerencias aceptadas como las rechazadas. También puedes filtrar una lista para mostrar solo sugerencias y elegir qué sugerencias quieres ver — «Aceptadas» o «Rechazadas».

Los destinatarios del documento pueden revisar las sugerencias aceptadas y rechazadas seleccionando Otras acciones > Sugerencias y comentarios resueltos.

En caso de que tengas tanto Orden de firma como Sugiriendo habilitados en tu documento, tu mejor opción es compartirlo con los destinatarios mediante enlace. De esta manera, los destinatarios pueden añadir sugerencias al documento simultáneamente. Una vez que el documento se finalice, los destinatarios tendrán que firmarlo uno por uno.

Si decides enviar el documento a los destinatarios por correo electrónico, el primer firmante tendrá que firmar el documento dos veces. Esto es necesario no solo para enviar el documento a los siguientes firmantes, sino también para completar el documento una vez que todas las partes hayan terminado la negociación del documento.

Si compartes tu documento por correo electrónico en lugar de por enlace, aquí te mostramos cómo los destinatarios pueden sugerir cambios y firmar tu documento con el orden de firma habilitado: