Verfügbarkeit: Business und Enterprise Paket
Warnung: Gebündelte Dokumente werden in der Berichterstattung als ein einzelnes Dokument gezählt.
Hinweis: Nur Kontoinhaber sowie Benutzer mit einer Admin, Manager oder benutzerdefinierten Rolle und der Berechtigung zum Zugriff auf Berichte können die Berichtsdaten einsehen. Wenn ein Benutzer in Workspace A die Rolle Manager und in Workspace B die Rolle „Teammitglied“ hat, stehen ihm nur Daten aus Workspace A zur Verfügung.
Die Berichtsfunktion bietet wertvolle Einblicke in die Leistung Ihres Teams sowie in Ihren Workflow innerhalb von Workspace, Dokument und Vorlage und ermöglicht Ihnen so, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Hinweis: Die Berichtsdaten sind für einen Zeitraum von bis zu 4 Jahren in der Vergangenheit verfügbar.
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Um auf die Berichte zuzugreifen, klicken Sie im linken Bereich auf „Berichte“ .
Workflow-Übersicht
Workflow -Übersichtsdiagramme helfen Ihnen, Ihren Dokumenten-Funnel besser zu verstehen. Die Daten in den Diagrammen können nach einem bestimmten Zeitraum und Arbeitsbereich gefiltert werden.
Hinweis: Standardmäßig werden die Leistungsdaten des letzten Monats für alle Account-Workspaces auf der Registerkarte Workflow Übersicht“ angezeigt. Sie können die Daten nach einem bestimmten Zeitraum bis zu 4 Jahre ab dem aktuellen Datum filtern.
Dokumente werden in Diagrammen nach dem Zeitpunkt ihrer Erstellung aufgeführt, unabhängig davon, wann sie gesendet oder abgeschlossen wurden. Wenn Sie beispielsweise den Zeitraum 11.01.2021–12.01.2021 als Datumsbereich auswählen, würden Ihre Ergebnisse Folgendes umfassen:
10 Dokument erstellt, gesendet und abgeschlossen
3 Dokumente, die vor dem 11.1.2021 erstellt und innerhalb des Zeitraums abgeschlossen wurden
Aus diesem Grund werden in Ihrem Bericht insgesamt 10 Dokumente angezeigt, nicht 13.
Dokumentieren Sie den Fortschritt
Hinweis: Der Standard-Datumsbereich für ein Diagramm beträgt 1 Monat. Sie können jedoch nach Zeitraum filtern und den Arbeitsbereich auswählen, der in einen Bericht aufgenommen werden soll.
Mit dem Dokumentfortschritt können Sie sehen, wie viele erstellte Dokumente gesendet und abgeschlossen wurden.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Linien im Diagramm, um diese Details nach Datum anzuzeigen:
Die graue Linie zeigt die Anzahl der erstellten Dokumente (aus Vorlage und Neuinstallation/Upload).
Die blaue Linie zeigt an, wie viele erstellte Dokumente gesendet wurden.
Die grüne Linie zeigt die Anzahl der vom Empfänger abgeschlossenen gesendeten Dokumente innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs
Gesamtdokumentenfortschritt
Der Gesamtfortschritt des Dokuments zeigt den Prozess des Verschiebens des Dokuments von „Erstellt“ > „gesendet“ > „abgeschlossen“. Es zeigt auch den Übergang zwischen den Status in Prozent an.
Die Abschlussrate zeigt den Prozentsatz der Dokumente an, die innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs gesendet und vom Empfänger abgeschlossen wurden.
Statusübergangszeit
Die Statusübergangszeit ermöglicht es Ihnen zu verstehen, wie viel Zeit Dokumente zwischen zwei Kernstatus verbracht haben. Diese Kennzahl wird mithilfe der Medianformel berechnet.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Linie, um die angezeigten Daten je nach dem von Ihnen ausgewählten Datumsbereich nach Tag, Woche oder Monat anzuzeigen.
Hinweis: Wurde der Status eines Dokuments manuell geändert, werden nur der erste und der letzte Status in der Abfolge gezählt. Alle Zwischenzustände werden in den Diagrammen und der Dokumentenanalysetabelle nicht berücksichtigt.
