Dieser Artikel ist die vollständige Einrichtungsreferenz für das neue Dokument und Vorlage-Erlebnis – und behandelt den Vorlage Workflow Builder, den geführten Ablauf der Dokument-Erstellung und alle aktuellen Einschränkungen.
Das neue Dokument und Vorlage-Erlebnis führt eine einheitliche Möglichkeit ein, Vorlage zu erstellen, Workflows aufzubauen und Dokument zu generieren. Es kombiniert einen neu gestalteten Vorlage-Editor, einen aktualisierten Dokument-Erstellungsablauf und einen geführten Einrichtungsprozess, der Ihnen hilft, Dokument schneller und konsistenter vorzubereiten.
Hinweis: Diese Erfahrung steht im Rahmen eines Early-Access-Programms zur Verfügung, das schrittweise auf ausgewählte Arbeitsplätze ausgerollt wird.
Sehen Sie sich ein Übersichtsvideo an:
Vorübergehende Beschränkungen
QuickBooks Online wird noch nicht unterstützt. Wenn du auf diese Integration angewiesen bist, kannst du in deinen Workspace-Einstellungen wieder zum klassischen Erlebnis wechseln.
Die vollständige Liste der Einschränkungen finden Sie später in diesem Artikel.
Zugang zur neuen Erfahrung
Du kannst die neue Erfahrung von denselben Orten aus nutzen, an denen du normalerweise Vorlage oder Dokument erstellst:
Gehe zu Vorlage und wähle + Vorlage aus. Dann wähle +Blank oder choose eine deiner bestehenden Vorlage aus
Wählen Sie Dokument auf der Startseite oder im Dokument aus
Wählen Sie im Hauptnavigationspanel links "Neu erstellen ".
Nach einem der oben genannten Schritte öffnen sich der neue Workflow-Builder und Editor.
Vorlage mit der neuen Erfahrung erstellen
Wähle eine Vorlage-Quelle aus
Sie können:
Lade eine Datei hoch,
Erstelle eine leere Vorlage,
oder ein Stück aus der Vorlagen-Galerie auswählen.
Sobald du ausgewählt bist, gibst du das neue Vorlage-Setup angesehen ein.
The Vorlage setup angesehen
Wenn du eine Vorlage im neuen Spiel öffnest, siehst du ein Splitscreen-Layout:
Linke Seite – eine Vorschau auf den Inhalt deiner Vorlage. Dies ist in diesem Angesehen nur lesbar.
Rechte Seite – das Workflow Builder-Panel, in dem Sie die Schritte konfigurieren, die Ihr Team beim Erstellen von Dokument aus dieser Vorlage befolgt.
Dieser angesehen dient dazu, einzurichten, wie Dokument aus der Vorlage – dem Workflow – erstellt werden. Es geht nicht darum, den Inhalt der Vorlage zu bearbeiten.
Um den Text, die Bilder, das Feld oder die Variable der Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie auf der linken Seite des Bildschirms Vorlage bearbeiten . Dies öffnet den vollständigen Dokument-Editor, in dem Sie Änderungen am Inhalt vornehmen können. Wenn du fertig bist, wähle oben rechts Änderungen speichern , um zum Vorlage-Setup angesehen zurückzukehren.
Hinweis: Sie können den Editor auch jederzeit aufrufen, indem Sie unten im geführten Flow beim Erstellen eines Documents auf Dokument bearbeiten klicken – aber alle dort vorgenommenen Inhaltsänderungen gelten nur für dieses Dokument, nicht für die Vorlage selbst. Um den Vorlage-Inhalt dauerhaft zu aktualisieren, verwenden Sie immer Edit Vorlage aus dem Vorlage setup angesehen und wählen Sie oben rechts Änderungen speichern .
Was ist der Workflow-Builder?
Jede Vorlage in der neuen Erfahrung enthält einen integrierten Workflow – eine Abfolge von Schritten, die definieren, was passiert, wenn jemand in Ihrem Team daraus ein Dokument erstellt. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Ihren Dokument-Prozess direkt in die Vorlage kodieren, sodass niemand jedes Mal daran denken muss, einen CRM Datensatz zu verknüpfen, zur Genehmigung zu routen oder Zahlungseinstellungen zu konfigurieren.
