Este artículo es la referencia completa de configuración para la experiencia de nuevo documento y plantilla — cubriendo el constructor de plantilla flujo de trabajo, el flujo guiado de creación de documentos y todas las limitaciones actuales.
La nueva experiencia de documento y plantilla introduce una forma unificada de crear plantilla, construir flujo de trabajo y generar documento. Combina un editorde plantilla rediseñado, un flujo de creación de documentos actualizado y un proceso de configuración guiado que te ayuda a preparar el documento más rápido y de forma más consistente.
Nota: Esta experiencia está disponible como parte de un programa de acceso anticipado que se está desplegando gradualmente en espacios de trabajo seleccionados.
Mira un vídeo de resumen:
Limitaciones temporales
QuickBooks Online aún no está soportado. Si confías en esta integración, puedes volver a la experiencia clásica en la configuración de tu espacio de trabajo.
Encontrarás la lista completa de limitaciones más adelante en este artículo.
Accediendo a la nueva experiencia
Puedes empezar a usar la nueva experiencia desde los mismos lugares donde normalmente creas plantilla o documento:
Ve a plantilla y selecciona + plantilla. Luego selecciona +Blank o choose una de tus plantillas existentes
Seleccione documento en la página principal o en el documento
Selecciona Crear nuevo desde el panel principal de navegación a la izquierda.
Tras cualquiera de los pasos anteriores, se abrirá el nuevo generador y editor de flujo de trabajo.
Creando plantilla con la nueva experiencia
Seleccione una fuente de plantilla
Puedes:
subir un archivo,
crear una plantilla en blanco,
o elegir un objeto de la Galería de plantillas.
Una vez seleccionado, introducirás la nueva configuración de plantilla visto.
La plantilla set visto
Cuando abres una plantilla en la nueva experiencia, verás un diseño en pantalla dividida:
Lado izquierdo — una vista previa del contenido de tu plantilla. Esto es solo lectura en este visto.
Lado derecho — el panel constructor flujo de trabajo, donde configuras los pasos que sigue tu equipo al crear el documento desde esta plantilla.
Este visto es para establecer cómo se generan los documentos a partir de la plantilla — el flujo de trabajo. No es donde editas el contenido de la plantilla.
Para editar el texto, imágenes, campos o variable de la plantilla, selecciona Editar plantilla en el lado izquierdo de la pantalla. Esto abre el documento completo editor donde puedes hacer cambios en el contenido. Cuando termines, selecciona Guardar cambios en la esquina superior derecha para volver a la configuración de plantas.
Nota: También puedes acceder al editor en cualquier momento seleccionando Editar documento al final del flujo guiado al crear un documento — pero cualquier cambio de contenido realizado allí solo se aplica a ese documento, no a la plantilla en sí. Para actualizar el contenido de la plantilla de forma permanente, usa siempre Editar plantilla desde la vista de configuración de plantilla y selecciona Guardar cambios en la parte superior derecha una vez terminado.
¿Qué es el creador de flujo de trabajo?
Cada plantilla en la nueva experiencia incluye un flujo de trabajo incorporado: una secuencia de pasos que define qué ocurre cuando alguien de tu equipo crea un documento a partir de ella. Piénsalo como codificar el proceso de tu documento directamente en la plantilla, para que nadie tenga que recordar conectar un registro CRM, enrutarla para la aprobación o configurar la configuración de pago cada vez.
El panel flujo de trabajo se sitúa en el lado derecho del montaje de plantilla visto. Siempre hay dos pasos:
Define perfil — donde configuras marcadores de destinatario como Cliente, Firmante o Contabilidad
Enviado Documento — donde configuras configuraciones de caducidad, renovación y redirección posterior a la firma
Todo lo demás es opcional y lo añade un administrador según cómo trabaje tu equipo.
Cuando un miembro del equipo selecciona Usa esta plantilla, el flujo guiado por el que recorre refleja exactamente los pasos que has configurado aquí — ni más ni menos. Una plantilla con solo los dos pasos por defecto produce un flujo corto. Una plantilla con pasos de integración, aprobación y pago produce hasta un flujo de seis pasos. La plantilla piensa para que el remitente no tenga que hacerlo.
Para instrucciones detalladas de configuración para cada paso opcional, consulte los enlaces en la tabla siguiente.
Añadir pasos de flujo de trabajo
Puedes añadir pasos opcionales a tu flujo de trabajo de plantilla seleccionando + Añadir paso en la parte inferior del panel de flujo de trabajo. Cada paso que añades pasa a formar parte del flujo guiado que sigue tu equipo cada vez que crea un documento a partir de esta plantilla.
Escalón | Qué hace |
Rellena automáticamente el documento con datos de tu CRM — contactos, cantidades de trato, campos personalizados — cuando un miembro del equipo selecciona un registro durante la creación del documento | |
Añade un formulario que tu equipo rellena antes de enviarlo, pidiéndoles que introduzcan valores variable o elijan de los menús desplegables que definas | |
Enruta el documento al aprobador interno antes de que pueda enviarse al destinatario | |
Recuerda automáticamente al destinatario el documento sin firmar tras un número determinado de días | |
Cobra el pago del destinatario tras la firma, con opciones para pagos puntuales, recurrentes o a plazos |
Nota: Los pasos se ordenan automáticamente en una secuencia lógica: los datos de extracción de la integración siempre aparecen primero y el pago a cobro siempre aparece al final. No puedes volver a ordenarlas manualmente.