Gesamte Statusübergangszeit
Die gesamte Statusübergangszeit zeigt an, wie viel Zeit Ihr Team benötigt, um ein Dokument vorzubereiten und zu versenden, und wie lange der Empfänger für die Bearbeitung benötigt.
Hinweis: Im Diagramm wird „0“ angezeigt, wenn die Statusübergangszeit weniger als 1 Minute beträgt.
Das Diagramm zeigt die Zusammenfassung der Statusübergangszeiten für einen ausgewählten Datumsbereich.
Dokumentenübersicht
Die Dokument- Übersichtsseite bietet eine schnelle Zusammenfassung Ihrer Dokument-Aktivitäten und der Aktivitäten Ihres Teams in einem ausgewählten Zeitraum. Es werden Kacheln für jeden Dokumentstatus angezeigt, die die Anzahl der aktuell unter diesen Status fallenden Dokumente und deren Gesamtwert darstellen.
Hinweis: Ein Dokument kann immer nur einen Status gleichzeitig haben.
Sie können die Daten nach Benutzer oder nach Zeitraum (1 Woche, 3 Wochen, 1 Monat, 3 Monate oder 1 Jahr) filtern, um die Ergebnisse einzugrenzen.
Hinweis: Während andere Berichte eine 4-jährige Historie ermöglichen, ist die Dokumentenübersicht auf einen maximalen Zeitraum von 1 Jahr beschränkt.
Status
Jede Kachel repräsentiert einen Dokumentstatus:
Entwurf: Dokumente, die gerade bearbeitet werden und noch nicht gesendet wurden.
Zur Genehmigung: Dokument wartet auf interne Genehmigung (verfügbar für Konten mit aktiviertem Genehmigungsworkflow).
gesendet: Dokumente, die an den Empfänger gesendet, aber noch nicht angesehen wurden.
angesehen: Dokument, das vom Empfänger geöffnet wurde.
Änderungsvorschläge: Dokument, bei dem ein Empfänger Änderungen angefordert hat.
abgeschlossen: Dokument, das von allen erforderlichen Parteien unterzeichnet oder abgeschlossen wurde.
Zahlung ausstehend: Dokumente, die abgeschlossen, aber noch nicht bezahlt sind (verfügbar für Konten mit aktivierter Zahlungsintegration).
bezahlt: Dokument, das vollständig bezahlt wurde.
abgelaufen: Dokumente, die nicht vor dem Ablaufdatum abgeschlossen wurden.
Abgelehnt: Dokumente, die manuell in diesen Status verschoben wurden, als ein Deal oder eine Opportunity verloren ging.
Jede Kachel zeigt außerdem den gesamten Dokumentenwert für diesen Status innerhalb des ausgewählten Zeitraums an. Der Gesamtbetrag basiert auf der Summe der Dokumentenwerte und beinhaltet nur Dokumente in Ihrer Standard-Workspace-Währung.
Dokumentübersicht Filter
Sie können Ihr Dokument auf folgende Weise weiter filtern:
Wenn Sie Manager oder Administrator sind, können Sie die Dokumente Ihres Teams einsehen und unter dem Workspace-Namen nach Teammitgliedern filtern.
Sie können Dokument auch nach Zeitraum filtern – 1 Woche, 3 Wochen, 1 Monat, 3 Monate oder 1 Jahr.
Datenanalyse
Hinweis: Standardmäßig werden die Leistungsdaten des letzten Monats für alle Account-Workspaces auf der Registerkarte „Dokumentübersicht“ angezeigt.
Die Datenanalyse ermöglicht es Ihnen, detaillierte Daten zur Effizienz Ihrer Dokumente einzusehen und diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In diesem Tab können Sie außerdem einen vollständigen CSV-Bericht speichern und exportieren.
Die Daten in der Tabelle können auf erstellten, gesendeten oder abgeschlossenen Dokumenten innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs basieren.
Sie können die Dokumentenanalyse einsehen durch:
Workspace
Dokumentersteller
Vorlage, die zum Erstellen des Dokuments verwendet wird
Dokumentname
Sie können die Daten mithilfe von Filtern sowie über den Abschnitt „Anpassen“ personalisieren.