Das Workflow-Panel befindet sich auf der rechten Seite des Vorlage-Setups angesehen. Zwei Schritte sind stets vorhanden:
Definieren Sie Rolle – wo Sie Empfänger-Platzhalter wie Client, Signer oder Accounting einrichten
gesendetes Dokument – bei dem Sie Ablauf-, Verlängerungs- und Nachunterschreibungs-Weiterleitungseinstellungen konfigurieren
Alles andere ist optional und wird von einem Admin hinzugefügt, je nachdem, wie dein Team arbeitet.
Wenn ein Teammitglied diese Vorlage verwenden auswählt, spiegelt der geführte Ablauf, den es durchläuft, genau die Schritte wider, die du hier konfiguriert hast – nicht mehr, nicht weniger. Eine Vorlage mit nur den beiden Standardschritten erzeugt einen kurzen Fluss. Eine Vorlage mit Integrations-, Genehmigungs- und Zahlungsschritten erzeugt bis zu sechs Schritte. Die Vorlage übernimmt das Denken, sodass der Absender das nicht tun muss.
Detaillierte Einrichtungsanweisungen für jeden optionalen Schritt finden Sie in den Links in der untenstehenden Tabelle.
Workflow-Schritte hinzufügen
Du kannst optionale Schritte zu deinem Vorlage-Workflow hinzufügen, indem du am unteren Rand des Workflow-Panels + Schritt hinzufügen auswählst. Jeder Schritt, den Sie hinzufügen, wird Teil des geführten Ablaufs, dem Ihr Team jedes Mal folgt, wenn es ein Dokument aus dieser Vorlage erstellt.
Schritt | Was es bewirkt |
Dokument füllt automatisch mit Daten aus deinem CRM – Kontakte, Deal-Beträge, benutzerdefiniertes Feld – wenn ein Teammitglied während der Dokumentationserstellung einen Datensatz auswählt | |
Fügt ein Formular hinzu, das dein Team vor dem Versand ausfüllt, das sie auffordert, Variablenwerte einzugeben oder aus von dir definierten Dropdowns auszuwählen | |
Leitet das Dokument an interne Genehmiger weiter, bevor es an den Empfänger gesendet werden kann | |
Erinnert den Empfänger nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch an ein unsigniertes Dokument | |
Erhält die Zahlung vom Empfänger nach der Unterschrift, mit Optionen für einmalige, wiederkehrende oder ratenlose Zahlungen |
Hinweis: Schritte werden automatisch in einer logischen Reihenfolge geordnet – Pull-Daten aus der Integration erscheinen immer zuerst, und Collect Payment erscheint immer als Letzter. Du kannst sie nicht manuell neu bestellen.
Wählen Sie diese Vorlage verwenden , um mit der Dokumenterstellung fortzufahren. Wählen Sie Vorlage bearbeiten , um den Inhalt, das Feld oder die Variable der Vorlage zu aktualisieren.
Erstellung von Dokument mit der neuen Erfahrung
Wenn Sie diese Vorlage verwenden auswählen, öffnet sich der geleitete Dokument Creation Flow. Die Anzahl der Schritte hängt davon ab, wie der Workflow der Vorlage konfiguriert ist – eine Vorlage ohne optionale Schritte hat einen kürzeren Ablauf, während eine mit Integrations-, Genehmigungs- und Zahlungsschritt bis zu sechs Schritte bestehen kann. Der Schrittindikator oben zeigt immer deine aktuelle Position und die Gesamtzahl der Schritte an.
Erstellung editierbarer Dokumente
Schritt 1: Empfänger hinzufügen
Weisen Sie Empfänger der in der Vorlage definierten Rolle zu. Du kannst deine Kontakte durchsuchen oder direkt neue Empfänger hinzufügen.
Hier können Sie auch die Reihenfolge der Unterschriften anpassen oder aktivieren.
Wählen Sie Fortsetzen , um zum nächsten Schritt zu wechseln.
Schritt 2: abgeschlossen fehlende Informationen
Wenn Ihre Vorlage Variablen enthält, die nicht automatisch ausgefüllt werden, sehen Sie eine strukturierte Liste der erforderlichen Informationen.
Wenn ein Feld direkt im Dokument bearbeitet werden muss, wählen Sie Bearbeiten aus. Das öffnet das Dokument, in dem Sie Änderungen vornehmen können, bevor Sie zum Fluss zurückkehren, indem Sie oben rechts auf Änderungen speichern klicken .
