Disponibilidad: Planes Business y Enterprise
Nota: Este artículo trata el paso de Rellenar los detalles del documento en la nueva experiencia de plantilla. Si tu espacio de trabajo aún no se ha actualizado, consulta Crear formularios (experiencia clásica).
El paso Rellena los detalles del documento añade un formulario web a tu plantilla. El formulario recopila la información necesaria para llenar las variables de tu documento — de un miembro del equipo que crea un documento o de cualquier persona que abra tu enlace público.
Nota: Solo puedes tener un paso Rellena los detalles del documento. por plantilla.
Mira un resumen del vídeo:
Cómo añadir el paso a tu plantilla
Abre tu plantilla y ve a la barra lateral Crea tu flujo de trabajo.
Selecciona + Añadir paso y luego Rellena los detalles del documento.
Selecciona el paso en la barra lateral y luego selecciona Editar formulario para abrir el editor de formularios.
Personalizando tu formulario
Cuando añades el paso, PandaDoc genera automáticamente un formulario a partir de tu plantilla. Cada perfil tiene un bloque de Contacto predefinido (correo electrónico, nombre, apellido y empresa por defecto) — los roles con contactos preasignados quedan excluidos. Cada variable recibe un campo de pregunta con una etiqueta derivada del nombre de la variable.
En el editor de formularios puedes:
Renombra el formulario — los destinatarios del título ven al abrirlo
Cambiar tipos de campo — Mensaje corto, Mensaje largo, Número, Correo electrónico, Número de teléfono, Fecha, Selección múltiple, Casillas de verificación, Desplegable y bloques de diseño (Título, Imagen)
Marca los campos como no obligatorios — desmarca Obligatorio en el panel derecho
Añadir nuevos campos — pasar el cursor entre campos hasta que aparezca el indicador azul, luego seleccionar + Añadir campo
Enlaces de campos a variables — utiliza el desplegable de variables enlazadas en el panel derecho
Generar una nueva variable — seleccionar + Generar variable para cualquier nuevo campo que no tenga variable correspondiente
Nota: Los bloques de Contacto predefinido, imagen y título no pueden cambiarse a otro tipo. El bloque Contacto predefinido para un perfil no puede ser eliminado.
Nota: Si aún no has guardado el formulario, se regenera automáticamente cada vez que añades una variable a la plantilla. Una vez que lo guardas por primera vez, el orden de las preguntas se bloquea: las nuevas variables plantilla siguen apareciendo en el formulario, pero el orden guardado se conserva.
Para renombrar el formulario, selecciona su título en la parte superior del lienzo e introduce el nuevo nombre en el campo Título del panel derecho.
Para cambiar el tipo de campo, selecciona el botón de tipo de campo en la esquina superior derecha del campo y elige otro tipo diferente en el desplegable.
Para añadir un campo, pasa el cursor por encima o por debajo de un campo hasta que aparezca la línea indicadora azul, luego selecciona + Añadir campo y elige el tipo de bloque.
Para personalizar un campo, seleccionarlo y ajustar la configuración en el panel derecho.
Consejo:
Para acelerar la creación de documentos y garantizar la coherencia de los datos, puedes transformar cualquier variable en una lista de selección.
En el editor de formularios, selecciona un campo (como Cliente.ServiceProjectType).
Cambia el tipo de campo a Desplegable en el panel derecho.
Añade tus opciones estándar (por ejemplo, "Servicios gestionados", "Consultoría") como elementos.
El remitente o destinatario selecciona de la lista en lugar de escribir texto libre.
Dos formas de usar tu formulario
1. Rellenar los detalles del documento al crear un documento
Cuando un miembro del equipo selecciona Utilizar esta plantilla, el formulario aparece como un paso en el flujo guiado de creación de documentos después de asignar a los destinatarios.
Flujo: asigna a los destinatarios → rellena los detalles del documento → revisa el documento → lo envía.
En lugar de abrir el documento para rellenar variables directamente, el miembro del equipo responde preguntas estructuradas — desplegables, selectores de fechas, campos de texto validados — antes de que se genere el documento. Las respuestas de los formularios llenan automáticamente las variables de la plantilla. Los documentos creados de esta manera se almacenan en tu almacenamiento habitual de documentos.
Consejo: Este paso marca la mayor diferencia para flujos de trabajo con mucha plantilla. Cuantas más variables tenga tu plantilla, más simplifica el proceso para todos los que la usan — y configurar el formulario una vez significa que todos siguen el mismo proceso siempre.
2. Compartir como formulario público — cualquiera con un enlace
Advertencia: El formulario público no es compatible con la creación de documentos mediante un CRM.
Puedes compartir un enlace público que permita a cualquiera iniciar un documento desde el formulario.
Para compartir el formulario públicamente:
Abre la plantilla.
Selecciona el icono de eslabón de cadena junto a Utilizar esta plantilla en la parte superior. La descripción emergente dice Compartir como formulario público.
En el panel Generar documento mediante enlace, selecciona Copiar enlace público para compartir la URL directamente, o Copiar código de inserción para incrustar el formulario en tu sitio web.
Si la plantilla tiene varios perfiles, utiliza el menú desplegable ¿Quién rellenará el formulario? para seleccionar qué perfil rellena el formulario público.
Flow: abre el enlace → rellena el formulario → documento se genera automáticamente → revisa y firma el documento.
Los documentos del formulario público se almacenan en una carpeta llamada según la plantilla, bajo Documentos > Todos los documentos.
Advertencia: El documento no se envía automáticamente para su firma si la plantilla tiene alguna de las siguientes condiciones:
Un flujo de trabajo de aprobación configurado
Pago no correctamente configurado (gateway y/o pagador no especificados)
Variables sin rellenar
Campos no asignados
No se asignan destinatarios
Un bloque de contenido inteligente obligatorio con contenido preseleccionado
Resuelve estos problemas en la plantilla antes de compartir el enlace público.
Habilitar y desactivar el acceso público
El interruptor Cualquiera con el enlace puede responder en el panel Generar documento mediante enlace controla si tu formulario acepta nuevas entregas.
Alternar estado | Lo que ven los destinatarios |
ON | El formulario se abre normalmente; Se aceptan propuestas |
FUERA | "Este formulario ya no acepta respuestas"  |
Desactivar el interruptor entra en efecto inmediato. Los documentos presentados no se ven afectados.
Nota: El interruptor solo controla el acceso público. Tu equipo siempre puede usar la plantilla a través de Utilizar esta plantilla para rellenar los detalles del documento internamente, independientemente de esta configuración.
Accede a tus formularios desde la pestaña de Formularios
Todas las plantillas con un paso Rellena los detalles del documento aparecen en Plantillas > pestaña NUEVOS de Formularios. Desde el menú de tres puntos de cualquier fila, selecciona Copiar enlace del formulario para copiar la URL pública sin abrir la plantilla.
