Disponibilidad: planes Business y Enterprise
Puedes configurar un flujo de trabajo interno automatizado para enviar documentos a los aprobadores designados antes de enviarlos a tus destinatarios.
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Resumen en vídeo:
Cómo usar el flujo de trabajo de aprobación
Nota: El propietario de la cuenta, los Administradores o los gestores dentro de un Espacio de trabajo pueden gestionar el flujo de trabajo y actuar como aprobadores de documentos (si se les selecciona como aprobadores). Los miembros no pueden gestionar el flujo de trabajo de aprobación ni actuar como aprobadores. Los usuarios con un perfil de Colaborador no podrán aprobar ni enviar documentos para su aprobación.
La función de flujo de trabajo de aprobación se activa y se gestiona a nivel de plantilla.
Abre una plantilla, ve a la pestaña de Gestionar perfiles y haz clic en el interruptor «Aprobación requerida».
Como alternativa, selecciona la pestaña Flujo de trabajo en el panel derecho y haz clic en el interruptor Aprobados para configurar las aprobaciones.
Para añadir un aprobador, empieza a escribir su nombre o dirección de correo electrónico en la ventana emergente
Para añadir un grupo de aprobadores, haz clic en +Añadir grupo de aprobadores, asígnale un nombre y añade a tus aprobadores
Haz clic en Guardar cuando termines
Nota: Un miembro de un grupo de aprobadores aprueba el documento en nombre del grupo.
Puedes configurar un orden de aprobación y añadir al mismo aprobador varias veces si necesitas que revise el documento en varias etapas.
Nota: No puedes reutilizar el mismo grupo de aprobadores en otras plantillas, tendrás que volver a crearlo.
Para revisar la configuración de tu flujo de trabajo, ve a tu plantilla/documento, luego ve a la pestaña Gestionar perfiles y haz clic en Ver flujo de trabajo de aprobación.
Permitir que los usuarios seleccionen aprobadores del documento
Puedes crear un grupo de aprobación que contenga tantos aprobadores como necesites y, a continuación, permitir que el remitente del documento seleccione a un aprobador de la lista.
Para hacerlo, selecciona Crear grupo de aprobadores, selecciona a los aprobadores en la lista desplegable y, a continuación, selecciona Conceder al remitente del documento la autoridad para seleccionar al aprobador; esta opción ofrece flexibilidad dentro de una única plantilla y garantiza que solo la persona adecuada reciba la solicitud y apruebe el documento.
Nota: Si este ajuste está deshabilitado, todos los aprobadores del grupo recibirán una notificación por correo electrónico para aprobar el documento. Solo es necesaria una aprobación para que el documento quede aprobado.
Una vez que el documento esté listo para enviarse para su aprobación, el remitente deberá seleccionar a un aprobador de la lista. Este aprobador recibirá entonces una notificación por correo electrónico para aprobar el documento.
Editar/eliminar flujo de trabajo y aprobadores
Nota: Los administradores y los usuarios con el permiso correspondiente pueden gestionar aprobaciones en nombre de otros.
Para editar el flujo de trabajo de aprobación, ve a tu plantilla o documento de borrador, luego ve a la pestaña Gestionar perfiles y haz clic en Establecer el flujo de trabajo de aprobación.
Haz clic en el icono de la papelera para Eliminar a un aprobador individual o a un grupo completo.
Utiliza el interruptor para desactivar el flujo de aprobación en tu plantilla/documento.
Nota: Los usuarios con un Administrador, gestor o un perfil personalizado con el permiso "Puede crear y editar flujos de trabajo de aprobación" pueden editar aprobaciones en documentos en borrador.
¿Qué ocurre si se elimina a un aprobador de un Espacio de trabajo?
Se debe eliminar al Aprobador del flujo de trabajo antes de eliminarlo del Espacio de trabajo. De lo contrario, un usuario con perfil de Administrador o gestor en la cuenta deberá editar el flujo de trabajo de aprobación antes de que el documento se envíe para aprobación; de lo contrario, el Aprobador permanecerá en el flujo de trabajo de aprobación y los documentos quedarán atascados en el proceso de aprobación. Ponte en contacto con nosotros si tu documento está atascado.
Enviar documentos para aprobación
Una vez que se crea un documento, la persona que lo ha creado lo enviará para su aprobación antes de enviarlo al destinatario.
El estado del documento cambiará a "Por aprobar" y el aprobador recibirá el correo electrónico de notificación. Podrá abrir el documento desde la notificación por correo electrónico o desde su bandeja de entrada en PandaDoc, y verá dos opciones: Aprobar o Rechazar. Los aprobadores también pueden incluir un comentario para el creador del documento.