KI-unterstützte Variable Filling
Wenn dein Dokument 5 oder mehr Variablen ausfüllen muss, kann am unteren Rand dieses Schritts ein schwebendes KI-Banner erscheinen: "Brauchst du Hilfe beim Ausfüllen des Felds?" Wenn du sie auswählst, öffnet der KI-Assistent, der Variable automatisch basierend auf den von dir bereitgestellten Informationen zuordnen und ausfüllen kann.
Hinweis: Diese Funktion wird nach und nach eingeführt. Vielleicht siehst du es nicht sofort in deinem Konto.
Der KI-Assistant schlägt mehrere Möglichkeiten vor, Informationen für die Variable Filling bereitzustellen:
Auto-Fill aus bestehendem Feld — zieht bereits im Dokument vorhandene Daten aus
Beziehen Sie sich auf ein früheres Dokument – verwenden Sie Daten aus einem früheren PandaDoc-Dokument
Link zu einer HubSpot-Chance – zieht Deal-Daten aus einem verbundenen HubSpot-Datensatz ab
Fügen Sie ein Anruftranskript ein – extrahieren Sie relevante Details aus einem Anruftranskript, das Sie einfügen
Laden Sie einen Screenshot eines E-Mail-Threads hoch – lesen Sie einen E-Mail-Screenshot, um Variablenwerte zu finden
Der Assistent ordnet die gefundenen Informationen der entsprechenden Variable zu und befüllt sie. Du kannst alle Werte überprüfen und anpassen, bevor du weitermachst.
Schritt 3: Überprüfung
Bevor Sie senden, können Sie:
den Namen Dokument und dessen Inhalt aktualisieren,
Rezension Empfänger,
Anpassung der Unterschriftseinstellungen
Schritt 4: gesendet
Im letzten Schritt können Sie eine personalisierte Nachricht mit KI verfassen, die Dokumentationseinstellungen überprüfen und das Dokument senden mit:
ein teilbarer Link, oder
Die Standard-Gesendet-Option.
Navigationstipps
Wählen Sie den Schrittindikator (z. B. Schritt 3 von 6) um alle Schritte zu sehen und direkt zu einem einzelnen zu springen.
Wählen Sie Überspringen , um einen optionalen Schritt zu umgehen.
Wähle am unteren Rand eines beliebigen Bildschirms Dokument bearbeiten , um jederzeit direkt zum Editor zu springen.
Dokument aus einer hochgeladenen Datei erstellen
Wählen Sie zunächst +Neu erstellen im linken Navigationsfeld oder Dokument auf der Startseite oder in der Dokument-Liste aus.
Zieh und lass die Datei fallen, die du verwenden möchtest, oder wähle sie von deinem Computer aus.
Als Nächstes fügen Sie Ihren Empfänger hinzu und passen die Empfänger-Berechtigungen an.
Füge schließlich das erforderliche ausfüllbares Feld hinzu, das der Empfänger ausfüllen muss, und prüfe dann dein Dokument und sende es ab.
Vollständige Liste der vorübergehenden Beschränkungen
Die folgenden Funktionen werden noch nicht unterstützt.
Gebiet | Begrenzung |
Formen | Standardformulare sind als Schritt " Fill in Document Details Workflow" in Vorlage eingelagert – siehe Formulare werden zur Vorlage verschoben |
Integrationen | QuickBooks Online wird im neuen Vorlage- und Dokument-Erstellungsprozess nicht unterstützt. |
Datenübertragung | Die Funktion "Daten übertragen" ist in der neuen Erfahrung veraltet und nicht verfügbar. Eine neu gestaltete Version von Transfer Data befindet sich in Entwicklung. Um Early Access zu erhalten, wenn es fertig ist, wenden Sie sich an unser Support-Team. In der Zwischenzeit, wenn du auf diese Funktion angewiesen bist, kehre zum klassischen Erlebnis zurück. |
Wenn du QuickBooks Online nutzt, kehre zum klassischen Erlebnis zurück.
Zurück zum klassischen Erlebnis
Workspace Admin kann das neue Erlebnis für bestimmte Nutzer ein- oder ausschalten.
Gehe zu Einstellungen > Workspace einrichten.
Scrollen Sie zu Early Access > Vorlage und Dokument Creation.
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Änderungen treten nach dem Aktualisieren der Seite in Kraft.