Filter
Mithilfe von Filtern können Sie Informationen in einen Bericht ein- oder ausschließen. Sie können beliebige Arbeitsbereiche, Dokumentersteller (Benutzer Ihres Kontos), Vorlagen, die zur Erstellung von Dokumenten verwendet wurden, oder Dokumentnamen, die Sie in einem Bericht sehen möchten, hinzufügen oder entfernen.
Wählen Sie einen Filter aus, aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Optionen und wählen Sie dann „Fertig“.
Hinweis: Sie können einen benutzerdefinierten Datumsbereich für Ihre Analysen auswählen, sofern dieser innerhalb der letzten 4 Jahre liegt.
Anpassen
Mithilfe des Abschnitts „Anpassen“ können bestimmte Spalten in die Tabelle aufgenommen oder daraus ausgeschlossen werden. Obwohl es keine Möglichkeit gibt, die Zeilen oder Spalten innerhalb der Tabelle neu anzuordnen, können alle Zeilen außer Dokumentname und Ersteller entweder aufsteigend oder absteigend sortiert werden.
Speicherberichte
Sobald Sie Ihren Bericht individuell angepasst haben, können Sie ihn speichern, um jederzeit problemlos darauf zugreifen zu können.
Wählen Sie „Speichern“ und geben Sie Ihrem neuen Bericht anschließend einen Titel. Fügen Sie anschließend unter „Bildunterschrift“ optional eine Beschreibung hinzu und wählen Sie „Bericht speichern“. Nach dem Speichern erscheint es auf Ihrer Registerkarte „Datenanalyse“ .
Sie können die Änderungen an Ihrem benutzerdefinierten Bericht vornehmen und anschließend „Speichern“ auswählen, um ihn zu aktualisieren. Gespeicherte Berichte können auch umbenannt und gelöscht werden.
Die folgenden Standardberichte können nicht gelöscht oder umbenannt werden: Rangliste, Dokumenteffizienz und Vorlageneffizienz.
So exportieren Sie Dokumentenanalyse
Sie können einen Bericht über die Dokumentaktivitäten innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs als CSV-Datei exportieren.
Im vollständigen CSV-Bericht enthaltene Informationen
Workspace
Benutzername
Benutzer-E-Mail
Dokumentname
Vorlagename
Vorlageordner
Dokumentempfänger (Empfänger, die das Dokument abgeschlossen haben, werden mit einem grünen Kontrollkästchen gekennzeichnet)
Dokumentstatus
Erstellungsdatum (UTC+0)
Aktualisierungsdatum (UTC+0)
Genehmigungsdatum (UTC+0)
Sendedatum (UTC+0)
Datum des Zugriffs (UTC+0)
Abschlussdatum (UTC+0)
Zahlungsdatum (UTC+0)
Ablaufdatum (UTC+0)
Ablehnungsdatum (UTC+0)
Entfernt am (UTC+0)
Gesamt
bezahlt
Gesamtwährung
Zeit bis zur Übertragung (Sekunden)
Zeit bis zum Ansehen (Sekunden)
Zeit bis zum Abschluss (Sekunden)
angesehen bis abgeschlossen (Sekunden)
Status manuell geändert
Persönlich unterschrieben
Dokument-URL
Details zum Status in der Dokumentenanalyse-Tabelle
Metrisch | Berechnungsregel |
Erstellt | Die Anzahl der innerhalb des gewählten Zeitraums erstellten Dokumente (wenn die Tabelle auf der Option „Erstellt“ basiert) oder die Anzahl der gesendeten/abgeschlossenen Dokumente (wenn die Tabelle auf „gesendet“ oder „abgeschlossen“ basiert). |
genehmigt | Die Anzahl der von allen Genehmigern genehmigten Dokumente. Wenn kein Genehmigungsprozess stattgefunden hat oder das Dokument diesen nicht durchlaufen hat, wird „0“ angezeigt. |
gesendet | Die Anzahl der an den Empfänger gesendeten Dokumente.