Una vez que el aprobador rechaza o aprueba el documento, el creador del documento recibirá una notificación por correo electrónico junto con el comentario (si corresponde).
El estado del documento será Aprobado o Rechazado. Si está Aprobado, el documento se podrá enviar.
Nota: El aprobador o el autor del documento pueden enviar el documento una vez que se haya aprobado.
Si se ha rechazado, el documento debe editarse y volver a enviarse para su aprobación.
La pestaña "Actividad más reciente" en Información del documento muestra los eventos de aprobación.
Aprobar en nombre de otros aprobadores
Si un aprobador no está disponible (p. ej., está de vacaciones), los Administradores y los usuarios con el permiso de perfil personalizado "Capacidad para aprobar documentos en nombre de todos los demás aprobadores" pueden aprobar documentos en su lugar.
Para aprobar en nombre de otra persona:
Abre el documento que está pendiente de aprobación.
Haz clic en Aprobar en el panel superior.
(Opcional) Añade un comentario para indicar el motivo de aprobar en su nombre.
La Traza de auditoría del documento, la actividad más reciente y la cronología en la página de inicio mostrarán que el Administrador (o el usuario autorizado) aprobó el documento en nombre del aprobador original.
Aprobaciones condicionales
Disponibilidad: Planes Business* y Enterprise
* Esta función está disponible como complemento de pago en nuestro plan Business.
Nuestra función de aprobaciones condicionales te permite automatizar tu flujo de trabajo de aprobación de documentos. Los aprobadores recibirán un documento solo si se cumplen las condiciones que se han establecido en la plantilla. Si no se cumple una condición, el documento pasará automáticamente al estado de aprobado.
Puedes establecer una condición para:
Valor del documento
Descuento de partida de línea
Descuento total
Total de descuentos de partidas de línea
Cualquier variable de presupuesto (disponible para usuarios de PandaDoc CPQ )
Cómo configurar las aprobaciones condicionales
Para configurar las condiciones de tu flujo de aprobación, comienza abriendo tu plantilla y luego sigue estos pasos:
Elige el menú de puntos suspensivos verticales en la parte superior de la página y, a continuación, elige Flujo de trabajo en el menú desplegable
En el mosaico Aprobados, activa el interruptor para acceder a los ajustes de aprobación
Añadir aprobadores individuales o un grupo de aprobadores
Haz clic en el botón +Añadir condición y añade una o más condiciones
Haz clic en Guardar
Consejo: Puedes configurar diferentes condiciones por separado para cada aprobador, o puedes dejar a ciertos aprobadores sin condiciones si tienen que aprobar cada documento.
Consejo: Establece un orden de aprobación si quieres que el documento vaya solo a un aprobador cada vez.
Nota: Dado que la moneda de aprobación condicional está controlada por la moneda del valor del documento, si cambias la moneda del valor del documento, la moneda de aprobación condicional se sincronizará con ella.
Haz clic aquí para obtener más información sobre las aprobaciones condicionales con un bloque de creador de presupuestos.
Lógica de condición adicional y operaciones de cadenas
Hemos incorporado una lógica más avanzada para las aprobaciones condicionales, para ofrecerte mayor flexibilidad en el enrutamiento de documentos.
Operaciones de cadenas compatibles
Ahora puedes utilizar los siguientes operadores al configurar condiciones:
Contiene
No contiene
Igual a
No es igual a
Estos son especialmente útiles para condiciones basadas en variables de presupuesto, como el segmento o la región del cliente.
Ejemplo: Activa una aprobación solo si el valor de la variable de presupuesto "Segmento de cliente" Contiene "Enterprise".
Uso de la lógica AND y OR
Además de usar el operador OR para definir cuándo un grupo de condiciones debe activar una aprobación, ahora puedes usar la lógica AND.
Nota: Solo se puede aplicar un tipo de operador lógico (AND u OR) en todas las condiciones dentro del mismo paso de aprobación.
Esto significa:
Puedes crear una regla que requiera que todas las condiciones sean verdaderas (AND), o
Una regla que requiere que se cumpla cualquier condición (OR),
Pero no puedes combinar AND y OR dentro de un mismo grupo de condiciones de aprobación.
Al agregar o editar condiciones, selecciona la lógica que desees en el menú desplegable en la parte superior de la lista de condiciones.
Seguimiento de aprobaciones
Traza de auditoría y el recuadro Actividad más reciente hacen un seguimiento del estado de aprobación de un documento, por ejemplo, cuando la aprobación se omite automáticamente o cuando un documento ha sido aprobado.