Seleccione Usar esta plantilla para proceder a la creación del documento. Selecciona Editar plantilla para actualizar el contenido, los campos o la variable de la plantilla.
Crear documento con la nueva experiencia
Cuando seleccionas Usar esta plantilla, se abre el flujo guiado de creación de documentos. El número de pasos depende de cómo esté configurado el flujo de trabajo de la plantilla: una plantilla sin pasos opcionales tiene un flujo más corto, mientras que una configurada con un paso de integración, aprobación y pago puede tener hasta seis pasos. El indicador de pasos en la parte superior siempre muestra tu posición actual y el número total de pasos.
Creación de documento editable
Paso 1: Añadir destinatario
Asignar destinatario al perfil definido en la plantilla. Puedes buscar en tus contactos o añadir un nuevo destinatario directamente.
Aquí también puedes personalizar o activar la orden de firmas.
Selecciona Continuar para pasar al siguiente paso.
Paso 2: completar información que falta
Si tu plantilla contiene variables que no se rellenan automáticamente, verás una lista estructurada de la información requerida.
Si un campo necesita ser editado directamente dentro del documento, selecciona Editar . Esto abre el documento, donde puedes hacer cambios antes de volver al flujo haciendo clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha.
Relleno variable asistido por IA
Si tu documento tiene 5 o más variables que rellenar, puede aparecer un banner flotante de IA al final de este paso: "¿Necesitas ayuda para rellenar los campos?" Seleccionarlo abre el AI Assistant, que puede mapear y llenar variables automáticamente según la información que proporciones.
Nota: Esta función se está desplegando poco a poco. Puede que no lo veas en tu cuenta de inmediato.
El Asistente de IA sugiere varias formas de proporcionar información para el relleno variable:
Relleno automático desde campos existentes — extrae datos ya presentes en el documento
Referencia a un documento anterior — utiliza datos de un documento anterior de PandaDoc
Enlace a una Oportunidad de HubSpot — extrae datos de trato de un registro HubSpot conectado
Pega una transcripción de llamada — extrae detalles relevantes de una transcripción que escribes
Sube una captura de pantalla de un hilo de correo — lee una captura de pantalla para encontrar variable valores
El asistente asigna la información que encuentra a la variable correspondiente y la rellena. Puedes revisar y ajustar cualquier valor antes de continuar.
Paso 3: Revisión
Antes de enviar, puedes:
actualizar el nombre del documento y su contenido,
revisión destinatario,
ajustar la configuración de signos
Paso 4: enviado
En el paso final, puedes redactar un mensaje personalizado con IA, revisar la configuración del documento y enviar el documento usando:
un enlace compartible, o
La opción estándar enviado.
Consejos de navegación
Selecciona el indicador de escalones (por ejemplo, Paso 3 de 6) ver todos los pasos y saltar directamente a cualquiera de ellos.
Selecciona Saltar para saltar cualquier paso opcional.
Selecciona Editar documento en la parte inferior de cualquier pantalla para saltar directamente al editor en cualquier momento.
Creación de documento a partir de un archivo subido
Primero, selecciona +Crear nuevo en el panel de navegación izquierdo o documento en la página principal o en la lista de documentos.
Arrastra y suelta el archivo que quieras usar o seleccionarlo desde tu ordenador.
Después, añade a tu destinatario y personaliza los permisos de destinatario.
Por último, añade el campo recurrible necesario para que el destinatario lo rellene, luego revisa tu documento y mándalo.
Lista completa de limitaciones temporales
Las siguientes funciones aún no están soportadas.
Área | Limitaciones |
Formas | Los formularios estándar se han trasladado a la plantilla como el paso Completar el documento details flujo de trabajo — véase Forms se están moviendo a plantilla |
Integraciones | QuickBooks Online no está compatible con el nuevo flujo de creación de plantillas y documentos. |
Transferencia de datos | La función Transferir datos está obsoleta en la nueva experiencia y no está disponible. Se está desarrollando una versión rediseñada de Transfer Data. Para obtener acceso anticipado cuando esté listo, contacta con nuestro equipo de Soporte. Mientras tanto, si dependes de esta función, vuelve a la experiencia clásica. |
Si usas QuickBooks Online, vuelve a la experiencia clásica.
Volviendo a la experiencia clásica
Espacio de trabajo Administrador puede activar o desactivar la nueva experiencia para usuarios específicos.
Ve a Ajustes > Configurar espacio de trabajo.
Desplázate hasta acceso anticipado > plantilla y creación de documentos.
Selecciona o elimina usuarios.
Elige Solicitar.
Los cambios entran en vigor tras actualizar la página.