Wenn die Tabelle auf Folgendem basiert:
|
angesehen | Die Anzahl der gesendeten Dokumente, die von mindestens einem Empfänger angesehen wurden. |
abgeschlossen | Die Anzahl der von allen Empfängern abgeschlossenen Dokumente. Es umfasst Dokumente im Status „bezahlt“ und „Zahlung ausstehend“. |
abgelaufen | Die Anzahl der Dokumente, die vor Ablauf der Frist nicht abgeschlossen wurden. |
bezahlt | Die Nummer des Dokuments im Status „Bezahlt“. Es beinhaltet Dokument , das manuell in den "bezahlt"-Status verschoben wurde. |
gesendete Rate | Prozentsatz der an den Empfänger gesendeten Dokumente an allen erstellten Dokumenten. Wenn die Tabelle auf den Optionen „gesendet“ oder „abgeschlossen“ basiert, beträgt die „gesendete Rate“ immer 100 %. |
Abschlussrate | Prozentsatz des von allen Empfängern abgeschlossenen Dokuments.
Wenn die Tabelle auf Folgendem basiert…
|
Ablehnungsrate | Prozentsatz des abgelehnten Dokuments an allen gesendeten Dokumenten. Die Anzahl der gesendeten Dokumente hängt von der Option ab, auf der die Tabelle basiert („Erstellt“, „gesendet“ oder „abgeschlossen“). |
Ablaufrate | Prozentsatz der Dokumente, die nicht vor dem Ablaufdatum abgeschlossen wurden, an allen gesendeten Dokumenten. Die Anzahl der gesendeten Dokumente hängt von der Option ab, auf der die Tabelle basiert („Erstellt“, „gesendet“ oder „abgeschlossen“). |
Vorlagerate | Prozentsatz der aus einer Vorlage erstellten Dokumente an allen erstellten Dokumenten. Die Anzahl der erstellten Dokumente hängt von der Option ab, auf der die Tabelle basiert („Erstellt“, „Gesendet“ oder „Abgeschlossen“). |
Zeit zu | Die mittlere Zeitspanne zwischen Dokumenterstellung und -versand. |
Zeit zu angesehen | Die mittlere Zeit zwischen dem Senden und dem ersten Empfänger wird angezeigt. |
zum Abschließen | Die mittlere Zeit zwischen dem ersten angesehenen Empfänger und der Fertigstellung durch alle Empfänger. |
Zeit zum Abschließen | Die mittlere Zeitspanne zwischen dem Absenden und dem Abschluss durch alle Empfänger. |
Dokumentenwert | Die Summe aller gefilterten Dokumente. Die Währung wird nicht umgerechnet und entspricht den Dokumenteinstellungen, nicht der standardmäßigen Workspace-Währung. |
Content-Bibliothek
Die Content-Bibliothek-Berichte zeigen an, wie oft Ihr Content-Bibliothekselement in Ihrem PandaDoc -Dokument verwendet wurde.
Um einen Datumsbereich für Ihren Bericht einzugeben, wählen Sie die Daten oben links aus.
Innerhalb eines ausgewählten Zeitraums sehen Sie eine Liste von Elementen mit folgenden Informationen: Titel, Anzahl der Nutzungen, Nutzungsanteil und Ersteller.
Hinweis: Im Gegensatz zu den Registerkarten Workflow -Übersicht“ und „Datenanalyse“ werden auf der Registerkarte „Inhaltsbibliothek“ keine Daten aus Ihrem gesamten Workspace erfasst – es werden nur Daten aus Ihrem aktuellen Workspace angezeigt.
Dokumentdaten
Hinweis: Da wir diese Funktion schrittweise für unsere Kunden freigeben, ist sie möglicherweise nicht sofort in Ihrem Konto verfügbar.
Mit Dokumentdatenberichten können Sie mithilfe des Datenfelds benutzerdefinierte Berichte erstellen. Mit dem Datenfeld können die Spalten eines Berichts konfiguriert und die Datensätze in einem Bericht gefiltert werden.
Zu den Berichten
Wählen Sie im Abschnitt „ Dokumentdaten“ die Option „Dokumentdatenbericht “ oder „Neuen Bericht erstellen “.
Wählen Sie oben rechts „Anpassen“ , um die Spalten des Berichts zu konfigurieren. Sie können beliebig viele Datenfelder und Dokumenttypen auswählen.
Wählen Sie „Mehr“ , um das Datenfeld auszuwählen, nach dem die Datensätze Ihres Berichts gefiltert werden sollen.
Speichern Sie Ihren Bericht, indem Sie oben rechts auf die drei vertikalen Auslassungspunkte klicken > Als neues Dokument speichern.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „CSV exportieren“ , um die Datei als CSV-Datei herunterzuladen.
